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xxx银行总行贷审会议会务管理规定（试行）

第一章 总 则
第一条 为加强总行贷审会和总行信贷业务合议会议（以下简称总行贷审会议）会务管理，确保总行贷审会审议系统、总行信贷业务合议会议审议系统（以下简称总行贷审系统）有效使用和稳定运行，特制定本规定。
第二条 总行贷审会审议系统、总行信贷业务合议会议审议系统分别用于总行贷审会审议和总行信贷业务合议会议审议。
第三条 总行贷审会议会务由信贷管理部门、信息技术管理部门、软件开发中心、总务部、办公室共同负责管理。

第二章 管理职责
第四条 总务部职责：
（一）负责会议室管理，包括会议室布置、会场灯光、环境卫生以及终端、PC机、鼠标、鼠标垫、键盘、投影仪、升降屏等的日常保护；
（二）负责会议室运行环境保障：包括电力、通讯保障及设备运行环境的防火、防潮、防尘工作；
（三）负责会议服务工作。
第五条 信息技术管理部门职责：负责总行贷审系统运行中的技术支持与指导，并协调解决系统软、硬件相关技术问题，包括应用服务器的运行维护。
第六条 软件开发中心职责：
（一）负责总行贷审系统运行中的二线技术支持，并安装调试相关办公软件；
（二）负责总行贷审会议有关的办公局域网、互联网、视频会议网络的管理维护；
（三）负责总行贷审系统终端服务器、终端、PC机、鼠标、键盘等IT设备的运行维护和会议前的系统调测，并负责协调相关人员进行技术支持；
（四）负责视频会议期间音频、视频设备操作及技术保障工作。
第七条 办公室职责：负责通知有关部门准备总行贷审会以及有关视频会议管理。
第八条 信贷管理部门职责：
（一）负责总行贷审系统的业务支持，包括用户操作咨询、信贷事项登记、贷审会议信息登记、贷审会议审议管理；
（二）负责总行贷审会议记录；
（三）负责总行贷审会议组织协调；
（四）负责通知有关部门准备总行贷审会议；
（五）负责通知总行贷审会委员或总行信贷业务独立审批人、专职审议人参加总行贷审会议；
（六）对分行需异地视频列席总行贷审会议的，负责与有关分行信贷管理部门协调沟通。
第九条 总务部、信息技术管理部门、软件开发中心各设置联系人，按A、B角配备，负责协调落实本部门应尽职责，并将联系人姓名及联系方式告知信贷管理部门。如联系人发生变动，应及时通知信贷管理部门。
第十条 总行贷审会会议室终端、PC机、鼠标、键盘、摄像头等设备，以及服务器、视频设备、监控设备等，应安置在固定位置，不得随意移动、拆装；确因工作需要移动的、拆装的，须经信贷管理部门、信息技术管理部门、软件开发中心、总务部允许，涉及视频会议系统的，还须经办公室允许。

第三章 会议通知
第十一条 根据总行贷审会会议安排，办公室及时通知总务部（物业管理处）、信贷管理部门（贷审会办公室）准备总行贷审会，信贷管理部门及时通知信息技术管理部门、软件开发中心（办公自动化运行部）做好总行贷审会会议准备，并通知总行贷审会委员参加会议。根据总行信贷业务合议会议安排，信贷管理部门及时通知总务部、信息技术管理部门和软件开发中心做好总行信贷业务合议会议准备，并通知独立审批人、专职审议人参加会议。
如果需要保留会议音像资料，信贷管理部门还应通知软件开发中心做好录制准备工作。
第十二条 分行申请异地视频列席总行贷审会议，原则上应于会议召开前三个工作日向信贷管理部门提出申请，信贷管理部门填写《分行异地视频列席总行贷审会议申请表》，报会议主持人审批。
会议主持人批准分行可异地视频列席总行贷审会议后，信贷管理部门应立即通知软件开发中心和总务部做好视频会议准备、预约视频会议系统联调时间，并向办公室备案。申请异地视频列席总行贷审会议的分行信贷管理部门，应立即通知本行视频会议系统管理部门做好视频会议准备。
第十三条 如临时取消总行贷审会，办公室应立即通知总务部、信贷管理部门，信贷管理部门及时通知信息技术管理部门、软件开发中心。如临时取消总行信贷业务合议会议，信贷管理部门应立即通知总务部、信息技术管理部门、软件开发中心，涉及视频会议的，还应立即通知办公室。

