证券股份有限公司费用管理办法模版.doc

*证券股份有限公司*证券股份有限公司费用管理办法第一章 总则第一条 为了规范公司费用开支标准及审批程序，加强费用管理，特拟定本办法。第二条 公司对所有费用实行预算监控，各部门在经批准及追加的年度预算额度内开支费用。第三条 公司按部门核算费用，所有费用均依据有关实际受益情形分摊到责任部门。对于未能或不需核算到部门的费用作为公共费用核算。第四条 本办法适用于公司总部各部门、各分公司、各全资子公司。全资子公司设置独立财务部门的，可按不高于本办法规定的费用开支标准，自行拟定本公司的费用管理办法，报公司批准后执行；营业部费用管理办法由计划财务部会同零售交易业务总部参照本办法拟定，报公司批准后执行。第二章 境内差旅费第五条 境内差旅费是指公司职工或员工在中国大陆境内赴工作地之外办理公务所发生的交通费、住宿费等，以及按规定标准给予的交通及伙食补贴等。第六条 出差必须严格履行出差审批手续，在 OA 网上填写出差审批，列明出差地点、时间、原因等详尽信息，报销时必须附上出差审批单，否则不予报销。部门负责人由分管领导审批，职工或员工由部门负责人审批。第七条 境内出差主要交通工具乘坐标准：公司高管可乘坐飞机公务舱、高铁动车商务座、其他列车软卧；职工或员工不分级别，可乘坐飞机经济舱、高铁动车一等座、其他列车软卧（不含高级软卧）。1 / 14 *证券股份有限公司第八条 境内出差住宿标准如下（单位：元/天/人）：住宿标准（元/天）一类地区 二类地区 三类地区级别公司高管12008001000700800600450直属部门负责人及同等级别其他职工或员工650550注：1、地区分类：一类地区：*、*、深圳、*。二类地区：*（*、深圳除外）、*、*所有城*，天津、*、*会城*、大连、青岛、厦门。三类地区：其他城*。2、住宿天数依照“实际出差天数减 1 天”计算。3、业务序列报销标准依据有关人力资源部业务序列管理办法对照执行。第九条 境内出差补贴每人每天 150 元，按“实际出差天数”计算（剔除中途个人休假及法定假日等天数）。出差往返机场（车站）的交通费据实报销，交通费票据时间须与机票（车票）时间相对应。第十条 出差期间，非因工作需要中途绕道转往其他地区所发生的费用不予报销，且不享受交通及伙食补贴。第十一条 公司统一购买了职工或员工团体意外保险，自行购买的保险费一律不予报销，特价机票强制保险除外。第十二条 职工或员工内部调动工作，只报销标准内的交通费用，其他费用不予报销。职工或员工被外单位借调且有关费用由公司承担、期限超过 30 天以上的，30 天以后不再享受交通及伙食补贴，住宿费用或租房费用（含租房中介费、物业费等）报销金额不高于出差住宿标准的 30%。第十三条 职工或员工出差驾驶自有车辆的，自驾出差限于距工作地 500 公里以内。自驾出差路桥费、停车费据实报销，油费报销上限按单位油价每公里油耗（0.105升/公里）车程2 计算。行驶里程以百度地图查询的公里数为准，截图打印并2 / 14 *证券股份有限公司附于报销单后。出差期间汽油费发票也应附于报销单后以作参考。第十四条 出差交通费、住宿费等由他方承担的，在申请交通及伙食补贴时须附有关票据证明（如登机牌原件、机票或火车票复印件），乘坐非公共交通工具的须附经报销审批人签字确认的情形说明。第十五条 交通费、住宿费等因特殊情形超过标准的，须在报销时填写差旅费超标审批单，详尽说明超标原因，作为报销单附件。第十六条 禁止在法定节假日以出差的名义探亲或旅游。起止日包含元旦、春节、清明、五一、端午、中秋、国庆等法定节假日的，在报销时应书面说明确系因公出差，并提供会议通知、商务活动邀请函或其他有关证明材料，报公司分管领导审批。