银行员工报销实施细则模版.docx

xxxccxx村镇银行员工费用报销实施细则第一章 总则第一条 为了加强财务管理，切实控制费用支出，进一步规范xxxccxx村镇银行员工费用报销，根据中华人民共和国发票管理办法（2010年国务院令第587号）、xxxccxx村镇银行费用管理办法（试行）和费用科目使用说明，结合本行实际，制订本细则。第二条 本行员工费用报销管理应遵循“厉行节约、合法合规、及时列支”的原则，坚决反对任何形式的铺张浪费和违法违规行为。第三条 员工费用报销是指员工因工作和业务需要，先行垫付而后申请报销的费用；以及先行向本行预支现金，而后申请核销的费用。第四条 以下费用可通过员工报销费用的形式进行列支：（一） 因发展业务需要，在拜访、接待以及联络客户时发生的费用；（二） 因工作需要，在加班、开会、出差和培训时发生的费用；（三） 因客观原因需要，经支行或部门负责人同意后，由员工先行垫付的费用。第五条 原则上，各项开支应严格按照权责发生制进行账务处理，所有费用开支必须在发票开具日期后90天内进行报销，发票开具时间不得超过发票有效期。如遇特殊情况，经总行行长在发票上签字后予以报销。除了12月发生的发票以外，原则上不允许跨年度报销的情况出现。第六条 本细则适用于cc村镇银行全行各机构。第二章 员工费用报销具体规定第七条 因发展业务需要发生的费用报销1、 发票应根据实际内容开立，在报销时应附供货单位盖章确认的清单，明确物品内容、单价和数量。任何形式的物品单价原则上不超过人民币5000元（不含）；2、 单张超过5000元（不含）的餐费发票，在报销时应附就餐人员名单及饭店、餐馆盖章确认的消费清单；3、 报销发票、单据的内容仅限于正常的业务用途，严禁以发展业务之名赠送礼品、金银制品、高档物品和奢侈品，严禁任何形式的高消费活动，严禁进入不良娱乐场所，坚决制止各种奢侈浪费现象，严禁任何化整为零的行为。第八条 因工作需要发生的费用报销1、 员工用餐单张超过5000元（不含）的餐费发票，报销时应附就餐员工名单及饭店、餐馆盖章确认的消费清单，就餐人均消费原则上不得超过人民币100元，报销时应具体说明开支事由，如加班、出差培训、参加会议等；2、 员工因加班、出差等乘坐交通工具或在外地住宿的费用必须各自报销，开支标准按照相关办法执行。员工报销乘坐交通工具的费用时，必须说明起止地点和乘坐事由，如参加培训或会议、执行检查、支援工作等。员工出差往返机场、火车站以及在出差地的出租车票等出差票据日期必须与出差日期和机票、火车票具体时间相吻合。订购机票或火车票后如发生退票，必须说明原因。员工报销住宿费时，应附宾馆提供的费用开支明细（水单），住宿时的洗衣费、电话费等非住宿项目不予报销；3、 员工因业务及工作需要发生的日常车辆和交通费用，允许在其所在部门或机构当年核定的预算金额内进行报销，报销项目包括汽油费、出租车费、停车费、过路过桥费、汽车修理费等，但发票的付款单位（人）为个人、姓名、车牌号或其他不符情况的，不予报销；4、 报销出国费用时，员工应提供出境申请签报、邀请函（如有）。乘坐国际航班的，应出具国内航空机票代理部门按实际金额开具的国际航空旅客运输专用发票，报销金额以出票人开具的发票金额为准。如有旅行社费用，需提供费用明细。各种报销凭证必须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由出国团组的负责人审核签字。员工出国期间，在境外取得的票据如果是光敏纸打印的，须将票据复印后与原始票据一并作为报销凭证，以免原始票据上的信息丢失，报销人应分别在原始发票和复印件上签字后方可报销；5、 员工报销培训支出的具体办法、细则根据人事归口部门相关规定执行。第九条 如果在费用发生时，需要签订合同的，员工必须事先明确是否需要由专门的采购部门或岗位进行：对于必须由专门的采购部门或岗位进行采购的，员工即使已经自行垫付费用了，也不予报销；如果不需要由专门的采购部门或岗位进行，则员工在垫付费用后，可以凭有效的合同和发票、单据进行报销。有效的合同是指，合同签订方必须是本行和供货商。如果员工和供货商自行签订合同，则合同无效，不予报销。第三章 员工费用报销职责和流程规定第十条 原则上员工应自主报销，即报销人为实际费用开支人。第十一条 实际费用开支人应在报销前对发票的真实性负责，可以通过网络或税务咨询电话对发票要素真伪进行鉴别；遇到特殊情况无法鉴别的，可以请计财运营部进行协助。第十二条 费用管理岗应对费用开支的真实性、合理性、内容的合法合规性以及科目使用是否准确进行审核，对于不合理、不合法、不合规的费用应予以驳回；对于科目使用不正确的申请予以退回，要求调整。第十三条 苏州银行报账中心审核人员对审批流程的完整性和财务信息的一致性、完整性进行审核。对审批流程不完整、财务信息不完整不一致的报销申请予以退回，要求调整。第十四条 遇到特殊情况，苏州银行报账中心审核人员有权要求报销人提供经所在部门或机构费用管理岗和有权审批人签字盖章的说明，对不提供情况说明的不予报销。第十五条 员工费用报销一般流程（一） 分类：报销人应按报销发票、单据的不同类别进行分类。