ERP系统操作综合流程及岗位责任管理核心制度.doc

ERP系统操作步骤及岗位责任管理制度数字化管理最终目标是利用核实手段及分析手段现代化，实现企业管理工作现代化，为企业管理现代化提供基础。ERP系统是由系统各类人员，计算机硬件系统、核实软件，及各类会计信息组成一个有机整体，为确保已建立ERP系统安全、可靠、正常稳定运行，而且在运行过程中不停提升运行效率，增强信息系统运行效果，有必需对系统进行科学、严密管理，即： 1、建立、健全多种组织控制方法，确保系统安全、正常、可靠、稳定运行； 2、加强对已建立信息系统管理，提升系统运行效率； 3、充足利用系统提供多种手段，便利灵活地为管理提供服务。依据以上目标，并结合财政部对企业财务数字化要求和ERP系统特殊性和我企业实际情况，制订出我企业ERP系统管理制度。第一章 操作使用管理本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中制度，关键任务是建立、健全和完善数字化管理运行环境，确保主系统内各类信息资源安全、可靠及完整，预防违规操作，避免因误操作而造成数据失真和丢失，确保发生故障时能立即发觉、立即纠正、立即恢复，同时确保数字化管理信息资源正确性、立即性、完整性和连续性。 一、上机运行要求： （1） 系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员同意相关人员，有权上机操作运行系统； （2） 非指定人员不能上机运行系统； （3） 上机人员必需根据各自操作权限进入，不得越权，为预防这类情况发生，上机人员操作完成后，必需退出系统； （4） 应立即作好各自备份工作，以预防意外事故发生； （5） 不能使用来路不明软盘和多种非法拷贝工作，以预防病毒传入； （6） 对各应用软件word、excel等使用，必需建立自己子目录，存入自己文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除，文件编辑者自负后果。 二、ERP系统操作要求信息内容录入1、 每个职员在完成一项和ERP系统相关工作后，必需在十五分钟内按管理系统要求正确录入相关信息。2、 入遇特殊情况，不能按时录入，须上报直接上级主管，并由直接上级主管安排其它人员代为录入。3、 对于当日未能完成工作，须按实际完成情况录入系统或按管理系统相关要求进行处理。第二条 信息录入监督1、 各部门经理要严格监督下属职员信息录入工作，发觉未能按要求时间录入者，要立即给予纠正，并立即处理。2、 信息管理员经过定时检验和不定时抽查方法监督各部门信息录入工作，并将检验结果反馈方便对相关部门和人员进行考评。第三条 信息查询1、相关人员根据信息管理员要求权限进行查询。2、超出权限范围内查询，需经部门经理同意报总经理同意，然后由信息管理员分配权限进行查询。第四条 信息系统保密ERP系统用户名和密码是进入ERP系统唯一凭证，职员要将其妥善收藏且不得随意统计在笔记本上和一般纸张上，以防其它人员偷窥。，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误，所造成后果由本人承当。职员不得将用户名和密码泄露给任何人，除直接领导或信息管理员要求外。职员根据要求权限进行操作，不得有意损坏文件统计。第五条 错误处理ERP系统是一项管理系统工程，含有高度上下级关联性，ERP系统各岗位人员全部同时是上层数据使用者又是下层数据提供者。对上层数据，如发觉错误必需向相关人员汇报并暂停和此相关工作，并跟踪问题处理情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出质疑，确保数据正确。全部些人员如发觉错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发觉本身操作失误应立即通知受影响部门，并采取对应方法立即纠正；第六条 离开岗位ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必需立即退出系统，避免占用系统模块人数，同时避免账号被她人使用。如所以而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。第七条 ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项要求。