保险股份有限公司有价单证管理办法.docx

保险股份有限公司有价单证管理办法（xx版）第一章 总 则第一条 为进一步加强xx保险股份有限公司（以下简称“公司”）有价单证管理，规范单证管理流程，有效防范单证管理风险，明确各部门及相关人员在有价单证管理工作中的职责，依据公司有价单证管理风险管控和成本管控的原则，特制定xx保险股份有限公司有价单证管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 本办法适用于xx保险股份有限公司总公司及分公司。本办法所称“各公司”包括“总公司”和“分公司”。第三条 定义（一）单证是公司为经营保险业务，记录业务过程和承担保险、经济责任而设置的特定凭证。单证可分为有价单证和非有价单证。有价单证是指公司据以承担特定保险、经济责任，标明有具体责任金额的特定凭证。如保险合同正文页、保险业务发票、收款收据、卡式业务单据等。有价单证一般具有以下特征：1.印有唯一的流水号，不重号、跳号；2.加盖或套印公司保险合同专用章、公司财务专用章、地方税务局专用章等；3.可填写、打印或印刷固定面额；4.具有防伪标志。（二）有价单证管理，指对有价单证的设计、征订、印刷、入库、调拨、领用、盘点、回销、销毁、保管等事项及对上述事项执行结果进行分析、考评等管理工作。（三）单证管理员，指在各公司、各部门从事单证管理工作的人员，其中包括计划财务部的有价单证管理员和其他部门的单证管理员。单证管理员不得兼任现金收付工作。（四）有价单证档案，指记录有价单证管理工作过程和成果，具有保存价值的相关资料。有价单证档案分为管理性档案和业务性档案：1.管理性档案包括公司下发的各种有价单证管理文件、工作签报、有价单证入库单、领用申请单、台账、盘点表、交接表、月度、季度、年度有价单证报表、分析报告等。2.业务性档案指回销至计划财务部的有价单证实物。第四条 管理职责（一）有价单证设计部门：申请创制、审批、更改、废止有价单证，并对有价单证版式及用途进行维护和解释。（二）总公司信息管理中心：负责单证系统的日常维护及权限管理设置。（三）总公司计划财务部：对公司的有价单证进行统一管理，并对各分公司有价单证管理工作进行指导、监控、检查及考评。（四）分公司财务部：制定分公司有价单证管理细则，负责本公司及下属机构的有价单证管理，并对下属机构有价单证管理工作进行指导、监控、检查及考评。（五）有价单证使用部门：指定专人负责本部门有价单证的征订、领用、保管、发放、回销等工作。第二章 有价单证设计有价单证的设计，指总公司需求部门对其使用的单证内容、基本格式等进行设计。第五条 设计有价单证及立项审批有价单证的设计或改版均需立项审批，即对有价单证的用途、内容、格式及费用等以部门工作签报的形式申请。第三章 有价单证征订第六条 有价单证征订（一）有价单证的征订分为常规性征订和非常规性征订。1.常规性征订指月度征订，总公司计划财务部可根据单证的库存状况调整单证征订频率。总公司计划财务部单证管理员每月初下发征订通知，各公司有价单证管理员预估2-3个月有价单证用量，在单证系统提出征订需求，总公司计划财务部汇总后提交OA审批，总公司综合管理部统一进行采购印刷。2.非常规性征订指有价单证库存不足，通过公司间调拨仍无法满足使用需求而提出的临时征订。（二）分公司自购的有价单证（如保险业务发票）可根据实际使用需求，经审批后购买，在单证系统提出征订申请，并填写有价单证征订表（见附件1）。第四章 有价单证印刷第七条 有价单证印刷（一）总公司负责统一印制公司有价单证。（二）分公司使用的保险业务发票向当地税务机关申请购买。第五章 有价单证入库第八条 有价单证入库（一）公司印制的有价单证由印刷厂发往至各分公司，各分公司有价单证管理员收到实物后，清点、核对无误后及时在单证系统中办理入库，并填写有价单证入库单（见附件2）。支公司申请的有价单证由分公司办理入库后，进行分配出库，并将实物寄至支公司，支公司清点、核对无误后及时在单证系统中办理入库，并填写有价单证入库单。（二）外购的有价单证如保险业务发票，由各分公司财务部有价单证管理员在单证系统办理入库手续，上载附件含税务机关准印资料（或领购本）扫描件、承印厂家发货清单扫描件及单次印刷发票首尾号码的扫描件等，并填写有价单证入库单。第六章 有价单证调拨第九条 有价单证调拨有价单证征订申请期过后，当机构有价单证库存不足时，可以通过单证系统的调拨管理实现有价单证调拨，满足机构业务需求。