第十七条 因工作需要陪同公司领导一同出差的，住宿费用据实报销，报销时应经同行领导签字确认。第十八条 报销境内差旅费的审批程序：1、部门副职及以下职工或员工由部门负责人审批。2、部门负责人由公司分管领导审批。3、总裁以下公司领导由总裁审批。4、总裁由财务分管领导审批。第十九条 差旅费超标审批单 须经部门负责人、公司分管领导依次审批。第三章 境外差旅费第二十条 境外差旅费是指职工或员工赴中国大陆境外出差（包括参加会议、培训、考察等活动）所发生的交通费、住宿费等，以及按标准给予的有关补贴。第二十一条 公司领导以外的职工或员工赴境外（港澳台除外）出差，应事先以签报的形式提出申请，列明工作任务及有关费用预算，报公司分管领导及总裁审批。第二十二条 境外出差主要交通工具的乘坐标准同第七条。第二十三条 境外出差的住宿标准。公司高管，在财政部规定的标准基础上上浮 60%；其他职工或员工不分级别，在财政部规定的标准之内予以报销。住宿天数按境外实际住宿天数计算。3 / 14 *证券股份有限公司第二十四条 境外出差伙食费、公杂费依照财政部规定标准执行，发给个人包干使用。折算汇率以国家外汇管理局公布的，报销当月第一个工作日人民币中间价为准。财政部规定的标准详见附件：各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表。第二十五条 以组团形式赴境外出差的，由主办部门以签报的形式提出申请，详尽列明差旅费用的预算及依据，待申请被批准后，方可据以与旅行社签订协议。第二十六条 境外差旅费报销时应附经批准的申请，所有开支与审批的预算有差异的，应就差异的原因做出书面说明。审批程序同第十八条之规定。第四章 业务招待费第二十七条 业务招待费是指因工作需要招待客户而发生的餐费等，及购买作为礼品的物饰等而发生的费用。第二十八条 公司因开拓业务需要宴请或赠送纪念品，分别按以下标准执行：1、商务活动宴请或赠送纪念品，公司高管依照每人次不超过 300 元标准控制。2、外事活动宴请或赠送纪念品，公司高管依照每人次不超过 400 元监控。3、公务活动宴请，依照每人次不超过 150 元监控，不得赠送纪念品。公务活动指接待国家工作人员，集团及公司系统内工作人员。第二十九条 严禁用公款办理理疗保健卡、运动健身卡、会所和俱乐部会员卡、高尔夫球卡等各种消费卡；严禁用公款购买手机、平板电脑等高档电子产品和高档皮具、服装、烟、酒以及购物卡、商业预付卡、加油卡、交通卡、电子红包等；严禁用公款在高档会所、高档娱乐场所、高尔夫球场消费。第三十条 参照企业所得税法实施条例，公司对业务招待费发生额 60%以上的部分（最高抵减金额不得超过业务收入的 5），依照超出部分的 25%（企业所得税率）核减各业务部门的考核利润。第三十一条 业务招待费报销审批程序同第十八条：3000 元（含）以内的，由部门负责人审批；3000 元至 *0 元（含）的，由部门负责人、公司分管领导审批；超过 *0 元的，由部门负责人、公司分管4 / 14 *证券股份有限公司领导、总裁依次审批。第五章 交通费第三十二条 交通费是指上下班交通费、*内因公外出交通费及汽车使用费等。汽车使用费包括：车辆保险费、养路费、修理修缮费、年检费、停车费、路桥费、燃油费等与车辆运行有关的费用。第三十三条 交通费标准参照公司有关规定执行。第六章 邮电费第三十四条 邮电费是指个人手机话费、固定话费、电信公司、通讯公司其他业务收费、快递费、邮寄费等。第三十五条 职工或员工个人手机话费标准参照公司有关规定执行。第三十六条 公司办公室每月向计划财务部提供各部门的固定电话费等费用分配表，据以分摊到各部门。