银行询证函业务柜台操作规程(模版).docx

询证函业务柜台操作规程

为了规范我行询证函业务的柜台操作，根据财政部、中国人民银行《关于做好企业的银行存款借款及往来款项函证工作的通知》，特制定本规程。
一、基本规定
（一）业务介绍
1、本规程所称“询证函业务”是指注册会计师在依法审查企业会计报表，验证企业资本，办理企业合并、分立、清算等审计业务时，以被审计企业名义向我行发函询证，以验证该企业的银行存款、借款及往来款项等是否真实、合法、完整，我行按照财政部、中国人民银行有关规定据实作出回复的业务，是我行提供给单位客户的一种中间业务。
2、询证函中询证的事项可包括：银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况、借款、银行承兑汇票、信用证、保函等。询证函的申请人应为我行单位客户，询证函上应加盖单位公章或预留印鉴。对于询证函中询证同一客户两个及以上存款账户，且预留银行印鉴不相同的，客户可以分别加盖每个账户的预留印鉴或统一加盖公章。询证函的参考格式详见附件1，注册会计师应根据具体业务的需要，选择适当的银行询证函，并确保函证的完整规范有效。
3、询证事项中所列银行存款账户若已被质押、冻结、控制的，或有保证金账户的，回函时选择“数据证明无误”的结论，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明相关情况并盖章。银行存款账户是否可以包括阳xx理财机构客户理财产品账户应按产品说明书中的约定执行。
4、我行可受理单位客户、询证函中载明的中国大陆境内会计师事务所或取得临时执业许可证（有效期内）的境外会计师事务所递交或邮寄的询证函。
5、询证事项仅限于单位客户在分行辖内的相关事项。
若询证事项仅为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况的，各网点柜台可直接受理、回复。对于仅涉及本网点的上述询证业务，可由柜台经理审批同意后，加盖“柜台业务专用章”正式对外回函；上述证明内容如涉及分行辖内其他网点的，需由分行运营管理部协助填写并审核后，再由受理网点加盖行章正式对外回函。
若询证事项为借款、银行承兑汇票、信用证、保函等，应比照我行公司客户资信证明业务的操作规程，由客户经理受理初审、有权审核人审核并报行领导同意后，再由受理网点加盖支行行章正式对外回函。
6、询证函中已预印的事项但未填写询证内容的，我行回函时应从左上角至右下角划斜线，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明“会计师事务所未询证XX事项”并盖章。
若询证函有多页，我行应将询证函加盖骑缝戳记。对于未编页码的，应统一在每页右上角空白处加注“共X页，第X页”。
7、各行在受理询证函后，应通过我行相关业务系统、业务资料查询,与单位电话核实询证的情况和内容后再回函，并对回函信息的真实性负责，严禁出具与事实不符的回函。
8、各行对寄来的询证函，应及时进行处理，原则上应在收到之日起10个工作日内予以回函。
9、各行不得直接将回复的询证函原件交单位客户，应邮寄或递交给会计师事务所，我行留存复印件。若询证函中载明了回邮地址的，我行应按询证函中地址，直接邮寄给会计师事务所。若未载明回邮地址的，会计师事务所应出具加盖了公章的介绍信或公函注明指定经办人姓名、身份证件种类和号码，我行进行要式性审核，无误后应将询证函原件交会计师事务所指定经办人，在登记簿中上注明“不邮寄”并请其签收。
10、柜台直接邮寄的回函，其复印件与验印核实行、收费单、工作表（如有）等一并随当日传票装订，柜员应在《询证函备查登记簿》中登记相关要素备查；非柜台邮寄的，按本行对外出具函件的管理规定，连同工作表建档妥善保管。
（二）使用的凭证
一般凭证：询征函工作表
（三）业务办理范围
询证事项为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况的，各网点柜台可直接受理并对外回函；上述询证事项涉及分行辖内其他网点的，需由分行运营管理部协助填写审批后再对外回函。
（四）收费标准
1、业务经办机构办理询证函业务应按《xxxxxx银行服务收费表》中列明的标准向单位客户收取手续费。
