货币兑换有限公司兑换水单管理制度模版.doc

天津zz货币兑换有限公司兑换水单管理制度

1 总则
1.1 管理目的
为了加强对zz内部之间及公司与客户之间的业务凭证的管理，加强对外币兑换交易的管理监督，按照外汇局的要求留存兑换水单信息，特此制定兑换水单管理制度。
1.2 使用范围
本制度适用于zz现钞业务部全体员工。
1.3 监管措施
天津zz货币兑换有限公司所有的业务单据，受现钞业务部及相关部门的多重监控。
2 外币兑换水单
2.1 水单内容
2.1.1 外币兑换水单（以下简称为“兑换水单”）由现钞业务部严格按照国家外汇管理局的相关规定统一设计格式。
2.1.2 兑换水单内容参见下图。

2.1.3 兑换水单复核：
2.1.3.1 复核限额划分
新员工入职后满3个月可视为成熟员工，成熟员工办理业务兑换金额超过等值8000元人民币需经第二人复核。
新招员工上岗后一个月内每笔兑换业务不论金额大小均需第二人复核。
所有复核人签字写至水单下方空白处。
2.2 水单印制、申领、核销
2.2.1 水单印制
各门店经理统计兑换水单需求量，并以邮件形式报送门店业务中心，经总部邮件批复后，由门店经理呈报采购预算公文在公文中注明印制水单印制号段并按照总部规范模板自行联系厂家进行水单印制。
应外汇局管理要求，兑换水单在印制时需具备水单编号，且兑换水单需连号使用。
印制完毕后，各门店经理负责接收印制的空白水单并登记保管。
2.2.2 水单申领
各网点统一由门店经理安排店面水单的申领工作，应准确填写交接记录。详见附件1：《zz水单印制及领用表》
2.2.3 水单核销
各营业店面依照国家外汇管理局《个人本外币兑换特许业务试点管理办法》对已使用的水单进行核销及归档保管，以便后续申领工作。
2.3 水单使用
2.3.1 各营业店面每日使用水单应填写《水单使用登记表》（附件2），兑换水单应连续编号，不得重复使用，同本水单不得跳号使用。
2.3.2 兑换水单一式三联，第一联（即白色联水单）为网点留存联，第二联（即粉色联水单）交予客户，第三联（即蓝色联水单）上缴分公司计划财务部。
2.3.3 兑换水单填制应完整记录每笔兑换业务的明细，加盖业务专用章，并交客户签字确认。
2.3.4 兑换水单原则上必须全部机打，保证字迹清楚。若有特殊情况需手写水单，告知该网点当班负责人，经门店经理同意后，方可执行手工填写水单。
2.3.5 手工填写水单应保证字迹清楚，不得有涂改现象，统一使用黑色签字笔填写，事后应进行系统水单补录，补录系统后，将原有手写水单置于新使用水单后放置，作为实际兑换交易凭证，在新录入水单下方空白处上注明“因系统问题补录水单”字样，两套水单均需加盖业务章，但新录入水单无需客户签字，空白即可。两套水单应保证所有信息准确无误，如存在差异，将视为擅自修改或伪造水单，一经发现，严肃处理。
2.3.5.1 手工填写水单原则
网点在发生以下情况时，方可使用手工填写水单。
2.3.5.1.a 兑换系统可正常操作，但打印机出现异常，无法正常打印水单；
2.3.5.2 手工填写水单规范
填写水单时，应与机打水单保持一致。
2.4 水单存放与管理
2.4.1 各营业店面如需领用业务水单时，需向门店经理提出领用申请，并填写《水单印制及领用表》。
2.4.2 各营业店面对水单进行统一保管，同时登记外币兑换水单使用表格，记载库内水单存储现状和水单使用增减变动情况，并由各门店负责人指派人员负责水单领用的记账、审核和保管。
2.4.3 兑换水单上每联都需要加盖公司业务章，业务章需保证清晰可辨，如无印章或印章不清晰需重新加盖公司业务章。
2.4.4 第一联（即白色联水单）作为网点留存联，作为业务审查依据，每笔兑换水单应与相对应的个人结售汇系统通知书共同装订，如境内个人购汇业务装订时需附加客户购汇申请书，装订封面应注明装订的水单编号、业务日期、装订人，每本水单以50-100份连号装订。使用过的水单不得转让、出售,需保存3 年备查，相关电子记录长期保存。
2.4.5 第二联（即粉色联水单）交予客户，作为我司与客户之间业务的凭证，当境外个人需要办理当日累计等值1000 美元以上5000 美元（含）以下未用完人民币的兑回业务时，我司需审核其在我司办理兑入业务时的水单凭证，确认兑回币种与原兑入币种相同，兑换金额不超过原兑入金额且原兑入水单凭证未超出24个月的有效期，收回的原兑入水单与新兑回水单第一联一并保存。
2.4.6 第三联（即蓝色联水单）上缴分公司计划财务部，作为营业网点业务的财务原始凭证。按照计划财务部要求每月定期上交，交接需填写单据交接单(附件3)。
3 作废水单管理
3.1 作废原则
作废水单分为客观因素造成水单作废、主观因素造成水单作废。
