银行会计档案管理规定.doc

BGY-QC-N-3105 xx银行会计档案管理规定 版次：2/A1 目的为了加强本行会计档案的管理，确保会计档案的安全性和完整性， 根据中华人民共和国档案法和中国人民 银行颁布的银行会计档案管理办法有关规定，结合本行具体情况，制定本规定。2 范围2.1 本规定明确了会计档案管理的职责、内容及要求。2.2 本规定适用于xx银行会计档案的管理。3 术语与定义3.1 银行会计档案是银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。银行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。3.2 纸制档案是以纸为介质保存的会计档案，原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。3.3 电子档案是指以磁、光盘、缩微胶片等电子信息载体为介质保存的会计档案。3.4 会计档案的缩微是指将纸质会计档案和会计报表、历史交易明细等计算机会计业务数据的影像及数字信息，通过扫描、拍摄和压缩等方式储存至光盘或胶片中，以实现压缩存储、快速调阅会计业务信息的一种会计档案管理方法。4 职责4.1 会计结算部负责会计档案管理的业务指导、检查。4.2 运营部负责集中全行会计、储蓄业务凭证进行统一管理、检查。4.3 分支行负责本行会计账簿、会计报表、财务会计报告、会计登记簿等会计档案的管理、检查。5 岗位设置及岗位职责档案管理员职责：5.1 负责管理不同载体的会计档案；5.2 负责各种会计凭证、会计账簿等文件、资料的收集、整理、装订、归档等工作；5.3 负责做好会计档案的登记、保管、修补、调阅、复制、检查、移交、销毁等工作；5.4 负责编制各类会计档案检索工具，科学管理档案；5.5 负责做好档案的保密工作，防止会计档案丢失和泄密。6 工作内容、要求、程序6.1 会计档案的整理和装订6.1.1 各分支行保管的会计档案的整理和装订6.1.1.1 会计档案按日、月、季、年分别装订整理。6.1.1.2 各营业网点和分支行财务会计部（县域支行综合管理部）将本单位会计账簿、财务会计报告、会计登记簿及其他会计资料等会计档案进行整理、加填封面、封底装订，在装订处用封条加封并由装订人加盖个人名章，交营业网点或分支行会计档案管理员，登记会计档案保管登记簿签收。6.1.1.3 营业网点当天的会计凭证应按柜员号、柜员流水从小到大排列，附件需加盖“附件”章紧随主件。柜员应在凭证封面上统计注明凭证主、附件张数，注明的凭证主、附件张数必须与实物相符。整理凭证时，应逐张分开、避免粘联，严禁夹带各种金属物。6.1.1.4 xx地区支行营业网点应于次日将上一个工作日整理后的业务凭证上交运营部事后监督部，由运营部事后监督部统一监督、扫描、密封，密封时不得掉页，密封后的凭证由密封人员和会计人员在封面和封条上盖章装入档案盒内，档案盒上注明分支行名称（合并的密封传票应注明全部经营行名称）、日期、柜员号等要素。6.1.1.5 省内分行营业网点每日将上一工作日整理后的业务凭证交传票扫描岗，传票扫描岗将非集中上收业务凭证统一扫描至运营部事后监督部，并妥善保管业务传票。同城支行每月末25日前将业务传票交财务会计部，县域支行每半年末25日前上交财务会计部。财务会计部应妥善保管各营业网点上交的业务凭证，每年12月20日前上交运营部事后监督部。6.1.1.6 省外分行按照档案管理要求自行管理本行业务传票，下辖支行传票扫描岗负责业务传票的扫描、保管，并于每年12月20日前上交财务会计部统一管理。6.2 会计档案的移交6.2.1 会计档案在移交时，应编制会计档案移交清单，办理交接手续。会计档案接收部门根据会计档案移交清单进行清点和归类，清点完毕后登记交接登记簿，移交人、接交人双方签章确认，由上级负责人监督交接，并签章确认。 6.2.2 各级会计档案保管部门对保管的会计档案应逐本在会计档案保管登记簿中进行登记。6.2.3 档案管理人员离职、调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。6.3 会计档案的保管期限6.3.1 银行会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短。同一介质上有不同保管期限的会计档案，应按最长期限保管。