ERP系统岗位责任管理新规制度.doc

ERP系统运行管理制度第一章 总 则第一条为规范企业企业资源计划（以下简称ERP）系统管理，特制订本制度。第二条各部门职责管理除企业要求外，和ERP系统相关职责皆按本制度实施。第三条 企业ERP系统分为财务会计(总账模块、应收账款、应付账款、固定资产、账表管理、出纳管理)、管理会计（成本管理）、供给链（协议管理、销售管理、采购管理、委外管理、质量管理、库存管理、存货核实、售后服务）、生产制造（物料清单、需求计划、生产订单、车间管理）、人力资源（人事管理、薪资管理）五大类二十一个模块。依据系统职能设置，各部门严格根据本部门ERP工作职责进行业务处理及ERP系统相关数据提供。第四条ERP项目管理小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统管理员及企业领导层组成，对整个ERP项目标管理负总责。其中项目领导小组由总经理任组长，各部门经理、主管组成项目领导小组，对项目标实施管理负领导责任，经过调配和协调各项资源为系统顺利运行提供保障。ERP系统管理员负责系统日常运行管理、监督、检验工作，协调处理各模块运作过程中碰到多种问题，为项目标实施提供技术支持和保障。第五条各部门主管是本模块部门责任人，负责联络ERP系统管理员处理本模块最终操作用户提出和系统相关全部问题。第六条各部门主管必需结合本部门情况组织制订出部门内ERP业务操作文档，和操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进职员，并在使用过程中使系统不停趋向完善。第七条操作员在操作过程中如碰到问题应先查询操作手册，如不能处理，再联络部门主管和系统管理员处理，处理问题后将新问题和处理方法加入操作手册。第八条ERP系统是一项管理系统工程，含有高度上下级关联性，ERP系统各岗位人员全部同时是上层数据使用者又是下层数据提供者。对上层数据，如发觉错误必需向相关人员汇报并暂停和此相关工作，并跟踪问题处理情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出质疑，确保数据正确。全部些人员如发觉错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发觉本身操作失误应立即通知受影响部门，并采取对应方法立即纠正。第九条 ERP系统各岗位人员必需根据ERP系统步骤和要求立即、正确、全方面地完成本部门ERP业务工作，提供相关部门ERP系统相关数据和报表第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误，所造成后果由本人承当，由系统管理员处罚。第十一条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项要求。第二章 部门岗位职责第十二条 ERP系统管理员关键职责：1、 处理各部门在ERP业务操作当中碰到问题，协调各部门确保ERP系统正常运行，跟踪和监督各部门ERP操作是否根据ERP业务规则实施。2、 参与计划各部门ERP操作人员权限设置并负责增加、修改、删除ERP操作人员权限。3、 负责日常维护BOM资料、工艺资料、物料编码、模块参数设置等。4、 确保CAXA-用友中间库中BOM和工艺数据正常导入ERP，如有异常立即联络ERP供给商帮助处理。5、 编写各部门业务及审批步骤，制作步骤图领导同意后并发放到部门各岗位实施。6、 负责新模块上线全程实施跟踪，提出并处理新模块上线后碰到问题。7、 新模块上线后负责培训相关部门ERP操作步骤。8、 定时向领导汇报ERP系统使用情况。第十三条 技术部（生产制造模块BOM资料和工艺资料） 关键职责：1、 确保CAXA图文档、工艺资料正确、完整，目标是使其能顺利导入ERP，如发觉错误相关责任人能够立即修改。2、 生产反馈单能当日给处理提议并通知ERP系统管理员修改ERP生产订单，确保生产业务正常运行。3、 确保技术通知单立即下发后通知ERP系统管理员更新BOM资料和工艺资料。