填制报销单时，各类报销应使用专门的报销单，一般费用报销应使用通用报销单，因加班、出差等乘坐交通工具或在外地住宿的费用应使用差旅费报销单，因业务及工作需要发生的日常车辆和交通费用，报销应使用其他报销单；（二） 粘贴：发票、单据的粘贴应符合规定。在分类基础上，所有发票、单据应平贴在A4纸张上，按照从右至左、从上到下的顺序，保持A4纸张左侧2厘米左右空白，不得重叠，不得用订书器装订，粘贴的发票、单据不得超出A4纸边缘，应保证整齐、美观。粘贴完成后，报销人对报销的发票、单据从1开始顺序编号，定额发票、金额封顶发票可以按内容汇总分别编号；（三） 签字：报销人应在每张粘贴发票、单据的A4纸空白处清晰签字，交所在机构或部门费用管理岗审核。费用管理岗审核后在报销人签名下签字，不符合规定的不予报销；（四） 扫描：员工使用扫描设备对粘贴好发票、单据的A4纸张进行彩色扫描，将电子的扫描件上传至影像系统，扫描件上发票、单据的各项要素必须清晰可辨，苏州银行报账中心在审核影像时，对于模糊的电子扫描件，有权退回要求报销人重新扫描上传；（五） 审核和审批：报销人登录财务报账系统，按报销发票、单据的编号顺序依次填制报销单，各类要素必须齐全、完整，并具体说明报销事由，附件数与所附发票、单据和情况说明的张数一致。报销单提交后，必须先费用管理岗审核，然后经有权审批人逐级审批，最终到达苏州银行报账中心并通过审核后，方能办理报销。审核和审批中间任何一个环节发现问题，审核人和有权审批人都有权拒绝或退回报销申请；（六） 归档：报销人待所有审批完成后，登录财务报账系统打印报销单，粘贴对应的报销发票、单据A4纸并提交。各部门及支行专人负责按月将报销单提交给计财运营部进行归档处理。第十六条 报销人在提交报销单前，应对财务报账系统中的“收款方信息”进行再次确认，包括收款方、开户银行、银行账号和金额。因输入的收款人以及银行账号不正确造成的损失，由报销人自行承担。第十七条 每月月末前5个工作日，为当月费用报销截止日。每年年终前10个工作日，为全年费用报销截止日。所有在截止日前未完成审批流程的报销申请顺延至下一报销期进行报销。第四章 员工费用报销票据规定第十八条 费用报销必须提交真实合法的单据。（一） 报销单据应为国家税务部门监制的正式发票或财政部门监制的正式收据，且单据内容与出票单位经营内容必须相符，内容真实、各项要素齐全、大小写金额一致。发票金额、商品品名或经营项目有涂改的，必须要求开票方重新开具，其他项目书写有改动的，应在改动处加盖发票专用章，不符合以上规定的发票不予报销；（二） 发票的付款单位（人）应与本行全称相同，原则上应为“xxxccxx村镇银行有限责任公司（或者“xcc村镇银行”下同）”、“xxxccxx村镇银行有限责任公司大兴支行”等，空白（定额发票除外）或者其他名称及不符国家发票管理规定的，不予报销；（三） 如刷卡费用开支在5000元以上，报销时需提供刷卡人签字的刷卡凭证（即持卡人存根），刷卡凭证中的商户名称原则上与发票收款单位一致。若刷卡凭证丢失，需要提交银行卡开户行出的对账单后方可报销；（四） 如果发票遗失的，需要由开具发票的单位提供所遗失发票的“存根联”复印件，并注明“此件由我单位提供，与原件相符”，加盖发票专用章后作为报销凭证。同时报销人还应提供情况说明（包括开票单位情况、发票内容等），并由费用管理岗、有权审批人签字盖章，严禁白条抵库；（五） 对于连号发票原则上不予报销（单笔开支开具多张定额发票、金额封顶发票、发票开支内容不同及跨部门、跨机构报销的情况除外）。特殊情况应作出说明，由报销人所在部门、机构负责人及其分管行领导签批后作为附件，连号发票应按加总金额进行审批。第十九条 对于发现的虚假发票，费用管理岗应及时驳回报销申请，并向计财运营部报告。未予报告而经计财运营部或苏州银行报账中心发现并查实的，将列入机构或部门的年度考核。第五章 员工借款规定第二十条 本行鼓励员工使用信用卡，原则上不办理员工借款。第二十一条 员工借款是指本行员工因工作和业务需要，从总行借取的资金。按照谁借谁还的原则，员工不能代他人借款，更不得以他人的名义借款自用。借款人应登录财务报账系统，详细说明借款事由，提交现金预支单，经有权审批人逐级审批后，方能办理借款。第二十二条 员工借款可分为长期备用金和临时备用金。长期备用金仅提供给因工作原因经常需要垫付现金的员工，应于员工离职或转岗时归还。临时备用金指因出差等临时垫付现金需求而向本行预支的现金。第二十三条 如果员工前次借款没有结清，原则上不得提出新的借款申请。遇到特殊情况必须提出的，借款人在提交现金预支单时，必须注明前次借款尚未结清的金额和原因。借款人未注明，有权审批人也未在审批时表明知情的，苏州银行报账中心审核人员有权退回已审批通过的现金预支单。第二十四条 员工借款必须于出差、出国归来或业务办理完毕后1个月内归还借款，或者按照费用报销流程进行报销。借款人登录财务报账系统进行报销时，提交的通用报销单或差旅费报销单必须关联之前的现金预支单。第二十五条 对于超过3个月仍未结清且无正当理由的员工临时备用金，从第4个月开始，直接从借款人工资和奖金中扣取，直至借款结清为止。第二十六条 原则上，员工临时备用金必须在年底之前结清。第六章 附则第二十七条 本细则由计财运营部负责制订、解释、修改。第二十八条 本细则自下发之日起执行。