第三十七条 *内快递费、邮寄费等由公司办公室统一办理的，申请付款时，向计划财务部提供费用分配表，据以分摊到各部门。第三十八条 其他邮电费报销审批程序：按协议支付、银行托收的（金额不限）等电信费、通讯费，由经办部门负责人审批后直接交计划财务部审核。第七章 会议费第三十九条 会议费是指各部门组织现场会议（包括业务会议、新闻发布会、招待酒会、讨论会等）时发生的交通费、住宿费、餐费、会场租赁费、会议材料费等所有费用，以及参加外单位组织的会议而发生的有关费用。职工或员工参加外单位组织的会议视同出差，按第二、三章之规定报销。主办方统一安排住宿的，住宿费可据实列支，报销时须附主办方会议通知。第四十条 各部门组织现场会议应遵从务实、简朴的原则制订会议方案，提5 / 14 *证券股份有限公司高会议实效。事先以签报的形式提出申请，严格监控费用开支。请示的内容包括（但不限于）会议费用预算及参会人员名单或范围。会议费用预算应按实际费用项目（如住宿费、餐费、租车费、会场租金、会议材料费等）编制，列明分项目的预算及计算依据，零星杂费及机动费用应以“其他”项目列示（“其他”项目未能超过预算总额的 5%）。预支与会议关于的借款须以经审批的签报为依据。严禁在明令禁止的 21 个风景名胜区召开会议（详细参见关于严禁党政机关到风景区开会的通知）、从严监控在五星级宾馆召开会议。第四十一条 会议费实行分项目预算监控，各明细项目均不得超过预算。如有项目超过预算，主办部门应书面说明超支情形和原因按审批程序报批。第四十二条 会议费用报销时应提供各类费用项目的原始发票，酒店费用应提供电脑打印的流水账单，商场购物应提供电脑小票或提货单。酒店费用如填开一张发票，应分别注明各类费用项目的明细金额，并与流水账单相符。在会议承办酒店以外开支的有关会议费用，如餐费等，亦应提供原始发票。第四十三条 会议费申请及报销审批程序：1、（预算）金额在 1 万元（含）以内的，由部门负责人审批。2、（预算）金额在 1 万元至 5 万元（含）的，同时报公司分管领导审批。3、（预算）金额超过 5 万元的，同时报总裁审批。第八章 培训费第四十四条 培训费是指公司各部门组织培训活动发生的交通费、住宿费、餐费、会场租赁费、培训材料费、师资费等所有费用，以及参加外单位组织的培训而发生的费用。培训费由人力资源总部归口管理。第四十五条 各部门组织培训活动或参加外单位组织的培训应事先以签报的形式提出申请。申请的内容包括（但不限于）培训费用预算及参训人员名单。培训费用预算应按实际费用项目编制，列明分项目的预算及计算依据。详细要求同第四十条。第四十六条 培训费的其他要求及报销审批程序同第三十九条至第四十三条的所有规定。6 / 14 *证券股份有限公司第九章 车辆使用费第四十七条 车辆使用费是指公司公用车辆（含部门租车）在使用过程中发生的车辆保险费、养路费、修理修缮费、年检费、停车费、路桥费、燃油费等与车辆运行有关的所有费用。公司总部的车辆使用费由公司办公室负责归口管理。第四十八条 报销车辆修理修缮费、保养费等费用，须附修理修缮保养清单。第四十九条 车辆使用费报销审批程序同第十八条：5000 元（含）以内的，由部门负责人审批；5000 元至 *0 元（含）的，由部门负责人、公司分管领导审批；超过 *0 元的，由部门负责人、公司分管领导、总裁依次审批。第十章 广告及宣传费第五十条 广告费指由经工商行政管理部门批准的专门机构制作、并通过媒体传播的广告而实际支付给广告经营机构的费用。包括通过电视台、电台、报刊、杂志、互联网、运输工具、广告牌、建筑物等方式发生的广告费。广告及宣传费由公司办公室负责归口管理。