大宗物料管理标准方案.doc

大宗物料管理解决方案

二○一二年三月

1 计量管理 3
1.1 现状分析 3
1.2 解决方案 4
1.2.1 汽车衡收货计量 5
1.2.2 汽车衡发货计量 7
1.2.3 汽车衡调拨计量 10
1.2.4 动态轨道衡计量 10
1.2.5 皮带秤计量 11
1.3 应用效果 11
2 质检管理 12
2.1 现状分析 12
2.2 解决方案 13
2.3 应用效果 15
3 采购合同管理 16
3.1 软件业务流程设计 16
3.2 合同条款设定说明 17
3.3 应用效果 18
4 结算管理 18
4.1 采购化价 18
4.1.1 结算业务流程 18
4.2 运费结算 20
4.3 应用效果 21
5 数据接口 21
6 ERP版数据接口 21
6.1 采购管理接口 22
6.2 销售管理接口 22
6.3 库存管理接口 23
7 领导查询 23
8 硬件要求 26
8.1 网络拓扑图 26
8.2 设备要求 26
9 数据存储解决方案 27
9.1 网络数据存储方案 27
9.2 单机数据存储方案 27
10 应用效益分析 28

一直以来，大宗物料工作在煤炭行业、焦化行业、建材行业、大型粮库及粮食加工行业、冶炼行业、化工行业、火力发电行业以及所有需要检斤计量物料行业的难题，在手工作业下，如何有效的监控整个计量过程、质检流程、结算流程，防止舞弊行为成为企业领导人十分关心的问题，有的企业采取频繁更换人员、安装电子监控设备等办法进行监控，但却不能从根本上杜绝舞弊行为。
通过对司磅业务、质检业务、结算业务的管理难点和舞弊行为进行认真分析和研究，以及充分考虑司磅业务与企业整个采购、仓储、销售过程中的关系，我们开发出的大宗物料系统，通过借助严密的流程设计和先进计算机技术，可以帮助企业实时监控整个司磅流程、质检流程、结算流程，彻底堵住业务中存在的漏洞，同时与企业整个采购业务系统、仓储系统、销售系统紧密相联，可以大大减轻司磅人员、库管人员、质检人员、财务结算人员的统计工作量，避免大量人为因素的影响，提高工作效率。
1 计量管理
1.1 现状分析
通过我们对计量业务的深入了解，一般计量过程中可能会存在以下问题：
1、 司磅员在司磅过程中易受人为因素的影响，存在舞弊的漏洞。
2、 司机在车皮重量上进行作弊。
3、 车辆不完全上磅、或两车同时上磅，造成计量数据的不准确。
4、 一车计量多次，造成同一车货物多次付款。
5、 销售发货中出现超提单发货，手续不完备发货现象。
6、 不过磅而直接出场。
7、 由于计量物资绝大部分是离散物料，大多采用露天堆放，或筒仓存放，不易二次准确计量，且存在一定的损耗，一旦司磅过程中出现问题，很难及时发现，往往会给企业造成巨大损失。
8、 由于司磅业务量巨大，单据繁多，司磅员业务统计量十分巨大，出现问题很难及时进行查找核对，各级领导无法全面监控司磅业务。
1.2 解决方案

1.2.1 汽车衡收货计量

软件业务流程设计

1. 原料采购合同经批准后，采购合同签订部门通知磅房收货。
2. 重车入场上磅后，计算机自动通过串口读取称重仪表的显示数据，并记录车辆毛重、货物品种、供货单位名称，车辆编号等信息，同时打印“卸货、采样通知单”（一联：左边信息联，右边编号联）。
3. 系统自动通过红外线监磅仪监控车辆是否完全上磅，如果发现异常，系统自动报警，禁止过磅。
4. 系统通过视频监控系统自动抓拍车辆过毛重时的图像，并保存到数据库中备查。

