公司视频会议系统管理办法模板.doc

XXXX企业视频会议系统管理措施（试行） 第一条 为规范本企业视频会议系统管理，确保视频会议系统正常运行，特制订本措施。第二条 视频会议是提升工作效率，适应节省、便利办公要求有效方法，各级部门和机构应主动利用视频会议系统（以下均简称“视频会议”）召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充足发挥其效能。第三条 总企业综合管理部是全司视频会议管理部门，也是总企业视频会议室管理部门，总企业信息技术部是全司视频会议系统技术保障部门。各视频会议系统使用机构也应明确系统具体管理部门及其职责，并指定两名以上系统管理员。第四条 各机构使用视频会议软件和硬件系统均由总企业统一配发。各机构能够依据本身情况本着适用即可标准参考视频会议室建设（见附件1）来建设视频会议室。视频会议系统日常操作应根据视频会议系统操作规范（见附件2）要求进行。第五条 以总企业名义和总企业各部门名义召开视频会议，需要在OA系统上实施“视频会议申请步骤”，并经由相关领导审批经过以后方可召开；以各分企业名义和分企业各部门名义召开视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提前通知总企业综合管理部，并将视频会议相关信息送总企业信息技术部立案。如和总企业视频会议冲突，应优先确保总企业视频会议。第六条 以总企业名义和总企业各部门名义召开视频会议，须按以下程序办理：（一）对于有总经理室及以上人员参与或包含全司大部分机构参与关键会议，会议提议者需提前5个以上工作日在OA系统上经过“视频会议申请步骤”来预订会议室，同时经过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及相关要求。并将相关信息通知总企业信息技术部。（二）对于通常性有限数量机构间会议，会议提议者需提前3个以上工作日在OA系统上经过“视频会议申请步骤”来预订会议室，同时经过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及相关要求。并将相关信息通知总企业信息技术部。（三）紧急情况下，会议提议者可先将视频会议相关信息通知总企业综合管理部和信息技术部。会后在OA系统上补走“视频会议申请步骤”。第七条 以各分企业名义和分企业各部门名义召开视频会议，如需使用全司视频会议系统，须按以下程序办理：（一）会议提议者应提前3个以上工作日填报视频会议申请表（见附件3），打印并加盖公章后，传真至总企业综合管理部。得到确定后，提议者应提前1个以上工作日将会议通知（包含电子版）抄送总企业信息技术部立案。视频会议联调工作由召开会议机构自行负责，总企业信息技术部可提供必需帮助。（二）如会议需使用总企业视频会议室，提议方应在申请表中加以说明，并按本措施第六条预订会议室。第八条 有三级或以下等级机构参与总企业提议视频会议应最少有一天联调时间。第九条 缺省情况下，总企业视频会议室会议登录密码固定为123456。对于关键会议，该密码需要临时修改。总企业系统管理员会以OA留言方法将新密码下发给各下级参会机构系统管理员，并于机构间联调之前进行修改。此次会议结束以后，总企业系统管理员还原该密码。第十条 视频会议参与机构组织协调工作由会议提议者（部门）负责，同时会议提议者（部门）还应督促各参会机构做好和当地视频会议管理部门及人员协调工作。 第十一条 会前联调规范：（一）各参会机构在接到会议通知后，应依据会议通知中联调时间及相关要求，按时参与联调。（二）联调前请先自行测试视、音频是否正常（具体操作根据视频会议系统操作规范要求进行）。（三）假如碰到无法自行处理问题，请和上级机构系统管理员联络处理。（四）联调过程中假如机构较多，有时可能无法立即回应联调请求，请在会议室聊天窗口中向会议主持人发送“XX机构请求调试”字样，等候会议管理员和您进行联调。（五）联调中和会议管理员进行通话，确定视、音频全部正常后，才算联调成功并开始值机。