客观因素包括因顾客修改原有交易信息或顾客取消兑换交易，导致外币兑换水单作废处理，主观因素包括因经办人员输入交易信息有误，外币兑换水单与实际交易存在误差，在原有打印水单上进行人工修改、涂抹，导致外币兑换水单作废处理。
3.2 作废水单处理原则
由于顾客取消交易而造成的水单作废第二联顾客留存联应向顾客申请收回以保持两联完整，将其右上角做剪角处理且每联都需加盖“作废”章，在第一联注明作废原因，由店面当班负责人签字确认，并在外币兑换系统中取消该笔兑换交易，无需打印撤销水单，只需将原作废水单剪角，按编号连号保存，每笔作废水单均需填写《作废水单登记簿》。
如发生第二联顾客留存联无法及时回收，导致三联水单不齐，应在作废水单当日，以邮件形式，将原因注明上报至门店经理，门店经理应调查其原因真实性，确认无误后，在邮件中注明调查结果并上报至zz现钞业务部门店业务中心备案。同时，店面员工应及时填写《作废水单登记表》如被疑似员工擅自修改已完成的交易记录，现钞业务部门店业务中心有权对作废水单进行调查核对，一经发现无作废原因、伪造作废水单或原因解释不清的，将对经办人、复核人及门店经理进行严肃处理。
3.3 作废水单管理
作废水单应于当日下班前及时登记《作废水单登记表》（附件4），作废水单与正常业务水单一同按编号连号保存，保管期限为3年。
4 处罚管理
4.1 错误使用水单条例
4.1.1 兑换水单不完整（无客户签名、无业务章或业务章不清晰、超过复核限额无复核人签字、手写水单不规范、手写水单与补录水单不匹配、作废水单不完整）；
4.1.2 擅自修改或伪造水单或者未经批准擅自使用水单；
4.1.3 未经批准擅自严重销毁公司兑换水单、兑换水单无法依规保存三年；
4.1.4 未经批准擅自将水单客户信息告知于非公司员工。
4.2 处罚原则
水单作为我司各项业务的凭据，应妥善使用及管理，凡违反规定的将被视为违纪行为，因水单错误造成长短款问题，应依照《现钞管理制度》中长短款内容进行处罚。
4.2.1 各门店以自然月为单位，凡兑换水单出现上述第1条错误，且出错率超过当月水单使用数量1%的门店，均给予错误水单经办人及所属店面负责人通告批评处分。
4.2.2 各营业门店面员工如违反上述第2条规定者，给公司造成经济损失的，对直接责任人给予通告批评处分，并扣发一个月绩效工资。如给公司利益造成10000元（含）以上重大损失的，公司可依法向个人追偿，要求个人承担责任。情况严重者，公司可依照劳动合同法中的规定解除其劳动合同。
4.2.3 各营业店门员工如违反上述第3条规定者，造成公司经济损失，或无法提供3年兑换水单以备外汇管理局检查，造成公司被外汇管理局处罚的，对公司新增店面等造成影响者，将对直接责任人给予通告批评处分，并扣发一个月绩效工资。情况严重者，公司可依照劳动合同法中的规定解除其劳动合同。
4.2.4 各营业门店员工如违反上述第4条规定者，造成客户交易信息大量流失，给公司带来严重后果的，将直接给予责任人通告批评处分，并扣发一个月绩效工资。视情节严重性，如因此导致公司遭受其他经济损失，公司可依法解除其劳动合同，并追究其相关法律责任。
5 附则
5.1 所有纸质兑换水单应保存3年备查。
5.2 现钞业务部及风险管理部有权依照公司规定及法律规定对所有业务单据进行审核。
5.3 本制度的最终解释权归现钞业务部所有，并由现钞业务部根据业务发展需要不断完善。
5.4 本制度自公布之日起施行。原下发的《天津zz货币兑换有限公司兑换水单管理制度》（xx〔2015〕14号）废止。

附件：1.水单印制及领用登记表
2. 水单使用登记表
3. 单据交接单
4. 作废水单登记表

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附件1
zz水单印制及领用表
营业网点：
北京宏源大厦店
日期
水单起始号
水单终止号
份数
剩余
申领人
复核人
备注
3月15日
1
20000
20000

**
**
印制
3月16日
1
200
200
19800

领用
3月20日
201
600
400
19400

领用

每次领用不超过1000份，剩余由网点负责人保管

附件2
水单使用登记表

营业店面

水单领用
水单上缴
门店经理确认
日期
时间
领用柜位
领用数量
水单起始号
领用人签字
上缴数量
水单起始号
上缴人签字
备注

附件3.
单据交接单
序号
单据类型
交接时间
水单起始号码
水单终止号码
水单张数
所属门店
交出人
接收人
备注

附件4
作废水单登记簿

日期
水单号
系统流水号
交易金额
作废原因
经办人
门店经理

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