第十四条 采购部（协议管理模块和采购管理模块）关键职责：1、确保本部门相关ERP业务能够立即、正确、完整运行，不影响下游部门业务操作。2、负责维护ERP采购协议编号和供给商档案。3、负责录入及审核ERP外购协议、外协协议、委外协议全部内容，确保和已签署纸质协议评审、价格评审、协议内容一致。4、假如和供给商签署是代管协议必需确保已生效纸质预库存协议和和ERP一致，无预库存协议相关责任由其本部门来负担。5、负责录入及审核ERP采购订单，确保下发给供给商采购订单和ERP一致。6、负责录入ERP到货单和审核ERP退货单，确保实际到货或退货数量、金额和ERP一致，如有差异立即沟通供给商协商处理并通知其相关部门。7、录入代管馆长负责录入ERP采购发票，确保供给商所提供发票内容和ERP一致。8、负责录入付款申请单而且严格实施ERP付款申请单审批流。不然不予其付款。9、根据ERP安全库存预警缺件明细立即补货。10、每个月末录入和审核ERP代管挂账确定单并负责和供给商进行预库存对账，定时上报领导ERP协议、订单、到货单、付款截止实施情况，统计需关闭协议、订单、到货单经领导同意后关闭。11、负责培训本部门内系统操作员采购业务步骤及系统操作，并进行监督管理。第十五条 销售部 （协议管理模块、销售管理模块和CRM）关键职责：1、确保本部门相关ERP业务能够立即、正确、完整运行，不影响下游部门业务操作。2、负责维护ERP销售协议编码、用户档案。3、负责录入及审核ERP销售协议、销售订单全部内容，确保和已签署纸质销售协议内容一致。4、负责录入和审核ERP发货单，确保实际发货和ERP一致。5、负责录入ERP销售发票，确保本企业所开发票信息和ERP一致。6、销售协议条款约定期限内没有开票，ERP发出商品明细必需和用户签署代储协议确保已生效纸质协议和和ERP一致，无代储协议责任由其本部门来负担。7、依据ERP销售分析报表情况，督促员工催收货款。8、销售人员录入CRM工作日志、销售阶段、总结汇报，部门领导监督核实CRM录入工作进展是否和实际一致。9、依据CRM汇总信息、部门领导提取相关决议信息并下达销售人员实施。第十六条 质量部（质量管理模块）关键职责：1、 确保本部门相关ERP业务能够立即、正确、完整运行，不影响下游部门业务操作。2、 负责审核ERP上游部门报检来料报检单、产品报检单等相关报检单据。3、 负责录入和审核来料检验单、产品检验单、在库检验单等相关检验单据。4、 负责ERP检验单据所填写内容和实际检验过程一致。5、 负责出具ERP不良品处理单处理方法报检部门必需严格实施质量提出处理方法。6、 负责ERP售后三包件判定审批。第十七条 库存管理（物流部）关键职责：1、 确保本部门相关ERP业务能够立即、正确、完整运行，不影响下游部门业务操作。2、 负责ERP到货单、产成品入库单、调拨单审核。3、 负责录入和审核采购入库单、材料出库单、形态转换单、其它入库单、其它出库单、销售出库单等相关单据。4、 负责录入并确保相关出入库单据和特殊单据收发类别正确，如发觉本身操作失误应立即通知受影响部门，并采取对应方法立即纠正。5、 严格严禁手工录入相关出入库单据，手工录入需在备注栏说明原因经领导签字同意后方可处理。6、 定时负责从ERP盘点业务输出库存账面数明细然后进行实物盘点。7、如发觉ERP有一物多码或一码多物存货时和其它异常情况，要立即将信息反馈给ERP系统管理员。第十九条 生产管理模块 （生产部）关键职责：1、 负责检验计划物料BOM、关键物料清单完整性、正确性；2、 负责依据生产计划，录入整机生产计划单，自制件生产、委外加工计划单和试制整机零部件生产计划单；3、 负责整机上线、在制、入库信息时时统计，并依据生产能力调整生产订单；4、 负责确定零部件自制、外购、委外加工属性。5、 负责已下达生产订单BOM子件更改。职责要求：1、 依据生产能力，分批、合理下达整机生产订单，全部生产订单必需带有ERP系统中订单号下发到分厂、仓库、成品库等部门。2、 跟踪生产订单完成情况，立即调整订单或增加临时生产订单。3、 分机型汇总整机自制件加工清单，提供给相关部门，并立即更新。4、 区分不一样生产订单成品归集中心，根据ERP业务步骤要求填写相关单据。