私募基金管理公司项目管理制度.docx

项目管理制度

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项目管理制度

第一章 总则
第一条 为规范本企业项目管理工作，结合本企业实际情况, 制定本制度。
第二条 本制度适用于本企业及下属公司。
第二章 项目机构和职责
第三条 每个项目设立项目组，项目负责人由投资决策委员会指派。【注：为了保持与投资管理制度的一致，将投资项目相关的权限统一划归到投决会】
第四条 项目负责人由投资决策委员会任命，项目负责人负责项目组全面工作，项目负责人定期向投资决策委员会汇报工作。
第五条 项目组工作职责：
1、 负责项目研究、立项工作。
2、 负责项目合同签订和合同履行。
3、 负责定期完成项目运营报告，呈报投资决策委员会。
4、 配合财务部门完成项目预算编制与执行。
5、 组织完成项目决算工作。
6、 配合项目考核和项目审计。
7、 负责项目日常联络事宜。
8、 负责项目资料整理与归档。

第三章 项目预算
第六条 本企业整体预算中包括针对每个项目的预算。项目预算一般在项目尽调开展前制定，若因特殊原因不能在项目尽调开展前完成，可呈报投资决策委员会及总经理室成员批准后，在年度内增加。【注：根据目前的预算制度，实行总经理领导制，但作为项目的决策机构，投决会也应对项目的预算有批准的权限，请贵司考虑】
第七条 项目运营全程受项目预算监督。财务部门负责定期对项目预算执行情况进行汇总分析。项目预算执行分析报告随同总体财务分析报告定期呈报投资决策委员会、总经理及法定代表人。
第八条 项目预算执行过程中出现重大差异，由项目负责人会同财务部门共同分析原因后，形成报告呈报投资决策委员会及总经理。
第九条 项目预算的其他规定遵照本企业“预算制度”。
第十条 经过批准的项目预算作为项目资料的一部分，存档备查。

第四章 项目工作计划与项目收支管理
第一节 项目工作计划
第十一条 项目合同签订后要制定详细的项目工作计划。
1、 项目负责人负责根据项目合同制定项目组工作计划。工作计划至少包括以下内容：工作进度、成员分工、收款计划、成本费用开支计划等。
2 财务部参与项目工作计划制定过程，负责根据项目合同对收款计划和成本费用开支计划等内容进行核对。
3、 项目负责人和财务部共同对成本费用开支中应由客户承担的部分进行确认，并在成本费用开支计划中明确标明应该由客户承担的部分。
4、 项目工作计划由项目负责人和财务部门共同确认后，呈报投资决策委员会。
5、 投资决策委员会批准后的工作计划作为项目资料的一部分，存档保管。

第二节 项目收入管理
第十二条 项目收入报销流程。
1、 按照项目工作计划中的收款计划，项目负责人与客户联络收款事项，确认对方按时履约付款。
2、 项目负责人通知财务部门，财务部门核对合同，向客户发出收款信息，收款信息包括收款银行名称，收款账号、收款金额、财务联系人等，收款信息按照本企业文档制作和对外呈报统一要求办理。
3、 财务部门监控银行账户，确认款项到账后，通知项目负责人。
4、 财务部门从银行取得到账回单，粘贴在报销凭证后，呈报总经理确认。
5、 财务部门按照权责发生制入账。按照合同约定，若符合收入确认原则，则确认为当期收入；若不符合收入确认原则，则确认为当期预收款项。
6、 财务部门根据合同约定，确认发票开具日期。财务部门通知客户款项已经到账，确认发票送达方式。
7、 项目负责人指派经办人将发票送达客户。送达件要由客户签字签收。
8、 财务部门将发票入账联粘贴在报销凭证后，呈报总经理确认。按照合同约定，若实际到账时已经确认了收入，则将发票和银行回单粘贴在同张报销凭证后；若实际到账时没有确认收入，则发票单独粘贴在报销凭证后，按照权责发生制入账。
9、 财务部门定期在财务分析报告中将项目收入情况呈报总经理，并同时呈报投资决策委员会。
第十三条 客户履约发生的问题由项目负责人负责协调解决。银行收款账户发生的问题，由财务部门负责协调解决。确因特殊情况无法解决的，要及时呈报总经理。如涉及项目情况重大变化的，应同时呈报投资决策委员会。
第十四条 项目收入报销流程中所涉及的全部文档资料在收款完成后归档保存。资料清单由项目负责人、财务部门和总经理指定的监督人共同签字确认。

