农商银行信贷档案管理实施细则模版.doc

xx农商银行信贷档案管理实施细则

第一章 总 则
第一条 为实现xx农商银行（以下简称本行）信贷档案的科学化、规范化、制度化管理，确保信贷档案的真实、完整及债权文书的合法有效，根据相关法律法规及《浙江省农村合作金融机构信贷档案管理办法》等有关规定，特制订本细则。
第二条 本细则所称信贷档案是指本行在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据、图表、声像等资料。
第三条 本细则所称信贷档案管理是指对上述档案资料的收集、整理、立卷、装订、归档、调查阅、保管和销毁等过程。凡与本行建立信贷关系的客户，都应建立信贷档案。
第四条 信贷档案管理工作是信贷工作的一个重要组成部分，是信贷基础管理的重要手段。信贷档案管理工作必须坚持统一、规范、及时、真实、完整和科学的原则。
第五条 信贷档案涉及本行和客户的相关信息，信贷档案管理员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行有关保密制度。
第二章 信贷档案管理岗位职责
第六条 本行信贷管理部是信贷档案管理的职能部门，对辖内信贷档案管理工作负有指导、管理、检查、监督、考核的职能。
第七条 本行设立信贷档案管理中心，负责信贷档案的日常归集、整理和集中保管使用工作。
第八条 调查岗客户经理工作职责：负责基本资料、授信资料和本办法第十七条规定的抵质押资料扫描上传及更新工作，确保收集资料的真实性、有效性、规范性和完整性。
第九条 放款岗客户经理工作职责：
（一）对调查岗客户经理上传至大信贷平台的电子档案进行审查；
（二）负责单笔信贷资料和抵质押资料的扫描上传以及纸质资料的移交工作。
第十条 信贷档案管理员的工作职责：
（一）对信贷电子档案进行形式性审查；
（二）接收放款岗客户经理移交的纸质信贷档案资料，并与信贷资料移交清单核对。
（三）负责按信贷档案管理的要求对信贷档案进行分类造册、装订、立卷。
（四）负责建立信贷档案管理台账。
（五）负责信贷档案的日常管理与使用。
第三章 信贷档案的分类
第十一条 信贷档案分立卷区和归档区二个区域。立卷区用于存放当前发生信贷业务的档案资料。归档区用于存放已经结清或失效的信贷业务档案资料。
第十二条 信贷档案分类。信贷档案分对公客户信贷档案、对私客户信贷档案和综合管理信贷档案。
（一）对公客户信贷档案。包括授信资料、对公客户基本资料、担保人基本资料、对公单笔贷款业务资料、承兑汇票业务资料、贴现业务资料、保函业务资料、不良贷款或抵债资产资料、呆账核销资料等九大类。
对公客户信贷档案为一户一档。
（二）对私客户信贷档案。包括授信资料、担保人基本资料、对私单笔贷款业务资料、按揭贷款业务资料、不良贷款或抵债资产资料、呆账核销资料、综合管理类资料等六大类。
个人住房按揭贷款可另行单独进行归档管理。
（三）综合管理信贷档案。包括支行授审小组会议记录、授权转授权文书、行业分析材料、信贷分析报告、信贷业务相关统计报表、各类信贷检查材料、信贷文件类资料、贷款风险预警报告及处理意见等。
支行授审小组会议记录要求落实专人按季装订成册，在下一季度5日前移交档案管理中心统一保管。
第四章 信贷档案的收集
第十三条 信贷档案资料收集。按档案形成和利用特点，有区别地进行资料的收集。
第十四条　基本资料收集。由调查岗客户经理负责收集，并将电子档案上传至大信贷平台—电子档案维护—客户电子档案维护—客户基本电子档案项下，具体包括主体资格资料、资产证明材料，详见附件1。
第十五条　授信资料收集。由调查岗客户经理负责收集，并将电子档案上传至大信贷平台—电子档案维护—客户电子档案维护—客户授信电子档案项下，详见附件2。
第十六条　单笔信贷业务资料收集。由放款岗客户经理将单笔信贷业务资料扫描上传至大信贷平台-电子档案维护-贷款合同电子资料项下，并将整理完整的纸质资料移交档案管理中心。详见附件3-1-6。
第十七条　抵（质）押资料收集。
（一）调查岗客户经理收集。
1、抵押贷款资料：抵押物评估报告、《房地产价格评估表》、《房屋出租补充协议》、抵押财产保险单正本等；
2、质押贷款资料：权利质押中的各类有价单据（存单、有价证券、汇票等）、《动产价格评估表》、评估报告；
（二）放款岗客户经理收集。
1、抵押贷款资料：《抵押物清单》、登记部门要求的办理抵押登记所需文本、他项权证、抵（质）押品代保管凭证等；
2、质押贷款资料：《质押财产清单》、登记部门要求的办理质押登记所需文本、《有价证券质押融资登记止付（撤销）通知书》、抵（质）押品代保管凭证等。
　第十八条　诉讼资料收集。由资产清理员负责收集不良贷款诉讼资料。
（一）由管贷客户经理提供不良贷款资料，包括但不限于：
1、形成不良贷款原因概况
2、贷款催收通知书及回执；
3、责任追究文件及贷款责任人罚款缴纳证明；
4、采取的风险化解措施证明。
（二）若起诉的，还需由资产清理员收集：诉状、财保申请书及诉讼费发票复印件；调解书、判决书、裁定书原件；强制执行申请书、执行裁定书原件；收贷收息凭证。
（三）若以物抵债的，还需由资产清理员收集：以物抵债实施方案、以物抵债申报表、抵债财产的评估报告及抵债裁定、抵债资产处理申报表、过户及登记相关资料、抵债财产的权利凭证、公开处置的相关资料。
（四）若核销的，还需收集：呆账核销申报表、调查报告、呆账（损失）认定审批表、四级形态调整通知书、会计账务处理传票（特种转账传票）等，具体参照本行相关制度执行。

