宣传广告采购管理制度.doc

广告宣传品采购管理制度

第一条 目的
提高公司对外宣传广告采购的准确性和可控性，规范约束和监督宣传广告采购业务活动，降低采购成本，提高公司各类营销宣传广告的质量和经济效益。
第二条 适用范围
适用于公司所有宣传广告物料（画册、单页、营销礼品、POP材料、大型写真、喷绘广告等）的采购。
第三条 权责部门
所有采购由“采购部”统一安排，没有成立采购部的由“办公室”负责。
第四条 采购审批
由部门申请报公司领导批准后交采购部门来购。
采购需严格按照实际使用进行计划，对于不适用或价格超出市场行情的宣传广告采购，公司将不予审批。
第五条 采购要求
1、一律不准先采购后申请对于未授权采购的宣传广告、未列入采购申请或超出申请的临时采购，由采购经办人自行承担采购责任。
2、采购时，至少有2人同时参与。对于金额超过5000元的采购需签订采购合同。
3、采购部工作人员应认真做好市场调研，尽量减少采购中间环节，与直接服务提供商合作。
4、直接服务提供商由公司会议研究确定。
第六条 采购明细
采购各类宣传物料时应注明：名称、规格型号、数量、估计价值、用途等。
第七条 询价、比价
在采购前应进行询价或实地调查，提供至少3家以上的供应商报价和联系资料。（超过1000元的）未经询价、比价不得进行采购。
第八条 采购时限
经审批的采购申请，采购部应在规定采购期限内采购到位，由于人为原因不能按时采购而影响公司利益的，给公司造成损失的按确定的损失额予以赔偿。
第九条 验收、入库、出库
㈠ 办公室负责人需对采购物品进行验收。必要时，工程部需参与验收工作。
㈡ 经验收后，对于不合格的物品不得办理入库手续；对于不符合采购要求的物品予以退回或其他方式处理。
㈢ 入库时，相关责任人要登记好入库明细帐，做到条理清楚，可追溯性强。
㈣ 出库时，使用人应办理明确的出库领用手续，仓库需做好出库台帐。
第十条 结算
结算付款时，财务部应当索要发票和入库单，财务部对库存台账负有定期检查责任，严格遵循公司财务管理制度。
第十一条 巡查
公司建立巡查机制，对相应的宣传广告定期巡检管理。由办公室与营销部组成巡查小组，每次巡查至少2人，每周不少于一次对各处大型的宣传广告进行巡查并做好巡查记录，对于巡查过程中发现的问题及时反馈解决。
巡查小组及时掌握宣传广告的动态，对相关宣传广告的后期效果及市场反馈进行跟踪，确保效益最大化。
第十二条 其他
相关工作人员不负责任、弄虚作假，接受客户吃请，和收受回扣，视情节及数额大小将追究其经济和法律责任。
第十三条 本采购管理制度自印发之日起实行

2015年1月26日

宣传广告出库登记表

领用人： 日期：
物料名称
单位
数量
单价
金额
用途

批准： 审批：

宣传广告出库登记表

领用人： 日期：
物料名称
单位
数量
单价
金额
用途

批准： 审批：

宣传广告巡查记录

日 期
月 日 时 分
地 点

巡查项目

巡查记录

问题反馈

处理结果

巡查人签字：

宣传广告巡查记录

日 期
月 日 时 分

地 点

巡查项目

巡查记录

问题反馈

处理结果

巡查人签字：
宣传广告入库单

凭证号：
采购日期

入库日期

入 库 物 品 清 单
序 号
品 名
数 量
单 价
金 额
备 注

采购人签字：

入库人签字：

宣传广告入库单

凭证号：
采购日期

入库日期

入 库 物 品 清 单
序 号
品 名
数 量
单 价
金 额
备 注

采购人签字：

入库人签字：

采购流程图

采购需求

宣传POP材料、大型写真喷绘
各类对外宣传画册、宣传单页
办公宣传用品、营销宣传礼品

部门申购

审 批

未批准
采购取消

批 准

安排部门采购

采购作业

老供应商
新供应商

评定

合格供应商

货品追踪、发票
议价、采购

不合格品
退回或其他处理
仔细验收

合 格

入 库

出 库

库 存 台 账

材料名称：

库存位置：

类 别：

规格型号：

计量单位：

日期
凭证号
摘要
入 库
出 库
结 存
备注
数量
单价
金额
入库人
数量
单价
金额
出库人
数量
单价
金额

采购流程图解

部门
采购需求部门
开发公司 / 部门领导
采购部 / 项目公司 / 办公室
服务供应商
验收责任部门
仓 库
工
作
图
解
出库领用登记
根据实际情况，提出采购需求

视具体采购申请，对采购需求进行审批

安排至少2人进行采购，采购经办人需联系合格供应商，同时询价、议价

根据需求进行制作

认真负责组织验收

做好入库登记工作

说明
1．项目公司、办公室、采购经办人要认真做好采购前的询价、议价工作。
2．对于所采购的宣传广告物品应认真负责任地组织验收，严把质量关、数量关。
3．采购物品使用后，认真留意市场反馈情况，及时向公司反馈相关信息。