房地产公司营销档案管理指引模版.docx

营销档案管理指引1 总则 1.1 为妥善保管各项目经营过程中各类营销业务档案，特制定本指引。 1.2 项目公司营销（策划）部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 1.3 项目公司营销（策划）部应坚持收集、整理、保管营销业务中各类文件材料。指定专（兼）职档案管理人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。 1.4 要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职档案管理人员集中统一保管。 1.5 严格遵守保密制度，档案资料非特殊批准，不允许外借。 1.6 建立查阅、借阅登记制度，公司专业管理人员调档查阅，必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档，必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。 1.7 营销业务档案主要分为业务文件档案及客户资料档案二大类。2 业务文件档案管理 2.1 业务文件档案管理要求： 2.1.1 归档的文件材料必须按项目、年度、业务类别立卷。档案管理人员应根据本部门的业务范围及工作任务，编写档案名称及目录。 2.1.2 文件承办人员应保证经办文件的系统完整（文件中的各种附件一律不准抽存）。 2.1.3 文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理人员归卷。 2.1.4 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。 2.1.5 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 2.1.6 在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。 2.1.7 档案管理人员应及时将已归档的文件材料，按照档案名称，放入文件卷夹内，并在目录中登记。 2.1.8 部门人员或档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 2.2 业务文件归档范围（包括但不限于）： 价格方案：开盘报告、原始价格清单、内部审批或上报股份公司备案的价格资料等； 会议纪要：重要的会议材料； 营销策划：营销策划方案、效果评估、媒体投放计划等营销策划类文件； 广告发布：广告发布招投标、直接委托等业务，经济合同审批（要求另外建立营销类经济合同台帐）、制作类业务； 销售执行：处理销售过程中具体业务的文件； 客户管理：客户来电、来访登记资料，业主、客户投诉及回访记录； 特例折扣：特例折扣申请理由； 规划设计：与规划设计相关的资料，如户型配比报告及批复等； 宣传资料：宣传资料审批表、报样等； 影音资料：录音、录像、广告宣传片（包括母带）、照片（含底片）等及文字说明； 往来函件：与有关单位及个人往来函件或发出的公示、通知等 3 客户资料管理 3.1 客户资料管理总则： 3. 1.1 准确：指产权来源清楚，证件手续齐备，符合法律政策，记录与实际相符。 3.1.2 完整：各种表册项目无缺项，各种证件、证明材料无遗漏。 3.1.3 及时：客户资料随产权的转移变更，房屋、产权情况经常进行更新，随时反映发生了的产权情况，使之符合现状。 3.2 存放与归档时间的确定 3.2.1 客户在销售现场签订楼宇认购书后并将其装入档案袋，按房号顺序暂存放于抽屉收放柜中。 3.2.2 签署房地产买卖合同及其按揭手续办理完毕后，将其补充协议、客户身份证复印件和首期房款复印件，按照办理按揭日期的先后暂存放于抽屉收放柜中。 3.2.3 客户合同（房地产买卖合同及按揭合同）在当地房产或国土局办理登记完毕后，公司留一本买卖合同与按揭合同，连同上述资料一起正式归档。 3.3 文档存放方式 为了使客户资料更加便于利用，防止丢失或破损；使出借，返还的管理变得容易；同时也更便于保存、保密，营销（策划）部将整理好的档案按照项目和房号的顺序，立架整齐排放于档案室立柜中。 3.4 存放内容 一份完整的客户文档，必须具备以下资料（按顺序存放）： * 认购书 * 买卖合同 * 按揭合同 * 补充协议 * 特殊折扣审批表 * 客户身份证复印件 * 收据复印件 * 付清楼款证明书（复印件） * 发票复印件 * 其他