第五十一条 广告费支付时应附广告业务协议及经批准的申请。第五十二条 宣传费指进行品牌宣传、业务发展宣传、庆祝活动宣传等发生的费用，包括广告性质的礼品支出，订购宣传品、纪念品、印制宣传单（宣传手册）、冠名权、列名权、宣传性质的活动赞助等。第五十三条 广告及宣传费的报销审批程序：1 万元（含）以内的，由部门负责人、办公室负责人审批；1 万元至 5 万元（含）的，同时报公司分管领导审批；超过 5 万元的，同时报财务分管领导、总裁审批。7 / 14 *证券股份有限公司第十一章 律师费及其他诉讼费第五十四条 律师费及其他诉讼费是指通过司法程序处理与其他单位或个人的民事纠纷即诉讼案件而发生的有关费用，包括律师费、向法院交纳的诉讼费、案件执行费、诉讼评估费、鉴定费、请求资产保全费、公证费等。律师费及其他诉讼费用由法律合规部负责归口管理。第五十五条 报销律师费及其他诉讼费的审批程序：5 万元（含）以内的，由部门负责人、法律合规部负责人及公司分管领导审批；超过 5 万元的，同时报总裁审批。第五十六条 报销诉讼赔款，一律以法院的判决书或调解书等为依据，由部门负责人、法律合规部负责人、公司分管领导、总裁审批。第十二章 董、监事会及股东大会会费第五十七条 董、监事会及股东大会会费是指召开董事会、监事会、股东大会发生的会议费，董事、监事参加会议的往返交通费及其他费用。董、监事会及股东大会会费由董事会办公室负责归口管理。第五十八条 召开董事会、监事会、股东大会，应事先以签报的形式申请，申请内容参照第七章之规定，报公司分管领导、总裁审批。报销程序与签报审批程序相同。第十三章 工资性费用第五十九条 工资性费用是指职工工资、福利费、工会经费、职工教育经费、社会保险费（含医疗保险、养老保险、失业保险等）、住房公积金等。每月发放工资和支付其他人员费用时由人力资源总部提供分部门的人员费用分配表。工资性费用由人力资源总部负责归口管理。第六十条 发放工资和补贴、支付社会保险费及住房公积金同时报人力资源总部审批。支付工会经费同时报公司工会审批。8 / 14 *证券股份有限公司第十四章 租赁费及物业管理费第六十一条 租赁费是指租用办公场所、车辆等所支付给出租方的租金。物业管理费包括公司自有住房和租用办公场所的物业管理费（含清洁费、保安费等）。租赁费及物业管理费由公司办公室负责归口管理。第六十二条 支付租金时必须以协议为依据。办公场所的租金及物业管理费应分摊到各部门，详细分摊办法由公司办公室拟定。第六十三条 报销租赁费及物业管理费的审批程序同第四十三条。第十五章 电子设备及软件维护费第六十四条 电子设备及软件维护费是指设备维护费、服务器维护费、续保服务费、软件维护费、系统维护费等。第六十五条 公司总部电子设备及软件维护费的支出由信息技术部负责归口管理。公共电子设备及软件维护费由信息技术部按各部门的受益情形进行分摊，分摊至营业部的费用，须由零售交易业务总部签字确认。第六十六条 设备信息维护费报销审批程序：报销常规的、有协议或协议的设备信息维护费（如电子设备维护费、系统维护费及小型软件购买费等），5 万元（含）以内，由经办部门负责人审批；5 万元至 10 万元（含），同时报分管领导审批；超过 10 万元的，同时报总裁审批。第六十七条 小型软件费是金额在 10 万元（含）以内的软件，在购买时一次性计入费用。金额超过 10 万元的软件按制度规定分期摊销，小型软件费的报销审批程序同第六十六条。第十六章 交易通讯费第六十八条 交易通讯费是指单向、双向卫星服务费、讯道费、宽带租赁、线路租费、交易用电话、短信费、服务器托管费等。第六十九条 交易通讯费由经办部门审批后，直接交计划财务部审核。