有价单证调拨分为上下级机构间调拨、平级机构间调拨。（一）上下级机构间调拨，机构与上级机构进行沟通后，可采用此方式进行调拨，申请时由申请机构在单证系统提交调拨申请，上级机构同意后办理调拨，并在单证系统办理出库、入库手续。（二）平级机构间调拨，机构与平级机构进行沟通后，可采用此方式进行调拨，申请时由申请机构在单证系统提交调拨申请，直属上级机构审批，被申请机构同意后办理调拨，并在单证系统办理出库、入库手续。第七章 有价单证领用第十条 有价单证领用（一）领用管理原则1.“先回销、后领用”的原则公司需求部门的有价单证回销率达到80%以上、外部单位（如兼业机构、中介机构等），有价单证回销率达到60%以上，方可再次领用。2.双签制原则部门单证管理员领用有价单证时必须遵循双签制原则（申请人、部门负责人、有价单证管理员、计划财务部负责人签字），严禁先领用后补办手续。3.按序发放原则领用时应按有价单证流水号先后顺序依次发放，对印刷有有效期限的有价单证，在有效期满后不得发放。（二）领用流程1.部门单证管理员凭有价单证领用申请单（见附件3）到财务部门领用有价单证，有价单证管理员根据申领量及使用情况核定发放，并在单证系统中操作单证领用。2.有价单证使用人到本部门单证管理员处领用有价单证，部门单证管理员在部门有价单证领用回销登记簿（见附件4）上登记发放日期、领用人、数量、流水号码及银行网点等相关信息。3.外部单位到单证使用部门领用公司有价单证，需填写有价单证领用交接表（见附件5），并双方盖章存档。第八章 有价单证库存管理第十一条 库存管理（一）有价单证存放遵循“集中管理、安全存放、明确分类、方便使用”的原则，集中存放在专用的库房内，并注意“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉”。 （二）有价单证应与非有价单证分别保管，并专柜锁存。第九章 有价单证库存盘点第十二条 库存盘点（一）日常盘点：有价单证的管理部门和领用部门应每月进行盘点，并填写有价单证日常盘点表（见附件6-1），保证账实相符。如出现账实不符，应及时查找原因，消除差异。 有价单证管理员应于次月第一个工作日将签字确认的有价单证日常盘点表扫描件以邮件方式报送上级公司计划财务部。（二）交接盘点：单证管理员在岗位轮换或离职时应与交接人办理交接手续。交接时，应在监交人的监督下进行盘点，将有价单证实物与账目交接清楚，交接双方和监交人需在有价单证交接盘点表（见附件6-2）签字确认，并向总公司计划财务部报备。第十章 有价单证回销第十三条 有价单证回销范围有价单证的回销范围包括使用回销、到期或超期回销、遗失回销、质量问题回销和其他回销。第十四条 有价单证回销管理规定（一）使用回销1.各种有价单证原则上均有使用期限，有价单证有效期到期后，无论有价单证使用与否，使用人必须按规定将有价单证回销。2.回销作废有价单证时，必须保证各联齐全，单证管理员审核无误后在有价单证各联上加盖“作废”章。如有任何一联遗失，按有价单证遗失处理。（二）到期或超期回销1.银行保险渠道使用的有价单证在到期前三个月内列入催收范围，其余有价单证在到期前一个月列入催收范围，超过期限未回销的有价单证，列入强制回销范围。2.有价单证管理员负责提醒、督促有价单证使用部门对有价单证及时回销，部门单证管理员负责催缴并在有效期内回销有价单证，如未在规定的时间内回销，造成超期未回销的，有价单证管理员有权进行强制回销。 3.部门单证管理员须将有价单证按流水号顺序整理后进行回销。4.部门单证管理员应填写并将有价单证使用情况回销表（见附件7）留存备查。（三）遗失回销发生有价单证遗失时，遗失责任人应立即向单证管理员汇报，并在确认遗失后7个工作日内，由遗失责任人填写有价单证遗失处理单（见附件9），并在本地区主流报纸上刊登遗失申明。责任人所在的部门单证管理员负责督促遗失责任人及时办理遗失手续。办理遗失手续后，由公司有价单证管理员将上述文件上传至单证管理系统，在单证管理系统办理遗失手续。（四）质量问题回销有价单证如出现污损、毁坏、条码或流水号不清、缺失等质量问题，应及时向上级部门汇报，并办理回销手续。（五）其他回销公司员工调动或离职，应回销其领用的有价单证。第十五条 有价单证回销方式有价单证回销方式分为自动回销、手工回销。