在线知识办公自动化服务方案模板.doc

35在线KOA知识办公自动化服务方案一、35在线KOA应用价值介绍在任何地方只要能上网均能够登陆到35在线KOA系统进行日常办公事务处理，加强了信息立即沟通和共享，实现企业内部办公事务处理，外部分（子）企业管理，搭建企业办公事务管理、交流共同平台。经过定义企业内部工作步骤、优化内部沟通渠道，将各部门办公事务有机结合起来，实现人性化管理、组织之间协同工作办理，提升工作效率，提升企业管理价值。应用35在线KOA“知识办公自动化”系统进行全方面贯通企业各部门和部门、部门和人员之间信息化、知识化管理平台，使多种信息数据能够共享使用，使相关办公文件实现立即流转审核，使相关通讯立即传达，搭建企业内部强大网络办公平台，建立内部群体运行机制，实现协同办公，从而达成提升整体办公效率、信息立即共享、降低办公管理成本和提升管理层决议水平目标。（截图1-1登录界面、IP地址）可用固定IP地址或绑定域名如进行OA系统登录页面，再用系统管理员开放用户名及密码即可登录到OA系统界面进行办公事务处理（截图1-2我桌面）可定义我桌面，包含内容说明：1） 在线人员2）短信息3）公告4）工作计划5）待办公文6）任务列表7）邮件列表等二、35在线OA关键实现十个方面办公事务及交流管理内容1、 建立内部通信平台建立组织内部邮件系统、短信息系统，使组织内部通信和信息交流快捷通畅。（截图2-1内部短信息）（截图2-2内部邮件收发）KOA35系统内部通讯模块包含三个部分：短消息中心、内部邮件和通讯录。l 短消息中心点击菜单中短消息中心按钮，会弹出以下图所表示KOA35短消息中心窗口。短消息中心关键用于内部使用者之间即时通讯，依据页面提醒能够方便进行内部沟通。顶部按钮，显示目前在线用户人数，点击此图标也能够弹出短消息中心窗口。（截图2-3内部短信息交流）l 内部邮件包含发邮件、已收邮件、已发邮件、垃圾箱，点击各个按钮能够进入对应页面，依据页面上提醒进行内部邮件操作。顶部按钮，会显示目前收到新内部邮件数目，点击此图标就能够进入收件箱。只有系统管理员分配了使用内部邮件系统权限并经过权限管理员确定，才能使用该功效。l 通讯录在 内部通讯 菜单中，能够看到 KOA35 系统 通讯录 选项，用户能够分别设置好友名单、个人通讯录、企业通讯录，设置后名单在内部信息、短消息中心全部会有对应表现。只有系统管理员分配了使用通讯权限并经过权限管理员确定，才能使用该功效。2、 建立信息公布、交流平台在企业内部建立一个有效信息公布和交流场所，比如公告事项、各项通知、管理制度、经营情况等包含使规章制度、人事变更、各项通知等能够立即在各部门、旗下控股企业、职员之间得到广泛传输，使职员能够立即了解到企业管理、发展动态，丰富企业文化，有效挖掘和沉淀企业知识，全部职员零距离、无阻碍沟通，提升管理处、企业各职能部门沟通效果和凝聚力！（截图3-1公告列表）（截图3-2公告公布）（截图3-3内部论坛）（截图3-4提问题）KOA35系统交流中心模块包含公告、新闻、投票、会议、论坛、问题、知识库等。公布公告步骤：1、 填写公告标题和描述内容。2、 选择公告接收人：只有被选中用户，才能够看到您所公布这则公告。3、 选择公告类型：奖惩、通知、行政、人事、其它4、 选择公告使用期：您能够指定公告有效天数（包含非工作日），或指定一个有效日期，公告在使用期内，会在全部公告接收人公告栏中进行滚动显示，超出使用期后就不再显示。5、 选择上传当地附件。6、 点击 确定 按钮即可成功创建新公告，并将其发送给您所选择接收人。公告成功发送，会出现公告已成功发送提醒。您能够点击按钮，在公告列表中，能够看到您刚刚公布公告显示在列表及公告栏中，以下图所表示。点击公告标题，即可打开公告页面，查看公告具体信息3、 实现知识文档管理自动化可使各类文档能够按权限上传、查看、修改使用，有方便查找手段。因为在手工情况下反复劳动量大、占用了大量人力资源，大量信息仍采取纸张传输和保留，大量统计汇总工作仍使用纸、笔靠填表来完成，无法实现信息共享和交流，实现快速传输。文档保留、共享、使用和再利用是十分困难。结合使用知识办公自动化系统使多种文档实现电子化，经过知识库管理形式实现文档保管，按权限进行使用和共享。比如说，企业新来一个职员，只要给她开一个用户名及密码，她自己登录OA就能够看到内部积累下来知识文件，包含规章制度、管理处情况等等，只要她身份符合权限便能够查阅相关资料，这么能降低了很多培训步骤，降低企业培训成本。