私募基金公司IT固定资产管理-.docx

上海昇和资产管理有限公司IT固定资产管理制度目录第一部分概述11目地12定义与范围13职能说明14资产编号25固定资产运作25.1自备办公电脑的奖励25.2资产采购25.3资产入库25.4资产发放35.5资产使用35.6资产维修35.7资产报废36低值易耗品清单3第二部分业务流程41新员工入职电脑申请流程42公用IT资产申请流程43员工新增或替换IT资产流程54临时借用IT资产申请流程65退还IT资产申请流程76丢失IT资产上报流程77报废IT资产上报流程88集团IT资产盘点流程8第三部分申请流程表格附件9第一部分概述1目地为保证公司固定资产得到合理的采购，调配与应用，IT资产调配流程与管理方式，特制订本制度，本制度中的固定资产，特指IT类固定资产。2定义与范围本规定适用于与公司有形固定资产，参照财务部固定资产列表，IT固定资产包含台式电脑，笔记本电脑，服务器，打印机，网络设备，电话交换设备，传真机，扫描仪，手机等设备。其中台式机适用于办公室人员；笔记本电脑分为12英寸和14英寸。适用于经常性出差人员。本固定资产不适用于家具，保险柜等非IT类固定资产。表1：办公电脑采购标准职务建议配置的价格公司副总经理以上10000元以下总监以上8000元以下一般培训5000元以下普通员工4000元以下3职能说明角色职责资产使用人负责对自己领用和借用的资产进行保管。负责对人为造成的损坏进行维修和赔偿部门负责人（部门总监）负责对部门下属员工的标准配置资产领用申请进行审核资产管理员（网络技术支持部）负责管理公司有形固定资产与无形信息资产。是公司所有的固定资产的责任人网络技术支持部总监负责对特殊配置需求的固定资产申请进行审核4资产编号为了统一资产编号，方便管理，特制订资产编号规范如下：第1、2位代表类别第3、4位代表购买资产年份第5、6位代表购买资产月份第7、8、9、10位代表资产编号类别描述类别描述类别描述PC台式机NB笔记本PR打印机HD移动硬盘FW防火墙RT路由器SW交换机MP手机UP不间断电源SC扫描仪PJ投影仪SR服务器例如：2011年10月购买的第1台笔记本：NB-11-10-00012012年2月购买的第33台台式机：PC-12-02-00335固定资产运作5.1自备办公电脑的奖励员工使用自己的电脑办公，用作办公的私人电脑，配置要满足工作的需要。经领导审批后，报网络技术支持部和财务部备案后，每月可以报销200元的费用。报销期限为三年，三年后重新评估。5.2资产采购新员工办公电脑和公用IT资产由网络技术支持部进行资产采购申请。其他部门使用的IT资产由使用部门提出采购申请，网络技术支持部评估后，经领导审批后采购。网络技术支持部有权利调配公司电脑，若公司内有闲置的满足工作要求的电脑，将直接调配，不予采购。5.3资产入库新购资产到货后，由资产管理员检查是否与采购明细一致，核查完毕后，填写入库检验单，粘贴资产编号，更新管理数据库。入库检验单作为采购付款报销的附件提交给财务部确认。5.4资产发放在完成相应资产申请审批流程后，由资产管理员更新部门固定资产管理卡，并由部门负责人和使用者签字后，直接发放给使用人或部门负责人。5.5资产使用员工要爱护公司资产，禁止随意拆卸设备部件或相互调换使用。公司所有公用固定资产应指定责任人，通常为资产管理员。个人使用的固定资产，责任人即为使用人，对该资产的完好性负责，部门负责人对本部门固定资产使用情况负监管责任。由于使用不当或不慎而造成的设备损坏，使用人应承担设备维修费用，无法修复的，按丢失处理，如发现私自更换设备，损坏或拆卸部件等行为，资产管理员有权中止设备的使用权，并追究设备使用人的责任。5.6资产维修公司资产在使用过程当中发生故障或者损坏时，使用人需要报到资产管理员处，由资产管理员与维修商联系，维修商进行检测，报价，维修。