银行私募投资基金类代理产品档案管理办法模版.doc

私募投资基金类代理产品档案管理办法第一章 总则 第一条 为加强中国xx银行私募投资基金类代理产品档案收集、整理和保管工作，有效地保护和利用资源档案，促进私募投资基金代理业务健康发展，根据银监会中国银监会关于规范商业银行代理销售业务的通知（银监发【2016】24号）、中国xx银行档案管理办法（2016年修订版）（x号）、中国xx银行中国xx银行代销私募投资基金管理办法（2016修订稿）（x号）等相关规定，制定本办法。 第二条 私募投资基金类代理产品档案（以下简称档案）是指在总行零售业务部统一管理和指导下，在延揽并创设私募投资基金过程中形成的产品申报、审批、发行、报备、公告以及相关法律文件等重要纸质和电子资料。 第三条 私募投资基金类代理产品档案管理实行“分级管理、分类建档、专人负责、集中保管”的原则。总、分行应分别对产品档案及时进行收集、整理、分类、立卷、归档、保管等工作以确保各类档案“资料完整、编排有序、查阅便捷、保管安全”。总、分行要设定固定的保管场所保管纸质产品档案，电子档案集中存放于专门配备的电脑或其它安全的存储介质中。 第四条 私募投资基金电子台账按照“专人负责、分类录入、及时维护”的原则，将产品基本要素信息登记台账并及时更新维护，确保电子台账的完整和准确，录入产品条目应与纸质档案保持对应。 第二章 档案的归档范围和保管期限 第五条 模式化产品档案资料的归档范围： 1.中国xx银行代销私募投资基金申请表 2.中国xx银行代销私募投资基金调查报告（如有） 3.中国xx银行代销私募投资基金立项申请表 4.私募投资基金风险分类评级结果 5.中国xx银行代销私募投资基金小组审批表 6.中国xx银行产品或服务消费者权益保护事项审批单 7.产品模式审批签报 8.产品发行通知（部发文） 9.资产管理合同 10.销售协议主协议（包括代理推广合作框架协议、代理销售协议、资金代收付协议） 11.销售协议补充协议（集合信托计划除外） 12.产品要素表/销售要素公函 13.成立公告 14.存续期管理报告 15.清盘/终止公告 16.其他需要归集的资料 第六条 非模式化产品档案资料的归档范围： 1.中国xx银行代销私募投资基金申请表 2.中国xx银行代销私募投资基金调查报告（如有） 3.中国xx银行代销私募投资基金立项申请表 4.私募投资基金风险分类评级结果 5.中国xx银行代销私募投资基金小组审批表 6.中国xx银行产品或服务消费者权益保护事项审批单 7.产品发行通知（行发文） 8.资产管理合同 9.销售协议主协议（包括代理推广合作框架协议、代理销售协议、资金代收付协议） 10.销售协议补充协议（集合信托计划除外） 11.成立公告 12.存续期管理报告 13.清盘/终止公告 14.其他需要归集的资料第三章 档案标准及归集流程 第七条 档案资料标准： 1.中国xx银行代销私募投资基金申请表,标准化产品需分行产品经理、产品主办部门负责人、主管行长签批意见，加盖行章，扫描件存档；非标准化金融资产占比50%以上的产品需分行产品经理、产品主办部门负责人、风险主管行长、业务主管行长签批意见，加盖行章，扫描件存档。 2.中国xx银行代销私募投资基金调查报告需分行产品经理、部门负责人签字，扫描件存档。 3.中国xx银行代销私募投资基金立项申请表需总行产品经理填写准确、完整（包括日期、审批编号、风险等级等要素），产品经理及处室负责人签字，原件存档。 4.私募投资基金风险分类评级模板需总行产品经理填写完整，产品经理及处室负责人签字，原件存档。 5.中国xx银行代销私募投资基金小组审批表需填写完整，审批小组成员签批意见，原件存档。 6.中国xx银行产品或服务消费者权益保护事项审批单 加盖办公室公章，原件存档。 7.产品模式审批签报及产品发行通知，完成全部审批流程，复印件存档，存档文件中需有有权审批人签批通过意见。 8.资产管理合同、销售协议主协议、补充协议、产品要素表/销售要素公函，加盖产品管理人与代销、托管机构公章，原件存档。 9.成立公告及清盘/终止公告，加盖产品管理人或监管机构公章，原件或复印件存档。 10.存续期管理报告需产品经理、部门（总行相关处室）负责人签字确认，产品发起行（部门）保存原件，总行保存电子文件。 11.其他需要归档文件根据该产品要求而定。 第八条 产品档案归集流程：1.