（六）如召开紧急会议，各参会机构系统管理员应在接到通知后立即抵达视频会议设备现场参与联调，确保系统立即进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。 第十二条 会议期间注意事项：（一）各参会机构应在会场显著位置设置本机构名称标牌 （名称标牌为蓝底白字，尺寸大小以能在视频窗口中显著显示且不影响会场人员为宜），关键领导要设置桌签（桌签标准和单位名称标牌相同），关键会议还应在会场悬挂会标（会标要求依据会议通知要求制作），标牌、桌签及会标应确保图像效果清楚。（二）如视频会议室中使用暗色桌面，在召开视频会议时要求铺设亮色桌布，以提升会议室亮度。而且尽可能不要让摄像头对着室外窗户，或使用遮光效果好窗帘，以避免视频异常。（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，预防偏转、移动，甚至出现不应有画面。（四）不得随意播放和会议无关音视频信息。（五）若需要分会场进行讲话，请在会前做好准备，等候讲话通知。（六）讲话者不要手持麦克风说话，最好把麦克风放在固定地方，用日常一般说话声音讲话即可，距离麦克风0.2m左右最好，不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放到音箱周围，避免产生杂音。（七）分会场不讲话时应主动关闭本端麦克风，避免产生杂音，影响会议音频效果，主会场也要经过会议软件全部静音，以确保会议效果。（八）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络通畅，随叫随应。（九）会议期间，除系统管理员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作和视频会议相关设备。（十）参会人员应严厉认真，保持坐姿端正，同时关闭手机或把手机置于震动状态。（十一）会场内严禁吸烟、严禁食用水果零食等。 第十三条 会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应立即和上级机构系统管理员联络，寻求处理措施。系统管理员在会后应具体统计故障处理情况，并上报给上级机构系统管理员。 第十四条 会议结束后，由主会场统一中止系统连接，各分会场在确定主会场中止后，方可关闭视频会议系统。 第十五条 会议录音、录像资料应依据相关档案要求妥善保留和处理。 第十六条 各机构应定时对其视频会议系统进行自检，要求最少每个月开机一次。总企业信息技术部将定时组织对全司视频会议系统进行例行检测，检测内容和联调内容相同。第十七条 各机构视频会议系统管理部门领导和系统管理员姓名及其联络方法（包含办公电话、移动电话、电子邮箱等信息）如发生变更，应立即通知总企业综合管理部和信息技术部。第十八条 使用注意事项：（一）不得将视频会议主机作为其它用途。（二）严禁带电插拔任何连接线缆。（三）严禁带电清洁和维护设备。（四）严禁用手转动镜头。（五）严禁震动和挤压设备，尤其是镜头。（六）设备应放置在固定位置，尽可能避免移动和插拔接线。（七）注意更换麦克风、遥控器电池，长久不用则应取出电池。（八）严禁随意更改设备系统设置。第十九条 本措施由总企业综合管理部负责解释，总企业信息技术部提供技术帮助。第二十条 各机构可依据本措施制订实施细则。第二十一条 本措施自公布之日起施行。附件1、 视频会议室建设标准1.总体要求视频会议室既是会议召开场所，又是视频会议设备放置场所，所以视频会议室计划设计合理性决定了视频会议质量，进而影响着会议整体效果。科学合理视频会议室计划设计除了给和会人员提供舒适会议环境外，更为关键是真实地反应会场图像、声音和其它多种会议要素，使和会者产生临场感受，达成视觉、语言和环境全程同时交流良好效果。总而言之，经过视频会议传送包含人物、声音、景象、图文在内全部会议要素和信息应该清楚可辨。2. 视频会议室分类根据规模和功效不一样，视频会议室可分为三类： 大型视频会议室：适适用于总企业，能够召开全司范围大型会议。