仓储管理核心制度.doc

福建鑫美臣食品
文 件 编 号

生 效 日 期

文件名称
仓储管理制度
版 次

页 数

第一节 总则

第一条 为了加强仓库管理，提升仓库管理质量，依据《中国会计法》、《企业会计准则》、《内部会计控制规范》等相关要求，制订本制度。
第二条 本制度所指仓库管理包含物资入库、保管、出库、发运、退库、盘点、安全等工作，和对仓库人员考勤、奖惩等管理制度。
第三条 本制度适适用于福建鑫美臣食品仓储管理。

第二节 入库管理要求

1.采购入库：
1.1 仓库保管员接到《送货单》及物资时，准备好必需搬运工具，安排存放在“待检区”，并在系统打印《采购订单》。
1.2 仓库保管员应对每项入库物资生产日期、保质期、检验合格单等详加验收；
1.3 对于采购物资，对照供给商提供《送货清单》等查对物资品名、编号、型号、规格、数量、生产日期、保质期限、质量证实等内容；收货仓管员将《送货清单》和对应《采购订单》相查对，相核不符者拒收。相符者仓管员接收。当收货量大于定购量时通知采购部，品管部当场拒收，采购部要将该货退回。不然，仓库主管要通知生产中心、采购部同意书面通知后才能超量收货，检验货物及包装上是否贴有标识。若送货数量小于订购量，缺乏数在5%以内，在不影响生产情况下，经部门经理同意许可不再补货，采购员应立即通知生产部和仓储部。
1.4 未经办理入库手续物资一律作待检物资处理放在待检区域内，经品管部不合格物资一律退回，放在暂存区域，同时必需在短期内通知采购员帮助处理，品管部到仓库待检区对到货物资进行检验，检验合格品开合格品单给仓库，并在系统《送货单》上确定合格和不合格；
1.5 已验收入库货物在要求时间内使用出现质量问题，仓管员应即时通知采购部，由采购部负责帮助办理更换或退货手续；
1.6 入库物品验收合格无误后，凭品管部开《合格单》、《送货单》，仓管员在系统录入数据生成《入库单》；《入库单》须注明到货时间，由仓管员、仓库主管复核签字和财务部审核无误后确定生效；
1.7 仓库保管员应立即编写货号、填写物料卡，编制入库档案，新进物资立即经过系统建立基础档案；
1.8 仓管员严格做到下班不收货，凭单手续不全不收，品种规格不符或不全不收；质量不符合要求不收；无同意不收；超采购量不收；逾期不收；
1.9 货物入库步骤以下：物资到库→仓管员通知检验员→仓库员依据《送货单》、《合格单》检验员签字（不适宜，通知采购部帮助办理退货手续）→仓库员办理入库系统开《入库单》→财务部审核。
2.生产入库：
2.1 半成品入库（临时没有或极少有半成品）：
2.2 成品入库：
a) 包装线长：依据当日实际生产情况，录入成品品名和数量，并在手工入库单上签字
b) 成品搬运/成品检验：依据入库单上成品品名和数量，成品搬运员负责查对每板成品最少需开一箱成品验货，查对外箱标签和成品是否相符合，如无误需要在入库单上签字
c) 仓库文员：负责将手工入库单上数据入“鑫美臣”管理系统。
d) 仓管主管：在包装《入库单》签字，天天抽查成品入库品名和数量是否正确；
e) 财务部对《入库单》进行审核，如无误再审核系统上单据。
具体步骤以下：

包装填写手工单签字

N
成品检验查对签字

Y
仓库文员录系统，生成入库单

N
仓库主管在入库单签字

Y
财务审核
N

Y

入总库

备注：当步骤出现“否”时，入库单作废，重新返回包装返工，直至正确为止

2.2 成品调拨入库

a) 仓管文员：依据东盛大库容量和销售订单信息和物流信息，填写调拨单，从总库调出相关成品，，确定无误后，在调拨单上签字，该调拨单一联随调车辆到东盛。
b) 东盛仓管：依据随车调拨单数据，在卸货时进行查对品名和数量，确定无误后在调拨单上签字。
c)仓管主管：依据调拨单上信息录入系统
d)财务依据东盛分库和总库库存，结合调拨单审核
具体步骤以下：
调拨步骤
总库成品调拨