第二章 岗位说明本企业ERP系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、存货管理、计划管理、财务管理、BOM等七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总责任人。依据系统职能设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出以下岗位：模块职能部门关键用户数据输入员数据审核员BOM工程部工程部经理BOM数据处理员工程部经理销售业务部业务部经理业务助理财务部经理采购采购部采购部经理采购员采购经理存货管理PMC仓库主管仓库数据处理员仓库主管批次计划管理PMCPMC经理生产任务管理员PMC经理计划数据管理员财务管理财务部财务部经理应收会计财务部经理成本会计应付会计系统维护管理部系统管理员ERP项目运行小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统管理员及企业领导层组成，对整个ERP项目标运行负总责。其中项目领导小组由副总经理任组长，各部门经理组成项目领导小组，对项目标实施负领导责任，经过调配和协调各项资源为系统运行成功提供保障。ERP专员负责协调处理各模块运作过程中碰到多种问题。各部门经理，主管是本模块部门责任人，负责联络ERP系统工程师处理本模块最终操作用户提出和系统相关全部问题。第八条各部门主管必需结合本部门情况组织制订出本模块操作规范，说明本模块关键业务步骤、各步骤操作步骤、各进程操作方法、和操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进职员，并在使用过程中使系统不停趋向完善。第九条最终用户在操作过程中如碰到问题应先查询操作手册，如不能处理，再联络部门主管和系统工程师处理，处理问题后将新问题和处理方法加入操作手册。第十条 BOM产品基础管理模块（工程部）（一）BOM产品基础管理模块工程部经理关键职责：1、 负责制订物料编码规则、物料数据相关关键属性设置总体方案；2、 审核并签字确定本模块全部作为ERP系统输入依据基础文件，包含物料编码文件、物料数据文件、物料BOM文件、单位换算系统文件等；3、 负责制订、完善物料数据和物料清单数据修改增加操作步骤，编写步骤图，并发放到部门各岗位实施，包含物料编码增加处理步骤、换算系数改变处理步骤、新旧材料更替处理步骤、新旧产品BOM处理步骤等；4、 对于物料数据表中物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、检验方案方法等部分和物料BOM表中损耗率、工序属性部分，负责联络或指导最终用户联络各相关部门提供其相关数据完成设置；5、 分配、指导、监督物料系统数据管理员工作，检验物料数据和物料清单数据正确性，发觉错误立即指导纠正；6、 负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必需在一个工作日内搜集数据并提供给数据处理员输入、修改数据；（二）、BOM产品基础管理模块-工程部BOM数据处理员关键职责：1、 负责依据数据提供人员签发物料编码文件，部门主管签发物料数据关键属性设置方案，和其它用户确定物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并确保录入无误；2、 负责依据系统数据提供员签发单位换算系统文件输入、修改各项物料不一样单位间换算系数；3、 不能随意改变各项物料数据、物料属性和换算系数；4、 确保数据立即性、正确性，当有新编码和换算系统改变时，立即通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；5、 当收到采购部、生产部、生管部物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求时间内查清情况，如确有错误，应立即纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；6、 负责依据数据提供员签发BOM层次设置方案，设置物料清单，及依据生产部提供资料设置原材料、半成品物料替换； 7、 确保物料BOM和实际工艺清单一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，立即修改物料清单并以系统中改变后物料清单签字确定后发放到生产部和仓库等相关部门；8、 