会议室内设置有大型会议终端，并配置智能化会议系统。关键包含显示系统、多信号处理系统、图像采集系统、中央控制系统、音频扩声统计系统等。 中型视频会议室：适适用于分企业，既能够作为分会场参与全司会议，也可作为本机构和下属机构召开视频会议主会场，规模比大型视频会议室小，设备配置和大型会议室基础相同。 小型（一般型）视频会议室：适适用于各级机构隶属会议室或下级机构主会议室。通常不设置智能会议系统，只需设置一体化会议终端和显示系统。3. 视频会议室会场设计视频会议室大小关键取决于会议规模和视频会议设备。具体可依据通常参会人数，根据人均2-2.5m2占用空间来计算。另外还需考虑第一排座位到前置监视器之间距离(该距离为摄像必需取景距离)。天花板高度应大于3m。会议室及内部设施禁用白色和黑色等深色色调（白黑两种颜色会对人物摄像产生“反光”及“夺光”不良效应）。墙壁和桌椅宜采取浅色色调，如墙壁为米黄色或浅绿色，桌椅为浅咖啡色等，这么形成视频电平近似于0.35V。通常而言，南方宜用冷色，北方宜用暖色。摄像背景（如被摄对象背后墙壁等)不宜有山水字画等复杂景物，不然会增加视频信息量，不利于提升图像质量和降低传输速度。室内能够摆放花卉、盆景等清新淡雅物件，使会议室显得高雅、活泼和融洽，对提升会议效果会有主动帮助。从视觉效果来说，监视器应放置在最前端且相对于和会者中心位置，距地高度大约1m左右，人和监视器距离大约为46倍屏幕高度，各和会者到监视器水平视角应小于60。监视器屏幕大小应依据视频会议数据速率、和会人数、会议室面积等原因综合而定。对于小型视频会议室，通常采取29英寸至34英寸监视器即可；大、中型会议室可划分多个区域后采取多台29英寸至34英寸监视器；大型视频会议室应以投影、液晶或等离子体电视为主，大小酌情选择。监视器或电视机应置于视频会议室最前面正对和会者合适位置。摄像机放置和监视器基础相同。扬声器应置于会议室四角，和两边墙壁之间距离不少于1m。 3.1. 大中型会场设计视频会议室应严格根据规范要求，结合实际进行布局。下图是一个大中型视频会议室会场设计图范例。大中型视频会议室经典设备接线图以下： 3.2. 小型会场设计下图是一个小型视频会议室会场设计图范例。小型视频会议室经典设备接线图以下：4. 室内环境室内温度应保持在18-22之间，湿度范围为50%-60%。为确保室内空气新鲜，人均换气量大于18 m3h。会议室环境噪声级要求为40dB（A）。过大室内噪声会极大影响音频系统性能，使得其它会场难以听清该会场讲话。5. 视频会议室灯光照度灯光照度是实现视频会议必需条件。现代摄像机均设计有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然色彩。自然光(色温约为5800K)比日光灯(3500K)或三基色灯(3200K)高，如室内存在自然光和人工光源两种光线，视频图像会产生蓝色投射和红色阴影区域，质量将无法确保。鉴于会议召开时间是连续且随机，自然光照度和色温也随时间不停改变，所以视频会议室应避免采取自然光源，而应用人工光源。人工光源应选择冷光源，其中以“三基色灯”(R、G、B)效果最好。切忌使用热光源，如高照度碘钨灯等。应确保视频会议室不一样区域照度，摄像区内人脸部照度应为500LUX，为预防脸部光线不均匀(眼部鼻子和全方面下阴影)，三基色灯应旋转至合适位置。监视器及投影电视机周围照度应在5080LUX之间，但不能高于80LUX，图像文字区域照度应小于700LUX，不然将影响视频观看效果。视频会议室全部窗户全部应用深色窗帘遮挡。6. 视频会议室音响效果为确保声音绝缘和吸声效果，视频会议室内应铺设地毯，天花板及四面墙壁内夹装隔音毯，窗户采取双层玻璃，进出门应考虑隔音装置。依据声学原理：一定容积会议室含有一定混响时间，混响时间过短则声音枯燥发干，而混音时间过长则声音又混淆不清。所以，应采取对应方法确保会议室混响时间，并经过适宜混响时间来美化讲话人声音，掩盖噪声，增加会议效果。7. 