防范采购过程管理风险略谈_黄银芝.pdf

圆桌论坛 防范采购过程管理风险略谈黄银芝（宁夏回族自治区烟草公司中卫市公司，宁夏 中卫）摘 要：为切实贯彻行业“推进高效能治理”的目标，扛起防范化解重大风险政治责任，做好应对各种风险挑战的思想准备和工作准备，建立健全风险防范化解机制，行业针对采购管理出台、完善了一系列的制度、办法，为“高效能治理”提供了有力的制度支撑，取得了明显的成效，但在执行过程中仍然存在诸多问题，造成采购质效受到一定程序影响。文章通过对采购管理中容易出现的问题进行原因措施，提出改善措施，希望为采购管理防范风险、规范运行提供一点依据，为企业高效能治理贡献力量。关键词：防范；化解；风险；采购中图分类号：文献标识码：文章编号：（）采购活动作为企业经营管理中的一项重要工作，采购过程中可能出现的风险相对较多。因此，无论是上级巡视还是审计规范检查都是关注的重点，也是最容易出现问题的地方。文章结合工作实际对近几年来采购工作中容易出现的环节及问题进行分析，查找原因，提出防范措施，为采购管理防范风险、规范运行提供一定的参考依据。一、各采购阶段出现问题的具体表现（一）项目立项阶段容易出现的问题。（）计划方面，采购无年度计划；不能严格按照批准的年度计划与预算实施项目，有超计划、超预算实施的情况；新增采购项目、追加或者取消采购计划、变更采购金额等不按照程序报原审定机构批准等问题。（）采购方式确定方面，非公开招标采购方式不符合制度规定或理由不充分；两次流标改变采购方式不合规、变更采购方式程序不合规。（）采购程序上，存在采购程序倒置、未能严格执行“前一个环节没有通过，后一个环节不得执行”的规定；采购项目未经“三项工作”管理委员会批准立项审批就实施的情况，这类情况这两年杜绝；不能严格履行“三重一大”前置程序情况；由于工作人员工作不细致或责任心不强，造成的表单金额前后不一致、采购事项公开不及时等情况。（二）项目实施阶段容易出现的问题。招标环节是采购的重要环节之一，也最容易出现问题。常见的问题主要有：在约定招标代理费方面，存在多收、超标准收取招标代理费、招标代理机构收费标准不统一或未按照与我方约定的收费标准执行等情况。在拦标价方面，主要存在设置不合理、设置缺少依据、未设置最高限价（拦标价）。在招标文件编制方面，招标文件中未按要求编制合同主要条款内容及格式、把投标人资格条件设置为加分条件、将供应商资格、投标人注册资本等规模条件设置为评审因素；设置的技术参数要求以不合理的条件限制排斥潜在投标人或者投标人；采购文件未严格落实行业行贿供应商禁入措施；招标文件存在商务偏离条款、技术偏离条款为空表和通用表的情况。在评标作者简介：黄银芝（），女，汉族，宁夏中宁人。主要研究方向：财务审计。圆桌论坛 环节，存在评委评分不合理；不合格投标人中标；评标委员会未经授权直接确定中标人的情况；入围定点供应商库建立缺乏竞争性；评标专家未按要求独立评标；未按国家、地方、烟草行业招投标制度正确履行中标单位公示程序等其他问题；确定供应商程序不规范，如竞争性谈判未按照满足采购需求，质量、服务相等且价格最低的原则确定成交供应商、个别单位询价的物品规格、标准不统一，报价不具可比性；符合招标条件的项目未招标而选用其他采购方式等。（三）合同签订阶段容易出现的问题该阶段也是容易出现问题的环节。常见的问题主要有：个别合同签订与实施程序倒置；超标约定工程预付款；合同签订主要条款和中标人的投标文件内容不一致；合同采购单价与招标结果的单价不一致；签订的合同条款前后矛盾；签订补充协议程序不规范，超出原招标和合同规定的清单内容范围采购，未履行集体决策程序，直接与原供应商签订补充协议；无法人授权书代签订合同（近两年该问题基本得到遏制）；未按照合同约定及时收取履约保证金；招标文件约定项目服务期限与合同签订的服务期不一致；中止履约期内的合同程序不规范，容易造成法律风险等。（四）合同履行阶段容易出现的问题该阶段常见的问题有：未按合同约定的时间开工或完工；合同约定的采购内容与实际采购内容不符；采购金额与合同约定的不符，存在低中高结；验收人员、数量、程序不符合规定；合同超期执行；货款支付不合规等。