第三节 项目成本费用管理
第十五条 按照项目工作计划中的成本费用开支计划，项目负责人将项目成本费用开支区分为三类：
1、 本企业承担
2、 本企业垫支应由客户承担
3、 本企业未垫支应由客户承担
第十六条 项目成本费用报销流程
1、 本企业承担的成本费用开支按照本企业“费用报销制度”办理。
2、 本企业垫支应由客户承担的成本费用开支按照以下流程办理：
1) 项目负责人指派经办人复印原始票据，项目负责人在每张复印件上签字确认，经办人制作汇总表，项目负责人检查汇总表，签字确认。
2) 汇总表和原始票据复印件交财务部门。财务部门核对合同和付款记录无误后，将信息反馈项目负责人。若有误差，项目经办人负责重新汇总。
3) 项目负责人指派经办人与客户确认原始票据送达报销事宜，并取得客户签字的送达件。
4) 财务部门将汇总表和原始票据复印件粘贴在入账凭证后呈报总经理确认。
5) 财务部门按照权责发生制入账。借记应收客户垫支款。
6) 项目负责人指派经办人确认客户报销进度，并将报销信息通知财务部门。
7) 财务部门核对银行到账信息，取得银行回单。若没有按期到账，则项目负责人指派经办人催收。
8) 财务部门将银行到账回单粘贴在入账凭证后，呈报总经理确认。
9) 财务部门按照权责发生制入账，贷方冲销应收客户垫支款。
3、 本企业未垫支应由客户承担的成本费用开支由项目负责人指派专人将原始票据（若有）送达客户，取得客户签字送达件。
4、 原则上，项目成本费用每月汇总报销一次。本企业垫支应由客户承担的成本费用开支每月汇总一次交付客户报销，如果月中累计金额超过2万元，可以半月汇总交付客户报销。
5、 由客户承担的成本费用如果由本企业员工垫支，原则上在本企业收到客户报销款后再对员工予以报销。特殊情况报总经理书面批准后特殊处理。
6、 项目组可以预借款项用于垫支由客户承担的成本费用，预借额度根据项目工作计划定，并呈报投资决策委员会及总经理书面批准备案。
第十七条 财务部门定期在财务分析报告中将项目成本费用情况呈报总经理及投资决策委员会。
第十八条 客户履约发生的问题由项目负责人负责协调解决。银行收款账户发生的问题，由财务部门负责协调解决。确因特殊情况无法解决的，要及时呈报总经理。如涉及项目情况重大变化的，应同时呈报投资决策委员会。
第十九条 项目成本费用管理中所涉及的全部文档资料在报销完成后归档保存。资料清单由项目负责人、财务部门和总经理指定的监督人共同签字确认。

第五章 项目报告、质量控制与项目验收考核
第二十条 项目报告包括月度报告、年度报告、决算报告和总经理要求的其他临时性报告。
第二十一条 月度终了，由项目负责人组织完成项目月度报告。年度终了，由项目负责人组织完成项目年度报告。项目全部结束后，由项目负责人组织完成项目决算报告。项目月度报告、年度报告和决算报告内容包括：项目运营情况、项目收款及成本费用开支情况、项目预算执行情况，遇到的问题和解决措施等。
第二十二条 项目运营严格遵守质量控制和验收的有关要求，项目负责人为项目质量的控制人，投资决策委员会为项目的验收人。项目负责人依据质量控制的结果对项目组成员进行评价，投资决策委员会依据验收结果对项目及项目负责人进行评价。
第二十三条 项目报告、项目评价和其他有关资料共同作为项目考核的依据。考核情况作为项目资料的一部分，存档备查。

第六章 项目审计
第二十四条 根据本企业需要，定期或不定期对项目进行审计。审计内容包括项目预算、项目决算、项目运营等各个方面。
第二十五条 项目组要配合审计人员完成审计工作。
第二十六条 审计工作结束后，审计人员出具项目审计报告，呈报总经理。
第二十七条 项目审计报告作为项目资料的一部分，存档备查。

第七章 项目文档保管
第二十八条 项目资料需要同时采用电子文档和纸质文档保存。
第二十九条 本企业按照项目分别建立档案，统一保管。项目档案资料包括立项报告、项目组成员名册、项目合同、工作进度表、收款记录单、成本费用单、项目预算、各期项目报告、项目决算报告、项目评价记录、项目验收记录、项目考核记录、项目审计报告等。
第三十条 项目资料需要按类别分门别类验收归档，按照类别建立档案分册。
第三十一条 项目各阶段工作完成后，项目负责人负责及时整理本阶段的所有文档资料，按照类别列明资料清单，交予档案保管人员，同时由按照上文各方指定的监督人监督移交。项目负责人、档案保管人、移交监督人需要在资料移交清单上共同签字确认。
第三十二条 项目资料借阅、对外信息披露等必须经过投资决策委员会书面批准。任何知悉项目资料内容的人员必须履行保密职责，对于任何渎职行为，按照本企业有关规定处理。
第三十三条 对项目合同的有效管理，是项目管理中重要的部分。原则上项目合同的原件单独存放，投资决策委员会指派专人保管。

第八章 附则
第三十四条 本制度由本企业负责解释。
第三十五条 本办法自公司董事会决议通过之日起施行。
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