第四章 会议准备
第十四条 总务部于会议召开前一小时对会场进行布置，摆放、整理鼠标、鼠标垫、键盘、投影仪，检查控制室供电电源、会议室灯光、话筒、音响、升降屏等，保证各项设备处于正常状态。会议召开前半小时总务部会议服务人员到场，做好服务准备工作。
第十五条 软件开发中心于会议召开前一小时检测办公局域网和互联网的连通性，确保网络畅通；检测总行贷审系统终端服务器、终端、PC机、鼠标、键盘等，保证各项设备处于正常状态，并调试PC机及终端界面至可登录总行贷审系统状态；需要保留会议音像资料的，还应做好录制准备工作。
第十六条 信息技术管理部门于会议召开前一小时检测应用服务器，确保系统正常稳定运行，保证设备处于正常状态。
第十七条 信贷管理部门于会议召开前在总行信贷审议系统中登记信贷事项以及贷审会议信息，将信贷资料提交给总行贷审会委员或总行信贷业务独立审批人、专职审议人。会议召开前半小时信贷管理部门相关人员到场，负责会议组织协调，对会议准备情况进行确认。
第十八条 如果需要使用视频会议系统，总务部、软件开发中心于会议前一个工作日进行视频会议系统联调，检测网络连通性，检查控制室供电电源、视频设备、监控设备等，保证各种设备处于正常状态，做好视频会议准备工作。软件开发中心技术人员在会议召开前一小时到场，对音频、视频效果再次调试，并呼叫分行会场。信贷管理部门指派一名工作人员配合做好与分行信贷管理部门的协调工作。

第五章 会议保障
第十九条 会议期间，信贷管理部门登录总行贷审系统，根据会议进程进行审议管理等操作，并做会议记录。
第二十条 会场应做到秩序良好，环境整洁。会议期间，会场人员不得随意走动、交谈或有其他影响会议的行为。
第二十一条 会议期间，技术操作人员必须坚守岗位，发现问题及时与信贷管理部门、分行（涉及视频会议的）有关人员联系，尽快排除故障。会议期间遇有系统中断或音频视频效果问题，须立即检查处理，并按照“先抢通，再修复”的原则，保证会议正常召开。
第二十二条 会议期间，除总行贷审系统、视频系统、监控和音响等设备技术操作人员和保障人员外，其他人员不得进入设备操作区，不得操作有关设备。
第二十三条 需要保留会议音像资料的，软件开发中心确定专人在贷审会议开始后录制会议音像资料

第六章 会后管理
第二十四条 总务部、信息技术管理部门、软件开发中心及信贷管理部门应做好设备管理维护和会场清理工作。
第二十五条 对会议中出现的故障，总务部、信息技术管理部门、软件开发中心及信贷管理部门应认真彻底查明故障原因，并迅速彻底解决。故障处理报告经相关方签字确认后报信贷管理部门备案，涉及视频会议系统故障的，还须报办公室备案。
第二十六条 软件开发中心及信贷管理部门应做好会议电子数据和有关资料的保密工作。
第二十七条 信贷管理部门应按照相关档案管理规定做好会议音像资料和其他贷审会议资料的保管工作。

第七章 附 则
第二十八条 本规定由总行负责制定、解释和修订。
第二十九条 本规定自发布之日起施行，试行期限两年。
附件：分行异地视频列席总行贷审会议申请表