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企业档案工作服务手册 序 序一、企业档案作用 中国加入WTO以后，企业在竞争日益猛烈国际和中国市场上含有更多机遇，同时也面临更大挑战。而在这场竞争中，档案能够发挥它无可替换凭证和参考作用。企业证照、资质档案，能够证实企业经营正当性和企业负担生产项目等水平及能力；企业产品研发、配方及专利档案，可证实企业对该产品全部权，以免旁人侵害本企业正当权益；企业营销计划、用户网络档案，为企业开发和稳固所占领市场；企业协议档案，为企业确立债权债务关系；企业会计档案，能够反应企业业绩及企业按章纳税等情况；企业照片档案还能直观地向社会展现企业风采，成为企业树立形象组成部分。总而言之，真实、正确、系统档案是企业在猛烈市场竞争中立于不败之地法律保障，是加入WTO后企业反倾销有力凭证，是企业成长历程直击见证，更是企业发展历史统计。所以，民营企业档案，将在猛烈市场竞争中表现出它无可替换凭证作用。二、企业档案工作意义 在企业中，多数企业主在对“档案管理”认识上有两点偏差：一是认为过去企业并没有重视档案也能取得好效益，可见档案管理对企业没什么用，对档案工作投入是无效成本开支；二是企业享受充足自主，文件怎样处理纯属企业自由权限范围，档案行政管理部门抓企业档案工作，是对企业内部事务干预。能够说，第一点偏差是源于对档案工作认识不清；第二点偏差是源于对档案行政管理部门工作不了解。所以，正确定识企业档案工作意义，是做好企业档案工作前提。企业档案工作是企业各项基础工作关键组成部分，也是现代企业制度一项基础要求。做好档案工作，对企业长久发展有着关键意义。1完善档案管理是提升企业整体管理水平关键手段。经济学家魏杰、哈佛大学管理学博士闻沫等人认为，中国企业大部分是在短缺经济条件下发展起来，那时中国尚处于卖方市场物资紧缺时期，任何人只要肯吃苦，知道贱买贵卖就能够快速积累起一定原始资本，所以经营中基础上无管理可言，“企业财务管理、营销管理、人事管理、生产作业管理、质量管理、库存管理漏洞百出”。有些人会问，漏洞百出怎么仍有好效益呢？原因在于卖方市场特点保持了财富相对增加，忽略管理任何成本和代价全部能够经过经营而得以赔偿，因为价格是由企业决定。久而久之，便在企业实体中形成只重经营扩张而不重管理心理定势。然而，伴随中国经济飞速发展，物资紧缺卖方市场已经逐步变成物资过剩买方市场，企业经营情况已很大程度上取决于管理水平对成本影响。企业要想在“二次创业”中得到发展，就必需立即实现从无管理经营向现代化管理方法经营转变。档案管理是企业管理关键组成部分，又是企业管理基础，只有完善档案管理，才能使企业管理水平得到整体提升。1档案是企业文化和可连续发展基础。经济学家指出，新世纪中国企业要想实现可连续发展，就必需愈加注意企业形象塑造和企业文化培育。企业形象怎样塑造？经过企业文化建设来塑造。那么，企业文化又从何而来？从企业历史中积淀和提炼出来。企业档案是企业发展真实统计和见证，它不仅本身是企业文化组成部分，而且还是展示企业文化生动媒介和提炼企业价值理念原始素材。企业档案中多种文件、荣誉证书、奖状奖杯、企业标识、照片、录音、录像等等，不仅能够反应企业艰苦和辉煌发展历程，培养职员对企业认同感归属感，还能够从这些史迹中提炼出企业文化理念和经营理念。这种经过提炼企业文化，是企业长远发展不竭之源。2滞后档案工作可能成为制约民营企业发展“短板”。“木桶法则”告诉我们，一只木桶能装多少水，取决于桶上最短那块板高度。档案工作之于民营企业，如同桶上一块板和整个木桶关系。可能我们无法具体说清楚档案工作对企业经济效益直接贡献，不过我们能够肯定，没有完善档案管理，企业管理就会出现难以填补漏洞，而这一漏洞很可能就是制约企业整体效益一块“短板”。3档案在建立企业信用和规避企业风险中有着不可替换凭证和依据作用。企业信用是建立在实实在在信用信息基础上，而档案是组成这种信用信息关键资 闻沫：民营企业，固疾重重，中国经营报，8月29日 魏杰：民企二次创业和企业管理现代化，经济日报，1999年9月8日 序源。首先，完善档案管理能够成为展示企业本身诚信一个窗口。假如企业能系统地保留相关企业资质、企业历史、协议协议、财务账册、纳税统计和反应企业社会良好评价证件和文字图片等材料，就会使大家对企业信誉产生直观印象，从心理上赢得用户信任；同时，企业在讲究自我诚信同时，还要时刻警惕并设法规避来自用户信用欺诈。