5. 司机凭“卸货、采样通知单”到煤场卸货。
6. 在保存毛重的同时，道闸升起，允许过磅车辆通过。
7. 当车辆通过道闸时，触发地感线圈，使道闸保持升起状态，当车辆通过后，道闸落下。
8. 采样员对本车煤进行目测扣杂，把扣杂数填到“卸货、采样通知单”上并把编号联撕下放入采样袋，然后在通知单上签字后交给司机作为回皮依据。
9. 磅房司磅员根据司机拿回的“卸煤、采样通知单”，把扣杂数录入计算机进行回皮同时计算机自动算出净重，并打印“收货过磅单”
10. 系统自动通过红外线监磅仪监控回皮车辆是否完全上磅，如果发现异常，系统自动报警，禁止过磅。
11. 系统通过视频监控系统自动抓拍车辆过皮重时的图像，并保存到数据库中备查。
12. 在保存皮重的同时，道闸升起，允许过磅车辆通过。
13. 当车辆通过道闸时，触发地感线圈，使道闸保持升起状态，当车辆通过后，道闸落下。
14. 司机凭过磅单出厂。
1.2.2 汽车衡发货计量

业务流程设计：
1. 客户提出购货申请后，由销售部门开具销售提货单，经领导和财务部门审核确认后，提货单数据自动传到大宗物料系统，用于控制发货数量，防止超提单数量发货。

2. 空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车辆编号，计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重，并自动与本车上次皮重或平均皮重进行比较，如果出现异常，系统自动异常，系统自动报警，提醒监磅人员检查车辆是否作弊，如作弊，则重新计量。系统自动保存空车车号、本次称量皮重。
3. 系统自动通过红外线监磅仪监控过皮重车辆是否完全上磅，如果发现异常，系统自动报警，禁止过磅。
4. 系统通过视频监控系统自动抓拍车辆过皮重时的图像，并保存到数据库中备查。
5. 在保存皮重的同时，道闸升起，允许过磅车辆通过。
6. 当车辆通过道闸时，触发地感线圈，使道闸保持升起状态，当车辆通过后，道闸落下。
7. 车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重，司磅员选择客户提货单，系统自动提取该提货单剩余数量与货物净重比较，如果货物重量不大于剩余重量，系统打印磅码单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单剩余数量。
8. 系统自动通过红外线监磅仪监控车辆是否完全上磅，如果发现异常，系统自动报警，禁止过磅。
9. 系统通过视频监控系统自动抓拍车辆过毛重时的图像，并保存到数据库中备查。
10. 在保存毛重的同时，道闸升起，允许过磅车辆通过。
11. 当车辆通过道闸时，触发地感线圈，使道闸保持升起状态，当车辆通过后，道闸落下。
12. 如果货物重量大于提货单剩余数量，系统不允许打印磅码单。系统提供两种解决方式：一是根据多于数量卸货，直至货物重量不大于提货单剩余数量，系统才允许打印磅码单。二是客户根据多于数量重新交款开具新的提货单（补货单），司磅员再选择补开单，系统自动判断货物重量是否不大于原提货单剩余重量与补开单数量之和，如不大于，则打印磅单，允许车辆出场。系统自动冲减提货单和补开单剩余数量。
13. 磅码单必须打印且只允许打印一次。打印后出现操作失误，只能把打印出的磅码单作废，系统自动生成红单冲减出错磅码单，然后重新生成新的磅码单，修改后再重新打印磅码单。管理人员可以通过系统查询出作废磅码单与磅码单打印单据进行核对，防止出现问题。
14. 车辆返回后，司磅员根据对方的司磅单，录入对方的实收数和过磅日期。用于结算运费和与对方对帐。
15. 系统可以根据提货单汇总发货量自动生成销售出库单传入库存系统。可以自动生成发货日报表，发货台帐。
1.2.3 汽车衡调拨计量

1. 空车进厂装货前称量车皮重量时，司磅员输入车辆编号，计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重，系统自动保存空车车号、本次称量皮重。
2. 车辆装货后称重，计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重，并取出本次称量皮重计算出货物净重。
3. 司磅员打印过磅单。司机凭过磅单出门证联出场。
1.2.4 动态轨道衡计量
目前系统执行多种动态轨道衡的数据采集，可以自动把动态轨道衡数据采集到大宗物料系统。