6.3.1.1 永久保管的会计档案a) 年度财务会计报告b) 资本金、股金及股权明细c) 挂失登记及补发凭单收据d) 会计档案保管及销毁清册e) 存、贷款开销户记录f) 机构变动交接清册g) 有权机关查询、冻结及扣划书h) 账销案存记录I) 银行认为应永久保管的其他会计资料6.3.1.2 保管15年的会计档案a) 会计凭证及附件b) 总账及明细核算资料c) 中期财务会计报告d) 重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录e) 会计人员及会计档案移交清册f) 银行认为应保管15年的其他会计资料6.3.1.3 保管5年的会计档案a) 下级行上报的财务会计报告b) 联行往来核算资料c) 密押表使用、保管记录d) 对账回单e) 已处置固定资产卡片f）银行认为应保管5年的其他会计资料6.3.1.4 保管3年的会计档案a) 日报表b）计算机应用系统运行日志c）流水账d）不定期报表e）银行认为应保管3年的其他会计资料 6.3.2 会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。6.4 会计档案库房管理6.4.1 库房设施、环境管理6.4.1.1 存放会计档案的库房需按规定达到干燥、封闭、整洁和安全的要求，不得放置无关杂物，做到妥善保管、存档有序、查找方便。6.4.1.2 库房应双人管理、双人出入，钥匙必须双人保管，不得交叉使用，出入库登记出入库登记簿注明进出时间、事由、人员和事项等要素。6.4.1.3 档案库房是保管档案的重要场所。会计档案管理人员要切实遵守保密制度，做好档案库房的管理工作。非档案管理人员不得进入档案库房。6.4.1.4 银行会计档案保管地点应做到“六防”、“五无”、“二不”六防：防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防有害生物 五无：无虫蛀、无鼠咬、无霉烂、无损坏、无化学异味 二不：不丢失、不泄密。6.4.1.5 库房内严禁烟火。易燃、易爆物品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。6.4.1.6 库房内电灯用毕后应即时关闭，每日下班要切断电源，并认真检查，发现问题及时处理。随时注意库房门窗的开关和上锁，严格管理钥匙。6.4.1.7 库房内消防设备要保证齐全，定期检查，并记录备案。6.4.1.8 库房内要保持整齐、清洁，同时根据库房内温湿度的变化情况，随时通风，调整库房内温湿度。6.4.1.9 库房内放置杀虫剂，防止虫蛀档案，发现档案被虫蛀时，应及时报告库房负责人和运营部负责人，并及时处理。 6.4.2 会计档案库房安全管理6.4.2.1 会计档案库房必须坚持24小时双人值班，不得脱岗、离岗；认真使用、维护库房各项保卫设备和附属设施，对各项设施每月进行检查和维修，并做好检查登记。6.4.2.2 会计档案库房人员必须认真对业务查询人员和进出车辆进行检查和登记，严防无关人员和易燃、易爆等危险品进入库区内。6.4.2.3 会计档案库房人员每日应做好巡查防范工作，及时检查，对突发事件及时上报相关部门，妥善处理，不留隐患。6.5 会计档案的保管6.5.1 档案管理人员对办妥移交手续后的档案，按保管期限、档案种类分类编号、登记 ，建立会计档案保管登记薄，按内容和形成时间分类索引，以便查阅。6.5.2 对已入库保管的档案应及时按行别、类别、时间顺序摆放在密集货架上，不能存放于皮箱、纸箱等不便查找的物品内。6.5.3 摆放会计档案的货架上应注明支行名称、凭证时间、货架编号等。6.5.4 档案管理人员应定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。6.6 会计档案调阅 6.6.1 由各分支行自行保管的会计档案，内部人员及法律、法规授权部门、客户需要查阅、摘抄、复印由财务会计部保管的会计档案时，应由调阅人提出申请，填写会计档案查询申请书，持个人或单位的有效证件和相关手续，经营业网点负责人、财务会计部经理、分管行长批准，登记会计档案借阅登记簿，由营业网点自行保管的会计档案，由营业网点负责人批准，并指定档案管理人员查阅，不得将档案调离银行查阅。查询人员离开档案库房后，档案管理人员应将调阅凭证及时归档。6.6.2 由运营部保管的会计档案，总行各部门、各分支行向库房查询、调阅会计档案时，应先在业务系统中了解所查询的相关信息，包括发生日期、柜员工号、业务流水号、户名、金额等信息，填写会计档案查询申请书一式两联（一联查询部门或分支行备案，一联交库房查询存档），经分支行财务会计部经理、分管行长、运营部负责人签字批准，登记会计档案借阅登记簿，运营部指定档案管理人员查阅，不得将档案调离银行查阅。6.6.3 各分支行如需查询、调阅分支行内部账务的，需由管理行分管行长、财务会计部经理签字并加盖公章，方可查询。6.6.4 各分支行如需查询、调阅他行账务的，除盖有本行公章外，还需经被查询行分管行长、财务会计部经理签章同意或报运营部负责人签字认可方可办理查询。