公司存货控制新规制度.doc

*公司存货控制制度第一条 存货管理是公司财务管理中存货资金总量和存货资金运动管理。为了明确存货管理职责，杜绝帐实不符、帐情不清，减少公司存货资金占用和加速存货资金周转，保证存货资产安全，依照深交所上市公司内部控制指引结合公司实际，特制定本办法。第二条 本制度合用于江南*公司股份有限公司及下属子（分）公司。第三条 存货管理实行会计政策是永续盘存制。即存货实物量运动应与相应货币量同步进行。第四条 公司存货管理范畴涉及：原材料、辅助材料、燃料、外购件、备件、包装物、通用工具、低值易耗品、委托加工材料、外协件、在制品、自制半成品、库存商品及异地库存等。 第五条 存货内部控制涉及岗位分工控制、授权批准控制、获得验收与入库控制、仓储与保管控制、领用发出与处置控制，其中仓储与保管控制、领用发出与处置控制是存货内部控制核心点。第六条 建立存货业务岗位责任制，明确有关部门和岗位职责权限，保证办理存货业务不相容岗位互相分离、制约和监督。1. 不得由同一部门或个人办理存货全过程业务，应当实行职务分离控制岗位有如下几种方面：（1） 存货请购、采购与验收；（2） 存货保管与清查；（3） 存货销售、发货及收款；（4） 存货处置申请与审批、审批与执行；（5） 存货业务审批、执行与帐面调节。2. 存货管理部门应当制定相应办法和制度，严格限制未经授权人员接触存货。第七条 存货管理部门应当依照本制度原则出台存货仓储与保管控制管理细则及有关人员考核方案，加强存货库存数量控制、存货盘点控制，加速存货周转，减少存货资金占用。第八条 存货按不同物资分别归口于物流部及规划部、工业工程部管理物流部管理范畴：1. 依照全年生产筹划及基期库存状况编制原材料、油漆、化学品、燃料、包装物、劳保用品、小五金等全年采购材料筹划及制度筹划和管理工作；2. 负责原材料仓库及中转库归口管理工作； 3. 负责废旧物资回收管理工作； 4. 外协件归口管理工作；5. 负责在制品、自制半成品归口管理工作；6. 负责主管库存商品归口管理工作；规划部、工业工程部管理范畴：1. 机器设备、修理用备件外购、自制和管理工作；2. 基建工程及维修材料归口采购管理工作。 第九条 存货购进发出与计量检查1. 存货采购由各存货主管部门发出采购需求，采购部负责购入。（1）存货由存货管理部门发出需求，填写请购单。采购部门根据公司规范存货使用权限分派、明确各级部门审批额度关于制度规定审核请购单后进行采购；（2）存货采购必要坚持“货比三家、优质优价”原则，实行“比质比价”，所定采购合同、合同应向财务部提供副本；（3）存货采购支付筹划，纳入货币收支筹划年度月份筹划；（4）存货采购入库，经办人员填列检查申请单（或入库单），提交质检部门计量验收，出具质量检查合格证办理入库。2. 库存商品入库由制造部与物流部负责（1） 库存商品入库由制造部填写入库单（2） 物流部对库存商品进行清点、包装、装箱（按装箱数量规定进行），确认入库数量；（3） 制造部与物流必要对每日入库产品数量、规格进行核算，物流部应于次日10：00前录入U8系统；（4） 财务部物流副经理对制造部与物流部交接数量进行抽查；（5） 责任部门应出台有关考核规定，对有关人员进行责任考核。3. 存货发出（1） 存货领用由存货主管部门及领用部门负责。存货领用单位因生产、管理或业务需要领用存货，应填列领料单（或调拨单），经审批人批准，仓库保管员按单发料，在领料单或调拨单上签字（应签全名），同步录入U8系统； （2） 存货降级与报废由存货主管部门负责存货主管部门应为需报废或降级存货填列存货解决清单，由质量部门进行检查确认，填写不合格品记录单，报公司授权审批制度中规定有权审批人员进行审批，需报废产品由财务部派人进行监督报废，并共同填写存货报废清单签字报送财务部，降级解决存货需划出单独存储区域，并设立帐簿，同步将不合格品记录单报送财务部；解决结束，存货主管部门按有财务人员签字存货报废申请单、不合格品记录单录入U8系统，调节存货帐面数量，同步将资料存档备查。（3） 库存商品转移由物流部及中转库负责物流部与中转库应对转移产品数量、规格进行核对，所有单据由U8系统自动生成流转。（4） 库存商品销售由物流部及商务负责主机厂供货模式 主机厂发货物流部（中转库）依照各主机厂POS单安排产品装配与排序，同步安排配送公司进行配送，录入U8系统，调拨入虚拟仓库（A模式）或直接作发货出库记录（B模式）；主机厂现场退回产品，由物流部（中转库）验收后在U8系统中作红字发货出库记录； 销售确认由商务部与物流部(中转库)对发出产品数量规格与主机厂结算单进行核对无误后，于当月开出销售发票，报财务确认应收帐款及销售收入。同步于次月2日前录入U8系统。市场销售模式公司市场件销售必要遵循“款到发货，货款两清”原则，物流部在发货前必要拟定客户款项已缴入财务部（见财务部收款收据）营销部依照收款收据在U8系统中填写销售订单，物流部依照营销部开出销售订单备货，客户同步到财务部缴纳货款，物流部确认财务收款收据后，依照销售订单在U8系统中生成销售出库单，据此发货，签字后转商务部开出增值税发票，同步在U8系统中作销售发票，再转财务进行帐务解决。