公司库房管理核心制度.doc

库房管理制度 1. 范围：存货是企业关键资产，库房管理范围包含原材料、包装物、低值易耗品、半成品、产成品、外协单位存放材料及产品等。库房是对存货收发、领退、储存、周转进行管理关键部门。为了加强存货管理、控制产品成本、提升工作效率，确保企业资产安全完整，满足企业生产经营活动和财务核实需要，促进库房切实推行职能，制订本制度。2. 职责：生产部是库房归口管理部门，生产部对库房人员、物资、账务进行直接管理。3. 管理内容和要求： 3.1库房关键职责： 3.1.1接收采购部门及人员采购和外协单位送交经验收合格多种材料物资； 3.1.2为生产车间和外协单位发放多种材料物资； 3.1.3接收生产车间交来经验收合格多种半成品和产成品，接收销售部门交来 返修产品和配件； 3.1.4依据销销售助理通知，提前做好产品、备品配件备货工作，确保正确立即发货； 3.1.5保管好库存材料物资，确保留货安全完整； 3.1.6立即登记存货明细账，做到真实、正确、完整，确保帐证、帐实、帐卡相符。 3.1.7每七天定时向企业领导和相关部门提供真实库存信息，使用财务软件后实现数据立即更新和传输； 3.1.8立即通报库存物资超出积压情况，超储存定义为超最高库存标准100%，积压指六个月以上不发生领用物资(也可根据产品性质要求积压期限并立即上报)； 3.1.9配合生产部做好定额领料工作，严格根据材料定额控制领用，超限额领料由副总经理审批，正常领料生产部经理审批；3.1.10库存预警提醒职能，依据材料最高最高和最低存放限量给生产部材料计划员和采购部经理提出预警；3.2原材料库管理制度3.2.1验收入库 （1）采购部按经同意采购计划采购材料物资，和外协单位送来材料物资进厂后，根据来料检验入库步骤办理相关手续后存放待检库。（2）库管员查对材料物资是否和采购计划一致，不一致时必需立即向生产计划组或生产主管反应，不然一律不得办理入库手续；（采购计划同意后计划组将纸质计划单发库房留存一份） （3）按企业要求应进行入库检验材料物资，必需经过质检人员检验合格并在入库单上签字确定后，方可办理入库手续；未经检验合格物资可先办理入库登记暂存待检库不准入库，更不准投入使用，生产过程中发觉不良品经质检确定由库管员办理退库手续；（4）保管员应依据发票或货物清单，和交货人（采购员）当面查对清点材料物资名称、规格型号和数量，查对无误后由库管员如实填写 “入库单”。 “入库单”必需规范、完整、清楚地填明供货单位名称、材料物资名称（规范名称）、规格型号、计量单位、数量，并由保管员、交货人和质检员共同签字确定。“入库单” 一式三联，各联次应完全一致，第一联为存根联，作为库房入库和记账依据，第二联、第三联交给采购员，第二联作为报销凭证随发票一起交财务部报销，作为财务核实依据，第三联采购员自留，作为采购入库依据；（5）采购材料物资直接送交外协单位，采购员凭外协单位收料凭证和购货发票或货物清单办理入库和出库手续，库管员和质检员有责任不定时抽查外委加工材料数量和品质，发觉问题立即处理并向企业领导汇报；（6）因库房库容不足或其它特殊原因，材料物资能够直接存放到车间，但必需立即办理入库手续，库外存放物资管理责任为库房。 3.3保管和保养 （1）依据材料物资属性、类别、特点、用途和库房客观条件，合理计划设置、分库分区； （2）出入量大、体积大、粗笨且不易损坏材料物资落地堆放，出入量小、轻巧且易损坏材料物资用货架存放；（3）全部材料物资全部应分类摆放整齐、井然有序、标识清楚、取用方便；（4）保管物资应做到“七不”，即不锈、不潮、不冻、不变质、不挥发、不漏、不爆、按物资具体情况进行防护，合适进行加垫、清洗、防雨或换新包装，发觉物资受损应该立即反应，并采取补救方法，存放不妥应立即改善； （5）要严格注意防火、防盗。保管员上、下班前后应认真检验门窗是否锁好，有没有火灾隐患，发觉问题应立即向企业领导反应；（6）坚持天天清扫库房 ，确保电脑、打印机、库存精密仪表、电子元器件无尘，库房内不能有积水、垃圾、废弃包装物，保持库房洁净整齐。3.4出库管理 （1）根据“优异先出、后进后出、按要求供给、节省用料”标准发料；（2）领用原材料必需办理领用手续、填写 “领料单”。 “领料单”必需规范、完整、清楚地填明领用部门、材料用途，和材料名称、规格型号、计量单位和领用数量，并由领料人和部门经理签字确定。“领料单” 一式三联，各联次应完全一致，第一联为存根联，由领料部门留存，第二联交财务部门作账务处理，第三联为凭此领料，发料后由保管员保留并据此登记材料明细账。 库管员应认真检验查对“领料单”，发觉有内容填写不完整、不规范、不清楚，应拒绝发料，并请领料人给予补充、更正或重新填制，符合要求后再发料。凡有消耗定额全部必需按定额发料，不准超定额发料；（3）对于专题购进材料，应由申购部门领用，用于特定用途，其它部门和其它用途不得领用；工程技术部、新产品试验所需材料必需注明用途和使用部门，预防其它部门错领；（4）常规材料，凡能够分割拆零，应本着节省标准按实际需要拆零发料，不得一次性整件或整批发料；（5）存放在车间大宗、专用材料，根据实地盘存制方法，月末盘库倒推确定每个月实际使用数量，一次办理领料手续（此要求为试行，含有入库保留或其它方法管理时以当初通知为准）；（6）发料时保管员和领料人应该面交接清楚，预防差错；（7）保管员应妥善保管全部发料凭证，不得损毁和丢失。（8）保管员应做到随时登帐，领用入库立即在库存卡片上显示库存改变，天天下班前完成财务软件录入。3.5盘点和盘盈、盘亏、报废处理（1）实施定时盘点和不定时盘点两种盘点制度。定时盘点每六个月（暂定）进行一次，对全部存货进行根本具体盘查。依据工作需要，还能够对部分品种存货进行不定时盘点；（2）盘点由财务部组织行政部监督，生产部、财务部参与，盘点时应做好统计，盘点后由全部参与人员在盘点表上签字确定，财务部留存，需要部门经副总以上领导同意后能够借阅；（3）盘点中发生盘盈、盘亏库管员应查明或分析原因，提出改善提议或方法，并立即汇报企业领导请求处理，属于保管渎职要追究责任。 （4）保管员对存货数量真实性、正确性负责。3.6账务处理（1）保管员应建立材料明细帐，依据入库单和领料单立即地真实、正确、完整登记材料明细账，确保帐证、帐实相符。（2）帐簿统计应内容完整，字迹工整清楚，不得弄虚作假私自涂改； （3）财务人员对材料明细账进行监督和复核；（4）每个月5号前填报上月入库材料汇总表和出库材料汇总表，报企业相关部门。3.7成品库管理制度验收入库步骤：（1）产品（或半成品）完工后，交货人应先通知质检人员进行检验；（2）检验合格后，交货人应把成品送至成品库，放置到保管员指定区域。保管员和交货人当面查对清点成品名称、规格型号和数量，查对无误后由保管员如实填写 “入库单”。 “入库单”应规范、完整、清楚地填明生产车间名称、成品名称、规格型号、计量单位和数量，并由保管员、交货人和质检员共同签字确定。“入库单” 一式三联，各联次应完全一致，第一联为库房留存，作为库房入库和记账依据，第二联月末集中交给财务部门，作为财务核实依据，第三联由入库单位留存，作考评工作量参考。（3）售后服务部从现场换回需要返修零部件必需验收入库，维修人员办理领用手续后领回车间进行维修，修好后重新办理成品入库手续，但应做好标识单独存放。成品保管参考原材料保管和保养实施3.8发货管理实施产品发货管理措施IMC/GY019-见附件3.9盘点和盘盈、盘亏、报废处理 参考原材料盘点和盘盈、盘亏、报废处理要求实施4此制度解释权归财务部，本制度和以往企业规制抵触之处以次文件为准，以前颁布库房管理制度同时废止。5文件自签发之日起实施。 颁布日期：12月10日。编制 审核 同意 附件：产品发货管理措施1.范围为了理顺发货工作步骤，明晰各相关部门及人员职责，使产品发货管理快捷有序统计清楚便于追溯，特制订本产品发货管理措施。2.引用文件：企业规制库房管理制度、奖惩制度、产品出厂检验标准岗位说明书等。3.职责：3.1企业销售部是发货计划下发管理部门。3.2企业生产部是产品生产及发货准备管理部门。3.3企业品质室为质量标准及入库验证归口管理部门。3.4企业财务部为债权确实定及管理部门4.管理内容和要求4.1发出商品：企业生产产品及外购组装产品。4.2发出商品质量标准：实施企业产品出厂检验标准或行业标准4.3发货期限：销售计划要求发货时间。