在维修的过程当中，公司会提供备用机给员工，人为损坏所发生的费用由个人承担。网络技术支持部有责任寻找3家以上维修商进行比较论证，确定2家成为长期合作商，降低公司成本。5.7资产报废对于部分电脑丢失、硬件损坏无法维修的资产，资产管理员每三个月进行一次资产报废申报，经财务部批准后，执行报废，并确认公司数据已经清除完毕。6低值易耗品清单键盘、鼠标、U盘、移动硬盘、光盘、光盘簿、外接光驱、电脑锁、其它第二部分业务流程流程对应表格：直接使用资产的部门或者人力资源部先向网络技术支持部提出设备需求，网络技术支持部会根据库存状况，通知该部门所采用的流程表格。1新员工入职电脑申请流程1.1流程图1.2管理说明1) 超规格的采购申请需要李玫总和总裁加签。2) 新员工入职，网络技术支持部有库存支持的，走领用流程而非采购流程。2公用IT资产申请流程2.1适用条件i. 公用IT设备仅可由部门负责人申请，且设备只可公用ii. 库存没有满足需要的对应IT资产2.2流程图2.3管理说明网络技术支持部根据公司发展需求提交采购申请，通过网络技术支持部总监签字后采购入库。如果单次采购金额大于5000元，需要总裁签字审批。3在职员工新增或替换IT资产流程3.1 适用条件员工已经入职，因为工作性质之前没配置电脑或者之前配置的不符合要求。3.2流程图3.3管理说明使用人名下已经有同功能固定资产的，先完成IT资产退回流程，经核实原资产属实、清空数据且原资产无损害后，填写采购申请，经部门领导审批后，由网络技术支持部审核，再由网络技术支持部总监审批。申购要按照集团规定的规格，超过规格的申请金额大于5千的，需要总裁审批。4临时借用IT资产申请流程4.1流程图4.2管理说明对于使用时间不超过一个月的资产领用需求，公司对员工提供资产借用。办理时，员工需要到资产管理员处，填写资产借用单,经员工签字确认后，完成借用手续。使用完毕后，员工将该资产归还到资产管理员处，由资产管理员检查资产使用状态，并签字确认归还。资产管理员按月检查使用时间超过一个月的资产借用，要求使用人办理资产领用手续。5退还IT资产申请流程5.1适用条件i. 员工离职，离职流程中需要退还资产ii. 由于工作性质变化，员工需要退还资产或者变更资产。5.2流程图5.3管理说明:员工归还占用资产或离职时，将资产退还给资产管理员，资产管理员审核资产信息并确认签收。如员工为非上海地区员工，由当地办公区负责人初审后签字确认，再将资产审核单发给资产管理员进行最终确认并更新数据库。6丢失IT资产上报流程6.1流程图6.2管理方法对于属于公司资产的设备，如果在员工持有期间发生丢失，资产使用人添写丢失资产汇报表，由相应部门负责人签字并在提供公安机关出具的报案证明后，按照资产丢失处理，资产净值高于5000元需要总裁签字。如果不能提供相关丢失，则按照资产的净值以及使用时间进行折旧赔偿，赔偿金额参照财务部相关规定。财务部没有相关规定的，按照资产残值率计算，进行赔偿。基本上按照资产购买价格每年折损20%计算。如设备使用人拒绝赔偿，则自资产管理员书面通知使用人后30个自然日起，资产管理员通知人事部门从该资产使用人工资中扣除相应赔款。7报废IT资产上报流程7.1流程图7.2管理方法资产使用人将需要报废的资产交给资产管理员，由资产管理员定期安排资产报废。资产管理员收集到旧资产后，将资产信息反馈给财务部，在得到可以报废的相关信息后，提交报废材料给相关负责人签字确认，并清除公司数据再废弃处理。8集团IT资产盘点流程8.1流程图8.2管理方法资产盘点在每年6月、12月各一次，年终的资产盘点由资产管理员与财务部共同执行。根据财务部资产表以及资产管理员资产清单，逐一与资产使用人进行对比。第三部分申请流程表格附件