图像显示方法视频会议室内摄像场面分全景和讲演人两种模式。这两种模式选择可由当地会场控制，也可由其它会场控制。视频会议室画面显示方法可分为单、双、三监视器三种，不一样显示方法其终端设备略有区分。单监视器显示方法：由SVGA显示会议系统图像和数据资料。双监视器显示方法：由TV大画面显示所接收到对端场面或人物，它小窗口(即画中画PIP)显示本会场图像，SVGA显示图表、文件数据资料。三监视器显示方法：该显示方法由一台终端设备两台监视器显示会议两个画面。如一台监视器显示对方讲话人图像，另一台监视器显示本端会场状态，SVGA显示对端送来图文或文件等。8. 视频会议室供电系统为了确保视频会议室供电系统安全可靠，降低经电源路径带来电气串扰，应采取三套供电系统。第一套供电系统作为视频会议室照明用电；第二套供电系统作为整个终端设备、控制室设备供电，并采取不间断电源系统（UPS）；第三套供电系统用于空调设备供电。接地是电源系统中比较关键问题。控制室或机房、视频会议室所需地线，宜在控制室或机房设置接地汇流排上引接。假如是单独设置接地体，接地电阻不应大于4欧姆。设置单独接地体有困难时，也可和其它接地系统适用接地体，接地电阻不应大于0.3欧姆。须强调是采取联合接地方法，保护地线必需采取三相五线制中第五根线，和交流电阻零线必需严格分开，不然零线不平衡电源将会对图像产生严重干扰。附件二、 XXXX企业视频会议申请表（分企业用）请需要利用总企业视频会议系统提议召开视频会议机构或部门提前3天填写下表，并交和总企业综合管理部。总企业联络人：李霞 （办公）23202889（传真）申请机构：开始时间：结束时间：主会场：使用总企业主视频会议室： 是 否和会机构及人员：会议议题：本机构综合管理部审批：总企业综合管理部审批： 请申请机构加盖公章。附件三、 视频会议系统操作规范目录：视频会议室登陆及调试说明13视频面试模式20主会场将文档共享给分会场22主会场和分会场桌面同时28主会场视频轮循模式35主会场视频排列模式39主会场主席将演讲席操作共享给分会场43视频会议室登陆及调试说明一、 登陆视频会议室： 图一这个位置会提醒下载安装一个ActiveX控件。点击许可安装即可，图二所表示。地址栏输入：:18080点击会议名称进入会议登陆页面，图三所表示。图二注意：假如该插件安装不成功，请将设置为安全站点。依次进入工具、Internet选项、安全、受信任站点、站点、 将该网站添加到区域中（注意不要选择https验证）。添加完该站点后，在受信任站点自定义等级中设置安全等级为低，或将全部ActiveX控件和插件设置为启用。图三点击进入会议，假如首次登陆会提醒安装一个用户端，点击下一步，安装过程自动进行，安装完成后会自动进入会议室。用户名为各省市全拼密码为123456如：北京XXXX企业分企业用户名：beijing*陕西比较特殊，用户名为shannxi缺省情况下该密码为123456。对于关键会议该密码在会前临时修改，会后重新恢复为123456。二、音频设置：点击屏幕右下角图标，打开音量控制界面（见图四）。查看是否有麦克风和所属高级选项。图四同时确保高级控制中没有勾选“Mic Boost”（见图五）。图五假如音量控制（见图四）中没有麦克风选项，能够依次点击选项、属性，然后在调整音量播放项中勾选麦克风（见图六），同时在选项中勾选高级控制（见图七）即可。图六图七三、显示设置：鼠标右键点击桌面，依次进入属性、设置、高级、疑难解答，然后将硬件加速调为无（见图八）。图八注意：假如硬件加速设置为无，有可能会影响播放视频图象、动画。四、用户端界面介绍：图九点击对应用户名，在右侧区域会显示对应视频图像。（灰色表示摄像头设置有问题），再次点击则关闭视频图像。点击为橙黄色申请讲话成功点击切换布局方法切换文字交流区位置点击申请控制权，控制共享文档能够直接调整输入/输出音量注意：假如用户端有防火墙，请临时禁用，或对进入连接程序或端口许可通行。视频面试模式在该模式下，只有两点经过视频会议系统进行交流。双方全部需要看清楚对方，听到对方声音。