EPC综合项目工程综合项目部信息文控管理新规制度.doc

EPC工程项目部信息文控管理制度项目信息搜集整理、分析处理、上传下达、分类归档是EPC工程项目信息文控管理关键工作。项目信息最终以各类文件形式存在，从而进行归档存放。1.项目信息分类1.1按等级和层次划分1.1.1上级部门信息；1.1.2 EPC总承包商项目经理部信息；1.1.3分包商信息；1.1.4项目外部其它信息。2.按信息起源划分2.1内部信息：指EPC工程项目经理部内部传输信息。2.2外部信息：EPC工程项目经理部和业主、PMC监理等单位之间往来信息。3.按形式划分3.1多种书面文件，包含通知、汇报、程序、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、方法等技术文件。3.2传真，传真文件有效性应视同传真文件原件。3.3信函，包含接收信函和发送信函原件。3.4电子文件，当面传输电子版文件载体或形式包含光盘、软盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效文件电子扫描件可视为电子文件。3.5电话，指通常意义上通知、工作洽谈等信息交流。关键事件或紧急情况下通知、要求、指令、承诺等，也应以电话先行联络，必需时应以合适书面形式立即给予确定。3.6会议纪要，指项目中例会、专题会等会议会议纪要。4.项目文件分类EPC工程项目文件要求采取先按文件起源单位不一样进行分类，然后按管理要素及文件功效进行综合分类，最终根据文件形式、内容进行分类，其具体分类情况如表171所表示。一级分类目录(按单位) 二级分类目录 (按要素、功效)三级分类目录(仅做参考)业主项目组文件1管理文件业主代表文件2技术文件1决议立项、招投标、文控信息、质量、进度、费用、HSE、其它(计划细则、创优计划归入质量)。政府质量监督站文件3变更文件2图纸、设计、组织设计、方案方法、各关键特殊作业指导书、其它。PMC监理文件4培训考评3设计变更、采购变更、施工变更。4.文控信息、质量、HSE、进度、费用、其它。EPC总承包商文件5协议文件5协议、实物清单及协议条款变更。6总进度计划、年季，月计划、征地计划、物资计划、供给商文件6生产计划工作计划、作业计划、其它。7通知、意见、联络函、备忘录、请示、回复函、汇各分包商文件7通用公文报、提议、汇报、其它。8协调会、调度会、专题会、图纸会审、设计交底、本单位文件8会议纪要9工程报表10工程总结11签认报审1 2工程统计汇报13资质资产PMC监理例会、其它。9施工报表(日报、周报、月报)、PMC，监理报表(周报、月报)、人机料报表(日、周、月)。10部门总结(信息文控管理、质量控制、进度控制、费用控制、HSE管理、协议管理)、单位总结(通常总结、阶段总结、工程总结)。11费用报审(工量签证、拨付款、索赔等)、进度报审(开停工、复工、计划、延期)、质量报审、HSE报审、文控信息报审。12信息文控、质量、进度、费用、HSE、其它。13单位资质、人员资质、施工设备、仪器工具。EPC总承包商依据和本单位有信函往来关系单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；对已建立一级目录均按收到该单位文件进行二级分类；在二级目录分类合理基础上，EPC总承包商还应进行文件三级目录划分(上表可供参考选择用)，深入细化由EPC总承包商自行掌握。EPC总承包商可依据本单位和本专业特点，建立适宜文档信息管理系统，对各自专业文件进行管理。2.信息文控编码依据EPC工程相关建设项目档案管理要求，编制和其相适合“信息文控编码程序”，对工程项目从投标、设计、采购、施工、试运行到完工验收全过程中形成含有保留价值文字、图纸、声像等多种载体信息文控资料进行编码，科学地管理项目信息文控，实现项目信息文控管理标准化、规范化和统一。3信息文控管理组织协调和职责分工3.1信息文控管理组织EPC工程项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理归口部门。