维绿大厦物业管理前期及进驻期管理方案.doc

维绿大厦物业管理前期介入及进驻工作方案
我公司中标维绿大厦后，在接管前与甲方及甲方租赁部门通力合作，采用高标准的物业管理标准，建立“服务中心”；寓管理于全面、细致的服务之中。同时借助其他先进物业公司成功实行的办公楼、大厦物管经验，并会同项目管理处提供全天候、全方位、全过程的高标准的服务，对建筑物、公共设施、机电设备、绿化清洁实行严格的管理，对业主及物业使用人则体现为热情服务，提供全面的星级服务物业管理标准。为了更好的配合甲方进行租赁，我公司针对现场实际情况拟定了前期工作方案。
第一部分 服务中心前期介入工作
一、前期重要人员配置及工作（人员配置表见下表）
序号
部 门
岗 位
人数（人）
进驻时间
备 注
1
服务中心
经理
1
与甲方敲定进驻时间后，一方面进驻衔接
全面负责项目
2
主管
1
与甲方敲定进驻时间后，一方面进驻衔接
兼工程部负责人
3
秩序维护部
巡逻
3
项目经理与甲方及现有在管人员确认交接后进驻
三班倒，每班一人
门岗
3
轮休
1
小计
7
其他根据需要进行增补
4
环境部
外围、垃圾清运
1
项目经理与甲方确认后进驻
垃圾清运至服务区域内垃圾房
7

合计
10
所有人员凭甲方书面进驻告知为准
二、该阶段重要工作
（一）、人员管理（公司人事行政部配合）
1 与甲方讨论管理架构及工作进度讨论拟定
2 与甲方领导讨论人员进驻计划（含招聘职位/数量/入职时间），凭甲方的进驻人员告知进驻人员。
3 进驻员工的招聘、培训
4 与甲方领导确认进驻人员工服款式、样式及订做、配置标准事宜
5 与甲方沟通物业管理用房办公、装修等条件
（二）、前期工程介入、接管验收及装修管理
工程前期介入重要涉及以下几个几大系统的设备熟悉并提出整改建议；
1 电力系统（电力分派、外墙、园林照明、车库照明、楼梯照明、设立电表、设备控制等提建议）
2 电梯（电梯的通风、运力、安全监控等提建议）
3 弱电系统（智能化系统功能、安防、停车场管理、电梯桥厢、监控中心配置等提建议
4 给排水系统（绿化水源预留、电梯井排水、设立相关计量水表等提建议）
5 空调系统（空调负荷、供冷分派、公共区域空调配置、中央空调循环水解决、空调系记录量建议）
6 现场装修管理并提出合理化建议
7 其他方面
1、外立面维护设备或设施设立、设备及设备房标记建议
2、建立工程部管理制度及操作程序
3、与甲方联系并贯彻工程图纸交接事宜（各类图纸、技术资料、运营数据等）
4、接管验收工作的开展（也许会延长时间到交付、进驻阶段）
5、联同客户服务部与发展商工程部及承建商对公共设施、公共区域及单元内部进行初检工作，提交漏掉工程整改报告
6、跟进并反馈漏掉工程的执漏工作进度
7、对物业整体工程进行复检工作，提交复检报告：如仍有漏掉工程，继续跟进拾漏工作
（三）、现场外围环境、车辆物资进行秩序的维护

第二部分 进驻期工作
服务中心各部门与甲方租赁部门配合工作（见下表）
序号
部 门
岗 位
人数（人）
进驻时间
备 注
1
服务中心
经理
1
与甲方敲定进驻时间后，一方面进驻衔接
全面负责项目
2
主管
1
与甲方敲定进驻时间后，一方面进驻衔接
兼工程部负责人
3
客服服
客服员
1
与甲方敲定进驻时间后，交付前进驻
与租赁部门协同，收集相关租户的资料信息
4
工程维修
维修工
1
与甲方敲定进驻时间后，交付前进驻
平常工作维修工作，装修管控

5
秩序维护部
形象岗（配合租赁）
2
项目经理与甲方及现有在管人员确认交接后进驻
人员、物资管理，现场停车秩序维护，三班倒，每班一人
巡逻
3
门岗
3
监控
3
轮休
2
小计
13
其他根据需要进行增补