负责依据系统数据提供员签发工艺路线步骤文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等工艺数据；9、 新产品完整父BOM和子BOM在接到数据提供员提供完整数据后，必需在四个小时内完成录入确定工作，并列印受控；系统业务功效名称：基础资料物料、计量单位、BOM维护、工程变更、合作部门：PMC、生产部、仓库、品质部、财务部、采购部第十一条 销售管理模块（业务部）（一）、销售管理模块业务部经理关键职责：1、 负责制订用户编码、操作人员工作分配；2、 制订、公布、完善销售管理基础数据，增加修改步骤、正常销售处理步骤、销售退货处理步骤、编写处理步骤图；3、 审核并签字确定本模块全部作为系统输入依据基础文件，包含用户编码、用户资料、运输提前期文件等；4、 如有特殊情况或订单变更时，应立即通知销售订单处理员； 5、 指导、监督销售数据管理员、销售订单处理员工作，检验销售基础数据正确性，销售订单正确性；6、 跟踪销售订单实施情况，如有错误立即指导纠正； （二）、业务助理关键职责：1、 负责依据部门主管确定用户编码、用户资料等基础资料输入、更新；2、 依据销售管理部门主管审核确定销售计划输入或修改销售订单；完成时间在一小时内。3、 每日于下班前必需将当日销售订单交财务部，不能因自己工作延误影响财务出货对帐；4、 如发觉物料数据、用户资料不正确或有疑问，应立即通知相关人员要求在限期内处理，如没有得四处理，应向模块部门主管反应并等候相关指示；5、 确保数据立即性、正确性，全部数据更新修改应在接到通知后立即进行，并将修改结果知会相关人员，最多不能延误超出三小时，不能影响下层业务处理；6、 跟踪订单实施情况，监督、催促下游步骤立即处理订单，以免延误，并立即将情况反馈给部主管；系统业务功效名称：基础资料用户、销售订单处理、变更合作部门：工程部、财务部、PMC第十二条 采购管理模块（采购部）（一）、采购管理模块-采购部经理关键职责：1、负责制订采购协议、和供给商编码标准；2、确定本模块全部作为系统输入依据基础文件，包含供给商编码、供给商资料等；3、负责制订、完善本模块各项业务操作步骤，包含正常采购、采购退货，编写步骤图；4、提供供给商编码文件给采购订单处理员，供给商编码、税率等发生改变时，应立即通知采购订单处理员。5、分配、指导、监督采购订单处理员工作，检验供给商数据、采购订单、委外加工单正确性，发觉错误立即指导纠正；6、追踪采购订单实施情况，发觉问题立即指导纠正；（二）、采购员关键职责：1、 负责依据部门主管签发供给商编码、供给商资料，输入、更新供给商数据；2、 对于新增加供给商应依据编码标准进行编码，确保编码一致性、统一性；3、 跟踪采购订单实施情况，对于不再实施订单应立即关闭；4、 如发觉上层采购申请单不正确或有疑问，应立即通知生产管理配合处理，如没有得四处理，应书面向部门主管汇报，在相关错误处理后才能进行下一步工作；5、 如发觉本层采购订单有错误，立即更正并以书面通知PMC及财务部；系统业务功效名称：采购管理订单处理、采购管理采购申请， 合作部门：生产部、PMC、财务部第十三条 批次计划管理模块 （PMC）（一）、计划数据管理员()关键职责：1、负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据系统设定；2、负责检验计划物料BOM、关键物料清单完整性、正确性；3、负责依据部门主管签发月生产计划、产品生产优先次序、物料库存情况制订合理采购申请单，并在当日通知采购部门；4、负责定时运行MRP物料需求运算，计算前应检验销售订单、物料BOM是否有遗漏或错误，如发觉问题必需立即向工程部门、销售管理反应并要求更新，待数据正确无误后在进行MRP运算；5、计划有变动时，立即调整并维护、重运行MRP物料需求计划，并将调整结果向下游用户作正式文字通知；6、当收到下游采购部、生产任务管理员反馈运算单据错误质疑通知后，有义务在第一时间主动配合要求部门查清问题，如有误立即帮助处理；系统业务功效名称：物料需求计划方案设置、物料需求计划MRP计算、采购管理采购申请；合作部门：工程部、仓库、采购部、业务部（二）、生产任务管理员；（）关键职责：1、 依据计划数据管理员MRP计算生成生产任务单，负责对任务单调整及完善,在确定无误后下达生产任务单；2、 当日生成生产任务单必需当日内完成下达，跟踪生产任务单实施情况明细；3、 负责下达生产任务单自动生成生产投料单维护、审核、列印工作；4、 发觉上游MRP生成生产工单有错误或疑问，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合处理。