（一）自动回销，指有价单证在业务系统使用后，单证系统自动进行回销。（二）手工回销，指有价单证在使用后不能被系统自动回销，需有价单证管理员手工回销。第十六条 有价单证回销流程（一）单证领用人单证回销流程有价单证领用人应将回销的有价单证交至部门单证管理员处，单证管理员审核无误后，在部门有价单证领用回销登记簿（见附件4）做好登记，由回销人签字确认。（二）部门单证管理员单证回销流程1.部门单证管理员需每月将本部门有价单证使用情况汇总，填写有价单证使用情况回销表（见附件7），经部门负责人签字确认后，连同有价单证实物到财务部门有价单证管理员处办理回销手续。2.需手工回销的有价单证，单证管理员应同时填写有价单证批量回销表（见附件8），连同有价单证实物及有价单证使用情况回销表到财务部门有价单证管理员处办理回销手续；同时，将电子版有价单证批量回销表发送至财务部门有价单证管理员处。第十一章 有价单证销毁第十七条 有价单证销毁范围及要求（一）符合以下条件的有价单证可以进行销毁：1.因产品停售而不能继续使用的有价单证；2.因破缺或污损而无法继续使用的空白有价单证；3.因按规定保存期满的有效单证；4.因总公司更换新标识导致无法使用的有价单证；5.因未通过所属保监部门批准，被禁止使用的有价单证；6.因超过允许使用期而无法使用的有价单证；7.总公司下发正式通知不再使用的有价单证；8.其它特殊原因无法继续使用的有价单证。（二）有价单证销毁具体实施要求1.各公司应每半年一次对回销的有价单证进行鉴定，对确定无需保存的各类有价单证进行提出销毁申请，填写有价单证销毁明细清单（见附件10），并以工作签报形式逐级上报，总公司审批同意后方可集中销毁。销毁时，必须由财务部门负责人监督。2.已发放至外部单位的单证过期或作废后，若由于外部单位自身原因无法收回实物的，应由外部单位提供情况说明及签字盖章确认。3.有价单证销毁时必须保证各联的完整性，不得缺页。4.销毁后，经办人和监督人应在销毁清单上签字确认，将销毁清单、审批文件等上传单证系统，并作为管理性档案保存。5.保险业务发票的销毁除遵循公司内部规定外，还应遵照当地税务机关要求。 第十二章 有价单证档案保管第十八条 有价单证档案保管遵循xx保险股份有限公司会计档案管理办法（前保寿发201258号）要求。 第十三章 有价单证系统用户管理第十九条 单证系统用户管理单证系统实行权限管理，各级机构用户在JIRA系统提交申请，逐级审批完毕，由总公司信息管理中心分配角色、设置权限。第二十条 单证系统用户变更各级有价单证管理员发生变动时，须及时上报总公司计划财务部并在JIRA系统提交用户权限申请表（见附件11）。第十四章 罚 则第二十一条 各公司出现以下情况，应追究相关责任人的责任。（一）未经总公司批准擅自外购或印刷有价单证； （二）有价单证领用、回销、库存账务不清、账实不符、编制虚假报表；（三）因管理不善而造成有价单证遗失；（四）无视市场需求随意征订有价单证，造成大量有价单证浪费；（五）有价单证人员岗位轮换或离职时，未办理工作交接手续或交接不全，导致有价单证管理工作出现重大纰漏；（六）违反本办法外的其它情况。第二十二条 各公司发现以上问题时，应立即书面逐级上报并根据总公司相关主管部门的审批意见进行处理或整改。对于给公司造成重大损失的行为，如涉及到刑事犯罪的，公司可依法提交司法机关处理。第十五章 附 则第二十三条 各公司如在实际管理中存在特殊情况的，需上报总公司计划财务部审批。第二十四条 本办法由总公司计划财务部负责解释和修订。第二十五条 本办法自发布之日起执行，原xx保险股份有限公司有价单证管理制度（2012版）（前保寿发201264号）同时废止。附件: 1.有价单证征订表2.有价单证入库单3.有价单证领用申请单4.部门有价单证领用回销登记簿5.有价单证领用交接表6-1.有价单证日常盘点表6-2.有价单证交接盘点表7.有价单证使用情况回销表8.有价单证批量回销表9.有价单证遗失处理单10.有价单证销毁明细清单11.用户权限申请表12-1.有价单证管理流程图12-2.发票管理流程图12-3.