发行且成立产品档案（1）首期发行的产品或单一项目。总行产品经理应于取得成立公告后，三个月之内将第六条中的1-13资料或第七条中的1-11资料按照第八条要求提交档案管理员整理归档。（2）产品开放。总行产品经理应于取得产品要素表/销售要素公函后一个月之内将当期次开放产品的产品要素表/销售要素公函原件提交档案管理员整理归档。 （3）产品结束。总行产品经理应于取得清盘/终止公告后一个月之内将清盘/终止公告原件提交档案管理员归档。 2.未成立产品档案总行产品经理应于未成立产品状态确定后一个月内将已形成的产品资料提交档案管理员整理归档。未成立产品状态包括：审批未通过、审批通过未发行、发行未成立。 第九条 审批通过但由于各种因素不确定而待定发行的产品资料，暂不归档，年终统一整理。第四章 档案保管标准及编号规则 第十条 私募投资基金类代理产品档案按照产品管理人单独立卷。同一管理人卷中，模式化产品按照产品模式装订，非模式化产品按照单一项目项目装订。 第十一条 档案管理员应在取得总行产品经理提交的纸质档案后，按照第十一条规定进行分类整理和装订，制作档案目录（格式见附件1）并装入相应卷盒。卷盒脊背和正面应标有卷盒名称、管理人名称及发行年度（格式见附件2）。 第十二条 产品档案编号由私人银行部首写字母（S）、管理人代码、模式化/非模式化字母代表（M/U）、小组审批编号四部分组成。具体编制规则如下： S+管理人代码M/U小组审批单编号 M为模式化/U为非模式化 私人银行部第五章 电子档案管理 第十三条 电子档案作为内部资料需要设定一个较为稳定且安全的电子媒体或存储介质予以长期保存。每个产品模式和项目需要有一套独立完整的电子档案留存，与纸版档案逐一对应。电子文档要以DOC、PDF、JPG等常见办公软件阅读的资料格式为主要保存格式。 第十四条 产品电子档案内容参照第六条和第七条执行，含有有权审批人签批和加盖公章的文件需要保留PDF格式扫描件。为进一步规范电子档案的保存，文件保存路径设置七级目录，具体目录设置及电子资料命名标准参见附件3。第六章 档案管理与借阅 第十五条 总行私募投资基金产品纸版档案统一保管在总行零售业务部，电子档案保管在指定档案电脑或其它安全的存储介质。档案保管介质为私募投资基金类代理产品档案专用，不得存放其他无关文件或物品。档案保管介质由档案管理人员专门负责，未经允许不得擅自开启或下载拷贝使用。 第十六条 总、分行员工因工作需要借阅产品档案时，需填写私募投资基金类代理产品档案借阅申请单（格式见附件4）。借阅人员不得将档案资料带出办公场所，借阅资料的同时注意保密，借阅后尽快归还。 第十七条 私募投资基金类代理产品档案作为银行内部资料原则上不得向外部第三方提供。因诉讼、稽核、审计、检查等原因需调阅或检查的，需填写私募投资基金类代理产品档案借阅申请单，经总行零售业务部相关负责人批准。 第十八条 私募投资基金纸质档案至少要保存至产品结束后两年。第七章 分行职责 第十九条 分行产品发起部门负有产品档案管理职责。分行产品经理应于产品成立后，及时将产品档案整理归档。 第二十条 分行管理产品档案内容： 1.中国xx银行代销私募投资基金申请表（原件） 2.中国xx银行代销私募投资基金调查报告（原件） 3.总行批复的签报及发文通知（复印件） 4.成立公告（原件或复印件） 5.产品存续期管理报告（原件） 6.产品结束公告（原件或复印件） 7.其他需要归集的资料 其中产品存续期管理报告电子版需按季度上报总行。 第二十一条 私募投资基金类代理产品档案作为银行内部资料原则上不得向外部第三方提供，因诉讼、稽核、审计、检查等原因需调阅或检查的，需填写私募投资基金类代理产品档案借阅申请单并做好档案出入登记。第八章 私募投资基金产品电子台账管理 第二十二条 总、分行指定专人负责设置和维护私募投资基金产品电子台账。台账作为产品信息数据统计的基础资料，要求格式统一、内容准确、及时更新。电子台账作为内部资料原则上不得向外部第三方提供。第九章 附则 第二十三条 本办法由总行零售业务部负责制定、修改与解释。 第二十四条 本办法适用于总行与分行。 第二十五条 本办法自颁布之日起执行。附件1：私募投资基金类代理产品档案目录附件2：私募投资基金类代理产品档案卷盒标记附件3：电子档案七级目录设置及命名标准附件4：私募投资基金类代理产品档案借阅申请单 - 7 -