144银行代发工资业务管理规定.doc

BGY-QC-N-3144 xx银行代发工资业务管理规定 版次：O\A
1 目的
为规范xx银行(以下简称“本行”）办理各企事业单位代发工资的操作，加强代发工资管理，保证代发工资准确及时汇划入客户指定账户，制定本规定。
2 范围
2.1 本规定明确了办理各企事业单位代发工资业务的操作内容和管理要求。
2.2 本规定适用于本行代理的各企事业单位代发工资操作规定。
3 术语与定义
代发工资业务是本行受企事业单位的委托，通过转账方式，将员工的工资薪酬、福利费、养老金等收入在约定的时间一次或多次划转到员工在银行开立的个人结算账户或信用卡的业务
4 职责
4.1 会计结算部负责对全行办理代发工资业务的管理。
4.2 公司金融部负责代发工资业务的开办管理及费用的收取制定。
4.3 科技信息部负责网络及非网络代发工资的系统支持、维护加密工作。
4.5 各分支行负责对本行代发工资业务工作的监督和指导检查。
4.6 各分支行营业网点代发工资专管员负责代发工资业务数据的解密和代发操作。
5 工作程序
5.1 客户签约
5.1.1 柜台业务代发工资签约
5.1.1.1 委托银行办理代发工资业务必须进行签约。委托单位到各分支行前台办理签约时，需提供客户营业执照、基本账户的开户许可证原件及复印件（复印件需加盖单位公章确认）与开户行就代发工资相关事宜签订委托代理协议。协议经单位和银行方加盖行政公章后生效。
5.1.1.2 各分支行与委托单位签约后，需要为委托单位在电脑上安装我行的代发工资信息加密软件，并对委托单位操作人员培训代发工资数据加密。
5.1.2 网上银行业务代发工资签约
5.1.2.1 各分支行前台办理代发工资业务签约时，需提供客户营业执照、基本账户的开户许可证原件及复印件（复印件需加盖单位公章确认）与开户行就代发工资相关事宜签订委托代理协议。经双方确认同意后，前台柜员需为客户开通企业网上银行，并负责对委托单位进行网络操作培训。委托单位必须是本行开户客户，个人结算账户也必须是本行开户客户。
5.1.2.2 委托单位申请我行网上银行代发工资的，须分支行提出申请，由我行科技信息部将委托单位在我行网上银行系统进行设置。
5.2 代发工资业务办理要求
5.2.1 委托单位提供代发人员在本行开户的账号及户名办理发放业务。
5.2.2 委托单位代发人员未在本行任意营业机构开有账户的，委托单位按照相关管理规定向开户银行提供代发人员姓名、身份证号码及身份证等相关开户资料和代发人员清单后，网点柜员按规定对代发人员进行身份联网核查，对核查无信息或无照片的，要求单位提供户籍证明。确认无误后，办理开户。
5.2.3 委托单位代发工资时，须在我行的“代发工资信息加密软件”中将代发数据进行加密，打印出“工资文件加密信息单”，同时在“工资文件加密信息单”和“代发工资发放清单”上加盖单位行政公章。
5.2.4 各分支行营业网点代发工资专管员收到委托单位交来的加盖单位公章的“工资文件加密信息单”、“代发工资发放清单”和加密的数据盘，在《签收登记簿》中进行登记，委托单位经办人员签字确认。
5.2.5 开户行根据委托单位提供的发放清单办理批量开户手续，并确定开立存折或卡。前台柜员将客户信息资料录入核心系统，办理开户，并打印凭证。
5.2.6 各支行应及时发放委托单位代发款项，每日认真核对代发工资专用账户的金额，对未能当日发放的款项要逐笔核对，及时与客户取得联系，并在10日内完成发放工作。
5.2.7 因委托单位原因未能代发成功的资金，应要求委托单位出具公函说明原因，通过银行转账的方式原路返回，退回到委托单位账户上，不能将多余资金直接退还现金给个人，不能代发给非书面公函提供的个人账号。
5.2.8 开户银行在批量开户成功打印后，应立即电话告知委托单位经办人，办理存折、卡的领取手续，并做好交接签收登记。因客户原因未能及时上门领取代发工资存折及卡的，前台柜员应将已批量开立的存折、卡及开立成功的清单，交业务监督经理（或网点负责人）进行清点，无误后双人封包，入库箱保管（未参加集中押运的各分支行应入金库保管，登记寄库登记簿），次日各分支行须及时将生效存折、卡交付委托单位。各分支行在办理时不得以任何理由为客户保管存单、存折、印章等。