（截图4-1知识库即电子文件柜提供文件上传、查看、修改、删除等功效）（截图4-2包含设置文件夹使用上传、查看权限等）4、 实现工作步骤自动化变革了企业传统纸质化手工办公模式，处理多岗位、多部门间协同工作问题，内外部收发文、呈批件、报表传输、审核工作等均采取电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方法，提升办公效率，实现无纸化办公。不用拿着多种文件、申请、单据在各岗位跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速OA系统网络传输手段，发挥信息共享功效来协调各职能部门工作，降低工作中复杂步骤，规范办公步骤，对日常工作进行监督指导，实现文件流转审批自动化协同办公管理；（截图5-1公文提议编辑）（截图5-2公文提议“用款审批单”设定好流转步骤信息）（截图5-3公文处理审批信息）5、 实现分布式办公支持集中式办公管理需要，和管理层移动办公需求，变革传统集中办公室办公方法，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落经过访问OA连接随时办公，大大方便了出差在外办公和信息交流。即不管您身在何方，只要能访问到Internet，就能够登陆到OA系统，实现远程办公管理，轻松处理日常办公业务！ 6、 搭建知识管理平台系统性利用企业积累信息资源、教授技能，改善企业创新能力、快速响应能力、提升办公效率和职员技能素质。知识论坛能够设置多个论坛区，每个论坛区设置多个版面，您可在各版面提出问题参与讨论。论坛区和版面由管理员管理，每个版面由管理员设置版主，负责对该版文章管理。（截图6-1知识论坛）（截图6-2知识论坛专题）（截图6-3知识论坛交流）7、 增强领导监控能力强化管理层监控管理，增强管理层对各部门控制力，立即有效监控企业各部门、人员工作进度情况；实时、全方面掌控各部门工作办理状态，立即发觉问题立即处理，从而降低差错、监督公文流转过程实施力度。（截图7-1公文流转步骤监控）方便管理层对公文办理进度了解，监督实施，需要经过系统管理员授权才能有此权限；8、 工作计划为个人和部门提供一个合理安排工作时间平台，有效监督自己或相关人员工作计划，加强团体协作，增强时间管理，提升工作效率。（截图7-1工作计划）9、 系统管理管理员进行集中管理和维护中心平台，基础包含2大部分：组织权限配置、系统管理。进行功效菜单，文件上传、查看、新闻、公告公布、查看等综合权限控制管理。三、 应用OA给企业带来管理及价值改变1、 直接办公管理费用支出节省（无纸化办公：开元节流、降低办公耗材类使用量）2、 间接节省1） 经过实施35在线OA，企业办公管理方面总拥有成本将在第十二个月降低50%，并在接下来5 年内保持20%30%降幅。2） 根据用户使用数量来缴纳每十二个月服务费用，能够依据使用增加或降低调整在IT 应用上费用，避免在内部资源不足时发生过量投资支出，也能够避免因经营规模缩小而带来设备闲置损失。3） 提供捆绑处理方案KOA在线服务能够提供硬件、软件、系统开发、集成、基础设施和相关管理捆绑处理方案，这种方案能够降低传统模式下IT 管理和决议负担。从这个意义上讲，用户买不是一件产品或一项服务，而是一个捆绑应用混合体4） 移动办公移动办公需求，处理企业来自管理和技术方面挑战。三互在线OA服务能够将这些问题简化和集中，提供技术处理方案，并以较低成本满足更为广泛应用和计算能力要求。 3、 提升管理水平强化企业本部对各职能部门、管理处日常工作有效监督、指导，促进信息资源时效性和实效性立即共享、使用，最终提升领导决议水平。总而言之，企业经过应用35在线KOA知识办公自动化系统将人力资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现多种资源相互促进和增值，发明发展最优环境，降低日常办公管理管理成本，提升办公效率。