1.2.5 皮带秤计量
本系统支持对皮带秤数据的自动采集，最多支持一台电脑采集32台皮带秤的数据。

1.3 应用效果
1、 系统自动从电子仪表中采集车辆毛重、皮重数据，并自动计算出净重，自动打印磅码单。系统不允许司磅员修改计量数据，同时系统自动监控称量数据是否达到最大稳定值，如未达到最大值，系统禁止保存数据、打印磅码单，从而彻底解决了司磅员在司磅数据上的舞弊行为。
2、 系统通过红外线监磅仪和视频监控系统可以彻底解决车辆不完全上磅，或一车多过问题
3、 车皮重量超过其平均数量，系统能够自动报警，从而解决司机在车皮重量上的作弊行为。
4、 系统可以自动监控收货过磅整个过程，如果车辆重复称量毛重，系统自动禁止，从而解决一车多过问题。
5、 可以与销售管理系统连接，自动读取销售提货单剩余数量，严格控制发货数量超过开票数量，从而解决超提单发货问题。
6、 可以处理提货单剩余重量小于发货数量时，系统允许从其它提货单补足剩余数量。
7、 错误修改采用红单冲销方式，能够跟踪整个修改过程。
8、 提供发货日报表、收货日报表、发货任意统计表，收货任意统计表、磅码单查询、销售提货单查询、材料结算单查询、质量合同查询、化验单查询、运费结算查询等强大的查询和统计功能，使各级领导能够实时了解、监控整个司磅业务全过程。

2 质检管理
2.1 现状分析
1. 采样员缺少有效监督。
2. 送样员换样问题
3. 编号员掌握所有信息，责任重大，易出现问题。
4. 编号员工作强度大，易出现差错。
2.2 解决方案

软件业务流程说明：
1、 送货单位的货物经过初验合格后，上磅计量，计算机自动生成采样单号。采样单号由九位数字组成，前三位为送货单位和货物的代码，后六位为采样单顺序号。同一送货单位和货物的当天代码相同，但隔天随机更换。同一车辆的采样流水号每天随机更换。
2、 司磅员打印 “卸货、采样通知单”（一联：左边卸货信息联，右边采样编号联）。采样编号联只打印后六位流水号。

3、司磅员把卸货、采样通知单的右半联（采样单号）密封后交给司机。
4、采样员在煤场根据采样规则对每车原料进行采样，把司机随行“卸货、采样通知单”的密封采样编号联撕下放入采样袋。
5、 送样员把采样袋送到制样室。
6、 编号人员在计算机内把前三位相同的采样单号根据混样规则随机挑选进行二次编码，形成正式化验单号。

7、 编号员打印出混样通知单传送给制样室。

8、 制样室根据混样通知单中采样编号核对煤样袋中的采样编号联，然后根据制样规程把同一化验单号中所包含的煤样进行混样、制样。
9、 制样员把化验单号写到样品标签上后，送到化验室。化验员化验后，根据化验单号把化验结果录入计算机。

10、 化验单审核后，任何人不能修改化验数据。
11、 计算机自动形成各类统计报表，传入相关部门。

2.3 应用效果
系统通过自动对采样单、化验单进行二次编号，可以使采样员、送样员、编号员、制样员、化验员无法了解化验数据与供应商、货物品种、车号的对应关系，从而避免作弊行为的发生。

3 采购合同管理
采购合同是企业在原料采购时，用来与供应商制定的采购价格、数量、质量、索赔等合同条款，以此用来作为与进行原料结算的依据。
3.1 软件业务流程设计
1. 原料采购部门与用户签订书面合同后，各自录入相应的合同信息，内容包括合同数量、合同价格、挂牌单价、供应商名称，运费单价、增值税率、运费税率，签订部门、签订人和各项质量指标标准。
2. 录入员根据质量指标扣罚标准，录入相应的原料结算公式，并指定相应的化验指标取数标准，数据精度等。

