四川汇德物业服务有限公司独立运行方案11汇编.doc

新疆中创物业服务有限公司
设立运行方案

经过两年的时间，汇德物业前期楼盘的服务工作仍然在有条不紊的开展，但随着正黄上岭工程施工的完毕，前期物业工作即将完成，面临着后期对入住业主的物业服务工作。目前现行的公司运作模式已经不能适应工作的开展。为了更好的发展公司，更好的开展物业服务工作，综合多家公司的运作模式和自身的项目特点，特制定以下运作方案。
一、独立的运作机制，组建管理团队。
（1）四川汇德物业服务有限公司组织架构图
此构架是物业公司相对独立运作的基本构架，它既满足目前物业公司运作现状，又为公司以后的发展留下足够的空间。

董事长

总经理

行政人事部

财务部

物业服务中心

行政人事经理

会计主管

项目经理

人事专员

行政内勤
品质主管

出

纳

（2）组织机构架构图说明：
本物业公司按照直线制设定职能部门管理架构，设有总经理下属三个部门：行政人事部、财务部、物业服务中心。其中行政人事部设四个岗位：行政人事经理、人事专员、行政内勤、品质主管；财务部设二个岗位：会计主管、出纳；物业服务中心：物业项目经理及下属操作层员工。
注：以上模式是为了以后物业公司发展壮大所设立的，根据目前的现状没有必要分别设立上述部门，行政人事方面只需要招聘一名行政人员或由总分司行政人员兼职即可。财务人员方面也只需要由公司财务人员兼职，这样就不会增加人员和费用。
二、完善的管理体制。
没有建全的物业公司体制，管理比较混乱，当面对后期的物业服务工作的时候将会大大的影响工作效率，目前应该说物业存在的多头管理，很多管理制度仍是使用开发公司的管理制度，缺乏针对性和行业特性，必然会影响工作。所以必须制定具有针对性的物业管理制度，在前期的物业工作中，参考其他物业公司的成功的质量体系我们已经完成了ISO9001质量体系和物业公司行政制度的编制和审核，在后期的物业服务工作中我们将在使用中进一步完善。对于制度和体系的使用将会使我们物业服务管理工作更加规范，便于公司品牌的树立。
（1）行政人事管理
1）总经理：由总公司直接任命，全面负责物业公司的管理运作。直接对总公司总经理负责 。
2）行政人事
A、人事管理：
现根据四川汇德物业公司管理项目人员较少，为节约开支，有效利用人才资源，不再另行招聘人事专员及行政内勤。物业公司的人员招聘由总公司行政人事部指派专人（兼任）负责。
物业公司有决定物业部门经理、项目经理及以下各级员工的组阁权、任免权、奖惩权、解聘权及编制范围内员工招聘录用决定权，工薪标准范围内的调薪决定权。
人事管理制度及相关表格都统一按照四川汇德物业服务有限公司《行政管理制度汇编》执行。
物业公司所需人员须填写《人员编制申请表》，总公司行政人事部配合，给予招聘信息的发布，面试通知等工作。
录用、解聘部门经理、项目经理需物业总经理批准。总公司行政人事部备案存档。
物业公司人员的试用、转正、调动、离职、晋/降级、入职等均按四川汇德物业服务有限公司制定的统一表格使用。
物业管理中心下属的各级员工的录用、解聘由项目经理同意，报请物业总经理批准。总公司行政人事部备案存档。
物业公司人事档案，如人事表格、人员信息动态等由总公司行政人事部整理、保管。
异地项目人事管理按照以上办法执行。
B、物品采购及管理：
因物业公司所管的项目分别在成都和异地的两个不同的区域。对于物业公司低值易耗品的采购及管理有以下办法：
成都地区：由项目部经理填写《物资申购单》，报请物业总经理审批，由物业项目部自行购买，购买后交与项目入库。物品的出入库及保管按照四川汇德物业服务有限公司《物业公司低值易耗品管理办法》执行。
异地地区：由项目部经理填写《物资申购单》，报请物业总经理审批，交异地项目综合部购买，购买后交与项目入库。物品的出入库及保管按照四川汇德物业服务有限公司《物业公司低值易耗品管理办法》执行。
C、品质管理
品质管理是规范物业管理工作，提供优质服务，提高物业公司整体质量管理水平。
现物业公司已制定了《质量手册》及各部门的作业指导书、规章制度。品质主管按照物业公司所制定的标准进行考核、实施、维持、改进。
协助物业总经理组织协调质量体系的建立、实施、维持、改进；落实、检查、评审、纠正ISO9001及各项：“标准作业规程”的运行。
品质部每月至少一次对各项目部的物品管理流程进行核查。
品质部每月不定期对各项目部品质管理进行检查、考评。