分摊9 / 14 *证券股份有限公司费用涉及营业部的，由经办部门审批，零售交易业务总部审核确认后，交计划财务部审核。交易通讯费的报销审批程序同第六十六条。第十七章 修理费第七十条 修理费是指固定资产在使用功能或性能上出现障碍或存在潜在使用障碍时，专门聘请公司外部专业人员对其性能、状态进行恢复或对其保护、保养、延长使用寿命等发生的费用。主要包括打印机复印机修理修缮保养费、空调维修保养费、电梯修理修缮保养费、房屋装修改造及局部修缮费等，汽车修理费作为“车辆使用费”。第七十一条 公司总部的固定资产修理修缮由公司办公室统一负责，修理修缮费用分摊到各部门的须经受益部门负责人签字确认。第七十二条 修理费的报销审批程序同第四十九条。第十八章 公杂费第七十三条 公杂费是指购买日常办公用品、订阅报刊杂志、购买书籍资料文件资料、清洁卫生用品、花木、办公设备耗材、不符合低值易耗品条件的家电家具等发生的费用，以及支付给清洁公司的清洁卫生外包费用。详细包括：1、办公费指购买办公用纸张、光盘、磁带、文具、办公设备耗材（如复印机、打印机耗材）等办公用品以及购买饮用水、小型家具、小家电（不够低值易耗品条件的，如电话机、电风扇等）、灯管插座等日常用品以及其他杂项物饰等发生的费用。2、图书报刊资料文件资料费指订阅报刊杂志、购买书籍及信息资料文件资料等发生的费用。3、清洁卫生及绿化费指因清洁卫生需要而购买清洁用品、办公场所花木绿化等发生的费用，支付给清洁公司的清洁卫生外包费用、以及支付给环卫管理部门的清洁卫生管理费、绿化管理费、卫生管理费等。10 / 14 *证券股份有限公司4、电子配件指购买备品备件、硬盘等电脑配件，以及支付 ekey 介质费、行情费等发生的费用。5、其他指除上述费用以外的其他杂项费用，如印刷费等。公杂费由公司办公室负责归口管理。第七十四条 办公用品及报刊资料文件资料由公司办公室统一购买及订阅，并按实际领用及订阅情形将费用分摊到各部门。第七十五条 购买办公用品的发票需详尽列明购买物饰的详细名称、单价、数量等要素，或另附加盖销售单位公章的清单，否则不予报销。第七十六条 公杂费报销审批程序同第四十九条。由办公室统一经办的印刷费报销审批程序同第五十三条。第十九章 其他费用第七十七条 其他费用是指公司业务运转有关费用（如流量费、证交所管理年费及席位年费等），信息资讯费（指各种信息费，如万得资讯、维赛特财经资讯等信息费），国债、银行间*场交易手续费，证券监管有关协会会费（由办公室归口管理）、机构监管费，三方存管费，保有量及销售服务费，投资者保护基金，以及资产保险费、咨询费、审计费等。第七十八条 其他费用的报销审批程序：1、有公文的报销审批常规类费用，如电信费、通讯费及客户资金第三方存管费等费用由经办部门负责人审批后直接提交计划财务部审核，无需公司分管领导和总裁审批。涉及公司部门分摊的费用，需分摊部门签字确认。分摊费用涉及营业部的，由经办部门审批，零售交易业务总部审核确认后，交计划财务部审核。2、无公文的报销审批10 万元（含）以内的，由经办部门负责人审批；10 万元至 50 万元（含）的，同时报公司分管领导审批；超过 50 万元的，同时报财务分管领导、总裁审批。11 / 14 *证券股份有限公司第二十章 借款第七十九条 出差一律不予借款。第八十条 为支付公共费用（如支付公司电话费、通信费、汽油费、报刊费等）而发生的大额借款需由经办部门负责人审批。其他借款，1 万元（含）以内的由部门负责人审批；1 万元至 2 万元（含）的，同时报公司分管领导审批；超过 2 万元的，同时报总裁审批。第二十一章 费用支付第八十一条 除支付临时聘用人员的费用、抚恤金及必须以现金形式支付的税款外，应尽可能通过 POS 机、网银、支票等非现金方式实现费用支付。