4. 母子公司及各子公司间存货交易，由存货管理部门负责跟踪，并及时将存货交易数量、规格等信息反馈财务部。5. 非存货管理部门不得管理存货，存货管理部门也不得随意对存货进行解决，必要遵守公司有关存货控制规章制度。第十条 委托加工材料核算和管理（不涉及发出材料按进销解决状况） 1. 委托加工业务归口采购部进行管理，在办理委托加工业务时，必要订立委托加工合同，合同副本交财务； 2. 委托加工材料，出库时必要办理领料手续，并加盖“委托加工材料”印章，竣工后连同入库单并加记“委托加工材料入库”字样，连同加工费一并办理财务手续。必要制定消耗定额，按定额发料。 3. 委托加工完毕交货，原则上应按批结算，如持续批量加工，应定期结转。详细结转办法： （1）按交货计量单位与单位消耗定额比较，超定额消耗是减少定额消耗，按合同规定条款解决；（2）交货付款必要有质检部门出具交验合格凭证才予付款；（3）加工价格拟定，采购部在签定合同步应向总经理办公会通报，由财务部会签，未经财务部会签，一旦导致损失由委托单位负责，并追究关于人员责任。 第十一条 存货采购借款、结算管理目是为了防止公司有限资金流失为别单位使用，使公司免遭不必要损失。 1. 款项支付方式应符合资金管理制度2. 支付采购存货款会计解决： （1）凡货未到，先付款，按“预付帐款”作会计解决；（2）凡货已到，后付款，按“应付帐款”作会计解决；（3）凡货款两清，按“存货”作会计解决； （4）凡货已到，尚未验收入库，款未付，按“暂估”作会计解决。 3. 存货采购结算与报帐 （1） 供应商持规定发票到公司结算a) 采购部依照购货合同商定，进行审查无误，并已办理验收入库手续，由采购经办人员持合法增值税发票及验收入库单证至财务部办理手续； b) 若符合合同商定，而未办验罢手续，采购部认定付款，按“预付货款”手续办理付款手续； c) 供货单位已发生“预付帐款”，在结算时应予先冲减预付款，然后支付其局限性某些，如冲减后，尚有余款，财务部应督促采购部及时收回这某些预付款项。 上述报销凭证，经财务部复核，发现差误，财务有权拒付。 （2） 采购部经办人持发票结算，必要符合如下手续： a) 发票必要是合法增值税专用发票；并按规定填写，不得涂改。 b) 所购物资已办理经检查签章入库手续，附入库单副联；c) 报销凭证经采购部经理审批；d) 报销金额与采购合同相符，否则财务部有权拒付。 （3）财务部编制付款凭单需事先持续编号，并附定购单、验收单、供应商发票，一同作为登记帐簿凭证。4. 存货采购借款管理 （3） 直接从市场采购存货借款：a) 普通状况下，应坚持“当月借款，当月报帐”原则，采购借款报销周期，不超过一周，前周借款未清，后周借款予以限制。即采用前帐清一笔，后帐容许借一笔。 b) 超过一种月以上不报帐，财务部有权停止借款，并限期清帐，直至扣发负责人工资。 c) 财务部于月终天内，发出口头催报或书面催促报帐单；物流部经理应亲自过问，督促检查。 （4） “预付帐款”借款清理： a) 采购部以及采购人员、财务应建立“预付货款备查薄，及时解决款已付，货迟延不交事项； b) 对未结清预付货款，每季度由财务部清理一次，列出清单交采购部，并规定反馈不清因素； c) 合同有特殊商定外，凡超过一年未结清预付货款，从第十三个月起，由财务部告知采购部。并以所付款项利率扣发奖金；结清后，按扣款返还，余款作为利息损失抵偿。 第十二条 存货清查盘点。 1. 存货主管部门应对所属仓库定期和不定期清查盘点作出规定，以保证每类存货收发、结存、帐帐相符、帐实相符；2. 对仓库存货收发、结存，坚持会计稽核制度； 3. 按规定年终必要进行一次存货全面清查盘点；（1） 财务部应在每年十一月提出年终清查实行方案，经批准下发实行； （2） 各存货主管部门应组织力量，对每个仓库进行全面清查、盘点；（3） 盘点成果与财务部相应地进行核对，每个仓库填报盘盈、盘亏明细表，经本单位重要经理审查，报财务部汇总，报各子（分）公司总经理，经总经理批准，后作会计解决，同步各仓库据以调帐； （4） 属非正常盘盈、盘亏，所导致影响和损失，追究关于人员责任并列入经济责任考核。 （5） 详细存货盘点办法与管理制度详见存货盘点制度。第十三条 存货业务控制审批过程中，授权审批人必要在职权范畴内进行，不得越权审批。第十四条 经办人必要在职责范畴内，按照审批人批准意见办理存货业务。对于审批人越权审批业务，有权回绝办理，并应及时向审批人上级授权部门报告。第十五条 存货控制监督检查由财务部物流副经理对公司存货控制进行监督与检查，检查内容涉及如下几点：1. 存货业务有关岗位及人员设立状况；2. 存货业务授权批准状况；3. 存货收发、保管状况；4. 存货处置程序与成果；5. 存货信息解决及时性、完整性、精确性。第十六条 本办法自颁布之日起实行。