2、若询证函由柜台或业务经办部门直接邮寄会计师事务所，可采取收件人付费方式代为邮寄询证函，或代理收费的方式向单位客户收取单程邮寄费。询证函也可以由柜台或业务经办部门通知会计师事务所到我行来领取。
3、单位客户从结算账户支付上述费用的，应该在《收费单》上加盖预留印鉴。若询证函中已经注明“有关询证费用可直接从本公司××存款账户中收取”，可视同单位授权我行直接扣费，由柜员直接扣收，客户无需在《收费单》上加盖预留印鉴。单位客户也可通过汇款方式，将手续费直接汇入我行手续费专户。
二、业务流程
（一）银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况的询证函操作流程
1、仅涉及本网点账户的询证函
若询证函的询证事项为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况，且只涉及本网点账户的，各网点柜台可直接受理并对外回函，具体流程如下：
（1）柜员初审
柜台人员受理询证函后应认真审核以下内容：
1）询证事项为柜台可直接回函类型的，询证函内容是否合规、完整，是否有会计师事务所的邮寄地址，若无回邮地址的，会计师事务所应出具加盖了公章的介绍信或公函注明指定经办人身份信息。
2）对单位客户询证函及收费单上加盖的公章、预留印鉴，通过验印系统审核公章（印鉴）是否正确，将验印核实行打印在内部通用凭证上；对于询证同一客户两个及以上存款账户且加盖预留印鉴的，应在验印系统中按存款账户分别核对预留印鉴并打印核实行。对于手动核验通过的，还应换人复核。
3）对于会计师事务所指定经办人直接取走回函的，应审核经办人的身份证件与书面注明的信息是否一致，并按照《身份识别操作指引》对经办人的人证一致性、证件有效性和证件真伪进行审核。
4）使用[4402对公帐户余额查询][4404对帐单查询打印]、[4317账户冻结查询修改解冻]等核心系统中相关交易，查询截止询证函中列明的日期各询证事项是否属实。对于询证投资人（股东）出资情况的，还应通过传票或影像平台传票扫描件、验资户开户资料中的股东投资信息等查询缴入款项的缴款人、金额与询证事项是否相符。
5）按照询证函的收费标准，向单位客户收取手续费。对于询证函中注明了可以直接从结算账户扣费的，柜员应填写《收费单》（无需客户再加盖预留印鉴），由柜台经理在柜台留存联上签字审核（签名应为全称，不得以姓氏代替或签章）后，再使用[9569统一收费]交易收取手续费。
由单位客户支付邮寄费用的，按邮政部门的相关标准向其收取邮寄费
6）初审无误后，经办人员填写回函，操作要点为：
①按照查询结果勾选数据相符或不符，对于不符的，应列明实际情况。
②对于询证事项中所列银行存款账户已被质押、冻结、控制的，或有保证金账户的，回函时选择“数据证明无误”的结论，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明相关情况。
③已预印事项但未填写询证内容的，我行回函时应从左上角至右下角划斜线，并在“结论”栏下方空白处手工增加“银行声明”栏，注明“会计师事务所未询证XX事项”。
④对于询证函有多页但未编页的，应统一在每页右上角空白处加注“共X页，第X页”。
填写完毕后，在询证函相应的结论栏注明“经办人”并签章，交另一柜员复核。
（2）复核柜员审核要点
①询证事项是否为柜台可直接办理的业务范围；
②通过电话与单位客户就询证函的出处和真实性进行核实，并在验印核实行凭证上注明核实情况（联系人、电话、核实结果、核实时间等）并签名。
③验印结果是否为“自动通过”，对于手动通过的还应二次核验。
④若为指定经办人直接取走回函的，应审核身份证件与书面所列信息是否一致，联网核查结果是否相符；
⑤经办柜员填写的回函内容是否与业务系统、业务资料中相关信息一致，应手工加注“银行声明”栏的是否已经正确填写，多页询证函但无页码的是否已标注“共X页，第X页”；
⑥收费单的客户账号、金额是否正确。
以上内容均审核无误后，复核柜员应在相应结论栏注明“复核人”并签章，交柜台经理审批。
（3）柜台经理审批