信息文控中心组成组员应包含信息文控工程师、IT工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目全部信息汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门信息文控管理工作。信息文控工程师和各部门文档管理人员相互协调配合从而组成了项目文档控制网络，图171所表示。3.2信息文控管理职责分工3.2.1 EPC工程项目经理及各部门经理项目经理负责项目经理部发往业主文件等信息签发。项目经理外出时可指定一名副经理替换签发信函。部门经理负责本部门报批文件签发。3.2.2信息文控中心3.2.2.1编制用于指导项目标全部文档管理工作文档管理程序，并负责该程序应用和推广。3.2.2.2将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立EPC工程项目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在项目内部建立局域网络，使信息能够立即正确获取、传输、更新、共享。3.2.2.3对项目文档准备、报批、分发、存档和作废等一系列处理过程进行有效控制和管理，确保项目文档质量和格式满足文档使用者需要。3.2.2.4负责项目实施期间文档印刷、分发和临时存档，提供项目文档查阅及复印服务。3.2.2.5负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档移交工作。3.2.2.6负责完工文件整理工作。3.2.2.7按协议要求负责项目其它参与方计算机系统建立。 3.2.2.8各部门信息文控人员根据信息文控中心程序要求建立本部门信息文控管理体系，参与制订文件编码系统。3.2.2.9依据要求立即提交各类文件状态。负责本部门全部文档处理和最终究档。3.2.2.10负责接收信息文控中心对本部门信息文控管理质量审核。4. EPC工程项目管理信息系统4.1管理信息系统网络设计EPC工程项目管理部将信息系统连到Intemet网，项目全部参与方经过网络共享工程建设信息。系统连接Internet网方法多个多样。经典网络设计示意图图17-2所表示。图17-2管理信息系统网络设计示意图4.2管理信息系统结构设计系统采取基于Web技术BS架构，系统只须在服务器安装工程信息管理系统软件加Web服务器软件加数据库，用户端须使用目前流行浏览器即可随时随地共享管理信息资源。系统包含工程信息数据库、工程信息管理系统软件和网站三个部分。系统结构设计示意图图17-3所表示。图17-3管理信息系统结构设计示意图4.2.1公众层项目参与方和社会公众全部能够访问项目网站。外部公众能够经过访问网站了解工程动态、相关工程新闻，同时还能够留言和参与一些讨论。4.2.2工程信息管理系统软件EPC总承包商内部经过用户名和密码进入工程信息管理系统，向系统提供或获取工程信息，进行网上工作处理，公布计划或指示，了解督办事宜落实情况，了解会议信息，对工程相关人员进行网上培训，对方案等进行审查和论证等等。4.2.3数据库数据库用来存放整个项目建设过程中产生大量信息，它是工程信息系统管理软件基础，工程信息系统管理软件在工程信息数据库基础上开发应用。4.3管理信息系统功效设计管理信息系统包含功效有：文档管理、质量控制、进度控制、费用控制、协议管理、HSE管理、物资管理、电子邮件、网上培训和系统管理，图7-4所表示。图174项目管理信息系统组成4.3.1文档管理子系统本模块涵盖了办公自动化功效，关键功效包含：4.3.1.1文档编码；4.3.12文档起草、审批、立案和发送；4.3.13文档接收、审阅、立案、传输和处理，文档批阅和办理；4.3.14文件归档；4.3.15文档查询；4.3.16定制文档步骤，对文档办理状态进行跟踪，提供短信息服务。4.3.2质量控制子系统 本模块是用于对项目标设计质量、采购质量、施工质量等进行控制和管理，关键功效包含：4.3.21项目质量要求和质量法规标准查询；4.3.22实际质量和协议要求质量比较分析；4.3.23质量验收统计；4.3.24综合质量评定；4.3.25质量统计分析；4.3.26提供多个格式质量报表。