OA办公系统建设专项方案.doc

OA办公系统建设方案一、协同OA办公系统研发思想及设计标准（一）研发思想中国公布实施“国家信息化发展战略”以来，经济建设得到了飞速发展。企业作为国民经济基础单元，其信息化应用水平是国家信息化建设关键，也是企业提升关键竞争力，和国际接轨关键路径。伴随电子政务蓬勃兴起，各级政府、学校、企机关普遍已经开始把提升审批效率，简化办事步骤，推进网上审批作为电子政务建设关键内容。对于企业来说，在这个信息资讯不停爆炸现代社会，拥有一套整合企业内部和外部多种人、财、物、信息资源，提升管理水平和办公效率，增强企业竞争优势办公自动化系统，显得愈加关键。协同OA办公自动化系统，以高性能数据服务器和数据库管理系统为关键平台，以现代网络通讯技术为依靠，覆盖整个行业信息系统，以达成各项处理工作系统化，规范化，科学化和现代化。（二）设计标准协同OA办公自动化系统可充足考虑不一样企业工作差异性和特殊性，可根据以下内容为项目标设计标准，确保企业应用需求得到满足。1、安全性。在计算机信息系统中，应用软件包含到部门之间公文传输等，所以对数据库管理和应用方面，有较高稳定性要求和安全性要求，如信息授权、保密、审批、监控等；2、灵活性。系统含有灵活性，适应管理数据变更等要求，适应多种情况；3、稳定性。性能稳定，响应速度快，技术平台优异，对硬件和网络环境要求不高；4、简易性。在用户使用方面，在确保各个功效完善和强大基础上，简化操作模式，快速能让大家熟练进行应用操作。系统设置和后续维护简单，对人员配置要求不高。二、协同OA办公系统应用价值协同OA融合了目前最流行管理思想，即对工作流、信息流和知识管理规范管理和增值利用，为用户提供了一个优异、高效信息化工作平台。同时也降低管理成本，提升管理力度。对下属企业而言，降低工作内耗，提升工作效率。能够从软件和硬件两个反面来表现它价值。（一）软件方面1、整合企业资源。经过网络技术将单位人力资源、用户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。实现多种资源相互促进和增值，发明发展最优环境，建立正规、科学、开放制度和文化，保持行业协会旺盛生命力，确保行业协会健康连续发展。2、加紧信息流通。下达文件、通知、任务能够在几秒钟内同时传达成相关人员，无任何中间步骤。企业职员意见和提议全部能够通畅无阻直接反馈到最高领导层，便于立即发觉问题、改善过程。下属企业能够在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反应，还能够在网上轻松、直接讲话、交流，大大加紧了信息流通速度。3、规范办公步骤。建立起一个紧密、协调、可靠、简单管理机制，使办公步骤变得规范、有序，消除信息传输中阻塞、延误、失真，不仅提升了工作效率，还能大大提升工作实施力。领导层能够清楚、正确了解事件倾向性以做出正确决议。4、提升办事效率。有效协调各部门之间协同工作问题，实现高效协作办公。职员能够清楚查看到目前负责各项任务状态以合理安排时间。能够快捷在线发送文件、通知和留言，随时随地全部能够在系统中快捷查看多种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而四处寻求浪费掉大量时间。（二）硬件方面1、节省企业资源。大大节省了企业人力、物力、财力。经过网络系统进行沟通协调，使不一样地域人集中在一起讨论办公，节省了企业有限资源；经过网络而无须再电话问询某个项目标进度，能够节省大量时间、精力和电话费；能够免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等很多困扰，节省纸张、人力等办公成本。2、性能好，硬件配置要求不高。协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值功效模块，含有智能步骤设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特征，很适适用于企业日常办公。对用户硬件配置要求不高，并能普遍适适用于多个操作系统之上，可最大程度保护企业在各方面投入，极大节省了用户投资。三、协同OA办公系统模块设置（一）个人办公个人办公提供个性化工作界面，方便用户处理日常工作事务。1、个人设置对部分信息进行个性化定义。包含用户个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提醒音、系统登录修改密码设置等。