柜台经理应审核证明事项是否为柜台可直接办理的业务范围，验印核实行、联网核查结果和收费凭证合规，询证函已由柜员双人审核签章，无误后在相应结论栏注明“柜台经理”并签名。
（4）对外出具
柜员凭柜台经理签字，在询证函上“银行签章”栏、“银行声明”栏加盖“柜台业务专用章”，多页询证函应加盖骑缝戳记，并复印一份。询证函原件直接寄会计师事务所，复印件与验印核实行、联网核查结果、收费单一并随当日传票装订。
柜员应登记《询证函备查登记簿》，记载相关要素包括回函日期、单位客户账号、户名、询证事项等。对于会计师事务所选择不邮寄的，应在《询证函备查登记簿》“备注”栏注明“不邮寄”，请指定经办人签收后可直接领取原件。
2、涉及分行辖内跨机构的询证函
若询证函的询证事项为银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况，但涉及分行辖内其他网点，应按以下流程办理：
（1）经办机构审核
柜台人员受理询证函后，按照二、（一）1、（1）“仅涉及本网点账户的询证函”的审核要点进行初审后，填写“询证函工作表”(以下简称“工作表”，附件2)，在“协助查询的询证事项描述”栏注明请分行运营管理部协助查询的内容，在“填报人”栏签名，交柜台经理复审。柜台经理按照二、（一）1、（2）“复核柜员审核要点”复审，并审核工作表的内容与询证函是否一致，审核无误后在“填报人”栏签名，并加盖“柜台业务专用章”，连同询证函、验印核实行、联网核查结果一并传真给分行运营管理部审批。
（2）分行协助查询
分行运营管理部收到网点传真的“工作表”后，应由双人办理，审核内容包括：
①询证事项是否为柜台可直接办理的业务范围；
②联网核查结果是否相符；
③验印结果是否为“自动通过”，对于手动通过的柜台经理已经二次核验；对于询证同一客户两个及以上存款账户且加盖预留印鉴的，是否已按存款账号分别核印。
审核无误后，根据核心系统查询到的相关数据，填写工作表的“运营部门复核意见”栏，再由经办人员、复核人员签字，并由部门有权签字人（部门总经理成员）签字后回传至经办机构，工作表与相关资料随分行本部当日传票一并装订。
（3）网点填写、审核
经办机构收到分行传真的“工作表”后，由经办人员根据本网点账户的查询结果和分行查询结果，比照二、（一）1、（1）中5）、6）的操作要点收费并回函，注明“经办人”签章后交另一柜员复核。复核柜员应比照二、（一）1、（2）“复核柜员审核要点”复审，无误后注明“复核人”并签章，交柜台经理审批。柜台经理审核无误后注明“柜台经理”并签章。柜台人员将询证函与“工作表”传真件一并交网点负责人审核签字后，按照本行的公章用印审批流程在询证函上加盖网点公章后复印一份。
（4）对外出具
询证函原件直接寄会计师事务所，复印件与工作表、验印核实行、联网核查结果、收费单一并随当日传票装订。经办柜员应登记《询证函备查登记簿》，记载相关要素包括回函日期、单位客户账号、户名、询证事项等。对于会计师事务所选择不邮寄的，应在《询证函备查登记簿》“备注”栏注明“不邮寄”，请指定经办人签收后可直接领取原件。
（二）询证事项超出柜台可直接回函范围的
若询证事项包括银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况及借款、银行承兑汇票、信用证、保函等，各行应根据本行的组织架构和经营管理模式，制定相应的操作流程，回函的经办机构应负责填写“银行声明”栏、对无页码的多页询证函加注页码。柜台对银行存款、往来款项明细、投资人（股东）出资情况询证回函的真实性、准确性负责；相关业务部门对借款、银行承兑汇票、信用证、保函等回函的真实性、准确性负责。流程中涉及到柜台与业务部门之间、分支行之间协助查询的，应使用工作表流转。对外回复的询证函应加盖经办机构公章，多页询证函应加盖骑缝戳记。
若询证事项仅为借款、银行承兑汇票、信用证、保函等非柜台负责回函的，应由经办机构的业务部门受理、初审，比照资信证明业务管理办法的有关规定，由有权审核人审核并报行领导同意后，再由网点加盖行章正式对外回函。柜台人员应协助核验询证函中的公章（印鉴）、与单位电话核实并在验印核实行凭证上注明核实情况、对指定经办人员身份证件联网核查并按规定收费。
三、本操作规程由总行运营管理部负责解释、修订。
四、本操作规程自印发之日起执行。