不存在文档或桌面共享等操作。为了易于管理，含有技术优势一方能够主席身份登陆会议室。在下面范例中，XXXX企业1作为主席，而XXXX企业是分会场一方。XXXX企业1配置以下：1、进入会议室以后，点击申请讲话按钮来讲话，将模版选为用户列表加主视频模式。同时可依据情况点击左下方“T”图标将图像下方文字交流区调到左侧用户列表下方或取消掉。2、点击左侧用户列表调出视频图像，并点击已出现图像上方名称将其置于中间位置。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。XXXX企业配置方法同XXXX企业1配置。主会场将文档共享给分会场假如主会场和分会场在交流过程中需要共享某个文件（比如ppt文件或word文件），能够采取文档共享方法。为了易于管理，主会场能够主席身份登陆会议室。在下面范例中，XXXX企业作为主会场，而XXXX企业1是分会场一方。主会场配置以下：1、进入会议室以后，点击申请讲话按钮来讲话。点击左下方“T”图标将文字交流区调到左侧用户列表下方，并调整好位置，能够显示新文字留言。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。同时点击左侧用户列表调出视频图像。2、依次点击左下方申请操作、申请控制权按钮。3、在显现出来选项中点击“开始文档共享”，弹出以下窗口。经过点击“浏览”找到需要共享文档，最终点击“开始共享”即可。4、共享文档会出现在中间数据区。假如文件较小，能够右键点击该文档，然后选择“适应窗口宽度”调整适度大小。5、为了取得一个很好共享效果，能够点击“同时桌面”按钮来实现。6、假如不需要看到视频图像，也能够选择纯数据方法模版。分会场配置以下：1、分会场一进入会议室就会显示主会场同时过来数据，比如立即会看到主会场打开ppt演示文档。假如需要讲话能够点击申请讲话按钮来讲话，假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。主会场和分会场桌面同时假如主会场和分会场在交流过程中需要共享多份文件或进行相关软件操作时候，能够采取桌面共享并同时方法，这么操作比较方便。为了易于管理，主会场能够主席身份登陆会议室。在下面范例中，XXXX企业作为主会场，而其它均为分会场。XXXX企业配置以下：1、进入会议室以后，点击申请讲话按钮来讲话。点击左下方“T”图标将文字交流区调到左侧用户列表下方，并调整好位置，能够显示新文字留言。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。2、依次点击左下方申请操作、申请控制权按钮。3、在显现出来选项中点击“开始共享我程序”。4、在弹出框中点击“桌面”，随即确定即可。5、将模版选为无用户列表和视频区纯数据区模式。同时点击桌面同时按钮将主会场界面同时给各分会场。6、为了进入Windows操作系统桌面，您能够按下键盘左下角视窗按键来选择点击“显示桌面”按钮。7、以后主会场人员能够任意浏览文档或操作软件，比如全屏显示一个演示文档。分会场配置：1、分会场一进入会议室就会显示主会场同时过来数据，比如立即会看到主会场打开演示文档。2、基础上分会场不用做任何设置，完全受主会场进度控制。不过假如分会场需要讲话，能够点击申请讲话按钮来讲话。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。主会场视频轮循模式假如全司开视频会议，能够采取该模式。在该模式下，只交互声音和图像，不存在文档或桌面共享等操作。为了易于管理，主会场能够主席身份登陆会议室。在下面范例中，XXXX企业作为主会场，而其它用户全部是分会场。XXXX企业配置以下：1、进入会议室以后，点击申请讲话按钮来讲话，将模版选为用户列表加主视频模式。随即依次选择菜单项中一般、开始视频轮循。2、在弹出框中选择或输入轮循视频数量和视频轮循间隔时间。通常情况下，每隔10秒钟轮循1次视频即可。假如需要轮循视频不包含当地视频，能够不勾选包含当地视频项。