第五章　信贷档案的移交与更新
第十九条　调查岗移交。调查岗客户经理应自授信业务完成以后向放款岗客户经理移交下列纸质资料：
（一）已填制借款人、保证人、贷款人名称、利率、罚息等合同相关要素（除贷款起始日和合同号外）的合同文本；
（二）抵（质）押资料中由调查岗收集的资料。
第二十条　放款岗接收。放款岗客户经理对调查岗客户经理上传的电子资料和移交的纸质资料进行有效性、完整性、合规性审查，审查无误的，办理交接纸质资料的手续。
第二十一条　放款岗移交。放款岗客户经理接收资料后，完成贷款发放，并将单笔信贷资料和抵（质）押资料全部装订成册。
（一）整理。由放款岗客户经理对信贷客户档案资料进行立卷。原则上使用A4纸，在整理非A4纸的借款借据、还贷凭证、止付（撤销）通知书、抵（质）押品代保管凭证（收据）等资料时，应粘贴在A4纸上保存。借款借据与还贷凭证应粘贴在同一张A4纸上，还款凭证粘贴在借款借据的下方。对核销的贷款，独立建档保管。
（二）装订。放款岗客户经理应按信贷档案资料清单进行分类（活页）装订，在装订时填写档案（A4纸厚）封面，信贷档案资料清单置于立卷档案封面内第一页，顺序依次为封面、信贷资料清单、具体内容、封底。遵循左下角对齐方式。
（三）移交。自信贷业务发生之日起20个工作日内移交信贷档案，具体流程如下：
1、放款岗客户经理制作移交清单并签名；
2、在档案移交管理系统中发起移交流程；
3、发起流程当日将拟移交的档案资料以档案袋封包并加盖骑缝章后卡封，移交给网点交接员，做好移交登记工作；
4、网点交接员负责在第二个工作日早上交给押运人员，送至档案管理中心。
第二十二条　档案管理中心接收。
（一）档案管理中心应在监控下做好与押运人员的档案袋交接工作，并在当天开包后，与系统移交数据进行核对签收；
（二）档案管理人员在签收档案后，根据放款岗客户经理填写的档案清单逐一核对档案内容及数量，并检查电子档案扫描资料的形式完整性，正确无误的，及时接收并立卷入库；发现错误的，下发整改通知，整改完成后接收并立卷入库。
（三）对支行移交的支行授审小组会议记录，档案管理人员负责接收并按支行专夹保管。
第二十三条 补充与更新。
（一）信贷档案移交后，对客户信息有变更或失效的，管贷客户经理应在发生之日起2个月内补充、更新，并移交档案管理中心。档案管理人员在收到资料后，5个工作日内予以替换。
（二）贷款产生风险进入诉讼后，由资产清理员负责补充不良贷款诉讼资料。