二、产生问题的原因（一）采购人员业务素能不高采购管理是不是规范其检验标准就是是否严格执行了采购制度以及相关法律、法规，在审计及规范检查中发现的很多问题都是工作人员对制度学习不到位、政策掌握不够、理解有偏差等主观因素造成的。如采购程序倒置，招标要设最高限价、投标保证金的收取比例、超标准采购办公用品、供应商资质不符合规定等方面存在的问题，都是由于工作人员业务素质不高造成。（二）工作人员责任心不强有的人员责任意识不强，在制度执行过程中打折扣、搞变通；有的工作人员总认为只要按照程序走就行了，对采购过程中的细节、关键节点、重要参数指标、风险预判等方面有得过且过、不以为然、置身事外、等靠等思想。如合同审核，有的人员在收到合同时根本不履行审核责任，直接签字，没有一点责任心；还有的在招标文件的制作上比较依靠招标代理公司，对招标文件涉及的重要参数调研不够、审核不细、把关不严，造成管理风险、法律风险、廉洁风险以及企业损失。（三）可能存在舞弊行为采购领域是容易引发贪腐的高发区，虽然行业下发“黑名单”制度及防止领导干部违规插手和干预采购活动等相关制度。但有的人员伋缺乏规矩意识，有令不行、有禁不止，在采购活动中仍存在领导干部违规干预招投标、串通投标、标书不合规、采购方式不合规等行为发生，破坏了采购秩序。（四）监督部门对采购管理的过程监督不到位监督不到位有多种因素，有的是监督人员责任心不强、风险意识不够造成，有的是由于监督人员知识结构和业务水平不高等因素，造成职业判断力不强，应发现而未发现问题，或对发现问题的改进建议可操作性不强，指导性不力；有的存在履职不到位，未及时进行监督检查，存在检查滞后的情况；有的存在重监督轻后续督查改进，容易造成问题的前整改后犯或屡查屡犯的情况。（五）制度的不完善造成采购不规范的情况目前本单位及上级下发的采购管理制度还存在不完善情况，不能有效满足目前采购中复杂多变的形势，如一些金额不大、达不到招标条件又不符合询价采购的工程维修、服务项目在选择采购方式上造成一圆桌论坛 定困难。再如，职工体检项目，按照制度规定要进行招标，但该项目为特殊的服务采购，关系职工身体健康，医疗设施及水平的医院都无参与招标的意愿，参与招标的全部是体检机构，可能会造成体检质量不能保证的情况。（六）缺乏有效的追责问责机制目前，对采购管理情况进行监督的部门主要是内部审计和规范管理部门，但内审部门只有审计监督权、发现问题有建议权，主要监督“事”，无权处罚“人”；规范管理部门虽然也开展日常监督、定期检查和自查，发现问题时大多以建议形式反馈，存在怕得罪人、老好人等思想，因而造成监督审计规范检查缺乏震慑力，造成问题整改不到位、边整边犯、前整后犯等情况经常发生。采购部门负责人对出现问题的采购责任人有时存在包庇现象，不能严格考核、落实责任，造成考核流于形式。三、防范化解采购风险的措施（一）建立采购问题清单要结合中央、地方等政府部门有关负面清单及上级历次检查提出的问题，梳理每个采购环节容易出现的风险点，形成采购负面清单，针对每个风险点制订防范措施，采购人员可以针对采购所处的阶段随时进行自查自纠，发现问题即时改正；每年根据形势变化及出现的新情况、新问题及时动态更新负问题清单。同时，也为监督人员关注审核重点、有效发现问题、提高监督效率提供有力支撑。（二）提升人员业务素能面对推动高质量发展、推进高效能治理、造就高素质队伍“三高”目标要求，对涉及采购工作的相关人员（包括采购、法规、财务、审计以及其他相关人员）的综合能力提出了更高要求。因此，既要持续不断加强工作人员制度、政策、法律法规学习与培训，特别要加强招投标、政府采购方面的培训，及时更新知识储备，又要鼓励、支持业务骨干积极参与上级审计、规范检查，在实战中磨炼、在实践中提升业务水平和工作能力。（三）提高人员责任意识思想是行动的先导，只有思想上先行一步，行动上才会有所作为，要结合政治理论学习、先进典型人物教育、党史、企业价值观教育，提高工作人员的爱岗敬业、责任担当意识；要建立有效的激励机制，提高工作人员获得感、荣誉感、成就感，激发工作积极性、主动性、创造性。