3、点击“开始”按钮，即可显示全部视频画面。但不要提前手工点击左侧用户列表中需要参与视频轮循分会场画面。4、假如会议很关键，主会场有领导对全司讲话，不需要分会场讲话，这么主会场管理员就能够点击视频会议主界面上面红色按钮来严禁其它全部分会场讲话，以确保主会场平静。不然分会场人员能够随时点击申请讲话按钮进行讲话。分会场配置：1、进入会议室以后，将模版选为用户列表加主视频模式。分会场现在最多同时只能看到两路视频。点击左侧用户列表调出视频图像，并点击主会场名称将其置于中间位置。2、假如需要讲话，能够点击申请讲话按钮。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。同时可依据情况点击左下方“T”图标将图像下方文字交流区调到左侧用户列表下方或取消。主会场视频排列模式假如全司开视频会议，也能够采取该模式。在该模式下，只交互声音和图像，不存在文档或桌面共享等操作。同时需要注意是，该模式只适适用于总企业主会场。为了便于管理，主会场能够主席身份登陆会议室。在下面范例中，XXXX企业作为主会场，而其它用户全部是分会场。XXXX企业配置以下：1、进入会议室以后，点击申请讲话按钮来讲话，将模版选为用户列表加分布视频模式。2、依次点击左侧用户列表，将全部会场图像调出来。同时可依据情况点击左下方“T”图标将图像下方文字交流区调到左侧用户列表下方或取消。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。3、假如会议很关键，主会场有领导对全司讲话，不需要分会场讲话，这么主会场管理员就能够点击视频会议主界面上面红色按钮来严禁其它全部分会场讲话，以确保主会场平静。不然分会场人员能够随时点击申请讲话按钮进行讲话。4、假如主会场需要某个分会场讲话，主会场视频会议管理员能够在用户列表中该分会场名称上点右键，然后选择同意讲话即可。分会场配置：1、进入会议室以后，将模版选为用户列表加主视频模式。分会场现在最多同时只能看到两路视频。点击左侧用户列表调出视频图像，并点击主会场名称将其置于中间位置。2、假如需要讲话，能够点击申请讲话按钮。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。同时可依据情况点击左下方“T”图标将图像下方文字交流区调到左侧用户列表下方或取消。主会场主席将演讲席操作共享给分会场在该模式下，有三方参与视频会议。主会场主席是会议管理者，她控制会议视频图像传输和演讲者文件或桌面对各分会场共享；演讲者对分会场进行文档共享或软件操作演示；分会场直接观看文档演示，软件操作，听演讲者讲解。主会场管理员以主席身份登陆会议室，在下面范例中，XXXX企业作为主席，XXXX企业1作为演讲方。XXXX企业配置以下：1、点击左下方“T”图标将图像下方文字交流区调到左侧用户列表下方或取消。随即右键点击用户列表中XXXX企业1，选择“同意控制”。2、将模版选为无用户列表和视频纯数据区模式。同时点击桌面同时按钮，将演讲方桌面同时给各分会场。XXXX企业1配置以下：1、为了取得一个很好输出效果，能够选择一个合适屏幕分辨率（能够经过主席控制将全屏同时给分会场）。2、演讲方一进入会议室就会见到以下界面。同时点击申请讲话按钮。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。3、在显现出来选项中点击“开始共享我程序”。接着在弹出框中点击“桌面”，随即确定即可。4、为了进入Windows操作系统桌面，能够按下键盘左下角视窗按键来选择点击“显示桌面”按钮。5、以后演讲方能够任意浏览文档或操作软件，比如全屏显示一个演示文档。分会场配置：1、分会场一进入会议室就会显示主会场同时过来数据，比如立即会看到主会场打开演示文档。2、基础上分会场不用做任何设置，完全受主会场进度控制。不过假如分会场需要讲话，能够点击申请讲话按钮来讲话。假如使用当地音箱播放对方声音，最好将当地麦克调整杆滑到中间位置上。