第八十二条 支付金额在 * 元（含）以上的业务招待费，金额在 1000元（含）以上的其它所有费用禁止使用现金。第八十三条 通过 POS 机刷卡方式支付的费用，报销时需同时提供发票及POS 机签购单。通过网上银行或支票方式支付的费用，报销时需同时提供发票及银行交易记录。在不具备非现金支付条件的商业服务网点，确需使用现金的，报销时必须填写未使用 POS 机刷卡支付费用审批单，并在发票背面注明商业网点的联系电话，以备核实。第八十四条 通过电子商务平台购买的物饰，报销时须提供有关网站定货单明细或送货单明细。第二十二章 报销票据第八十五条 费用报销的票据是指报销的原始凭证，包括外来凭证及自制凭证。外来凭证主要指在公司外取得的发票、收据、结算单及协议、协议等原始凭证；自制凭证主要指报销审批单、差旅费报销单、借款核准单、费用开支申请报告等原始凭证。第八十六条 费用支出取得的原始凭证，必须是合法票据，且要素齐全。有协议、协议的，须将协议、协议复印件作为附件。12 / 14 *证券股份有限公司第八十七条 报销票据应按以下要求粘贴在与费用报销审批单大小相同的纸张上，否则不予报销。1、票面朝上，从左到右，从上至下，成阶梯状，票据的金额、日期不得被遮盖。2、票据粘贴不得超越粘贴单四周，可多张使用粘贴单。第八十八条 填写报销票据须字迹工整、清晰可辨、内容完整（报销日期、报销部门、报销人姓名、职别或薪级、报销事由、大小写金额、票据张数等）、计算准确。第二十三章 授权审批第八十九条 各部门的费用报销除第九十六条规定之情形外，日常费用报销部门一级的审批权只能由部门负责人行使。第九十条 部门负责人授权审批需经公司分管领导同意并抄报计划财务部备案后方可生效。授权期限最长未能超过一年，且须明确指定被授权人。第二十四章 报销标准监控与预算额度监控第九十一条 各部门必须严格执行所有费用的报销标准，且必须在预算额度内开支所有费用。第九十二条 各审批人须在预算额度及报销标准范围内审批所有费用。第二十五章 罚则第九十三条 公司各部门及职工或员工必须严格执行本办法，并自觉接受公司的检查与监督。对于弄虚作假、套取费用开支、以费用形式变相报销薪酬奖励支出等违法违规行为，公司将勒令退回违规报销金额，视情节轻重，依据*证券股份有限公司职工或员工违纪违规行为处理办法，对关于责任人员进行责任追究。第九十四条 设立“小金库”是一种严重的违规违纪行为，严禁各部门设立“小金库”。对有设立“小金库”行为的，依据*证券股份有限公司职工或员工违纪违13 / 14 *证券股份有限公司规行为处理办法及国家关于部门的有关规定，对关于责任人员进行严肃问责。第九十五条 报销中使用假发票的，一经查实，按发票票面金额的 30%处以罚款，并直接从次月工资中扣除。第二十六章 附则第九十六条 对不记入各部门、由公司承担的专项或公共可控费用报销审批程序如下：1、由公司承担的小额费用，如鲜花、水果、办公杂费、*元（含）以下由公司办公室审签，*元至5000元（含）由分管办公室的公司领导审签，5000元以上由总裁审签。2、由公司承担的专项或公共可控费用报销，须由财务分管领导、公司总裁审批。第九十七条 凡需公司分管领导审批的单据，经部门负责人及公司分管领导审批后再由各部门文管员送交计划财务部；需财务分管领导、总裁审批的，由计划财务部审核后予以转签。第九十八条 每月末最后 3 个工作日内不办理费用报销。报销单据由各部门文管员统一送交计划财务部。第九十九条 本办法授权计划财务部负责说明。第一百条 本办法自发布之日起执行，原办法同时废止。14 / 1414 / 14