团险卡单管理流程图附件1有价单证征订表征订机构/部门：日期：序号机构单证代码版本号单证名称征订数量（份）单价金额（元）预算收货地址联系人联系电话提交需求人：征订部门负责人：有价单证管理员：财务部负责人：附件2有价单证入库单 机构/部门：印刷工单号有价单证代码有价单证名称有价单证流水号征订数量入库数量承印厂家备注经办人： 复核人： 审批人： 入库日期： 年 月 日附件3有价单证领用申请单领用部门： 日期： 数量单位：份序号有价单证名称有价单证号码申请数量实发数量备注回销期限上批领用回销单证情况说明123456领用人： 部门负责人：有价单证管理员： 财务部负责人：（第一联：财务留存联；第二联：部门留存联）附件4部门有价单证领用回销登记簿序号领用人领用人工号领用日期领用号段领用数量领用人签字回销号码回销数量回销人签字回销日期回销单证状态数量未回销号码备注说明回销作废遗失空白部门单证管理员：附件5有价单证领用交接表领用单位：日期：数量单位：份序号单证代码单证名称流水起号段流水止号段数量备注经办人：接收人：（公章）：（供参考）附件6-1有价单证日常盘点表机构/部门：日期：序号单证代码单证名称系统（账面）库存实物库存库存差异差异原因备注流水起号段流水止号段小计数量合计数量流水起号段流水止号段小计数量合计数量流水起号段流水止号段小计数量合计数量总合计部门负责人： 监盘人： 盘点经办人： 盘点日期：填写说明：1.经办人等人员名字需要亲笔签名，不得打印； 2.单证代码必须是标准代码，流水号码必须填写系统标准全号； 3.可自行根据需要添加单价、金额。附件6-2有价单证交接盘点表机构/部门：日期：序号单证代码单证名称系统（账面）库存实物库存库存差异差异 原因备 注流水起号段流水止号段合计数量流水起号段流水止号段合计数量流水起号段流水止号段合计数量总计：其它事项说明：交接人：接收人：监盘人：部门负责人：填写说明：1.以上签名需亲笔签名，不得打印。 2.单证代码必须是标准代码，流水号码必须填写系统标准全号。 3.可自行根据需要添加单价、金额。附件7有价单证使用情况回销表使用单位： 日期： 数量单位： 份单证名称使用单证号码数量使用情况备注有效数量回销金额作废数量遗失数量空白退回作废号码：遗失号码：回销人： 回销部门负责人： 有价单证管理员： 签收时间： 年月日（第一联：财务留存联；第二联：部门留存联）附件8有价单证批量回销表*单证代码 (4位)单证名称*单证版本号*使用渠道*开始流水号*结束流水号*数量关联业务单号*变更前状态*变更后状态回销人 (非操作人)ID回销日期 (格式为：yyyy-mm-dd)备注回销人： 回销部门负责人： 有价单证管理员： 签收时间： 年 月日（单证系统下载模版）附件9有价单证遗失处理单有价单证名称号码数量遗失时间确认时间遗失原因空白/填开遗失有价单证情况（如果有价单证已填开，请填写）投保人联系地址联系电话主险险种保险金额保险费附加险种保险费是否已登报声明：是（ ）否（ ） （如果已登报，请填写）报纸名称登报日期责任声明：本人不慎遗失xx保险股份有限公司 （详见本处理单），在此保证，因本处理单所载有价单证的遗失所造成的一切后果由本人承担，与xx保险股份有限公司无关。遗失责任人签字： 年月日业务员签字：部门经理意见：业务员代码：年月日年月日有价单证管理员意见：分公司人管意见： 年月日 年 月 日分公司负责人签批意见：财务部意见： 年月日年月日填表说明：1.遗失时间，指责任人遗失有价单证的时间；2.确认时间：指责任人向分公司有价单证管理员、部门单证管理员汇报，并确认有价单证发生遗失的时间，由责任人所在部门单证管理员填写。附件10有价单证销毁明细清单申请机构（部门）： 申请日期：序号有价单证代码有价单证名称单价销毁数量销毁金额有价单证流水号段销毁原因1234567812345678123456781234567812345678123456781234567812345678监销人： 财务部负责人： 销毁人：本表作为部门销毁有价单证备案时填写，并用作存档；1.销毁有价单证的单价应以总公司有价单证管理系统中的定价为依据；2.有价单证名称须填写完整，其中有价单证的流水号必须填写，而且应完整填写，不能只列后面的几位；3.销毁原因可依据已列出的8项条件直接打勾选择，但符合最后一项“其它”的，须在后面写明具体原因4.八项条件：1）险种停售2）破缺和污损3）保存期满4）更换新标志5）禁止使用6）超过允许使用期7）总公司下达正式通知不再使用的8）其它附件11用户权限申请表机构新设单证管理员原单证管理员备注姓名ID邮址角色仓库姓名ID申请人：部门负责人：日期：附件12-1附件12-2附件12-3