N
仓管文员查对填写手工调拨单

Y
调拨车辆装货

调拨车辆卸货

N
东盛仓管查对签字(手工单）
N

Y
仓管主管签字，录入系统

财务审核
Y

3.退货入库：
3.1 生产余料退货：
a)生产部生产余料：生产提出《退货申请单》，生产计划员开《领料单》，生产部将货物退回仓库，仓管员办理接收货物存放在合格区；
b)品质异常物料退货：生产部提出品质异常、品管部审核开不合格单，生产计划员开《领料单》，生产部将货物退回仓库，仓管员办理接收货物存放在不合格区；
c)品质不合格，仓管员检验是否还在保质期内，若在保质区内是供给商产品 质量问题，直接通知采购部，采购部通知供给商办理退货；
3.2 成品退货：
3.2.1 销售部接到用户退货通知后，和用户确定退货时间，填写《退货申请单》，经总经理同意备后，报财务部、品管部、仓库主管；
3.2.2 仓管员接到《退货申请单》及货物时办理入库手续，品管检验。
3.2.3 财务部审核确定退货；
4.相关表单：
《送货单》
《采购订单》
《检验合格单》
《入库单》
《标示卡》
《退货申请单》

《出库单》
第三节 出库管理要求

1.原料出库步骤
1.1生产计划/统计员依据订单按《BOM表》（配方表）标准在系统查询物资存货情况做好备料工作；
1.2 生产部门提出《领料申请单》，生产计划/统计员依据订单要求，在《BOM表》上计算物料需求，并在系统上开《领料单》；
1.3仓库凭生产部领料员物料申请单备货出库。
1.4 原料出库要求：
a) 生产部门当日开《出库单》应该在当日领料，如实际领料跟《出库单》有差异必需于当日改单。
b) 时效性：仓库依据当日《出库单》发料，发料完《出库单》于次日中午下班前交给财务，财务收到仓库送来《入库单》必需于当日审核完成。
c) 对于新产品内包装袋，仓库员依据系统订购单数量签收《送货单》数量，若送货数量大于订购数，仓库员立即通知采购部，采购部应在当日将该货退回，若送货数量小于订购量，缺乏数在5%以内，企业许可不再补货。
d) 包装膜、PE袋等按重量计量物料，一个包装范围内多出数量可予
以接收，再超出部分一律不得给办理入库手续。
1.5 销售成品出库步骤
a) 销售部开具《出货通知单》，经销售部经理审核后，销售助剪发邮件给财务部、品管部、生产部、仓库，仓管员按《出货通知单》出库日期安排出货；
b) 生管统计/销售助理确定仓库库存通知仓管员，并在系统上开《销售《出库单》》，《销售《出库单》》列出订单号、用户、品名、规格、数量等内容准备货物，等候发货。若有内容不明确应即时和销售部查对确定；
c)物品出库时，仓管员依据《销售《出库单》》、《出货通知单》应摘录产品名称、出库日期，并在《物料卡》上登记，方便核查。
1.6销售出库要求(全程-18以下冷链运输）：
a)货物出库前，仓管员应仔细查对《出库单》所要出库物品订单号、产品名称、规格、数量等是否相符，经核实无误签字确定后，品管部拍照，附上装箱清单后封箱；
b)全部物品必需采取完好保护方法，以防此货物损坏；
c)对于体积较小、价值较高小物品，和随货发票，一律要求用透明包装，并作醒目标识，且必需和大件物品捆绑在一起出库。严禁用报纸或其它纸张包装，避免用户看成废弃物品丢失；
d)如有其它特殊要求，按销售部要求包装。
2.交货期限：
2.1 物品出库时，若无特殊要求应遵照“优异先出”标准；
2.2因缺货等原因不能按时出库，生管中心物控应立即联络销售部经理并说明原因，方便销售部和用户协商发货期。货到时，应按协商过日期即时发货，如因仓库延误发货造成企业遭受损失，仓管员负全部责任，仓库主管负连带责任；
2.3任何物品出库，仓库保管员均应于出货当日登记入账，方便存货控制；
2.4为预防错发、重发和漏发，要求做到“五不发”：不计划不发、手续不齐不发、涂改不清不发、规格型号不对不发、未验收入库不发；
2.5《货物出库统计台账》应按序编号，每三个月交至企业分管仓库领导查看；
3.物品搬运：
3.1按类搬运，搬运货物时应小心轻放，不能猛撞，严禁一切人为可能损坏货物行为。搬运人为损坏，由相关责任人负责，并按货物实际价值赔偿；
3.2搬运时要注意人员和货物安全，避免人员伤亡和货物损坏；
3.3因用户业务需要，收货人非本企业订购用户或指定地点，应由订购用户出具《收货指定通知单》，仓储接到《出货通知单》后发货，如有指定交运日期，依其指定日期交运；
3.4仓库接获《出货通知单》后发货，如有指定交运日期，依其指定日期交运；
3.5未经办理入库手续物品不得交运，若需紧急交运时需交运同时办理入库手续；
3.6若因工作失误，发错货物或发错地方，造成经济损失，相关责任人应对往返运输费用及丢失损坏货物负担全部经济责任（详见奖惩方法）。
4. 赠品/样品出库：
4.1相关部门如需赠予，需填写赠品申请，部门主管审批；
4.2 生产统计依据以上手续办理《样品出库单》，并经部门主管审批；
4.3仓管员凭《样品出库单》给办理出库手续，手续不全仓管员拒绝办理；
5. 相关统计：
《领料单》
《出货通知单》
《出库单》
《物料卡》
《货物出库统计台账》
《收货指定通知单》