5、 因产品BOM错误不完整或不存在造成无法生成正确生产工单，必需通知工程部门在一个小时内立即更新；6、 追踪委外工单正确性，发觉错误立即指导纠正；系统业务功效名称：生产任务管理生产工单、生产任务管理生产领料单 委外工单合作部门：工程部、仓库、生产部第十四条 库存管理模块（仓库）（一）、库存管理模块仓库主管关键职责：1、 负责制订库存调整标准、库存事务处理权限分配表；2、 负责制订、完善仓储数据增加修改步骤，出入库控制步骤，库存事务处理步骤，仓库盘点步骤，库存数据分析管理规则，编写、公布、更新步骤图；3、 审核并签字确定本模块全部作为系统输入依据基础文件，包含仓库资料、库存调整原因、库存事务处理权限文件等；4、 确保物流通畅，提升库存效率，降低库存成本； 5、 负责分配、指导、监督仓储数据管理员工作，确保库存数据正确、确保出入库控制立即性和正确性；（二）、仓库数据管理员关键职责：1、 依据部门主管签发仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应立即通知各相关部门；2、 在接到品质部签字确定后采购订单，物流收料、退料通知单和送货单位送货单后，当日输入采购收货验收数量完成外购入库单及其它入库单，并确定审核。3、 在接到物流收料通知单和加工单位送货单后，当日完成委外加工物料入库，并确定审核。4、 在接到经生产或其它使用部门签字确定生产入库单、退料单、物料领用通知后，当日输入完成生产入库单、其它出库单并审核；5、 接到业务部门签发发货通知单后，一个小时内输入销售出库单，并确定审核、打印交财务部门，不能因延误影响销售出库；6、 如发觉本身操作失误应立即通知受影响部门，并采取对应方法立即纠正；7、 全部操作须在接到通知后二小时内实施，不能影响各项出入库业务，造成企业经济损失；8、 如发觉仓库基础数据、物料基础数据、销售通知单、采购订单、生产发料单、生产物料报废单不正确或有疑问，应立即通知相关人员，如没有得四处理，应书面向部门主管反应，不能知错不报、将错就错，深入造成下层结果错误。9、 在接到经各相关部门签字确定车间成品入库单后，作库存转移，将成品从收货仓调入成品库，样品散数调入样品库，操作立即正确；10、以上各项操作要谨慎，不然会影响系统各项库存正确性；11、负责每个月月初查对实际库存和系统库存，发觉错误应依据库存历史数据管理员提供上月库存历史数据和仓管员提供仓库进出资料，找出原因统计立案并汇报部门主管；12、 照各个物料盘点周期，仓库管理员定时对各仓库进行盘点，仓库数据管理员在遵照系统盘点作业步骤盘点前审核全部仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交仓管员物料盘点；系统业务功效名称：仓存管理入库、出库、调拨、盘点合作部门：生产部、采购部、生产管理部、财务部第十五条 财务管理模块 （财务部）（一）财务管理模块成本控制员关键职责1、 维护成本核实要素，如系统价格，生产成本，费用归集方案；2、 立即过帐生产事务处理并检验集成结果；3、 立即就生产结果中出现异常情况提出意见并跟进处理过程；4、 指导企业报废物料过程及在系统中数据归集。（二）、应付账款管理员关键职责：1、 立即跟进采购员和收货部门处理已收货统计；2、 每个月定时检验系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；3、 月结时跟进采购员和收货部门出具已处理收货单、未处理但已收货收货单汇报；4、 立即检验收货统计处理后数据集成正确性，立即录入已处理收货统计对应进项税暂估；5、 检验对各供给商应付账余额，确保能反应真实往来。（三）、应收账款管理员关键职责：1、 负责审核结算单单价、扣点、金额等，发觉错误立即通知销售订单处理员，并指导纠正；2、 立即打印销售发票，间隔期不超出1天；3、 立即处理已交货销售订单；4、 过账集成销售数据至财务子系统；5、 立即处理应收账款：依据用户汇款，输入用户回款，并立即分配回款至各销售发票，不能因自己延误造成销售订单被冻结；发票管理，销售更正处理，确保用户余额正确性；6、 每日对帐并存档，发觉问题立即处理、纠正；7、 如发觉财务基础数据不正确或有疑问，应立即通知财务数据管理员，如没有得四处理，应书面向项目组反应，不能知错不报、将错就错，深入造成下层结果错误。