四、35在线KOA应用优势三五互联在线KOA“知识办公自动化系统”（ASP版）是一个租赁业务模式，任何用户只要经过网络，就能登陆到OA系统进行日常办公事务处理；它能够提升企业运作效率，降低企业运行成本；节省企业招募IT人才和建设IT系统投资；降低企业培训成本；处理了应用系统后续维修和升级问题；它能为企业提供愈加好环境；OA应用ASP在线模式和传统模式比较比较内容传统信息化OA应用模式ASP信息化OA应用模式硬件投入购置昂贵服务器及网络设备只要能够上Internet设备，如PC机，网卡或Modem等低廉设备软件投入购置昂贵操作系统、数据库及应用软件（防火墙等）仅需无偿网页浏览器、IE或Netscape系统实施需要长时间计划、设计、安装短期内能够租赁试运行、投入运行维护升级定时重新计划、软件升级及硬件换代均可35互联ASP服务中心机构专业人员完成人才需求需要IT业专业人才，增加非主业人力成本无需要专业IT人员，可精简机构和人员工程性质高投资、高风险工程无前期投资、低成本工程五、 功效模块架构图我工作台公文流转工作计划任务安排通信中心个人考勤个人计划部门计划计划统计综合查询公布任务领取任务上下班登记考勤申请交流中心物品申请我文件柜我公文包个人设置考勤统计公告新闻投票会议问题集中营知识库文件操作目录设置通讯录修改密码提醒设置公文提议待办公文公文查看历史查询步骤监控内部信箱皮肤设定知识论坛快捷菜单企业工作台步骤管理组织管理考勤管理档案管理通知设置考勤申请审核奖惩管理用户管理交流中心物品管理考勤统计表考勤设置用户管理联络人管理交往管理高级查询销售组管理创建路径路径分类路径维护模板创建模板分类组织信息部门管理岗位管理用户管理公布奖惩统计奖惩统计维护投票管理会议管理论坛管理问题管理知识库管理公告管理新闻管理物品申请审核物品入库资产归还物品查询分类管理进销存管理报表中心业务处理基础资料资料转移六、 KOA服务价格、实施计划及系统配置1、服务价格KOA，汉字全称“知识办公自动化系统”，英文全称Knowledge Office Automation System，是以知识管理为中心、基于web访问方法办公自动化整体处理方案。由三五互联科技自主研发一款高效、实用办公自动化软件，经过定义企业内部步骤、优化企业内部沟通渠道，将各部门办公事务有机结合起来，实现人性化管理，节省企业管理成本，提升工作效率，提升企业文化价值。三五互联ASP在线租用模式KOA知识办公自动化系统服务价格表2、实施计划三五互联KOA实施计划（初步拟稿）实施项目内容计划时间服务器配置服务器配置、数据库安装配置软件安装、外部访问IP配置无系统设置企业组织管理设置（包含部门、岗位、用户、组织信息设置）、全局设置、安全设置、用户岗位对应操作权限控制等1个工作日路径设置工作流、公文流转路径设置1个工作日公文模板导入公文模板电子文档导入、维护知识库设置交流中心管理公告管理、新闻管理、知识库管理设置、各部门文件夹设置1个工作日应用培训各部门应用培训1-3个工作日初步拟稿计划，具体实施步骤时间和贵企业协商再次确定。3、系统配置1）硬件环境最低配置推荐配置服务器CPU （Hz）由三五互联提供服务器内存 (Byte)服务器硬盘 (Byte)用户机CPU （Hz）600M1.2G用户机内存 (Byte)128M256M2）软件环境用户机使用IE浏览器6.0或以上版本，打开对JAVASCRIPT和COOKIES支持七、 KOA系统产品特点1、 系统特点35KOA是完全采取Internet标准技术、以通用浏览器为前端、完全WEB化、以知识管理为关键、采取B/S体系结构最新一代智能网络办公系统。本系统采取Java语言开发，Java语言是一个跨平台，适合于分布式计算环境面向对象编程语言。它含有以下特征：简单性、面向对象、分布式、解释型、可靠、安全、平台无关、可移植、高性能、多线程、动态性等，既确保了系统运行效率，也使安全性得到了确保。数据库采取了是快速、多线程、多用户SQL数据库服务器-MYSQL，它能妥善保留用户数据，确保系统稳定和安全。系统所采取B/S（Browser/Server）结构即浏览器和服务器结构。它是伴随Internet技术兴起，对C/S结构一个改变或改善结构。在这种结构下，用户工作界面是经过WWW浏览器来实现，极少部分事务逻辑在前端（Browser）实现，不过关键事务逻辑在服务器端（Server）实现，形成所谓三层3-tier结构。这么就大大简化了用户端电脑载荷，减轻了系统维护和升级成本和工作量，降低了用户总体成本(TCO)。能实现不一样人员，从不一样地点，以不一样接入方法（比如LAN, WAN, Internet/Intranet等）访问和操作共同数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。