企业凭什么来掌握和评定用户资信情况？凭什么对发生信用问题诉诸法律并取得胜诉？唯有靠企业完整交易统计和用户信用档案。三、企业档案工作基础内容企业档案工作基础内容包含：企业档案管理制度制订、企业档案管理网络建立和企业档案搜集、整理、判定、保管、统计、利用等步骤档案业务活动三大方面。1制订企业档案管理制度。俗话说，没有规矩不成方圆。要搞好企业档案工作，必需有对应企业档案管理制度作确保。各企业应依据国家相关法律法规要求，结合本企业实际，制订以下档案管理制度：1企业档案管理细则。是企业依据国家相关法律法规要求，结合企业实际制订档案管理方面总制度，它应对本企业档案工作标准、档案管理体制和档案工作人员职责、档案管理各项业务等内容作出具体要求。 2企业各类文件材料归档制度。是确保企业多种文件材料能够完整、正确、立即归档一项关键制度。关键包含各类文件材料归档范围、归档时间、归档要求，有时还须明确归档份数和归档手续。归档制度最好依据企业档案分类措施，分类制订。3企业档案利用制度。档案利用是企业档案管理工作关键内容，是发挥企业档案作用关键路径，也是企业档案工作根本目标。档案利用制度通常应包含利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。4企业档案保密制度。是为确保企业档案信息安全而制订专门制度。内容关键包含档案人员保密职责、利用涉密档案审批手续、涉密档案管理要求等。 5企业档案保管制度。是相关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责要求。具体内容应包含档案接收、档案排架、库房管理和特殊载体档案保管等要求。6企业档案判定销毁制度。是要求档案保管期限判定方法、组织和对保管期满档案进行判定销毁程序、手续一项制度。内容应包含档案判定依据、判定工 作组织、档案销毁程序和手续等。（7）企业档案人员岗位责任制。这是为进行档案工作目标管理而制订，专门针对企业档案管理人员岗位职责而制订一项制度，也是企业考评档案工作人员完成岗位职责关键依据。其内容关键包含档案人员素质要求、档案人员熟悉业务标准、档案人职员作内容等。 企业档案管理多种制度具体内容，请参考本书第五部分企业文件及档案管理制度范本。1建立企业档案管理网络。所谓企业档案管理网络，就是由分管档案工作企业领导、主管企业档案工作部门领导、企业档案管理机构或专职（或专责）档案员和企业各部门（车间）兼职档案员组成企业档案工作系统。在这个系统中，企业档案管理机构或专职（或专责）档案员是主干，各部门兼职档案员是分支。建立企业档案管理网络后，应编制档案管理网络人员名册，并组织相关人员开展档案业务活动。2立即开展企业档案搜集、整理、判定、保管、统计、利用等步骤业务活动，确保企业档案完整、正确、系统。企业档案管理各业务步骤具体内容和要求，请参考本书第二部分企业档案管理业务步骤。目 录第一部分 企业各类文件材料归档范围及保管期限一、企业通用性文件材料归档范围及保管期限表.1（一）管理性文件材料归档范围及保管期限表.1（二）建设项目（民用）文件材料归档范围及保管期限表.3（三）科研项目文件材料归档范围及保管期限表.12（四）设备文件材料归档范围及保管期限表.13（五）会计档案搜集范围及保管期限表.13（六）用户档案搜集范围及保管期限表.14（七）职员档案搜集范围及保管期限表.14（八）特殊载体档案搜集归档范围及保管期限表.15二、各类企业专业性文件材料归档范围及保管期限表.16（一）制造业产生专业性文件材料归档范围及保管期限表.16（二）信息传输、计算机服务和软件业专业性文件材料归档范围及保管期限表.18（三）批发和零售业产生专有文件材料归档范围及保管期限表.21（四）物流、运输业专业性文件材料归档范围及保管期限表.27（五）租赁行业产生专业性文件材料归档范围及保管期限表.27第二部分 企业档案管理业务步骤一、企业档案分类编号方案编制.29（一）企业档案种类.29 （二）企业档案分类.29二、企业档案整理规则及编目方法.32（一）企业管理性档案整理规则及编目方法.32（二）企业科技类档案整理规则及编目方法.33（三）企业会计档案整理规则及编目方法.37（四）企业特殊载体档案整理规则及编目方法.39（五）职员档案类整理规则和编目方法.39（六）企业档案分类方案.40三、企业档案保管和排架.45（一）档案保管.45（二）库房合理利用和排架管理.46四、企业档案判定和统计.47（一）档案判定.47（二）档案统计.49五、企业档案信息资源整合和利用.50（一）档案信息资源整合.51（二）采取多个方法直接开展服务.54第三部分 企业电子文件及其归档管理一、电子文件特征.55（一）电子文件对载体依靠性和游离性.55（二）资源共享方便快捷和信息不安全性.56二、企业电子文件归档管理标准.56（一）电子文件归档管理标准.56（二）电子文件归档管理体系构建.572 三、电子文件归档制度.58（一）归档模式.58（二）归档范围.58（三）归档时间. 59（四）归档要求. 59四、归档电子文件保管和利用.60（一）归档电子文件保管.60（二）归档电子文件利用.61第四部分 企业实用管理制度范本一、企业各类文件材料归档制度.62（一）企业管理性文件材料归档制度.62（二）企业建设项目文件材料归档制度.63（三）企业设备文件材料归档制度.63（四）企业会计档案归档制度.64（五）企业协议文件材料归档制度.64（六）企业职员档案归档制度.65（七）企业特殊载体档案归档制度.65（八）企业多种专业性文件材料归档制度.66二、相关企业档案管理多种制度.66（一）企业档案管理细则.66（二）企业档案借阅制度.68（三）企业档案保密制度.68（四）企业档案保管制度.68（五）企业档案判定销毁制度.69（六）企业档案员岗位职责.70附 录1（一）查（借）阅文件记录表.71（二）档案移交（接收）记录表.72（三）借阅档案记录表.73（四）档案利用效果记录表.74（五）档案销毁清册.75（六）归档文件目录.76（七）文书档案案卷目录.77（八）文书档案卷内文件目录.78（九）科技档案案卷目录.79（十）科技档案卷内目录.80（十一）会计档案目录.81（十二）照片档案卷内目录.82（十三）特殊载体档案目录.83（十四）卷内备考表.84（十五）各类档案整理、归档简易操作步骤.85附 录2 广东省档案局相关印发广东省企业档案工作规范测评措施通知.87第一部分 企业各类文件材料归档范围及保管期限第一部分 企业各类文件材料归档范围及保管期限作为企业，不管其全部制属什么，也不管它们类型有何不一样，全部有部分共同特征。在文件归档范围及保管期限方面，企业之间也有部分相同或相近内容。为了节省篇幅，降低反复，本书将企业各类文件材料分为通用性和专业性两大类，其中通用性文件材料归档范围及保管期限表8个，适适用于多种类型企业。对于类型不一样专业性文件材料，本书选择了5种类型企业作为示范，将其专业性文件材料归档范围及保管期限分别列表，属于其它类型企业专业性文件材料归档范围及保管期限，可参考制订。表中所列“保管期限”含义是：永久为无限期地保留下去；长久为1650年；短期为；定时为依据相关文件材料时效性，在其实际效用期过后25年即可判定销毁。以下相关档案保管期限要求仅供参考，除会计档案外，各企业可依据实际情况自行决定各类档案保管期限。一、企业通用性文件材料归档范围及保管期限表 （一）管理性文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称或类型保管期限备注一、行政管理方面1 企业筹备期可行性研究、申请、同意， 企业章程， 董事会、股东会、监事会和经理层机构及变更永久2 董事会、股东会、监事会活动永久3 综合性行政事务， 文秘工作 长久4法律事务， 公证工作 长久 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注5 职员教育和培训工作 长久6 后勤福利、住房管理 长久7 对外联络工作 长久 二、经营管理方面1 企业经营战略决议永久2 企业发展计划、各项专业发展计划， 责任制管理， 多种统计报表， 企业综合性统计分析永久3 资产管理， 房地产管理， 资本运作， 股权管理， 多个经营管理永久4 知识产权和商业秘密管理 永久5 企业信用管理， 形象宣传长久6 商务协议正本及和协议相关补充材料， 相关资信调查材料等；长久7 财务管理， 资金管理， 成本价格管理， 会计管理长久8 物资管理， 物资采购、保留和供给 长久9 营销管理， 市场调查和分析， 用户信息管理， 广告宣传， 产品销售， 售后服务短期10 境外项目管理 