（四）、财务部主管关键职责：1、 负责科目维护更新，分帐设置管理；2、 检验每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块查对科目总账；3、 结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4、 指导部门其它岗位日常操作，检验错误日志，和IT部相关人员处理问题；5、 提出财务管理报表计划；6、 针对实施过程中出现问题，结合ERP特点，提出适宜财务处理方案，并能促进该方案顺利实施；7、 就生产、采购、销售过程中问题提出意见，和相关部门保持有效沟通以达成处理问题目标；8、 维护更新部门操作手册。系统业务功效：、报表、应收款管理、应付款管理、合作部门：生产管理部、采购部、物流部、生产部第十六条 系统管理（一）、ERP专员关键职责：1、 负责系统权限分配；2、 负责系统日常管理、维护和备份3、 负责解答其它用户按程序提交技术性问题；4、 帮助其它部门主管制订多种方案、制度；5、 负责协调企业内部资源，控制项目进度，配合各部门主管推进系统实施；第三章 危机预防及应急处理措施第十七条 数据备份：IT部必需定时进行相关数据备份，天天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每个月一次归档备份并验证备份数据正确性；完全备份和归档备份资料必需和系统分开存放。第十八条 IT部定时检验服务器等关键设备运行情况，做好运行日志统计，发觉问题要立即处理；同时经过对关键部件采取冗余技术，确保系统稳定运行及数据安全；第十九条 在发生系统故障或突发事件发生时，IT部必需在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各相关部门采取方法降低由此造成影响和损失；IT部必需依据当初具体情况制订计划立即恢复系统运行。第二十条 各相关职能部门在收到IT部故障或突发事件通知后，必需组织本部门相关人员就相关事项做出安排，手工处理和系统相关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；第二十一条 包含其它如操作步骤调整、业务步骤重组等情况，必需首先确保内部各步骤正常运转,尤其是不能让生产线停工待料；然后由IT部门牵头组织各相关部门会议讨论决定相关处理措施并实施。第四章 奖惩措施第二十二条 各岗位以一百分为基数进行考评。第二十三条 各岗位人员不按操作规则实施而造成错误，每次扣10分。第二十四条 各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误每次扣5分。第二十五条 各岗位人员因为没有按要求对系统数据进行检验而造成错误没有立即被发觉每次扣5分。第二十六 条 各岗位人员如发觉其它人员提供数据错误却没有反馈到相关人员或项目组，造成错误延续，每次扣5分。第二十七条 各岗位人员如没有在要求时限内对其它人员按ERP问题处理步骤提出问题进行处理而造成错误延续或扩散，每次扣5分。第二十八条 因为没有立即制订相关数据步骤或其它和系统运行相关处理标准、方案而造成系统不能正常运行，每次扣5分。第二十九条 对全部被处罚当事人直接领导按以上系统50处罚。第三十条 建立激励机制，针对各用户工作情况由项目组分别设置一个激励基数，和年底奖挂钩，以此激励大家主动性和责任感。ERP系统单据处理时限单据名称责任部门单据输入单据审核备注责任人时限责任人时限用户订单业务部5分钟/张3分钟/张系统内有BOM资料之前提BOM表工程部1小时/套1小时/套工程变更单工程部1小时/套0.5小时/套物料编码工程部5分钟/条3分钟/条请购单PMC2分钟/张采购订单采购部5分钟/张3分钟/张费用领料单PMC5分钟/张3分钟/张费用退料单PMC5分钟/张3分钟/张委外工单PMC5分钟/张3分钟/张委外领料单PMC5分钟/张3分钟/张委外入库单5分钟/张3分钟/张生产工单PMC5分钟/张3分钟/张生产领料单PMC5分钟/张3分钟/张销售单业务5分钟/张仓库3分钟/张采购入库单品管10分钟/张仓库3分钟/张盘点表财务1工作日财务3分钟/张调拨单PMC5分钟/张仓库3分钟/张