第六章　信贷档案的保管与销毁
第二十四条 归档。下列信贷基础资料根据有效期按月归档。
（一）已替换后的客户失效资料。
（二）已替换的担保客户资料。
（三）贷款已结清的单笔业务，在封面上加盖“结清”章。
（四）承兑汇票、贴现、保函等业务中结清有关资料。
（五）不良贷款或抵债资产资料中贷款已结清的相关资料。
客户档案中已结清或失效的信贷档案资料应及时从原档案中取出，按月分类装订，于次月底前入归档区。
第二十五条 调阅。本行信贷档案调阅实行登记制度，登记调阅人姓名、日期、内容等并需经有权人同意。
（一）综合放款岗客户经理或各类检查人员调阅信贷档案，应发起信贷档案调阅审批，行内调阅由档案中心主任审批结束；行外调阅由信贷管理部经理审批后，报分管行长审批结束。借阅时间一般不得超过一周。档案管理中心应做好调阅和归还登记。调阅的档案须由调阅发起人本人提取，档案管理员不得代为传送。
（二）调阅人不得将信贷档案材料涂改、伪造、遗失或毁损。信贷档案管理员对借阅归还的档案要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动，可拒绝接受并及时向上级报告。
（三）信贷档案只限内部调阅，原则不得外借，如遇特殊情况，须报分管领导批准。当信贷业务依法提起诉讼或发生案件时，经批准后方可供律师、政法、司法部门等查阅复印。
第二十六条 保管。本行每年应对信贷档案至少进行一次全面检查，日常采取防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。如有发现破损、虫蛀等情况应及时进行修补和复印。信贷档案保管期限：
（一）结清全部贷款的客户档案从最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期为五年；
（二）结清全部银行承兑汇票和贴现业务的客户档案从客户与最后一笔业务结清后次年的1月1日起，保管期限为五年；
（三）凡属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项目、中长期信贷档案从客户最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期限为十年；
（四）向人民法院起诉后（未结清）的档案资料，包括：借款借据、借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等为永久保管；
（五）信贷内部档案中各类年终报告和年度汇总报表为永久保管，其余信贷内部档案保管期限为十五年；
（六）“账销案存”的信贷档案及核销清册为永久保管；
（七）担保客户档案保管期限参照借款客户档案期限管理。
第二十七条 销毁。保管期满的信贷业务档案，要按照以下程序销毁：
（一）档案中心提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）档案中心负责人在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报总行信贷管理部。
（三）信贷管理部和稽核内审部共同组成鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对需销毁的档案共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告报告各行社分管领导。
（四）对保管期已满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管三年以上，确无保存价值时方可进行销毁。
第七章 责任认定及追究
第二十八条 在信贷档案管理中，经信贷档案管理员督促未收集、收集资料不全或未及时补充与更新信贷档案资料的，其责任由经办客户经理负责。
第二十九条 信贷档案管理员出现下列行为，导致信贷档案资料不一致或不全的，按规定扣除相关责任人的岗位责任制分：
（一）未对电子档案的形式完整性和有效性进行检查，或经检查未督促支行整改的；
（二）未对纸质信贷资料的形式完整性和有效性进行检查，以及纸质资料与电子档案资料的一致性进行检查，或经检查未督促支行整改补充的。
第三十条　对信贷档案管理工作中未按规定组织检查，发现问题隐患未及时报告、纠正，造成不良后果的，应对责任人应作出相应的处罚，相应处罚措施按相关规定执行。
第三十一条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
第八章 附 则
第三十二条 信贷档案管理所需档案盒由总行按规定格式统一印制，夹边条、封面纸、塑料面等由总行按统一规格配制。
第三十三条 本细则规定的信贷档案内容是指至少应包括的基本内容，不仅限于此。
第三十四条 本细则由xx农商银行负责制定和修改，信贷管理部负责解释，自发文之日起施行。

附件：1、基本资料（附件1）
2、授信资料（附件2）
3、单笔信贷资料移交清单（附件3-1-6）
4、信贷档案归档清单（附件4）
5、信贷单笔业务档案保管登记簿（附件5）
6、信贷档案调阅登记簿（附件6）
7、信贷档案调阅单（附件7）
8、信贷档案销毁清册（附件8）

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