4.3.3进度控制子系统 本模块可实现功效包含：4.3.3.1计划公布；4.3.3.2计划报审；4.3.3.3进度报表；4.3.3.4进度考评；4.3.3.5编制计划需加载资源管理；4.3.3.6工程实际进度统计分析；4.3.3.7实际进度和计划进度动态比较；4.3.3.8工程进度改变趋势估计；4.3.3.9进度计划调整；4.3.3.10工程进度查询。4.3.4费用控制子系统 本模块可实现功效包含：4.3.41各单位工程单价；计划工程量及计划费用信息查询；4.3.42实际完成费用和计划费用动态比较；4.3.43各月计划费用和实际费用对比分析；4.3.44工程费用估计；4.3.45单位工程和分项工程费用查询；4.3.46提供多个项目费用汇报。4.3.5协议管理子系统 本模块能够实现功效包含：4.3.51围绕项目实施和协议约定，处理责任事项、查阅处理警示、跟踪问题(索赔、变更等)、处理邮件等功效，含有催办督促和处理文件功效。4.3.52跟踪项目实施过程中全部协议，监控跟踪项目标协议实施情况。4.3.53经过状态改变从宏观角度跟踪具体工程变更情况。4.3.54协议送审和审批。4.3.55协议支付计划和实际协议支付情况跟踪和对比分析。4.3.6 HSE管理子系统 本模块能够实现功效包含：4.3.61 HSE管理文件、HSE检验情况通报网上公布；4.3.62项目参与方及人员对各个HSE文件接收情况及承诺(全部公开公布)；4.3.63 HSE不符合信息汇总、分析和查询；4.3.64 HSE事故事件调查汇报信息汇总和查询；4.3.65健康卫生知识、安全知识、环境保护知识查询；4.3.66 HSE不符合事项、事故事件等级判定。4.3.7物资管理子系统 本模块能够实现功效包含：4.3.71进场物资查询；4.3.72物资动态分析；4.3.73物资基础信息；4.3.74物资计划管理；4.3.75物资采购管理；4.3.76物资存货管理；4.3.77物资调拨管理等。4.38电子邮件子系统 电子邮件系统为工程内部联络提供方便。其关键功效有包含：4.3.8.1电子邮件收发；4.3.8.2企业独立域名：4.3.8.3 POP3加密认证收信；4.3.8.4 SMTP加密认证发信；4.3.8.5 Web界面管理；4.3.8.6安全防护功效；4.3.8.7拒绝访问功效；4.3.8.8自动回复；4.3.8.9列表地址管理；4.3.8.10邮箱空间管理等。4.3.9网上培训子系统 本模块提供多种形式网上培训，既能够将需培训内容制作成音像资料放到网上，供各相关单位下载，又能够采取类似聊天室文字交互方法进行，还能够将要培训内容直接以文档形式放到网上以供学习。4.3.10系统管理子系统 系统管理子系统关键包含工程组织结构管理、用户帐号和密码管理、用户权限管理、系统数据库备份、系统数据库恢复等。为确保系统数据安全性，系统数据库既要有自动备份功效(每日)，又要有手动备份功效，鉴于系统数据庞大，应采取增量备份方法。当系统数据被破坏或不一致时，要能够自动恢复。4.4工程总承包项目信息文控管理步骤4.4.1项目信息搜集项目信息搜集是项目信息管理基础。在项目信息管理过程中，要培养和树立项目全员信息管理意识，确保所搜集信息全方面性、正确性和有效性。在项目信息搜集过程中，要根据项目信息标准化要求，形成标准原始信息，为项目信息管理传输、处理、反馈和存放提供方便。信息积累和管理应列入项目建设计划和相关部门及人员职责范围之中，并有对应检验、控制及考评方法。4.4.1.1搜集范围通常反应和项目相关关键职能活动、含有利用价值多种载体信息，全部应搜集齐全，归入建设项目档案。4.4.1.2搜集时间应按信息形成前后次序或项目完成情况立即搜集。4.4.1.3各方职责4.4.1.3.1项目准备阶段形成前期信息应由业主各承接机构负责搜集、积累并确保信息立即性、正确性。4.4.1.3.2 EPC总承包商负责项目建设过程中所需信息搜集、积累，确保信息立即性、正确性，并按要求向业主档案部门提交相关信息。4.4.1.3.3各分包商负责其分包项目全部信息搜集、积累、整理，并确保信息立即性、正确性。4.4.1.3.4项目PMC监理负责监督、检验项目建设中信息搜集、积累和齐全、完整、正确情况。4.4.1.3.5紧急(质量、健康、安全、环境)情况由发觉单位快速上报，具体根据 EPC工程项目经理部质量管理体系文件和HSE管理体系文件中相关程序实施。