三、 独立运作的经营管理方式：
对目前成都存在的母子公司的调查发现，物业公司和开发公司之间均采取的是独立经营管理的模式，因项目自身的受限及开发公司的物业服务品质的要求等客观条件使物业服务经费不足部分均由开发公司给予补贴。例如置信，龙湖，蓝光等知名大公司均是采取这种模式。这种模式有利于物业公司的后期管理同时也是符合国家现行法律要求。

财务管理
A、物业财务实施单列，自立账户，由于经营资金不足时，由总公司拨付资金，拨付给物业公司，物业公司收入的资金，由物业公司收入入账，实行收支两条线管理。
B、物业公司财务人员由总公司财务中心直接委派专人（兼任）负责财务管理；
C、物业公司经总公司授权，在经营管理资金预算范围内支出的决定权、借支审批权、费用报销审批权（其权限额度另行制定）；
D、各地区采购的物品，凭发票、《物品申购单》、《入库单》到各地行政区域报销。异地项目报销凭证需交物业公司财务部备案存档。
E、工资管理及福利待遇的发放：
成都地区：每月26日各项目部报《考勤表》，报总公司行政人事部(指定专人（兼职）负责物业公司)统一制表，并由物业公司总经理签字审批，报总公司审批通过后方可发放；
异地地区：每月26日各项目部报《考勤表》，报各地区行政人事部统一制表，并由物业公司总经理签字审批，报总公司审批通过后方可发放。
福利待遇：指过节费、生日礼金等福利待遇，参照总公司《人事管理制度》，按照物业公司制定标准执行。
C、出差费用管理：
出差人员凭《出差申请表》报上级主管批准，出差费用报销由上级主管签字、财务人员审核、物业总经理签字，报经总公司审核通过方可报销。

物业管理岗位编制
本物业管理方针为：人性服务、培养人才、科学管理、走向市场。根据以上方针，特制定以下用人方案：
1、 总经理
总经理1名：由总公司直接任命，全面负责公司的管理、运作。
2、 行政人事部
（1） 由1名行政人事部经理和 3名员工组成。
（2） 行政人事部经理1名，要求具有多年丰富的社会经验和行政管理工作经验，组织协调能力强，有物业管理上岗证书。
（3） 人事专员1名，负责公司人员的招聘、职务任免、调配解聘、离退休和人员的培训工作。要求有物业管理上岗证书。
（4） 行政内勤1名，负责本部门文字处理工作、后勤保障和物业低值易耗品的管理等工作。要求有物业管理上岗证书。
（5） 品质主管1名，要求工作考勤、人员调配由行政人事部负责，具体工作内容直接由总经理负责。协助总经理组织协调质量体系的建立、实施、维持、改进；落实、检查、评审、纠正ISO9001及各项：“标准作业规程”的运行。有物业管理上岗证书及内审员证书。
3、 财务部
（1） 由1名会计主管和1名出纳组成。
（2） 会计主管1名，负责物业服务公司的财务及物资管理工作，为各部门提供资金服务，要求具有会计师证书，由总公司财务中心委派专人（兼任）人员。
（3） 直接下派人员。
（4） 出纳1名，要求在会计主管的领导下，做好出纳工作，由总公司财务中心委派专人（兼任）人员。
4、 物业服务中心
（1） 由1名项目经理和5个部门组成。
（2） 项目经理1名，负责项目物业服务全面工作，领导下属部门员工履行管理、监督、协调、公共、服务的职能，要求有物业管理上岗证书。