第二十条 车间管理（分厂） 关键职责：1、 制订分厂内部车间生产、领料、现场及人员管理制度，组织人员领料、用料手续、步骤培训；2、 合理组织生产部下达生产、整改任务，各工位根据生产订单号在仓储部领料，相关成品车、半成品车相关变动（出库、入库）要立即通知成品库库管员。3、 生产工位配合仓库发料，并对在本工位存放物料进行管理，定时和仓库查对库外零部件使用情况。4、 在生产过程中碰到部件不合理、工序装配问题等情况应立即和相关部门协调处理。5、 严格根据ERP系统制订整机及自制件步骤进行生产。第二十一条 服务配件管理（服务部、配件企业） 关键职责：1、 提前做好服务备件准备工作，并依据各备件库要货情况合剪发放备件；2、 负责所管配件库房日常管理、盘点对账；3、 负责服务旧件回收、管理，组织相关部门进行处理；4、 负责配件在ERP系统调拨、销售业务处理；第二十二条 财务管理模块 （财务部）（一）总账管理员关键职责：1、 负责总账模块科目维护更新，分帐设置管理；2、 检验每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块查对科目总账；3、 结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4、 指导其它岗位日常操作，检验错误日志，和IT相关人员处理问题；5、 提出财务管理报表计划；6、 针对实施过程中出现问题，结合特点，提出适宜财务处理方案，并能促进该方案顺利实施；7、 就生产、采购、销售过程中问题提出意见，和相关部门保持有效沟通以达成处理问题目标；（三）成本管理员关键职责：1、 制订企业成本核实管理制度；2、 维护成本核实要素，如系统价格，生产成本，费用归集方案；3、 立即过帐生产事务处理并检验集成结果；4、 立即就生产结果中出现异常情况提出意见并跟进处理过程；5、 指导企业报废物料过程及在系统中数据归集。（四）应付账款管理员关键职责：1、 负责审核采购订单价格，并维护系统物料采购单价；2、 立即跟进采购员和仓储部处理已收货统计；3、 月结时跟进采购员和仓储部出具已处理入库单、未处理但已收货收货单汇报；4、 立即检验收货统计处理后数据集成正确性，立即录入已处理收货统计对应进项税暂估；5、 检验对各供给商应付账余额，确保能反应真实往来。（五）应收账款管理员关键职责：1、 负责审核结算单单价、扣点、金额等，发觉错误立即通知销售发票处理员，并指导纠正；2、 立即打印销售发票，间隔期不超出1天；3、 过账集成销售数据至财务子系统；4、 立即处理应收账款：依据用户汇款，输入用户回款，并立即分配回款至各销售发票；发票管理，销售更正处理，确保用户余额正确性；5、 每日对帐并存档，发觉问题立即处理、纠正；6、 如发觉财务基础数据不正确或有疑问，应立即通知财务数据管理员。（六）固定资产管理员 关键职责：1、 做好固定资产帐目、调用、检验、查对、督促维修等工作；2、 严格根据固定资产管理程序实施，必需做好固定资产数量和质量验收，并对固定资产入库前编号，建立固定资产管理卡片，定时和资产帐目查对，做到帐、卡、物相符，确保帐帐相符、帐物相符(时间、名称、单价、数量、金额、保管人等)。3、 做好固定资产调动和部门保管员移交手续，人员调动时，应办理移交手续，并列出资产移交清册，交接双方和监交人签字，固定资产落实专员负责，定人定位保管。4、 认真帮助各部门或个人建立固定资产保管分帐，并常常督促检验帐目情况，发觉问题立即协同处理。5、 做好每十二个月固定资产增、减和固定资产结存表。本单位增、减变动时，必需根据一定程序进行，手续不全不得随意增、减变动部门资产。 6、 凡报废、报损财产，一律按要求程序办理相关手续，任何部门不得私自处理。7、 固定资产检验中法相问题立即处理，确保固定资产损坏能立即维修，让其充足发挥使用效益；8、完成固定资产部署其它工作（含突发性、监时性工作）。