第四节 盘点管理要求

1.货物盘点分为定时盘点和不定时盘点：
2.定时盘点指每个月未仓库保管员对常见物品自盘一次，每三个月末进行一次全方面盘点；
3.不定时盘点即指财务部对仓库进行不定时抽查；
4.货物盘点关键内容：
4.1 检验货物账面数量和实存数量是否相符；
4.2 检验货物收发情况；
4.3 检验货物堆放及维护情况；
4.4 检验多种货物有没有超储积压及损坏；
4.5 检验安全消防设施；
5.仓管员应常常对出库率频繁、出库量大物品进行自盘；每个月中旬对常见物品自盘一次；
6.对货物盘点通常采取实地盘存制，盘点时相关人员（财务、仓库保管员）必需在场；
7.盘点后，应由盘点人填报盘点报表，如有数量短缺、品质不符或损毁情况，应详加注明后由库管人员署名负责。盘点人员均应在盘点情况汇报上签字，并报企业财务部经理审阅
8.盘点后如有盘盈或不可避免盘亏情况时，由仓库主管报财务经理核准调整，若为保管责任短缺时，由仓库保管员负全部责任；
9.非人为原因造成物品报废，仓库保管员应将物品妥善堆放；若因仓库保管员未采取对应防护方法，使保管物品受潮、堆放不妥造成损坏等，由仓库保管员负责；
10.如直接保管物品车管人员变动时，应查对库存物品移交清册，交接双方会同监交人员进行实地盘存；
11.仓库保管员应定时向采购部递交盘点汇报，随时沟通库存情况，建立《最低存量基准》，货物低于存时基按时，立即汇报上级主管和采购部门。
12.相关统计：
《最低安全库存》

第五节 安全和质量管理要求

1.库房钥匙仅限于仓库保管员保管（注：仓库主管另保管全部仓库钥匙）；
2.除仓库保管员和因业务、工作需要相关人员外，任何人未经同意，不得进入仓库；
3.因业务、工作需要进入仓库时，必需先办理登记手续，并要仓库人员陪同，不然不得独自进入；
4.仓库不准代人保管物品，也不得私自答应未经领导同意其它单位或部门物品存仓；
5.任何人员，附验收需要，不准试用试看仓库物品；
6.仓库应提升对消防安全工作认识，落实各项消防方法，配置对应数量和灭火器等消防设备；
7.库房内不准堆放易燃易爆物品，严禁吸烟或使用明火，应常常检验包装是否有破损现象；仓库应在温度、湿度等方面满足所存放物料特征需求，配置防火（爆）、防盗、防潮、防腐（蛀）等安全设施，以确保物料品质，对危险品应给予隔离储放；
8.隔离有要求产品以避免交叉污染（物理、微生物和过敏源）和感染；
9.全部物料均需存放在栈板上，并离墙壁保持合适距离；
10.全部账本、单据、统计本等相关关键资料应妥善保管，离开时应锁好，如有资料丢失，相关责任人负担全部责任；
11.人员离开库时，必需关闭电源，锁好全部门窗，加强防患意识。

