公司会议工作管理制度实施细则模板.doc

企业会议工作管理制度实施细则编 号 FNC03 共 9 页 第 1 页 会 议 工 作 细 节 1、 活动主旨、规范和预算 2、 招待对象层次和参与人数(查对邀请回函) 3、 活动日期立即间(注意是否和其它同业活动撞档?) 4、 筹备单位及活动责任人5、 活动作业分工明细 6、 会场预订 包含主会场、开会场地、洽谈室、展示场、 贵宾休息室、主办单位 休息室(干事、办事员)、演艺人员休息室 7、 制作贵宾名册 包含姓名、地址、企业名称、电话、职衔等查对 8、 邀请函 包含信封 邀请卡 回函明信片 纪念品兑换券 停车券 指导地图 点心券 餐券 订制张数(多印备份) 信封书写作业 投递作业承接员 投递日期(要以活动日期二、三个星期前寄达对方为标准) 9、 纪念品方面 包含纪念品选定 决定包装纸 外包装书写作业 礼品题款作业 姓名书写作业 蝴蝶结装饰作业 雕冰花饰 编 号FNC03 共 9 页 第 2 页会 议 工 作 细 节胸花 礼品包装作业 订制数量(要多出备份) 10、 接送效能工具方面 包含飞机 火车 巴士 轿车 11、 红包(给司机、演艺人员.) 12、 会场部署 13、 宴会形式 包含餐桌入座式 自助餐入座式 半入座式自助餐 14、 料理样式 15、 雕冰(原色、彩色) 16、 饮料 包含餐前酒 威士忌 鸡尾酒 啤酒(罐装或生啤酒) 饮料类 吧台 餐车 餐车女服务生 干杯用酒类(国产酒或洋酒) 17、 香烟方面(国产或进口牌,尤其订做烟盒) 18、 菜单印制 编 号FNC03 共 9 页 第 3 页会 议 工 作 细 节19、 花饰方面 包含花圈 花篮 桌上花饰 旗袍 各国民族衣着 馈赠用花束 仪式台花饰 礼桌花饰 文字花饰 吊挂花饰 蜡烛 展示品饰花 礼花(献礼用) 20、 园景制作 包含西式园景 东方园景 租借盆景 观叶盆景 观花盆景 茶几 遮阳伞 21、 看板、标示板类 包含(1)欢迎看板 (2)大门看板 (3)方向标示 (4)专用停车场标示牌 (5)受付处看板 (6)会场入口处欢迎光临拱门 (7)仪式台看板 编 号FNC03 共 9 页 第 4 页会 议 工 作 细 节 (8) 展示商品说明标示牌 (9) 会场内指导标示牌 (10)社徽、商标看板 (11)国旗、社旗、大会旗 22、 拍照摄影方面 包含纪念照片 快照 统计摄影 拍立得照片(拍照女服务员) 23、 选择桌子(选择圆桌或方桌) 24、 座位次序 包含桌面标示卡 桌面标示卡书写作业 印制座位配置表 25、 胸章、名牌方面 包含颜色、大小、种类选定 企业名称、职衔、姓名书写作业 26、 女服务员着装方面 包含洋装 安排演艺人员、乐队 27、 演出人员 28、 女性公关人员 29、 住宿安排方面 包含安排贵宾住宿(套房、单人房、双人房) 主办人住宿问题 演艺人员住宿 编 号FNC03 共 9 页 第 5 页会 议 工 作 细 节预订房间 妥善分配房间 30、 特设专用柜台 31、 支付负担范围(住宿、餐费、取用冰箱内食物费用、电话费.)32、 安排用餐方面 包含住宿者用餐事宜 贵宾、司机用餐问题 服务人员用餐 演艺人员、乐队用餐问题 33、 活动行程方面 包含司仪开场白 主席致辞 贵宾致辞 举杯同庆 余兴节目 朗诵贺电 致谢辞 活动行程表标示 活动行程表书写工作 播放背景音乐 放映宣传影片、幻灯片 34、 服务柜台工作方面 包含贵宾出缺席确实定 发放胸章 发放活动行程表 主席迎宾作业 引导贵宾到休息室 发放座位牌 发放纪念品 接待大众传输人员 设置临时电话 贵宾署名纪念 编 号FNC03 共 9 页 第 6 页会 议 工 作 细 节35、 演出节目标总预算方面 包含本单元活动企划 节目策划及演出 节目执导 会场部署 节目主持人 舞台灯光 灯光设计 灯光器材 舞台装备 舞台灯光 关键舞台 特设舞台 回转舞台 舞池 舞台设计及设工 音响方面 音响设计 音响器材 立式麦克风 桌上形麦克风 无线电麦克风 录音机 音箱 放大器 音响操作员 录音 现场侧录音 36、 摸彩活动方面 包含摸彩方法 摸彩箱 摸彩券 编 号FNC03 共 9 页 第 7 页会 议 工 作 细 节摸彩服务员 奖品给付方法 当场核发 散场时核发 送到家 邮寄 37、 演出节目标彩排 38、 新工厂、企业落成庆贺喜宴 包含停车场 收付柜台设置场地 向导、招待、讲解人员 活动行程表 指导标示 说明标示牌 料理、饮料 服务人员 39、 会场方面 包含会场部署 仪式台 讲台 讲师 制作人 幻灯机 放映幕 灯光部署 笔记用具 资料分发 资料披露 样品、试用具、展示品 麦克风 录音作业 同时翻译机 编 号FNC03 共 9 页 第 8 页会 议 工 作 细 节茶水点心(咖啡甜点) 用餐事宜 40、 展示会方面 会场部署 演出计划 展示、装饰计划 邀请函、制作 游艺节目 选定搬运企业 迁入计划(当日或前天) 装设计划(当日或前天) 展示商品 展示器具 电气工程、安装工程 制服 讲解体系 海报 说明书 讲解员 说明标示牌 实地演出 迁出计划(当日或隔天) 用餐问题 茶水点心招待 工厂、企业落成说明 接待统计采访人员 接送交通工具 联络相关官方机构和邻居打招呼装置临时电话 给水、排水设备 电源、煤气准备 编 号FNC03 共 9 页 第 9 页会 议 工 作 细 节冷暖气设备 桌椅 桌巾 照明设备 音响设备 游艺节目 纪念品 洽谈室 接待记者采访人员 41、 服装 西装 制服 42、 支付旅馆费用方面 支付日期 汇款、前来收款 当日支付现金 出纳员 43、 旅馆事务方面承接员 包含主办人员 餐宴预约办事员 餐宴服务经办员 住宿服务经办员 预约定房经办员