4.4.2项目信息处理4.4.2.1外部信息EPC总承包商接收到外部信息，在进行处理和传输分发之前必需审查其有效性。如发觉收到文件和资料在有效性存在问题，应立即和发放信息单位联络，取得有效证据。对于接收到外部信息由信息文控中心接收并确定其有效性，进行编码，再依据文件类别填写“来文记录表”，登记过文件由信息文控人员呈交项目经理审阅、批办或转批。然后交信息文控中心复印，原件存档，复印件根据“文件发放记录表”分发到相关各部，或提交相关部门处理，必需时报送业主。4.4.2.2内部信息内部信息根据EPC工程项目经理部要求起草后形成正式文件，由项目经理审批后再由信息文控中心登记、编码、复印，然后根据“文件发放记录表”分发到相关各部，必需时报送业主。项目标全部信息资料，在使用前应由相关责任部门或人员进行评审。如发觉错误或疑问，应立即和提供部门联络，协商处理，以确保质量。4.4.3项目信息发送和回执4.4.3.1项目信息发送4.4.3.1.1发往外部全部报批文件、信函、传真、会议纪要等应使用信息文控中心制订统一文件格式和文件编码。经发件部门经理、项目经理签字同意，由信息文控中心登记编码后统一发送、存档。4.4.3.1.2传真应以固定标识和格式明确文件专题、发文号、收发件人等内容，要求对方回复事项应明确回复时间和相关要求。发往外部信函中要求对方回复事项应明确要求回复时间和相关要求。4.4.3.1.3报批文件由各部门准备(内容包含其它部门时，由文件编制部门牵头会签)，连同由部门经理签字“文件传送单”送信息文控中心向业主提交。4.4.3.1.4 EPC总承包商项目经理部和业主例会会议纪要由信息文控中心整理完成，征求各部门意见后交业主审阅修改，无异议后双方签字认可，传送各相关部门。4.4.3.2项目信息回执4.4.3.2.1各部门应根据职责要求，要立即正确地对接收到项目信息立即进行处理及反馈。4.4.3.2.2各部门设置专门文控人员定时查看信息平台通知栏和公文办理模块，定时查看信息、下载，系统自动回执，并对系统自动回执信息下载保留，以后跟踪和追溯。4.4.3.2.3技术类文件、程序类文件、管理类文件、设计变更、组织设计报批文件等特殊要求纸质传真类文件，在收到对方“文件传送单”或传真文件后，第一时间在“文件传送单”或其要求回执签字处签署，按文件分类要求进行分类归档。4.4.4项目信息存放EPC工程项目中流动各类信息最终全部会以各类文件形式进行存放保留。针对项目信息存放管理也即为对于项目文件管理。4.4.4.1档案管理基础要求4.4.4.1.1对于全部项目完工资料全部要按项目文档编码体系要求进行编码。4.4.4.1.2归档完工资料要按摄影关文件编制要求，由EPC总承包商项目信息文控中心在开工前对文档管理职责进行划分。4.4.4.1.3要确保项目档案资料原始性及真实性，各部门全部必需指定专员负责搜集和整理。4.4.4.1.4项目资料整理应按项目文档管理程序要求，确保各部分之间有机联络，分类科学、组卷合理。4.4.4.2项目文件归档4.4.4.2.1归档文件必需完整、成套、系统；必需记述和反应建设项目标全过程；必需真实统计和正确反应项目建设过程和完工时实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。4.4.4.2.2各部门完成本业务范围资料搜集、整理，移交信息文控中心进行分类、编号、整理、立卷、编目，经EPC总承包商项目经理审核签认后，由项目信息文控中心存档。4.4.4.2.3对于电子文件，文件形成部门应定时把经过判定符合归档条件电子文件向信息文控中心移交，并按对应管理要求格式将其存放到符合保管期限要求脱机载体上。4.4.4.2.4完工资料编制整理必需符合相关管理要求。4.4.4.3项目文件借阅 EPC工程项目经理部应建立一套高效简练内部文件流转程序。对全部接收和发出文件，建立严格登记制度和借阅制度，各部门借阅信息文控中心保管项目文件时，应填写“项目文件借阅单”，由部门经理签字同意方可借阅。另外，还要注意文件存放安全性，尤其是防盗、防火和防潮问题。以上制度建立后由专员进行监督实施。4.4.4.4项目信息保密 依据总企业相关保密要求和要求，为确保总承包项目标各方利益，一定要认真做好保密工作，和项目相关技术、商务、招投标等文件和关键信息严禁对外泄露和传输。