2、 产品优势35KOA知识办公自动化系统以企业知识管理为开发指导思想，集成了现在主流计算机和通信技术科学、管理和行为科学、系统工程和人机工程学、数据库技术和图文处理技术，产品背后有着强大数十人技术开发团体和近十年互联网企业应用服务开发经验作为支持。同时，本系统还和三五互联品牌系列产品进行了一系列整合和创新，使之不管在技术架构、系统结构、管理思想、使用性能上全部达成了中国优异水平，并含有部分特色鲜明优势： 1） 出色易用性：35KOA一直坚持轻松布署、简单维护、丰富使用标准，使系统实施周期大大缩短、实施成本大大降低。系统管理员三分钟傻瓜化安装，无需专员指导，系统维护简易，确保系统快速、完美融入企业；一般用户只要经过浏览器、依据人性化界面便能够轻松上手，熟练掌握。用户能够充足享受35KOA带来便利和乐趣，让您办公更美好！2） 强大安全性：在35KOA中，依据角色设置权限，全部程序页面自动检验模块权限，提供高度安全保障；完备系统日志管理，提供访问量年度、月、日统计报表，关键操作日志查询管理；经过系统访问控制，设置IP访问权限，对登录和考勤做出限制，提升访问安全性。除此之外，35KOA还是中国唯一一家将用户权限设置和发放进行分离OA系统，引入了权限管理员概念。用户权限设置和发放将由系统管理员和权限管理员配合完成，权限管理员功效包含了确定权限变更、确定用户变更及受控权限设置。使系统管理权限不再掌握在一个人手中，避免了人为原因给用户带来不利和损失，对系统安全性又增加了一个有力支持和保障！3） 良好适用性：35KOA支持WINDOWS系列操作系统，支持MYSQL、SQLSERVER等数据库，对用户网络和硬件环境没有特殊要求。中国很多企业电脑还有在使用IE5.5浏览器，本系统也全方面支持IE5.5，无需逐一升级用户机系统即可直接访问，能够大大减轻管理员压力，也使得用户在任何电脑上全部能够进行网上办公！4） 可靠稳定性：35KOA采取JAVA语言开发，Java语言是一个跨平台，适合于分布式计算环境面向对象编程语言。它含有以下特征：简单性、面向对象、分布式、解释型、可靠、安全、平台无关、可移植、高性能、多线程、动态性等，既确保了系统稳定运行，又能够确保系统运行效率！5） 功效创新性：35KOA中当公告、短消息、公文抵达时，系统除了能够在系统内提醒外，还能够实现邮件提醒。即使在您没有登陆系统情况下，也能够在经过您正在使用企业邮箱收到您有未处理公文、您有新短消息等邮件，提醒您登陆系统进行相关操作，愈加方便您办公！6） 步骤灵活性：35KOA中工作流，采取了智能表单设计，支持在线编辑表单；支持自由步骤和固定步骤和步骤分类；支持步骤查询，步骤抵达提醒方法灵活；多人指示公文流转中某一公文，能够在标注中查看某一具体人员对公文具体指示等灵活方便步骤使用，在简便、灵活设置下，发挥工作流最大价值！7） 服务规范性35互联成立于1996年，是国际著名为全球企业用户、组织机构、商务人士及个人用户提供网络应用服务提供商。来，企业凭借优异团体、强大资金、技术优势、标准、规范化服务体系和一直坚持“用户为尊，永续创新”服务宗旨，在猛烈市场竞争中一直走在行业前列，实现了跨越式发展，产品质量和服务质量在业界有口皆碑。企业并在10月正式经过ISO9001:国际标准质量体系认证。3、 体系架构4、 安全机制1）操作权限管理机制35KOA基于多层授权搭建，同时对于数据范围权限进行了严格控制，能够有效处理在系统管理中常常碰到功效及数据范围控制问题。详尽操作日志自动统计功效，能够正确反应全部用户操作轨迹，最大程度满足用户对于系统权限设置要求。a) 数据加密存放机制35KOA由数据库底层入手处理数据安全问题，经过对系统后台数据整体进行加密设计实现，对于关键信息内容采取严格加密算法保留，根本避免了因为数据服务器控制方面带来信息外泄问题。b) 数据备份恢复机制35KOA所提供高效数据备份是基于MYSQL数据同时功效,即使硬件系统遭受毁灭性打击，也可在最短时间内恢复软件系统正常运行，真正做到万无一失。5、 数据保密性1）严格权限设置KOA35采取了严格权限设置。KOA35基于多层授权搭建，对于数据范围权限进行了严格控制，全部程序页面自动检验模块权限，只有被管理员开放权限模块才能显示内容。2）权限管理员KOA35独家引入权限管理员概念，在权限分配上由系统管理员和权限管理员协调完成。可设置部分权限为受控权限，系统管理员操作后，必需经过权限管理员审批确定才能生效，深入保障系统安全，预防误操作产生泄密问题。