2、首页自定义依据用户各自需求和习惯，选择系统主页布局格式，和展示信息，提供对系统各项工作、资料、信息直接显示和调用。3、菜单自定义每个用户能够依据自己需求，添加、排序、还原、隐藏、删除、编辑菜单，创建个性菜单而不影响其它用户系统菜单。4、菜单快捷组定义好最常见项目，实现快捷使用。5、个人通讯录个人通讯录属于个人使用，只有自己能够管理和查看。6、常务安排常务安排包含日程安排和日常事务和今日常务。7、工作日志工作日志属于个人日志工具，含有日志权限者，能够新建、编辑和删除自己工作日志和个人日志，只有自己能够查看和维护。8、个人文档方便用户存放和管理自己文件。提供多层文件夹建立、修改和删除，文档查看、编辑、删除、共享、日志。（二）企业管理提供了极具价值企业管理功效模块，规范企业对人、财、物、信息、步骤等资源管理。1、协作管理协作区针对一项任务或项目，临时组建一支团体进行任务协作实施。尤其适适用于针对多人员、多部门、多角色任务协作。同时再任务实施过程中，能够设定时间期限，任务后台监控人员（即时了解任务进展和给指导），任务过程中需要和产生文档，任务交流和协作过程中交流、提议统计。2、步骤管理可实现对企业多种工作步骤定义，业务数据或公文全部能够经过“表单”来表现，具体工作处理表现为步骤流转，提供步骤提交，表单填写，附件上传，步骤审批、协办、委办、办理时间限制，步骤跟踪，步骤图查看，步骤抵达提醒等强大功效。同时步骤能够依据性质进行类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写署名、电子印章等。3、文档管理文档管理包含个人文档、功效文档和共享空间文件和网络图片。个人文档关键是用于自己查看或编辑文档。公共文档关键用于管理企业文件，设置文件夹查看权限、管理权限、新建权限和下载权限。共享空间文件和网络图片利于大家查看和下载。4、人事管理人事管理关键包含人事档案管理、工资管理及职员工作动态管理。5、资产管理包含固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。6、用具管理办公用具管理包含入库管理、领用管理、批次管理和办公用具管理。7、车辆管理对企业车辆建立统一信息库，并实时跟踪使用情况。包含车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护统计添加和查询等功效。8、图书管理包含图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功效。建立一个统一、完善图书信息库，并立即跟踪图书使用情况。9、会议管理能够申请会议，并将自己已申请会议根据待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己申请，同时被同意申请含有短信提醒功效，并使每个人能够清楚查看自己需要参与会议情况。10、商务管理商务管理关键包含用户管理、销售管理及供给商管理。11、计划管理工作计划管理是提供给领导制订对应工作计划，并设定公布范围。范围内人员可接收工作计划并查看具体内容。（三）实用工具提供多个实用办公辅助工具，增强沟通和办事效率，使办公更为便利、快捷。1、系统邮件又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。2、系统短信短信是其它消息传输辅助手段，能够快速把消息即时“推送”给用户，避免事务处理延迟。短信又可分为PC短消息和手机短信，包含短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功效。3、企业论坛可对讨论区专题、所属部门、发贴方法、开放范围等进行设定，用户可就某个专题进行发贴、回复，并可对帖子进行排列、查询，查看精华帖子和积分榜等。4、在线人员查看系统中全部在线职员，而且能够直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。5、投票调查能够经过系统公布在线投票调查，即时对内部管理和这个计划征求意见，提升意见沟通，后台数据能够统计，提供决议数据。6、网络硬盘网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置共享空间中文件等内容依据许可权限进行相关操作。7、图片管理图片管理是针对图片进行浏览、下载、设置等操作。8、生日贺卡生日贺卡是依据在个性设置个人资料中填写个人出生年月来计算，由贺卡设置中设置发送人向出生日期到来人发送设置贺卡。