内部控制手册--员工招聘与配置.doc

3.1员工招聘与配置1.1 概述规定了XXX股份有限公司及其下属公司的员工招聘与配置过程。旨在根据计划目标，优化使用企业生产所需的人力资源，按发展需求配置公司所需人才，使公司及其子公司能够有序、高效地完成全面目标。1.2 适用范围适用于XXX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 招聘录用管理规定1.4 职责分工n 用人部门：本部门招聘计划的拟定与协助实施；招聘过程中对招聘人专业素质要求的核定及具体评定；分公司（办事处）负责当地销售、服务等人员的招聘。n 人力资源部：招聘策略策划；招聘计划的审核、具体实施与监控；招聘审核中对应聘人综合素质的基本要求（公司统一政策，如亲属回避等）的审定及具体评定；招聘审批过程。n 总经理/行政副总：对各部门重要职位的人员招聘工作做最终审批。1.5 流程图111.6控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施3.1-R1部分入职员工档案中所参加的笔试试卷未做批改，且无该员工的入职体检报告，可能导致因为录用员工的实际工作能力未达到职位要求，入职考核走形式，以及入职员工的身体健康状况不适合所应聘的岗位工作，造成工伤或其他安全事故等3.1-C4预防性员工入职前应通过公司组织的各类考核及面试，各类笔试及面试等考核内容须经过部门负责人及人力资源部确认并提出审核意见；特殊岗位员工需定期体检年员工入职考核记录3.1-PR1未能制定与公司发展战略相符的人力资源需求计划，可能导致公司人力资源无法满足发展战略的要求，影响公司战略目标的实现3.1-C6预防性集团公司及下属单位各部门应根据本部门生产任务、业务发展情况，对本部门人力资源需进行分析，制定年度需求计划，提出岗位任职资格，报公司人力资源部由招聘专员统计上报公司领导审批年年度人力资源需求计划；公司招聘计划3.1-PR2人力资源需求计划编制人员对岗位和人员配置不熟悉，可能导致人力资源需求计划不合理，影响人力资源招聘计划的实施效率3.1-C7预防性由人力资源部经理及公司分管领导审核各部门上报招聘计划；从公司整体情况出发对所有岗位的招聘进行把关年年度人力资源需求计划审批意见；招聘计划审批意见3.1-PR3人力资源需求计划的编制过程中人事部未与其他部门充分沟通,可能导致人力资源计划的准确性和操作性不强,影响计划的实施3.1-C8预防性公司人力资源需求计划的编制应以各部门实际情况制定，同时人力资源部与各部门进行核对，确认是否存在需求变动，各部门对人力资源需求进行调整或变动时应及时与人力资源部沟通年年度人力资源需求计划3.1-PR4人力资源需求计划编制过程中使用的数据资料未经各相关部门的认可,可能导致编制的计划与实际需求不符,影响人力资源计划的编制目的3.1-C9预防性公司人力资源需求计划的编制应以各部门实际情况制定，同时人力资源部与各部门进行核对，确认是否存在需求变动，各部门对人力资源需求进行调整或变动时应及时与人力资源部沟通年年度人力资源需求计划3.1-PR5人力资源需求计划编制过程中未考虑部门人员分布、平均年龄和总体知识结构,可能导致公司各部门人力资源结构失衡,影响公司正常经营发展3.1-C10预防性公司的人力资源部应该根据公司职员的人员分布、总体年龄和知识结构等因素,编制人力资源需求计划年年度人力资源需求计划3.1-PR6相关职能部门未通过人力资源部统一对外发布招聘信息，可能导致招聘信息的发布不规范，影响公司人力资源招聘计划的实施3.1-C11预防性发布招聘信息应由公司人力资源部统一在人才市场、求职网站，相关媒体或网络途径发布招聘信息；公司参加的大型现场招聘会须经总经理审批确认并由人力资源部领导组织安排年公司招聘信息；招聘会安排通知3.1-PR7发布招聘信息前未对招聘岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件进行充分确认，可能导致招聘人员不符合岗位要求，影响公司招聘实施效果3.1-C12预防性公司的人力资源部在发布员工招聘信息前应对招聘岗位进行职位分析，对岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