银行证券投资基金销售业务档案管理制度.doc

xx银行证券投资基金销售业务档案管理制度
xx总发〔xx〕413号附件14，xx年12月26日印发

第一章 总 则
第一条 为进一步加强本行证券投资基金销售业务中的会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据《会计档案管理办法》和中国人民银行《银行会计基本规范指导意见》，结合我行实际情况，特制定本制度。
第二条 本行档案管理实行授权分级管理。总、分、支行各自负责管理代销基金业务的业务记录凭证（委托单、数据备份等）及客户资料。

第二章 档案的分类
第三条 证券投资基金销售业务档案包括纸质档案和电子档案。
（一）证券投资基金销售业务纸质档案包括会计业务凭证、账簿、会计报表、分户账、客户开销户资料及其他会计资料。
（二）证券投资基金销售业务电子档案是指纸质档案的扫描影印件。

第三章 档案的归档
第四条 档案应依据归档要求，整理立卷，装订成册，按照保管期限进行分类，以及内容和形成时间进行分类索引，编制会计档案保管登记簿，以便查阅。采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。
第五条 档案归档的基本要求：
（一）会计凭证的整理与装订。凭证应每日整理装订。凭证整理应按照业务系统产生的流水号顺序排列。凭证过少的可将同一月份若干日凭证（不得超过5日）按日顺序合并装订，并用封面隔开；凭证过多的可分若干册装订。装订成册的凭证应在传票册封面上填明要素，编写顺序号，注明日期、保管期限及档案号，由装订人员和运行监管员在加封处签章。
（二）会计账簿的整理与装订。总账按月整理装订，活页分户账按年整理装订。账页过多可分册整理装订。各种登记簿应分类别按年整理装订。整理装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和运行监管员在加封处签章。
（三）会计报表的整理与装订。会计报表按月整理装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和运行监管员在加封处签章。
（四）会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。
（五）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。

第四章 档案的保管
第六条 总行、分行和各支行应建立档案室，配备专（兼）职会计档案管理员。档案室应具备“五防”、“五无”的标准。即：防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物；无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。磁介质档案保管应具备防磁条件，每年翻录一次。磁介质档案应打印出书面档案装订保管。
第七条 证券投资基金会计档案的保管期限为15年。保管期限从会计档案形成的次年1月1日算起，如有必要可以延长。
第八条 银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后1 O年。
第九条 机构分立，原机构存续的，会计档案由原机构保管；原机构解散的，会计档案由总行协调处理。机构合并，会计档案应由合并后的机构保管。机构关闭、撤销，会计档案由总行指定机构管理。

第五章 档案的调（查）阅
第十条 严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密。内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经分管领导批准后方可查阅。采用网络形式查阅的，应严格执行有关控制制度。
调（查）阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。各机构应对调（查）阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。
调（查）阅会计档案的申请及公函应由经办人员和会计人员共同签章，专门保管，以备查考，并做好相关的查阅记录。

第六章 会计档案的销毁
第十一条 保管期限届满的会计档案，按照下列程序销毁：
（一）由销毁会计档案机构的档案管理员会同总行运营部编制会计档案销毁清册。
（二）由总行分管行领导在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）由总行稽核部门清查、核对会计档案销毁清册。
（四）报请会计部门审批（销毁清册、稽核部门意见、分管领导意见作为附件）。
（五）销毁会计档案时会计部门、稽核部门和档案管理部门应共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。
会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；采用磁盘或其他介质保存的会计档案，还应注明保存介质的档案编号、名称等内容。
第十二条 保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。

第七章 罚 则
第十三条 各机构会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复，防止会计档案毁损、散失、泄密。对违反会计档案管理规定并造成严重后果的，按照有关法律、法规追究相关人员责任。

第八章 附 则
第十四条 本制度由总行个金业务部负责制定、解释和修改，自下发之日起执行。