4.4包装要求：符合我企业产品包装技术要求或用户特定包装要求。4.5运输：本着快捷、安全、低成本标准依据和用户约定方法组织发货。5作业内容5.1自制产品发货管理5.1.1发货准备。5.1.1.1销售部汇总用户需求后，由销售内勤直接和生产部成品库房保管员联络咨询库存情况，也可在财务软件上查询产品即时库存情况。5.1.1.2销售内勤将核准库存信息立即反馈给业务人员及销售经理。5.1.1.3依据协议意向，由销售部正式以电子邮件形式给生产部下发备库计划，生产部收到计划后立即回复，如有困难应提出变更计划申请，无回复视同默认或接收，并组织实施（备库计划应由销售部于每个月15日前下达至生产部）。5.1.2发货计划5.1.2.1对已经经过协议评审，而且签署销售协议，由销售部经理同意由销售内勤以书面形式向生产部下发发货计划，发货计划须注明产品及发货相关具体信息，发货计划应充足考虑到产品生产周期，急需订单下达前销售部应和生产经理沟通。（见附件1）5.1.2.2生产部经理收到发货计划后开始组织生产确保按期交付，假如对计划周期太短或生产条件不含有无法正常完成，须立即申请调整、变更。5.2产品入库生产部依据发货计划提交材料采购计划并组织生产，产品完成后经检验合格办理入库手续，产品按计划入库后，保管员须立即通知销售内勤入库信息和库存产品是否含有发货条件。6.外购商品发货 外购配货商品入库前实施企业采购步骤，入库后和自制产品发货步骤一致，外购配货商品由销售部提供采购计划。7.发货7.1发货前准备7.1.1确定发货信息销售内勤须在发货前查对订单内容包含：商品名称、型号、规格、数量、配件明细、包装要求、运费、收货人名称（姓名）、联络方法及其它特殊要求。7.1.2确定货款到账情况或付款方法含有发货条件后，书面请示总经理了解付款方法及货款到账情况，得到总经理同意后方可联络发货。7.2发货管理依据订单约定，由销售内勤联络车辆或库房通知采购组派车送货，零担发货由面包车司机负责，货物发出后司机第一时间通知销售内勤，销售内勤在4小时内通知用户准备接收货物，包车发运由生产部负责装车。省外货运3天内最少要催问货运部一次，如超出正常运输周期须立即追查货物去向并向销售部经理反应，同时将真实情况通知收货人。7.3发货单据管理发货单据关键指：发货计划、出库单、销售部确定发货信息、总经理同意发货指令、货运部开据货运凭证、保险单，和用户签字出库单回执等。（见附件2）7.3.1发货计划和发货信息、总经理同意发货指令能够电子稿保留在移动硬盘外，其它文件单据均须是纸制文件保留。7.3.2每个月1-5日销售内勤和财务部、生产部库房查对出库数量，搜集整理原始单据，正确无误后作上月发货明细表报销售经理和财务部。8.发货备用金管理 生产部经理在财务部借款1000元作为发货备用金，备用金实施专款专用不得用于其它用途，生产部经理每七天凭发票在财务部报销，以确保不影响下次发货，碰到大宗发货超出备用金数额，能够申请追加借款。9.发货步骤图（见附件2）10.货运价格监督 由行政部对发货价格不定时抽查，发觉问题立即处理。11.此措施自公布之日起实施，以前和此抵触制度同时废止。12.此措施解释权归销售部。编制 审核 同意 附件1：发货计划发货计划 （编号）用户名称 协议号 交货时间 对方采购计划号 货物编号 产品名称 型号 单位 数量 配件 生产责任人 备注 1 2 3 地址 备注 同意： 审核： 申请人： 附件2：发货回执单发 货 回 执 单 序号发货方法 签收人 日期 送货人 货 物 清 单 备注 名 称 型号 数量 1 2 3 备注 附件3：发货步骤图发 货 流 程 图销售内勤编制发货计划销售协议评审 将信息通知销售内勤生产部经理 库房库房立即将库存情况反馈到销售 生产部经理在确定计划无法完成时，提出变更计划请求货物出厂，由销售内勤跟踪货物去向，直至用户签收总经理同意发货销售内勤，确定发货信息，确定发货方法，联络车辆，做好发货准备包装，含有发货条件检验入库组织生产 内部沟通月末销售内勤同库房、财务、用户对账做报表 反馈发货信息注：发货归口管理部门为销售部，责任人为销售内勤。