件在招聘信息中予以明确年公司招聘信息3.1-PR8未能选择合理途径发布招聘信息，可能导致信息发布的范围受限，求职者无法成功接受信息，影响人力资源招聘计划的实施3.1-C13预防性1）由公司人力资源部确定招聘方式，组织招聘录用，通过媒体刊登招聘广告，网络招聘，参加各类大型招聘会，人才市场人才库查询，各类普通高校、技校毕业分配部门推荐等；2）发布招聘信息：招聘信息经审核确认后由公司人力资源部统一在公司网站、相关媒体及网络中发布招聘信息年公司招聘信息3.1-PR9招聘信息发布过程中未对应聘人员所需提交的应聘资料进行明确，可能导致招聘人员无法有效地对应聘人员进行筛选，影响人事招聘质量3.1-C14预防性公司人力资源部发布的招聘信息中应对聘所需材料给予明确、具体的说明年公司招聘信息3.1-PR10简历筛选过程不规范，可能导致各职能部门入职人员配置不合理，影响相关岗位人员才能发挥，造成人力资源浪费3.1-C15预防性实施规范合理的简历筛选规定，明确简历筛选流程，从而更好的定位到企业所需人才年3.1-PR11招聘过程中没有建立面试官和招聘决策人回避制度，可能导致公司招聘过程不规范，影响人事招聘的公平公正性3.1-C16预防性公司人力资源部应建立员工招聘回避制度，员工入职招聘时应坚持独立性原则，与入职员工有亲属关系的考评人员须回避面试流程以及对该员工进行入职考评工作年人事招聘流程3.1-PR12未将员工道德标准作为面试考核指标之一，可能导致录用员工职业素质不足，影响公司员工工作质量及效率3.1-C17预防性将员工的职业道德素养作为招聘的一个指标列入面试考核之中，并且明确职业道德素养在面试考核成绩中所占到的比例年新进员工入职考核标准3.1-PR13人力资源部未能对应聘人资料进行真实性调查，可能导致对应聘人员实际情况缺乏了解，影响公司人事招聘质量3.1-C18预防性人力资源部应通过各类渠道验证应聘人员身份信息和背景信息，保证身份证实可信、合法合规，调查内容包括：面试人员与应聘人之间存在的利益，企业的利益冲突等年员工入职档案3.1-PR14未能对录用人员进行体检和职业健康检查，可能导致在职员工的健康状况存在问题，影响员工工作效率3.1-C19预防性对新录用的人员进行岗前体检和职业健康检查，保证体检合格者才能上岗，避免给公司带来隐藏的职业病等风险年员工体检记录3.1-PR15人员招聘时，未获得对方单位开具的离职证明材料，录用后可能导致人事纠纷或法律风险3.1-C20预防性人力资源部在录用外部在职人员时，需通知录取人员出具离职单位开具的离职证明资料，证实此人员工作状态年离职证明材料（如：解除劳动合同证明书）3.1-PR16未建立试用期制度，可能导致公司无法了解拟录取员工的工作能力及水平，影响员工录取工作质量3.1-C21预防性在公司的招聘管理规定中加入试用期方面的制度规定，新进员工入职后先经过一段试用期，经考核通过后办理转正手续年员工转正申请表；领导考评记录3.1-PR17未建立岗前培训制度，可能导致新入职员工无法快速有效地融入本职工作，影响日常工作效率3.1-C22预防性在公司的招聘管理规定之中加入有关岗前培训的制度规定，新进员工入职后由人力资源部、使用部门分别组织入职培训及岗位技能培训并通过培训考核后才能上岗年员工培训记录；培训考核记录3.1-PR18人事录用结果未经过相关部门领导审批确认，可能导致录用人员不符合部门实际需求，影响公司日常经营效率3.1-C23预防性人力资源部在确认最终录用结果后，应联同聘用人员资料上报相关公司领导进行最终审批，审批通过后，才可发送录用通知年员工录用通知3.1-PR19关键技术岗位人员聘用时未签订保密协议，可能影响公司的信息技术安全3.1-C24预防性与公司的高级管理人员、高级技术人员以及涉及到公司商业秘密的人员签订保密协议，对负有保密义务人员签订竞业限制协议年保密合同；竞业限制协议3.1-PR20部门岗位设置和人员配置过程中未充分考虑公司的实际需求，因人设岗，可能导致员工岗位设置不合理，造成员工工作效率低下3.1-C25预防性公司人力资源部应根据人力资源规划和公司的实际需求进行员工配置和岗位配置，员工配置及岗位配置须与各部门组织架构向结合年公司组织结构图