6.6.5 银监局、人民银行等监管机关查询时，由运营部负责人签字同意后，由被查询支行或总行相关部门派专人陪同，持会计档案查询申请书到库房办理查询，库房工作人员登记会计档案借阅登记簿，登记簿注明支行名称 、查询事项、查询人员姓名、是否复印凭证等要素后给予查询。6.6.6 各分支行的查询人员不得进入库房内，由库房工作人员将凭证调出后，在查询接待室内查看凭证，各分支行人员查看凭证时库房工作人员应在室内予以协助。6.6.7 查阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得将会计档案拆封和借出，对调阅的会计档案不得遗失、泄密和污损，不准抽换、涂改、勾画。6.6.8 流程再造后的会计档案调阅时，对上收业务的凭证各分支行可在影像系统中进行调阅。确需到库房调阅的凭证，可按照6.6.16.6.7办理。6.6.9 查询完毕后，会计档案库房工作人员应对查询情况在会计档案借阅登记簿中进行记录备案，由查阅人签字确认。查询人员离开库房后，库房工作人员应将调阅凭证及时归档。6.7 会计档案销毁保管期限界满的会计档案，按下列程序销毁：6.7.1 各分支行需要销毁会计档案时，由财务会计部编制会计档案销毁清单和会计档案销毁申请书，经分支行财务会计部经理、分支行行长、运营部负责人、会计结算部负责人、总行分管行长逐级审批同意后方可销毁。6.7.2 销毁支行自行保管的会计档案时要由会计结算部、保卫部、运营部、分支行档案管理部门、分支行财务会计部共同派人现场监销，并在销毁申请书签章确认。6.7.3 银行销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。6.7.4 保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止，再按规定销毁。6.7.5 销毁电子档案必须经过消磁、粉碎或腐蚀处理，确保磁介质上的档案不会发生泄密和流失。6.8 机构分立、合并、撤销的档案管理6.8.1 银行机构分立，原机构存续的，会计报表、分户账等会计档案由原机构保管；分立机构客户的印鉴片、开户资料等会计档案由原机构移交给分立机构管理。6.8.2 银行机构合并，会计档案应由合并后的银行机构保管。银行分支机构关闭，会计档案由其上级行代管。银行机构撤销或破产清算，会计档案应移交有关档案馆代管。法律、法规另有规定的，从其规定。 7 检查 分支行、运营部会计档案管理检查频次参照xx银行会计业务管理规定严格执行。8 罚则 各分支行、总行各部门有违反本规定行为的，按照中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法的相关规定追究有关人员责任。9 支持性文件9.1 中华人民共和国档案法9.2 银行会计档案管理办法9.3 中华人民共和国会计法 10 支持性记录 10.1 xx银行会计档案保管登记薄 BGY-QC-N-3103-0110.2 xx银行会计档案借阅登记薄 BGY-QC-N-3103-03 10.3 xx银行会计档案销毁清单 BGY-QC-N-3105-0110.4 xx银行会计档案移交清册 BGY-QC-N-3105-0210.5 xx银行会计档案销毁申请书 BGY-QC-N-3105-0310.6 xx银行会计档案查询申请书 BGY-QC-N-3105-04 会计档案管理流程图档案收集档案整理.装订登记保管登记簿档案调阅档案复制档案销毁档案检查档案入库.归档档案修补审 批 xx银行会计档案销毁清单 BGY-QC-N-3105-01档案名称档案所属机构名称档案起止时间档案数量制表人： 复核人： 审批： 日期：xx银行会计档案移交清单 BGY-QC-N-3105-02年 月 日 档案名称档案所属机构名称档案起止时间档案数量制表人： 移交人： 接交人： 监交人： 移交单位公章： 接交单位公章： xx银行会计档案销毁申请书BGY-QC-N-3105-03支行名称： 年 月 日销毁原因：支行保管人员签字：支行财务会计部经理签字：支行财务会计部公章：支行分管行长签章：支行公章：运营部负责人签章：运营部公章： 总行会计部负责人签章： 总行会计结算部公章：总行保卫部负责人签章：总行保卫部公章：xx银行会计档案查询申请书 BGY-QC-N-3105-04分支行名称：xx银行遵义分行 年 月 日查询信息查询2010年2月5日柜员918010550032笔业务传票及附件户名唐鹍账号6221339902000208092金额0经办人员工号91801055业务流水号918010550032其他信息复印2010年2月5日柜员918010550032笔业务传票及附件本次查询账务 笔，本行办理查询人员姓名：分支行行长（查询本行自身相关账务）签章：分支行财务会计部经理签章：分支行公章：运营部负责人签章：运营部公章：备注：如分支行查账笔数较多，可抄列清单。13