3. 系统自动根据采购部门的不同对采购合同进行数据权限设定，本部门的人员只能看到本部门的合同信息，无权查看其他部门的合同。
4. 采购部门录入合同后，自动传到计划部进行审批。只有审批后的合同才能参与原料结算。
5. 当合同发生变更时，可以随时终止该合同，并形成一份变更后新合同。终止后合同的将不参与材料结算。
3.2 合同条款设定说明
质量指标：签订合同的货物的质量化验项目，该指标随货物品种的不同而不同。例如煤炭的化验指标主要有：全水分、含矸率、灰分、挥发分、含硫、固定碳、灰熔点、焦质层指数、发热量等。
上限值：质量指标允许的最高上限值。例如全水分要求上限值10％。
下限值：质量指标允许的最高下限值。例如发热量要求下限值5000大卡。
扣价：扣罚单价。例如发热量每低于1卡，单价扣除0.001元。
扣率：扣罚比率。例如全水分每高于1％，将扣罚总量的1％。
取数范围：用于在材料结算时指定用于结算的化验数据取数范围。包括：单车取数、日平均取数、月平均取数、无值取前数。
取数方式：在材料结算时，对化验数据的处理方式。包括四舍五入法、截断法、进一法。
位数：化验数据的小数位数
分组标志：与分组定义合用，用于同一种货物实现不同的算法。
逻辑符：用于联接多个指标条件。
扣重/扣价：指定该行记录计算类型。扣重/扣价选项：包括下限扣重、上限扣重、下限比率扣重、上限比率扣重、下限乘积扣重、上限乘积扣重、下限扣价、上限扣价、定级定价、等级扣价、分组定义等选项。下面详细介绍计算公式设置：
超过下限扣重：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果超过下限值，则扣重=（化验值 － 下限值）×扣率×净重。
低于上限扣重：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果低于上限值，则扣重=（上限值－化验值）×扣率×净重。
超过下限扣价：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果超过下限值，则结算单价=合同单价-（化验值 － 下限值）×扣价
低于上限扣价：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，如果化验结果低于上限值，则结算单价=合同单价-（上限值－化验值）×扣价
等级定价：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，则结算单价=扣价。
等级扣价：该指标的实际化验结果在上限值和下限值之间时，则结算单价=合同单价 - 扣价。
分组定义：根据该指标的化验结果区分出不同的结算公式。例如根据化验指标，通过分组定义可以区分出不同的煤种，并根据不同的煤种设置不同的计算公式。
3.3 应用效果
l 规范了原料合同管理。
l 有效的控制了原料的结算
4 结算管理
4.1 采购化价
采购化价主要根据货物的质量合同和实际化验结果，自动计算出每一车磅单货物结算数量、结算单价。
4.1.1 结算业务流程
1. 结算员选择要结算的供货单位（系统自动过滤出未结算的单位清单）。
2. 系统自动显示出该供货单位未结算的过磅单。

3. 结算员选择要结算的过磅单。
4. 系统自动按照司磅日期、货物品种、结算单位匹配采购合同和化验单。并按磅单票号显示货物的应收数量、实收数量、扣水、扣杂数量、合同单价
5. 系统自动根据每条磅单所执行的采购合同条款和实际化验单结果值，计算出该车货物扣重值、结算单价，并计算出结算数量，结算金额，并明细显示出扣重、扣价的原因。
6. 结算员打印原料结算单

4.2 运费结算
运费结算主要根据货物的到货地点（发货地点），可以按照收发货单位、运输单位、运输车辆进行汇总，形成运费结算单。

4.3 应用效果
1. 杜绝原料结算、运费结算中的人为因素的影响，使结算过程透明化。
2. 使领导可以实时了解原料结算的真实情况。
3. 大大减轻了原料结算的工作量，提高了工作效率。
5 数据接口
6 ERP版数据接口

本系统可以与用友软件系统的采购模块、销售模块、库存模块实现数据的交互传输。实现方式可以采用用友软件提供eai方式或者是通过存储过程直接写表的方式。目前可以与用友软件的T3、T6、U8、NC等系列软件联用。下图是大宗物料系统与用友软件接口图：

