私募基金管理公司财务基本工作管理制度.doc

上海zz资产管理有限公司财务管理制度二0一六年九月 一、财务部门职责概述 （一） 财务部职责 1. 负责制定上海zz资产管理有限公司（以下简称：公司）各项财务管理制度和流程，并组织实施，以规范公司的会计核算和财务管理工作。2. 组织编制公司年度预算，汇总、审核各部门预算，并严格按预算审核各项收支业务。 3. 负责准确编制各类报表和财务报告，及时报送公司领导和各有关部门。4. 负责各项业务合同和付款的财务审核。 5. 参与基金产品方案设计，负责审核应付基金利息并及时办理支付手续。6. 负责公司收入管理，及时收取项目利息和相关费用，督促有关部门催收应收款。7. 负责公司资金、资产管理，保证资金安全，提高资金使用效率，实现资产的保值增值。 8. 负责公司税务管理工作，制定税务筹划方案并组织有效实施，合理降低税务负担。 9. 配合、参与拟投资项目的财务尽调和财务可行性分析。（二） 财务部岗位职责 1.财务总监的职责1.1 负责资金的筹措。1.2 审核重要财务事项。1.3 协调各部门与财务部的关系。1.4 组织制定财务预算，负责预算方案的实施。1.5 定期检查各部门预算执行情况，解决执行中的问题。1.6 负责组织公司财务核算，审核财务决算。2、 财务人员的权责2.1 负责财务预算的编制、执行、检查、分析。2.2 负责公司的财务管理和经济核算。2.3 依法计算、缴纳国家税费并向有关方面报送财务报表。2.4 负责资金的调度、筹集，监督财务收支，统筹处理财务工作中出现的问题。2.5 按照国家规定负责财务原始凭证、账簿等财务资料的保管。（三）财会人员任免 1. 公司财会人员必须持有会计从业资格证书。公司主要负责人直系亲属不得担任本公司的财务总监或从事与货币资金直接相关的会计岗位工作。 2. 公司财务总监的任免由执行董事提名报股东会批准后执行。由执行董事聘任。 3. 财会人员调离财会岗位，必须办理交接手续。不能办理交接手续的要通过有关人员的认证。二、财务审批管理制度 （一） 财务审批基本规定 1.各项经济业务办理必须遵循交易授权原则，在其授权范围内，按照规定的操作规程进行。 2.办理经济业务需按公司规定签订合同，合同签订需经财务审核，无合同原件财务有权拒绝付款。 3.禁止任何具有审批权限的人对自己参与的费用支出申请行使签字批准权。 4.公司执行董事是财务审批事项的最终责任人，经办人、主管审核人和财务审核人在各自职责范围内履行相应责任。 （二）付款注意要则 1.付款审核要点1.1 审核各类付款申请随附依据是否齐全。 1.2 审核各类付款申请是否符合合同约定。 1.3 审核各类付款申请发票是否合法有效。 1.4 审核各类付款申请事项是否真实。 1.5 审核各类付款申请是否符合预算和资金计划。 1.6 审核各类付款审批流程是否完整,是否经各级审核审批人签字。 2.付款申请随附依据2.1 利息类付款 利息类付款是指向合伙企业合伙人支付的、与其出资相关的利息、利润等。依据：付款审批表、付息清单。2.2 合同类付款 合同类付款指经营过程中依据合同约定支付的咨询费、服务费、顾问费以及与公司经营业务相关的其他费用支出。 依据：付款审批表、合同协议、付款证明（业务成果、进度报告等）、发票。 2.3 日常采购类付款 日常采购类付款指经营过程中因购买固定资产、低值易耗品、办公用品等需要支付的款项。 依据：付款审批表、请购单、比价单（大额资产采购）、入库单、清单（如需）、发票。 2.4 日常费用类付款 日常费用类付款指经营过程中支付的差旅费、通讯费、汽车费、业务招待费、会务费、办公费、福利费等。依据：费用报销单、申请单（如需）、清单（如需）、发票。 三、 基本会计工作制度 (一) 日常财务基本工作 1. 会计凭证 1.1 审核入账发票的有效性。 1.2 任何付款凭证上的金额不得涂改，否则，该凭证无效。 1.3 记账凭证由制单人（会计）、复核人（财务经理）签署名字（或加盖名章），所有记账凭证最终需财务总监批准。 1.4 凭证按编号顺序装订，保持凭证连号、完整。 1.5 凭证装订在次月底以前完成。 1.6 会计核算工作由财务总监负最终责任，各财务人员在其职责范围内对于会计凭证的编制、审核、过账等工作需严格按相关内控制度要求执行，如在工作上遇到内控制度缺陷上的问题应在公司财务例会上及时提出，形成意见后向公司负责人提出书面建议。 2. 会计报表2.1 法定会计报表由制表人、复核人签署名字、日期，经财务总监审批后退返原件给会计存档。 2.2 根据会计信息报告管理制度上报各类内部管理报表。 3. 会计账簿在年度审计报表出具后1个月内打印、装订，由会计、财务经理签署名字，经财务总监审批后存档。 4. 财务部每半年对凭证、报表及印花税进行自查，检查是否按上述工作要则执行。年底后2个月内将全年的会计凭证、会计报表进行登记后入库存档。 (二) 财务档案管理制度 1. 