第二十三条 系统管理（ERP管理员）关键职责：1、 负责系统权限分配；2、 负责系统日常管理、维护和备份；3、 负责解答其它用户按程序提交技术性问题4、 帮助其它部门主管制订多种方案、制度；5、 负责协调企业内部资源，配合各部门主管推进系统实施；第三章 操作管理制度第二十四条 严格实施ERP系统管理员设置权限，全部操作员操作权限必需经由主管领导和副总会计师特批后授予权限；第二十五条 全部部门必需严格遵守企业编码规则制度，严禁私自创建、改变编码；第二十六条 除软件供给商实施人员外其它操作人员一律不许可不准修改数据库结构或登录数据库操作；第二十七条只有ERP操作人员才能上机使用，其它人员一律不能上机。上机人员必需经过业务培训合格后方可上机。第四章 系统维护制度第二十八条 系统管理员负责系统管理维护。第二十九条 建立维护监督机制，系统维护工作严禁单人操作。在确定系统管理员同时，必需制订维护监督人，以确保系统安全。第三十条 实施维护统计制度。为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维护内容进行具体统计。内容包含：维护目标、方法、时间维护人和监督人签字。第三十一条 重大项目标维护（如：设备更新、扩充及系统升级）由系统管理员提出书面汇报和实施方案，主管领导同意后实施。实施前需做好系统数据备份。第三十二条 实施联网部门要采购多种方法保障上网数据安全性。严密控制好数据库及服务器口令。第三十三条 含有版权信息系统源程序及设计文档有系统管理员保管。第三十四条 操作人员应天天保持设备及环境清洁整齐，每七天对设备进行保养；第三十五条 任何人员不得私自对系统文件进行删除或修改，定时对系统进行病毒检验；第三十六条 ERP系统所包含到相关部门对于业务步骤中不知道怎样处理突发事件，和其它部门业务衔接、沟通问题时，应立即反应给系统管理员；第三十七条 系统管理员要常常到ERP系统各个部门，检验系统运行情况和出现问题等；第三十八条 建立故障汇报制度，系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障由系统管理员现场处理，现场无法处理，由系统管理员进行故障登记，联络软件供给商处理。第五章 危机预防及应急处理措施第三十九条 数据备份：IT主管必需定时进行相关数据备份，天天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每个月一次归档备份并验证备份数据正确性；完全备份和归档备份资料必需和系统分开存放。第四十条 IT主管定时检验服务器等关键设备运行情况，做好运行日志统计，发觉问题要立即处理；同时经过对关键部件采取冗余技术，确保系统稳定运行及数据安全；第四十一条 在发生系统故障或突发事件发生时，ERP系统管理员必需在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各相关部门采取方法降低由此造成影响和损失；ERP系统管理员必需依据当初具体情况制订计划立即恢复系统运行。第四十二条 各相关职能部门在收到ERP系统管理员故障或突发事件通知后，必需组织本部门相关人员就相关事项做出安排，手工处理和系统相关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；第四十三条 包含其它如操作步骤调整、业务步骤重组等情况，必需首先确保内部各步骤正常运转,然后由系统管理员组织各相关部门会议讨论决定相关处理措施并实施。第六章 数据保密制度 因为ERP软件是一个集成系统，各部门数据是共享，为了避免企业内部信息遭到泄露或破坏，特制订此保密制度，各部门必需提升保密意识，严格实施。第四十四条 对自己ERP系统操作密码必需保密，不能向任何人透露，每个操作员全部有一定权限，如因密码泄露被她人盗用，造成后果难以预料，而该责任由原密码持有者负责；第四十五条 每个操作员在使用完电脑、下班或临时离开工作岗位时要习惯性退出ERP系统，避免她人继续应用你账号操作。不然全部所以造成经济损失由该操作员负担；第四十六条 各部门电脑要绝对严禁外来人员或本部门无关人员使用，不然由该计算机使用人及本部门负责；第四十七条 未经许可严禁将企业数据拷贝出企业，若有蓄意删除、破坏企业数据者，一经发觉，处以重罚。 第七章 附则第四十八条 本制度由ERP管理小组负责解释。第四十九条 本制度报企业同意之日起施行，修改时亦同。