6
环境部
外围、垃圾清运
1
项目经理与甲方确认后进驻
垃圾清运至服务区域内垃圾房
楼层保洁
根据楼层进驻进度，按需进驻

合计
17
所有人员凭甲方书面进驻告知为准
（一）、服务中心
1 与甲方贯彻进驻日期和进驻具体配合事项的衔接（详见附件一、工作计划表）
2 协助甲方拟定各类区域标记式样并标记内容及摆放位置（涉及各类指示牌、公共地方垃圾桶、楼层指示标记,道路指示标记,门牌等）
3 项目的承接查验及后续整改事项
4 其他需要与甲方衔接事宜
（二）、 客户服务部
1 配合租赁开展的工作，告知租户具体的入驻流程（详见附件二、入驻流程）、各项手续办理办法以及应收的有关费用，以便承租户事前做好准备；
2 一条龙办理入住手续，与租赁部门密切合作，对业主提供一对一的入住服务
3 参与接管验收工作(甲方先完毕与承建商竣工验收工作)
4 根据租赁合约条款与租赁部门协定具体事宜，统一关于费用等涉及物业方面的口径（租赁期间的客服人员培训、资料准备及客户解答）
5 与租赁部联系交接租户资料事宜
6 准备交付文献及物品
1）接受锁匙物品的准备（锁匙柜、锁匙扣、贴印房号标签（贴在锁匙扣上）、编制接受锁匙表格）
2）准备资料文献袋及物业服务资料（物业服务协议、装修管理规定、缴费指引、物业使用注意事项等）
7、租户进驻跟进事项，验收问题及其它投诉问题跟进及回复，二次装修监管方案之制定(<装修指南>)及工作的安排与演练，各种装修许可证、工作证的发放
（三）、工程维修部
1、公共设施设备的维修整改和查验工作
2、公共设施设备的维护管理工作
3、进驻初期跟进事项，二次装修报批、工程监管，二次装修巡查以及违章解决，二次装修验收工作(涉及消防,空调验收等)
4、协助对漏掉工程的拾遗工作跟进
(四)、环境部
1 协助甲方拟定开荒清洁工作范围及工作计划、程序
2 完毕公共区域及单元内部开荒清洁工作
3 对各岗位人员进行交楼前业务、服务意识培训
4 公共区域及单元内部平常保洁工作
（五）、秩序维护部
1 协助配合租赁形象展示工作
2 贯彻各项配备如对讲机,消防服等
3 配合工程部对消防、监控、智能化等设备设施进行验收
4 配合工程部对保安监控设备之调试检查、并熟悉设备操作
5 对各岗位队员进行业务、服务意识培训
6 制订进驻的治安、消防工作计划并贯彻执行
7 贯彻服务意识培训及车辆交通指挥，二次装修监管工作的安排（装修违规巡查、防火防盗、出入证、出入车辆演练、出入物品管理演练等） 

附件一.入住期管理工作计划表
序号
项 目
内 容
时 间
一
入驻手续办理
（1）、准备好进驻资料（物业服务协议、装修管理规定、缴费指引、物业使用注意事项等）；
(2)、合理设立办理入住手续的流程与岗位；
(3)、为承租户办理入住手续，提供便利服务。
正式入驻前准备好
二
装修管理
（1）制定《房屋装饰装修管理办法》、《装修期间电梯使用管理规定》、《二次装修申请表》等，对相关管理员以及物业使用人、装修施工单位的施工人员进行装修知识培训。
（2）强化装修审批二次控制的要点，制定装修审批程序。
（3）贯彻二次装修跟踪监管责任制。
（4）制定违章装修解决流程。
（5）依据装修方案结合平常的装修巡查记录和装修变更记录进行装修验收。
正式进驻后
三
档案建立与管理（租户档案及其他工程设施设备等的）
(1)、收集档案资料；
(2)、建档；
(3)、运用。
前期及正式进驻

附件二.入驻工作流程图
1、凭甲方的入驻告知凭证办理入伙手续
2、检查房屋质量并填写物业交接表，房屋交接记录
4、预收物业管理费及其他协议约定费用
5、房屋钥匙交接
6、办理装修申请手续见装修申请表
需要租户备齐下列资料：
1）．营业执照和代办人身份证原件
2）．租赁协议原件和复印件（复印件留存）
3）．预交协议约定的各项管理费