附件：1、银行询证函（参考格式）
2、询证函工作表
附件1
审计业务银行询证函（通用格式）
     编号：
（银行）：
本公司聘请的××会计师事务所正在对本公司年度（或期间）的财务报表进行审计，按照中国注册会计师独立审计准则的要求，应当询证本公司与贵行相关的信息。下列第1-14项信息出自本公司记录：
（1） 如与贵行记录相符，请在本函“结论”部分签字、签章；
（2） 如有不符，请在本函“结论”部分列明不符项目及具体内容，并签字和签章。
本公司谨授权贵行将回函直接寄至XX会计师事务所，地址及联系方式如下：
回函地址：
联系人：电话：传真：邮编：
电子邮箱：
本公司谨授权贵行可从本公司XX账户支取办理本询证函回函服务的费用。

截至 年 月 日，本公司与贵行相关的信息列示如下：
  1.银行存款
账户名称
银行账号
币种
利率
账户类型
余额
起止日期
是否用于担保或存在其他使用限制
备注

除上述列示的银行存款外，本公司并无在贵行的其他存款。
注：“起止日期”一栏仅适用于定期存款，如为活期或保证金存款，可只填写“活期”或“保证金”字样；“账户类型”列明账户性质，如基本户、一般户等。

2.银行借款
借款人名称
银行账号
币种
余额
借款日期
到期日期
利率
抵（质）押品担保人
备注

除上述列示的银行借款外，本公司并无自贵行的其他借款。
注：如存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。

3.自年月日起至年月日期间内注销的账户
账户名称
银行账号
币种
注销账户日

除上述列示的注销账户外，本公司在此期间并未在贵行注销其他账户。 

4. 本公司作为贷款方的委托贷款
账户名称
银行账号
资金借入方
币种
利率
余额
贷款起止日期
备注

除上述列示的委托贷款外，本公司并无通过贵行办理的其他委托贷款。
注：如资金借入方存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。

5.本公司作为借款方的委托贷款
账户名称
银行账号
资金借出方
币种
利率
余额
贷款起止日期
备注

除上述列示的委托贷款外，本公司并无通过贵行办理的其他委托贷款。
注：如存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。

6. 担保（包括保函）
（1）本公司为其他单位提供的以贵行为担保受益人的担保
被担保人
担保方式
担保余额
担保到期日
担保合同编号
备注

除上述列示的担保外，本公司并无其他以贵行为担保受益人的担保。
注：如采用抵押或质押方式提供担保的，应在“备注”栏中说明抵押或质押物情况；如被担保方存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。
（2） 贵行向本公司提供的担保
被担保人
担保方式
担保金额
担保到期日
担保合同编号
备注