各部门人员职责
（一）总经理岗位职责：（1人）
1、 公司总经理执行董事会决议，对公司的各项服务质量、所辖物业的管理、安全防范工作承担全责，并负责贯彻执行国家的有关方针、政策。
2、 领导公司全体员工创造并保持满足业户要求的重要性的意识。
3、 在充分理解业户要求的期望的基础上，制订公司的质量方针、目标，主管质量活动的策划，建立质量管理体系，审核批准质量手册及《质量计划任务书》，批准《年度员工培训计划》等，确保质量管理体系的有效。
4、 主持质量管理评审，主持质量改进工作，负责对重大不合格的评审、控制，对行政人事、财务部工作负全面的领导责任。
5、 核准公司组织机构设置，职能分配和资源的配置，确保组织内的职责、权限得到规定和沟通。
6、 组织重大物业管理活动及新项目的开发，并主持对重大物业管理项目以及其他重大经营项目的合同或标书的评审。
7、 对重大投诉组织专题研究和处理。
（二）行政人事经理
工作职责：在总经理领导下，全面负责公司日常行政、人事事务工作。
工作内容：
1、负责对行政人事部质量、行政、人力资源、企业文化、宣传、内部刊物、采购、档案等工作全面实施管理和监督；
2、组织、建立、健全、落实公司的各项行政管理规章制度；
3、负责公司重要文件的拟订和本部门文件的签发；
4、负责制订公司年度工作计划、人力资源发展计划、公司级培训计划、岗位编制计划、行政人事费用开支计划并监督其实施；
5、负责制定本部门工作计划并组织实施；
6、负责定期组织对公司工作进行总结；
7、主持召开定期的经理例会；
8、负责对内、对外沟通协调；负责对外事务的接待、联络；
9、负责将总经理的意图及时传达给有关部门，将各部门、管理处的动态及时反馈给总经理，协助总经理处理日常工作，当好参谋、助手。
10、负责对公司各部门、管理处和对本部门人员的工作绩效进行考核；负责管理人员的考核、培训和新接楼盘新进员工的招聘、考核、培训工作；负责对管理处的人力资源管理进行指导；负责薪酬管理和员工福利工作；负责公司全体员工的晋职、晋级、降职、降级、调薪、赔款、记功、记大功、记过、记大过、除名、离退休等工作的审核；负责管理人员的调配工作；
11、负责组织调查、核实员工的投诉、申诉；
12、负责指导、监督、建立、健全公司档案管理制度，定期查阅档案情况；
13、负责组织进行合格供方的评审和复评；负责公司采购计划的审核，对采购及物资管理进行监控；
14、完成上级领导临时交办的各项任务。
（1）人事专员
工作内容：
1、 在部门经理的领导下，负责办理招聘、职务任免、调配解聘、离退休的具体工作。
2、 协助部门经理制定各项福利制度并实施，协助部门经理具体开展公司职位说明书的编制工作。
3、 协助部门经理制定员工培训计划，组织员工综合素质培训和业务培训。
4、 依据公司日常人力资源管理制度，对员工的考勤、请假、加班、值班及出差进行管理，做好员工档案、培训档案的管理及各种工作记录，负责本部门的文件打印工作。
5、 负责相关物业管理后续服务工作的情况分析处理及对统计技术的应用。
6、 完成上级交办的各类临时性工作。
（2）行政内勤
工作内容：
1、负责起草公司对内对外的有关文件，校对、文印及把关。
2、负责公司各类会议记录及整理、印发。
3、负责公司对内对外文件的收、发及所有文件的立卷归档。
4、负责公司对外接待及各种高层会议、活动前的准备、记录和会后的相关工作。
5、负责公司相关领导的外事、出差及行程安排。
6、负责公司的信息收集与反馈。
7、负责本部门的后勤工作及保持本部门室内整洁。
8、负责各类文件、文书、档案、资料的打印、复印、装订，部分文件的、归档和保管工作。
9、 按规定对录入内容和载体做好保密工作，对录入后的文稿做到及时存档、上交、送还或销毁。
10、搞好使用的计算机等设备的日常维护和保养。
11、负责接听电话和转接，来宾的接待、引见和通报，答复外来咨询事项。
12、公司各类办公用品的购买。
13、负责工装的收发、修补、离职的折旧管理。
13、完成上级交办的其他工作任务。