财务档案内容：财务档案主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、管理报表、税务申报资料、经济合同、及其他重要财务管理资料。归档范围及代码详见下表：财务类档案归档范围及代码一览表类 别归档范围密 级保管期限责任部门最终借阅审批权限财务类 （CW） 会计凭证类（PZ） 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 秘密长期财务部财务总监会计帐簿类（ZB） 总帐 明细帐 日记帐 辅助帐簿 机密长期财务报告类（BG） 月、季度财务报告 税务申报表机密短期年度财务报告(决算)机密永久会计移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册机密长期（委托）贷款合同抵押担保合同其他合同秘密永久银行余额调节表银行对账单（单独保管）银行开销户申请表现金盘点表（单独保管）机密短期注：（1）“秘密”指可提供公开借阅的档案；“机密”指在一般情况下不对外借阅的档案；（2）“长期”指保管期限为1650 年的档案；“短期”指保管期限在15 年以下的档案。2. 设立注册及财务文件管理说明 2.1 文件总类统一编号。 2.2 注明文件总类、分类、文件描述及保管人。 2.3 文件如有电子版本则提供统一路径。 2.4 对注册设立的证照或文件需在财务档案目录上进行登记，并注明保管人。 2.5 如对已有类别文件更新，应及时更新档案目录。 2.6 财务部门必须每3 个月整理、检查文件档案目录（每3 个月为当年的3、6、9、12 月份）。 3. 财务档案保管 3.1 财务档案应指定专人保管，并符合“不相容职责相互分离”的原则。 3.2 财务人员应按规定及时整理好各类财务档案。 3.3 每年形成的财务档案应整理立卷，装订成册，编制财务档案目录。查阅、复制财务档案应建立登记制度。 3.4 重要合同或文件须同时建立电子档案，并定期备份。 4. 财务档案调阅 4.1 财务档案原则上不得借出。 4.2 本公司内部人员需要调阅财务档案时，须经财务总监批准，方可调阅。 4.3 本公司以外人员需要调阅财务档案时，应持有效证明，须经本公司相应流程批准，方可调阅。 5. 财务档案移交 5.1 移交财务档案时，交接双方应当办理财务档案交接手续。 5.2 移交方应当编制财务档案移交清册，列明应当移交的财务档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 5.3 交接双方应当按照财务档案移交清册所列内容逐项交接，并由监交人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在财务档案移交清册上签名或盖章。 6. 财务档案销毁 6.1 对于需要销毁的财务档案，必须编制销毁清册，列明销毁财务档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 6.2 销毁财务档案时，应当由风控部和财务部共同监销。 6.3 监销人在销毁财务档案前，按财务档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财务档案；销毁后，在财务档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告批准人。 6.4 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证， 不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财务档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 (三) 财务工作交接管理制度 1. 财务人员在离职或换岗前需与接替人员办理交接手续。 2. 工作交出时需完成以下内容： 2.1 及时办理未了的各种事项，如编制会计凭证，编制会计报表等。 2.2 因特殊原因不能完成的事项，需在财务部工作交接表中列明，并向接替人员作必要的口头说明。 2.3 所有的文件、凭证账簿、票据、印章等实物交接，也在财务部工作交接表中列明。 3. 办理交接手续时，应有监交人负责监交。财务部一般员工离职，由财务总监进行监交；财务总监离职由公司执行董事指定人员监交。4. 接受人应按照交接表逐项点收，并在交接完成后与交接人、监交人签字确认， 并一式三份，交接双方各执一份，存档一份。 (四) 合同管理制度 1. 合同的签订，必须按授权权限规定审核审批。 2. 合同文本必须优先使用经法务部认可的合同范本，合同必须经法务人员审核通过方可签订，合同必须采用书面形式。 3. 财务部必须留存所有经济合同完整版本原件，作为财务监督和付款依据。4. 财务部应建立合同台账，作为财务付款备查的基础。 第 7 页 共 7 页