5.3 资金划拨
发放工资时，委托单位按照协议约定时间将代发工资资金足额划转到委托单位在开户行开立的指定账户，开户行收到划拨款时必须核实是否由该客户的基本账户或财政预算单位零余额账户转入。
5.4 代发工资操作流程
5.4.1 网银代发
委托单位通过网上银行进行工资代发时，必须按照本行网上银行代发工资操作流程进行上传。数据上传后，因特殊原因需进行变更数据的，需在我行核心系统未处理待发时进行网上指令撤销，一旦进行发放均不能办理撤销。委托单位不能进行网上银行代发工资时，可采取柜面代发操作。
5.4.2 柜面代发
5.4.2.1 选择我行柜面代发工资的委托单位，必须使用由本行提供加密工具，对录入代发数据进行加密。办理代发工资业务时，委托单位将加密数据及纸质发放清单交开户行代发工资专管员签收，纸质清单上必须加盖单位公章；同时委托单位将代发资金同步划入我行代发工资指定账户，便于工资代发。
5.4.2.2 代发工资专管员将客户提供的加密数据，进行验证。验证成功后，在“xx银行代发工资软件”系统中导入代发数据，系统产生代发工资文件编号。同时验证汇总金额与划入款项是否一致。核对一致进行批量文件处理，在文件拷入方式选择硬盘，系统自动回显代发数据的总笔数、总金额，柜员与委托单位提供的“工资文件加密信息单”和“代发工资发放清单”，代发金额和代发笔数进行核对。具体操作参见《xx银行代发工资操作规程》。
5.4.2.3 核对无误后，柜员查询处理结果，打印成功明细清单逐笔核对数据正确性，并且盖章确认。同时，各分支行将经委托单位盖章确认清单留档备查。
5.4.2.4 数据导入验证汇总金额与划入款项有误的，撤销批量文件，并及时通知客户进行数据变更，待客户按规定手续将重新变更后的正确数据交代发工资专管员审核后按正常业务进行办理。代发工资专管员在办理时不得违规为客户进行数据变更及数据加密。加密数据应与客户进行书面签收。
5.4.2.5 对已进行解密的代发工资数据，原则上当日必须代发因其他原因当日未代发的，必须重新进行解密，及核对代发数据金额和笔数。
5.5 履约上账
开户行经办柜员按照委托协议约定及委托单位提供的代发清单资料按约定时间将应发金额足额转入每位职工的个人结算账户。
5.6 客户取款
客户的员工可以通过网上银行、电话银行、自动柜员机或柜台查询账户余额及明细，也可以通过柜台或网上银行办理支取及转账业务。　
6 资料传递及保管
6.1 代发工资纸质清单及数据传递
委托单位提供的纸质清单和数据盘交开户行时，按规定交接，并且使用《签收登记簿》登记单位户名、账号、代发金额、笔数，交单位经办人签字。代发成功后，打印出的批量代发成功清单，交单位确认后签收，并做好登记。
6.2 分支行与委托单位签订的委托代理协议，委托单位提供的营业执照、基本账户的开户许可证复印件，委托单位返回的核对确认代发成功清单等资料，由业务监督经理或指定专人保管，按会计档案资料管理。
7 检查
7.1 对代发工资业务操作流程，各分支行实行网点负责人每周检查一次，分支行
综合结算部（财务会计部，下同）经理每月检查一次，分支行分管行长每季度检查一次。
7.2 会计结算部不定期对各分支行进行检查。
7.3 违反规定办理业务，根据相关规定进行处罚。
8 支持性文件
8.1 票据法

8.2 支付结算办法
8.3 xx银行会计业务管理规定
8.4 xx银行出纳业务操作规程
8.5 xx银行重要空白凭证管理规定
8.6 xx银行代发工资操作规程
9 支持性记录
9.1 签收登记簿 BGY-QC-N-3106-02

编制：徐书梅 日期：2013年07月02日
审核：zz 日期：2013年07月08日
批准：xx 日期：2013年07月10日

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