长久11 招投标项目管理 长久三、生产技术管理方面 1 生产组织、调度工作 长久2 质量管理，质量检测和质量控制工作 长久3 能源管理 长久4 企业管理现代化，企业信息化建设，技术引进，技术革新，合理化提议长久5 生产安全，保卫工作，消防工作，交通管理短期6 环境保护、检测和控制长久序号归档文件材料名称或类型保管期限备注7 计量工作 长久8 标准化工作长久9 档案、图书、情报工作 长久四、建立了党群组织企业， 还应包含党群工作方面1 党务综合性工作、党员代表大会或党组织其它相关会议材料永久2 党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、关键政治活动或事件材料永久3 宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作文件材料长久4 共青团工作、工会工作、女工工作、职代会长久5 专业学会、协会工作， 群众团体活动 长久（二）建设项目（民用）文件材料归档范围及保管期限表序号归档文件材料名称或类型保管期限备注一、综合1 立项申请、可行性研究、环境质量汇报及批复永久2 固定资产投资许可证或对应资金证实文件 永久3 建设用地同意书、计划许可证、土地使用证永久4 拆迁赔偿安置协议 永久5 建设工程报建审核书、计划许可证 永久6 建设工程测量统计册 永久7 施工图设计文件审查意见 永久8 建设工程质量安全监督登记 永久9 建设工程施工许可证 永久10 中标通知书 永久 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注11 监理、设计、施工协议 永久12 承包单位资质文件长久13 建设工程计划验收认可文件永久14 消防验收或准许使用文件永久15 环境保护验收或准许使用文件永久16 电梯安装工程监督记录表及监督站出具电梯准用证 永久17 燃气工程验收文件 永久18 工程质量保修书永久19 商品住宅住宅质量确保书、住宅使用说明书永久20 工程质量评定汇报 永久21 勘测、设计文件质量检验汇报永久22 施工图审查汇报永久23 建设工程质量验收意见书永久24 建设工程完工验收汇报永久25 工程地质考察汇报永久26 工程总结 永久27 单位工程施工安全评价书永久28 单位工程开工汇报及施工组织设计长久29 单位工程坐标定位测量统计永久30 工程质量事故汇报及处理结果永久31 工程停工、复工通知 长久序号归档文件材料名称或类型保管期限备注32 工程中间验收交接纪录 长久33 单位（ 子单位） 工程质量控制核查统计永久34 单位（ 子单位） 工程安全和功效检验核查及关键功效抽查统计永久35 单位（ 子单位） 工程观感质量检验统计永久二、地基和基础工程 1 桩基础、天然地基、地基处理工程小结和开工汇报及施工方案 永久2 图纸会审、变更及洽商纪录永久3 分部工程质量验收申请、技术交底永久4 新技术、新材料、新工艺试验研究和施工方法永久5 工程基线复核永久6 水泥出厂合格证、进厂物理性能检验汇报及汇总永久7 钢筋出厂合格证、进厂力学性能、工艺性能等检验汇报及汇总长久8 粗细骨料进场物理性能检验汇报及汇总长久9 混凝土试块抗压强度试验结果及汇总长久厂家提供10 新材料、新产品判定证实质量标准、使用说明、工艺要求和检验汇报长久11 混凝土配合比设计汇报、外加剂出厂质量证实及复检汇报长久12 混凝土搅拌统计、坍落度检测长久 序号归档文件材料名称或类型保管期限备注13 钢筋焊接接头试验汇报及焊条、焊剂、焊药出厂质量证实书长久14 桩基检测、标准贯入试验、平板载荷试验汇报永久15 土壤试验汇报长久16 分项工程质量检验、评定长久17 灌注桩成孔施工（ 验收） 、灌注桩地下连续墙灌注水下混凝土、灌注桩隐蔽验收统计长久18 锤击沉管混凝土灌注桩签证表长久19 土方开挖桩基础复合表及桩位编号图等永久20 钢筋混凝土预制桩(钢管桩)施工统计试桩签证等长久21 混凝土抗渗等级汇报长久22 防水材料出厂合格证及进场检验汇报长久23 预应力钢筋、锚具出厂质量证实文件长久24 锚固组装件零件材料化学成份及机械性能检验汇报长久25 回弹（ 钻芯） 法混凝土强度检测汇报等永久26 砌体检测汇报永久27 结构抽测汇报永久28 地下结构工程防水验收及地基验槽统计长久29 地下室防水效果检验统计长久30 施工