（四）强化重点领域监管力度加强采购需求编制、采购方式选择、采购文件编制的审核，特别对招标文件中的资格条件、评价办法、评分设置、招标控制价等重点关注，防止出现采购需求不合理、采购方式不规范、排斥潜在供应商、评标办法不合理等问题；同时加强评标现场监督，防范围标串标等行为发生；严格落实“黑名单”制度，将行贿供应商纳入招标文件的资格条件中，持续释放“黑名单”的震慑力；继续加强对行贿在供供应商管理，采购合同与廉洁合同一同签订，一体监管，着力营造“亲清”分明、干干净净的采购环境。（五）强化监督部门职责监督部门要强化采购事前、事中、事后的全过程监督，事前要对采购内容、项目金额、采购方式、组织形式、采购模式、非公开招标的依据和理由等内容进行全面审核；事中要关注不同采购方式的采购程序是否合法合规，对采用公开招标方式采购的，要加强招标文件对供应商资质、技术标准、商务标准、评分细则和合同条款的审核，防止出现法律、法规及行业规章制度禁止的限制或排斥性条款，有无出现程序倒置，围标、串标等徇私舞弊行为；事后要重点关注采购验收是否合规、付款是否符合合同规定等；要把全过程监督贯穿于采购事项的始终，充分发挥内部监督职能职责。（六）健全采购管理机制对制度性不完善、与实际不匹配的情况应进行全面调研，对全区共性问题或焦点问题或大家都把握不圆桌论坛 准确的问题，对一些特殊采购应立足实际，制定既符合采购客观实际，又不违反法政策规定的管理、好用、实用的制度（如职工体检费可以采用召开职工代表大会集体投票的方式确定供应商），从而进一步规范采购行为，提高采购质量，提升规范管理水平。（七）加强预测在每一次的采购工作开始之前，材料采购部必须按照自己的投资规划，并参考过去的经验，对将来一段时期内的各种材料的需要进行预估。对材料的需求进行精确的预测，如此才可以为材料采购部门制定经济有效的采购计划提供依据。在此基础上，还需对年度的采办工作进行科学的规划，实行“班车制”，并对采办工作进行科学的组织和管理，对采办工作展开充分的组织和管理。在保证产品质量的前提下，对产品进行适当的调整，并充分利用好成批购买的优点，以达到最大的购买效率和最佳的产品价格优势。（八）明确需求必须提前列好物资需求计划，并做好审核处理，在需要的时候，要组织专门的技术、需求、设计等部位，并对招标清单和技术规范进行审查，确保采购合理。同时，要防范电力物资采购风险，最重要的就是要准确需求，要确保需求的物资可以被利用，要达到期望的目的，所有物资的需求数量都需控制在合理范围内，并注意核对供货时间、产品质量、技术参数等。（九）强化对供货商的管理强化对供货商的管理，主动与专业技术部门合作，对各种采购物品进行采集和记录，并送至应用部门评估，最终评估的结果纳为以后采购的得分基础。对供应商质量好、产品质量好，可以获得额外的加分，提高投标成功的概率；而对较差的供应商劣质的产品，则应被扣除相应的分数，适当的还可以将其淘汰。此外，专业技术管理部门应当在材料使用部门的指导下，对正使用的各种材料供应商进行评估，所得结果提交给材料采购部门，并将其运用到新的招标采购中。（十）加快“大监督”体系建设步伐，严格落实各项监督、考核、督办和问责机制要加强审计、纪检监察、规范、人事、财务、企管等部门的沟通与合作，健全联合监督体系制度与规范，加大监督合力；对采购各项工作完成情况、完成效率、完成质量要纳入绩效考核中，奖勤罚懒，形成有效激励机制；对采购中出现责任心不强、工作失误、工作失职、渎职、违反廉洁情况，以及造成重大影响和损失的单位和个人，根据情节严重程序，要由审计、纪检监察、人事部门、企业管理部门及其上级主管部门按照各自职能权限，对有关责任人进行追责问责，形成有效震慑，用强有力的问责推动规范管理工作的高质量运行，构筑起一座守土有责、守土尽责、守土担责的坚强堡垒。四、结语总之，化解采购风险不可能一蹴而就，需要各部门通力合作、齐心协力，更需要我们在工作中不断检视、不断总结、不断完善、不断提高，用“九牛爬坡”之合力为行业高质量治理贡献力量。参考文献：冀庆伟政府采购风险防范与管理研究投资与创业，（）：王豪骏事业单位采购管理风险控制及应对策略分析财经界，（）：张竣普 烟草公司采购业务风险管理研究桂林理工大学，王京房地产企业税务风险分析及管理措施探讨财经界，（）：