除上述列示的担保外，本公司并无贵行提供的其他担保。

7. 本公司为出票人且由贵行承兑而尚未支付的银行承兑汇票
银行承兑汇票号码
承兑银行名称
结算账户账号
票面金额
出票日
到期日

除上述列示的银行承兑汇票外，本公司并无由贵行承兑而尚未支付的其他银行承兑汇票。

8. 本公司向贵行已贴现而尚未到期的商业汇票
商业汇票号码
付款人名称
承兑人名称
票面金额
出票日
到期日
贴现日
贴现率
贴现净额

除上述列示的商业汇票外，本公司并无向贵行已贴现而尚未到期的其他商业汇票。

9. 本公司为持票人且由贵行托收的商业汇票

商业汇票号码
承兑人名称
票面金额
出票日
到期日

除上述列示的商业汇票外，本公司并无由贵行托收的其他商业汇票。

10. 本公司为申请人、由贵行开具的、未履行完毕的不可撤销信用证
信用证号码
受益人
信用证金额
到期日
未使用金额

除上述列示的不可撤销信用证外，本公司并无由贵行开具的、未履行完毕的其他不可撤销信用证。

11. 本公司与贵行之间未履行完毕的外汇买卖合约
类别
合约号码
买卖币种
未履行的合约买卖金额
汇率
交收日期
贵行卖予本公司

本公司卖予贵行

除上述列示的外汇买卖合约外，本公司并无与贵行之间未履行完毕的其他外汇买卖合约。

12. 本公司存放于贵行托管的有价证券或其他产权文件
有价证券或其他产权文件名称
产权文件编号
数量
金额

除上述列示的有价证券或其他产权文件外，本公司并无存放于贵行托管的其他有价证券或其他产权文件。

13. 本公司购买的由贵行发行的未到期银行理财产品
产品名称
产品类型
认购金额
购买日
到期日
币种

除上述列示的银行理财产品外，本公司并无购买其他由贵行发行的理财产品。

14. 其他

注：此项应填列注册会计师认为重大且应予函证的其他事项，如欠银行的其他负债或者或有负债、除外汇买卖外的其他衍生交易、贵金属交易等。

（预留印鉴）

年月 日
经办人：
    职务：
电话：

以下由被询证银行填列
结论：

经本行核对，所函证项目与本行记载信息相符。特此函复。

年月日经办人：职务：电话：
复核人：职务： 电话：

（银行盖章）

经本行核对，存在以下不符之处。

年 月 日 经办人： 职务： 电话：
复核人： 职务： 电话：

（银行盖章）

说明：
1. 本询证函（包括回函）中所列信息应严格保密，仅用于注册会计师审计目的。
2. 注册会计师可根据审计的需要，从本函所列第1-14项中选择所需询证的项目，对于不适用的项目，应当将该项目中的表格用斜线划掉。
3. 本函应由被审计单位加盖骑缝章。
附件2
审计业务银行询证函（备选格式）
     编号：
XX（银行）：
本公司聘请的XX会计师事务所正在对本公司年度（或期间）的财务报表进行审计，按照中国注册会计师审计准则的要求，应当询证截至年月日本公司与贵行相关的信息。请填写下列第1-14项中的表格，并签字和盖章。
本公司谨授权贵行将回函直接寄至XX会计师事务所，地址及联系方式如下：
回函地址：
联系人： 电话： 传真： 邮编：
电子邮箱：
本公司谨授权贵行可从本公司XX账户支取办理本询证函回函服务的费用。

（预留印鉴）

年 月 日
经办人：
职务：
电话：

以下由被询证银行填列
1.银行存款
账户名称
银行账号
币种
利率
账户类型
余额
起止日期
是否用于担保或存在其他使用限制
备注

注：“起止日期”一栏仅适用于定期存款，如为活期或保证金存款，可只填写“活期”或“保证金”字样；“账户类型”列明账户性质，如基本户、一般户等。

2.银行借款
借款人名称
银行账号
币种
余额
借款日期
到期日期
利率
抵（质）押品担保人
备注

注：如存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。

3.自年月日起至年月日期间内注销的账户
账户名称
银行账号
币种
注销账户日

4.贵公司作为委托方的委托贷款
账户名称
银行账号
资金借入方
币种
利率
余额
贷款起止日期
备注

注：如资金借入方存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。

5.贵公司作为借款方的委托贷款
账户名称
银行账号
资金借出方

币种
利率
余额
贷款起止日期
备注

注：如存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。

6.担保（包括保函）
（1）贵公司为其他单位提供的、以本行为担保受益人的担保
被担保人
担保方式
担保余额
担保到期日
担保合同编号
备注

注：如采用抵押或质押方式提供担保的，应在“备注”栏中说明抵押或质押物情况；如被担保方存在本金或利息逾期未付行为，在“备注”栏中予以说明。
（2）本行向贵公司提供的担保
被担保人
担保方式
担保金额
担保到期日
担保合同编号
备注