9、使用向导帮使用人员熟悉系统。10、快捷查询方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、用户、工作流、人力资源等信息。11、公共相册将企业多种图片资料归集到系统里面，方便职员查看。12、收藏夹方便用户收藏和快捷打开自己关注网页，分为个人收藏夹和公共收藏夹。（四）信息库1、组织机构信息能够查看本单位单位信息和部门信息。2、人员信息查看职员信息及在线、外出情况。3、RSS资讯资讯订阅就是无偿网络报纸，无偿竞争情报！看到你关注、每日最新最全信息！同时能够将信息放置首页显示，满足领导层每日关注新闻需求。4、新闻公布可编辑新闻并可和office组件进行集成，进行新闻公布、修改、删除、查询和评论等操作，查看新闻列表，包含标题、公布认、公布时间、点击次数、评论等。5、公告管理用于管理公告通知公布。6、公共通讯录管理和查看企业公共通讯薄，并可按联络人分组、姓氏索引、关键词查询等。7、我助手提供实用信息以对企业办公事务进行支持，包含电话区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。（五）系统管理系统管理可对部分基础数据和应用进行配置。经过系统管理，企业可快速定义适合本身实际情况办公应用。1、组织机构管理建立单位和部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；依据实际情况定义角色和权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内信息和实施相关操作，确保企业管理规范。2、角色权限管理提供对角色快速定义，并把系统内置多种操作权限进行组合分配给对应角色。当某个用户被分配角色时候，她就自动拥有了角色所被定义权限。3、印章管理设置word文档电子签章图片，管理图片使用人员及权限。用户能够自制属于自己公章图片，放入系统进行个人文档署名。4、界面设置自定义登录界面，设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。5、菜单设置为系统管理员提供一个自定义菜单界面，使企业系统能够根据需求和办公计划更改菜单名称，和依据企业需要添加自定义模块，挂接在系统中。能够“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功效模块。6、系统日志管理提供对用户登录系统情况、访问量统计、对系统操作统计进行查询和管理。7、系统资源管理能够设定每个系统角色占用系统存放空间情况，进行个人邮箱、个人文件柜容量限定。可删除指定时间段旧短信、旧邮件，进行资源回收，方便优化系统占用空间。8、系统安全设置用户可设定图形码，进行身份验证；还可设定密码，有效确保系统安全。四、协同OA办公系统应用环境（一）软件环境数据库服务器：windows /NT4.0、MySql4.0WEB服务器：Windows /NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20用户端：windows /xp/98、IE6.0（二）硬件环境 1、数据库服务器、web服务器最低配置：飞跃600 CPU、 128M内存、5G剩下硬盘空间提议配置：飞跃2G CPU、1G内存、40G剩下硬盘空间2、用户端最低配置：飞跃233 CPU、64M内存、100M剩下硬盘空间提议配置：飞跃1GCPU、256M内存、1G剩下硬盘空间五、协同OA办公系统开发步骤（一）项目调研对企业现在办公情况进行摸底调研（可采取问卷调查和直接访谈等方法），掌握企业办公情况，了解企业需要什么样一个办公系统，为下一阶段工作做好铺垫。（二）项目设计项目设计阶段也是本项目标关键部分，成功是否关键在于项目标设计。双方需要具体沟通交流，认真考虑项目模块，数次循环模拟办公，逐步完善设计方案。（三）项目实施对项目设计进行系统测试，充足挖掘系统优缺点，找出不足，促进项目深入完善。（四）信息反馈及项目修订搜集项目实施阶段反馈意见，并认真研究处理方案，加进修改（五）人员培训确保项目设计完全符合企业办公要求时，对全体使用人员进行简单操作培训，确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件。（六）项目正式交付使用交付自动化办公系统，在全企业正式使用（七）后期系统维护及升级在约定时间内，对企业自动化办公系统进行维护及必需升级。