（3）品质主管
工作职责：
协助物业总经理组织协调质量体系的建立、实施、维持、改进；落实、检查、评审、纠正ISO9001及各项“标准作业规程”的运行。保证运作符合标准。向物业总经理汇报质量体系运行的情况。
工作内容：
1）就公司的运行状况，提出可行的ISO9001及各项“标准作业规程”。
2）对相关人员培训ISO9001及各项“标准作业规程”等内容。
3）每日抽查各部门的运作质量收集客户意见、评价各部门工作质量。
4）组织相关人员进行内部评审。每年至少两次。
5）在物业总经理授权下组织编制、修改各种作业规程。
6）对质量体系文件的资料进行管理。
7）纠正、控制公司出现的不合格运作。
8）参与对合同的评审。
9）参与对采购的管理。
10）对各种标识进行管理、控制。
11）对个工作现场出现的情况、现象、行为进行记录，做为整改的依据和培训员工时的素材。
（三）会计主管：
工作职责：在物业总经理领导下，负责物业服务公司的财务及物资管理工作，为各部门提供资金服务。
工作内容：
1）严格执行国家财经纪律、方针政策及本公司的财务管理规定，按照会计工作规范标准进行会计核算。
2）认真审核、复核出纳交来的各种费用、物业支出原始单，编制记账凭证及收入记账凭证的审核。月终，单与总账进行核对，做到帐与明细账相符。
3）每月 号作好结算，做好本月的各种费税计提、结转工作。结出公司当月实际费用成本，次月 号前，依据与总账核对后的帐薄资历料，编制包括各种表格并向领导报告帐务工作。
4）发票的购买、领用、登记及回收、注销工作。要妥善保管好未使用过的与使用过的发票、收据存根。随时检查收款部门发票、现金、收据的使用情况。定期对库存现金与现金日记账予以抽查、核对，并做出盘点表。
5）认真做好银行支票与支票印签的分管工作，妥善保管财务 专用章及支票印签章。
6）建立健全会计凭证，会计帐薄，会计报表和其他资料的建档保管工作。保管期限、销毁办法，按有关规定执行。全面负责本部门员工做好财务资料保密工作。
7）全面了解各小区业主/租户情况，及时了解欠费情况，及时向管理部转达交欠费单明细。积极配合各管理处组织催收应收款项。
8）年度预算的审核，追加预算工作，并检查、督促预算的实施。
9）加强代管资金（房屋共用部位维修资金）的管理工作，资金应专户专储，专款专用，接受政府房管部门及业主委员会的检查与监督。
10）审核公司人员工资及监督发放工作。
11）参加公司例会，组织召开财务部门例会及业务会议。
12）经总经理批准，有权修改、制定、颁布财务管理规定、各项费用指标、资金指标。
13）组织本部员工学习业务知识、法律法规，引导、指导、监督员工遵守纪律和公司各项规章制度。
14）忠于职守，以身作则，廉洁奉公，实事求是。
15）负责联系财、税、金融等部门，及时了解财税、金融动向及本行业相关的信息。
16）负责公司的固定资产、低值易耗品的盘店、清查工作。
17）要求收费员、出纳员、核对收款明细账，对应收、已收、欠款的报表进行核对、分析。
18）对空置房管理费，开发商所送的管理费，商铺租金等，据有关资料复核。在收支表上准确反映。
19）每月末应对合作单位等往来账目余额，及时办理转单手续。如有差异，及时查明原因，及时调整处理。
20）完成公司领导下达的其他任务。
（1） 出纳
工作职责：在会计的领导下，作好出纳工作。
工作内容：
1）熟悉各种票据的填制方法，填写应在正确，清晰，开出支票应保证不能空头，印签，大小写金额相符，正确无误，并书写规范。
2）熟悉银行日常操作程序，与银行建立良好的协作关系。
3）严格遵守现金和支票使用规定，做好支票领用、登记工作，妥善保管好支票，库存现金，按银行规定限额执行，不得以任何理由挪用现金。
4）负责公司及管理处日常经营活动所发生的成本，对各种费用的报销、付款工作应掌握以下原则：
A、每付一笔款都必须有依据，并经过规定的审批程序，有相关的负责人签批。
B、审核每笔需支付的款项是否符合合同的付款条件，购进物品有无相关人员的验收。