7.贵公司为出票人且由本行承兑而尚未支付的银行承兑汇票
银行承兑汇票号码
结算账户账号
票面金额
出票日
到期日

8.贵公司向本行已贴现而尚未到期的商业汇票
商业汇票号码
付款人名称
承兑人名称
票面金额
出票日
到期日
贴现日
贴现率
贴现净额

9.贵公司为持票人且由本行托收的商业汇票
商业汇票号码
承兑人名称
票面金额
出票日
到期日

10.贵公司为申请人、由本行开具的、未履行完毕的不可撤销信用证
信用证号码
受益人
信用证金额
到期日
未使用金额

11.本行与贵公司之间未履行完毕的外汇买卖合约
类别
合约号码
买卖币种
未履行的合约买卖金额
汇率
交收日期
本行卖予贵公司

贵公司卖予本行

12.贵公司存放于本行托管的有价证券或其他产权文件
有价证券或其他产权文件名称
产权文件编号
数量
金额

13.贵公司购买的由本行发行的未到期银行理财产品
产品名称
产品类型
认购金额
购买日
到期日
币种

14.其他

注：此项应填列未在本函1-13项列示的重要信息，包括欠银行的其他负债或者或有负债、除外汇买卖外的其他衍生交易、贵金属交易等。

银行确认

本行确认在上述第1-14项的表格中填列的金额和信息是正确的、完整的。

年 月 日 经办人： 职务： 电话：
复核人： 职务： 电话：

（银行盖章）

说明：
1.本询证函（包括回函）中所列信息应严格保密，仅用于注册会计师审计目的。
2.本函应由被审计单位加盖骑缝章。
3.本函的空白处不足，银行可另行添加附页列示相关信息，并在附页上签字和盖章。
附件3
验资业务银行询证函（通用格式）
     编号：
XX（银行）：
本公司[（*筹）]聘请的XX会计师事务所正在对本公司[（*筹）]的注册资本实收（或注册资本、实收资本变更）情况进行审验。按照国家有关法规的规定和中国注册会计师审计准则的要求，应当询证本公司[（*筹）][投资者（股东）][#外方股东]向贵行缴存的出资额。下列数据及事项[出自本公司账簿记录，]如与贵行记录相符，请在本函“结论”部分签字、签章；如有不符，请在本函“结论”部分列明不符项目及具体内容，并签字、签章。回函请直接寄至XX会计师事务所。
回函地址：
  联系人：电话： 传真： 邮编：  
电子邮箱：   
截至年月日止，本公司[（*筹）][投资者（股东）][#外方股东]缴入的出资额列示如下：
缴款人
缴入日期
#[账户性质]
银行账号
币种
金额
款项用途
#[款项来源]
备注
境内
境外

XX公司[（*筹）]：（盖章）

[*法定代表人或委托代理人：（签名并盖章）]

年月日

注1：*适用于拟设立公司
注2：#适用于外商投资企业（外方出资）。

以下由被询证银行填列
结论：

经本行核对，所函证项目与本行记载信息相符。特此函复。

年 月 日 经办人： 职务： 电话：
复核人： 职务： 电话：

（银行盖章）

经本行核对，存在以下不符之处。

年 月 日 经办人： 职务： 电话：
复核人： 职务： 电话：

（银行盖章）

说明：
1.本询证函（包括回函）中所列信息应严格保密，仅用于注册会计师执行验资业务。
2.本函应由被验资单位加盖骑缝章。

附件4
询证函工作表
日期
经办机构名称

填报人
经办： 复核：
协助查询的询证事项描述

经办机构签章

分
行
审
核
意
见
运营管理部审核意见：

经办： 复核： 负责人：

业务部门审核意见：

经办： 复核： 负责人：

业务部门审核意见：

经办： 复核： 负责人：

行领导审批