第六节 食品添加剂管理制度

1.企业使用食品添加剂生产加工食品必需符合《产品质量法》、《食品安全法》、《食品添加剂卫生管理措施》、《食品添加剂使用卫生标准》和《食品生产加工企业质量安全监督管理实施细则（试行）》等相关要求。
2.食品添加剂购进应实施采购管理制度，进货时查验该食品添加剂生产许可证、营业执照和检验汇报等相关证照是否齐全，是否有该批产品有效检验合格证实，并建立供方资质档案。
3. 采购食品添加剂必需严格实施采购索证和验收制度，并建立食品添加剂进货台帐。企业采购食品添加剂时，应该验证标识，向供货单位索取相关生产资质、检验合格证实材料和单据(注明品种、批号、数量等)；对国家已实施生产许可证管理食品添加剂，应索取工业产品生产许可证。添加剂无生产许可证，要提供省级部门批复。不采购已实施市场准入制度而无生产资质生产或无有效检验合格证实食品添加剂。
4.食品添加剂入库后要专员管理（，设置专柜（防盗锁柜），出入库要做好严格登记。添加剂入库时，库管员应依据申购单逐一查对数量、品种、规格型号，查验进货合格情况、检验保质期期限。严禁入库已靠近保质期限食品添加剂。
5.企业对其生产加工食品质量安全负责，明确承诺不超范围、超限量使用食品添加剂、不使用非食品原料生产加工食品、不使用不合格和不符合质量安全要求食品添加剂生产加工食品，不用有毒有害物质生产加工食品、不生产假冒伪劣食品。不以掩盖食品腐败变质或以掺杂、掺假、伪造为目标而使用食品添加剂。不使用销路不明食品添加剂，不使用未明示成份、使用用途和配料清单复合添加剂。
6.企业应该建立添加剂使用台帐，并做到批批统计。车间配料过程中所使用添加剂应每日逐一登记，月终报企业生产或质量管理部门。未使用完添加剂立即退回库房。严禁使用过期食品添加剂，过期食品添加剂，交相关部门按特殊垃圾处理。
7.依据产品特征及技术质量要求按GB2760-标准要求、正当、合理、保质、按量严格添加使用，不得将非食品添加剂看成食品添加剂使用，不得滥用食品添加剂。食品添加剂使用必需符合《食品安全标准 食品添加剂使用标准》或卫生部公告名单要求品种及其使用范围使用。不得随意扩大使用范围或使用量。
8.相关统计
《食品添加剂使用统计表》

第七节 仓储部奖惩管理制度
1. 奖惩方法
1.1仓储部门将定时依据《绩效考评表》对职员表现和业绩进行评定，方便于： 肯定职员工作结果，激励职员继续为企业作出更大贡献。
1.2 检验工作表现是否符合岗位要求、卫生环境，是否符合仓库5S标准。
1.3 衡量是否能按所制订工作要求完成工作；
1.4工作评定将以一定方法和职员沟通，以激励职员和管理人员之间就工作要求和工作成绩进行讨论和交流，以提升工作效率；
1.5发明相互了解气氛，激励职员团结一心地工作，以实现企业经营宗旨及经营目标；
1.6对未达成工作表现要求职员，企业将视该职员不能正常工作，并对其提供深入培训或调整岗位。
2.奖惩等级：
2.1奖励：
a) 通报表彰：对于日常工作表现优良根据仓储管理要求实施，给记“书面表彰”，并给予通告，奖励50元；
b) 嘉奖：对于日常工作表现突出根据仓储管理要求实施，给记“嘉奖”，并给予通告，奖励100元；
c) 小功：对于在工作上有特殊贡献，给记“小功”，并给予通告，奖励500元；
d) 大功：对于在工作上有特大贡献，根据仓储管理要求实施，给“大功”，并给予通告，奖励1000元。
2.2处罚
a)通报批评：对于日常工作表不好不根据仓储管理要求实施，给记“书面警告”处分，并给予通告，不给予罚款；
b)警告：对于日常工作表现差不根据仓储管理要求实施，给记“警告”处分。并给予通告，罚款100元；
c)小过：对于违反仓储管理要求且损害到企业利益，给记“小过处分，并给予通告，罚款500元；
d)大过：对于严重违反仓储管理要求且损害到企业很大利益，给记“大过”处分，并给予通告，罚款1000元，数额巨大依据企业财产损失20%给予罚款，并提交公安机关追究法律责任。
3. 奖惩标准：本着公平、合理、公正、有效标准进行处理，起到激励、处罚、指导、纠正作用；
2、 奖惩评定小组：由仓库主管、生产部经理、财务经理、总经理组成“奖惩评定小组”，对责任事件进行评定。当评定小组人员为当事人时，由总经理评定；
奖惩结果：奖惩结果最终由评定小组确定，并通知人力行政部给予实施。

附：东盛仓储发货奖励标准（提议）
条件
奖励标准
连续1个月未出现少发、错发、漏发成品
奖励300元
连续3个月未出现少发、错发、漏发成品
奖励1000元
连续6个月未出现少发、错发、漏发成品
奖励元
连续12个月未出现少发、错发、漏发成品
奖励5000元
备注：奖励不累计

附：东盛仓储发货处罚标准（提议）
条件
奖励标准
1个月出现1次以下少发、漏发成品
不予处罚
1个月出现错发成品
负担运费并罚款100元/次
1个月出现2次以上（含）少发、漏发成品
罚款100元
1个月出现10次以上（含）少发、漏发成品
罚款500元
连续3个月出现10次以上（含）少发、漏发成品
罚款1000元
连续6个月出现10次以上（含）少发、漏发成品
罚款1000元、开除
因错发漏发造成企业损失超出10000（含）元以上
赔偿货物产值30%
发货过程中有违法行为，损坏企业利益
扭送公安机构
备注：处罚不累计