C、出纳对每笔出负有最后把关的责任，因此，要认真审核每笔支出有无错付、重复付款的情况；审核支出单证后的附件内容，抬头与金额合计是否与支出单证表面上的一致。
D对符合以上原则的款项方可予以支付，对不符合以上原则的付款项目，应暂时拒绝支付直至符合要求。
5）应每日审核各收款员交来的票据和现金及银行存款收付结表，查明当日收款项与其存入银行数是否相符，如有不符要与相关人员联系，查明原因，及时纠正。
6）对已收支的款项，按时间顺序，按管理处编号，及时登记《现金日记账》、《银行日记账》，并结出余额进行汇总，填写当期全公司《资金日报表》，交会计审核。
7）每月 号，根据银行对账单对银行日记胀逐笔进行核对，查出未达账项，并编制《银行余额调节表》，对查出的未达账款，要查明原因及时追讨，负责追讨各有关业务借款。
8）对各部门备用金予以管理。
9）月末查清各小区各业主/租户的服务费、水电费、租金、停车费等应收账款的应收、预收、已收、欠交情况，填制分类汇总表，上交会计及管理处各一份，予以催收。
10）建立多栏式日记账本，每天按收费项目详细记帐，按每户业主/租户为单位建立三级明细帐。用于登记本小区各项收入代收代缴款项。
11）全面掌握小区所辖物业情况，如：住宅面积、高低层各是多少、入住及空置多少、商铺多少、租用情况、租用价格、停车位多少、使用情况等等，做到心中有数。加强与总公司销售部的联系，核实房屋销售及入住情况。
12）收业主装修保证金时，要审核装修、安装申请表上业主是否按要求填写，并已签字，项目经理是否已签批，业主姓名、房号是否相符等。一切无误后方可收款，并在申请表收款拦上签字认可。
13）严格执行发票的领用、保管、使用规定、妥善保管好所领用的发票收据。开具时，应按顺序开列，不得跳号，并注明房号、业主姓名、收费内容、起止时间、单元平方数、单价、总额等内容。
14）如有票据要作废，各联粘在原票据存根，并加盖“作废”戳记。
15）完成会计及服务公司领导下的其他任务。
（四）项目经理
工作职责：
在总经理领导下，负责物业服务中心全面工作，领导服务中心全体员工履行管理、监督、协调、攻关、服务的职能。
工作内容：
1）参加和组织主持共用部位、设备设施维护部、秩序维护部、环境维护部的每日例会，协调各部门关系，做好工作日记及部门每周例会主持，落实公司任务，并向经理汇报例会中有争议或重大问题。
2）定期制定本项目内部培训计划并开展员工业务培训，制定和规范项目的工作流程服务标准，全面提高员工思想素质的业务水平。认真贯彻关于物业管理的各项法规、政策、标准，组织落实上级主管部门下达的有关任务。收集、整理、汇总、印发各类有价值的信息。定期/不定期组织相关部门学习。
3）及时处理下属未能有效解决的投诉、突发事件，对超出能力外的问题立即向上级汇报；对服务工作质量进行跟踪回访。定期走访收集业户（用户）意见和建议，反馈至相关职能部门改进工作并跟进整改结果，对突发事件处理要多与上级反映，事后呈交书面报告。
4）带领下属做好巡楼工作，审阅各部门日记，监督、检查、指导本部门员工执行落实公司规章制度，劳动考勤纪律的情况，处理一般违纪行为，每月考评表按公司规定交表，定期进行考核。对下属的值班排班、考核、考勤及工作纪律、工作程序、服务质量进行监督。
5）负责带领下属做好物业接管、交收楼等工作；全面掌握统计物业及其配套设施及业户入住、装修、出租等情况，建立健全相关档案及业户档案。
6）督导下属起草事件报告，给业主的信函公文、带领下属与业户保持良好工作关系。
7）带领下属做好服务费、停车场使用费、租金等费用的收缴工作，每月提交收费统计表，分析表。
8）检查小区公共设施运行情况，监督、检查当日维修工作的跟进情况，及时组织回访，每月组织各部门对物业进行一次月检，报交月检报告。
9）组织社区文化活动，搞好社区文化建设。
10）经理交办的其他任务，每年业户走访率100%；及时更新业户/租户联系表，职能部门联系表。开展社区精神文明，消防等各种宣传。
11）协调与业主委员会关系，建立保持与物价，居委，房管，城管等机关部门良好工作关系。