6.1 采购管理接口
1. 大宗物料系统可以自动读取用友软件采购管理中的采购订单进行过磅。
2. 大宗物料系统的采购合同可以生成用友系统系统中采购订单。
3. 参照采购订单过磅的物资，经过化价后，可以生成采购入库单（暂估入库），并自动反写采购订单的累计入库量和更新库存数据。
6.2 销售管理接口
1. 大宗物料系统可以参照销售订单进行发货过磅，过磅后单据可以生成销售发货单回传到用友系统，并自动更新销售订单的已发量，用友软件中的销售发货单审核后，自动形成销售出库单，更新库存数据
2. 大宗物料系统可以参照用友软件中的销售发货单进行过磅，过磅后单据可以生成销售出库单回传到用友软件库存系统，并自动更新销售发货单的出库量，并自动更新库存数据。
3. 对于需要先过磅才能确定销售量的物资，可以先在大宗物料系统中先过磅，然后生成销售发货单回传用友软件销售系统。
6.3 库存管理接口
1. 调拨过磅单可以生成调拨单回传用友软件系统。
2. 领料过磅单可以生成领料出库单回传用友软件系统
3. 产品过磅单可以生成产品入库单回传用友软件系统
4. 其他过磅单可以生成其他出入库单回传用友软件系统
大宗物料管理系统共享用友软件系统的客户、供应商、存货档案、仓库、部门、人员等基础信息数据。
7 领导查询
1、 领导可以在办公室内动态掌控磅房计量情况、实时了解每一车司磅详细情况，当天、当月、当年的材料进场数量、产品的销售出场数量。

2、 可以动态掌握所有销售订单（或销售发货单）的每日发货数量、剩余数量情况。

3、 可以动态掌握所有原料采购合同的每日收货数量、结算情况。

4、 可以动态掌握每一家供应商每日、每月的原料质量情况。

5、 可以动态掌握每家供应商材料结算详细信息。

6、 可以动态掌握每家承运单位的运费结算情况。

8 硬件要求
8.1 网络拓扑图

8.2 设备要求
1. 服务器最低配置
cpu: 至强2.8G 内存：1G 硬盘：3x18.2G 网卡：1000M

2. 工作站最低配置
磅房最好配备品牌商用电脑最低配置：cpu:PIII1G 内存512M 硬盘： 40G 网卡 100M
3. 磅房打印机配置
推荐使用票据打印机，如：epson680k 富士通8600E+
9 数据存储解决方案
9.1 网络数据存储方案
针对司磅业务不能间断的特点，为了保证在网络出现故障情况下能够不间断司磅业务，系统将提供以下解决方案：
1. 在中央机房数据库服务器中建立一大型数据库，用于集中存储网络中所有磅房计量数据。
2. 各司磅地点建立一套单机数据库，用于存储本地数据。
3. 在司磅过程中，系统同时把数据写入两套数据库系统中，保持两套数据库的当日数据的一致性。
4. 在网络正常的情况下，以网络数据库为主，单机数据库作为备份。
5. 在某一台电子磅或所有电子磅网络出现问题时，直接切换到单机数据库继续过磅。
6. 网络恢复后，立即执行【数据同步】功能把单机数据库的数据上传到网络数据库，使网络数据库的数据与单机数据库的数据相同。
7. 再切换到网络版数据库继续进行司磅。
8. 每日自动定时对网络版数据库进行备份。
9.2 单机数据存储方案
在一些企业的磅房地点距离中心机房太远，无法进行联网情况下，可以采用以下解决方案：
1. 在各磅房建立单机数据库，用于存储当地数据。
2. 在中心机房建立一网络数据库。
3. 各磅房在每日司磅结束后把当日的司磅数据通过软盘或电子邮件的方式上传到中心机房。
4. 中心机房每日把上报的数据导入到网络数据库中。
5. 领导可以查询到上一日以前的所有司磅地点的司磅情况。
6. 各司磅地点每日对当地数据库进行备份。

10 应用效益分析
1、有效监控整个计量过程，利用计算机技术和精密的流程设计，有效堵塞司磅过程中的漏洞，降低企业损失。
精煤 130×700元/吨×0.1%=91万元
焦炭 100×1100元/吨×0.1%=110万元
2、由事后监督审查变为事前控制。
3、屏蔽质检、结算过程中的人为因素的影响。
4、减轻员工繁重手工劳动，提高工作效率。
5、能够动态了解原料、产品的出入场数量，实时监控整个原料采购、产品销售业务中的计量、结算情况。
6、规范优化原有业务流程，制定相应的规章制度。
7、提高员工的综合素质