公司物资采购管理核心制度.doc

企业物资采购管理制度
为了规范企业物资采购行为，降低采购成本，加强对采购监督管理，根据科学有效、公开公正、比质比价、监督制约标准，特制订本制度。
一、本制度是企业采购关键物资、通常物资、辅助物资和其它开发新产品、新工艺所需物资过程中决议、质量检验和价格监督等行为基础规范。
二、物资需求(采购)计划分类
1、月度物资需求计划即月采购计划；
2、临时物资需求计划即物资采购计划单。
三、采购工作应遵照标准和方法
（一）采购标准：
1、实施询仪价标准。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购置物品除外；
2、供方评定标准；
3、职责分离标准，采购人员不得参与物资检验验收；
4、一致性要求，采购物品必需和采购单所列要求规格、型号、数量相一致。
5、秉公办事、维护企业利益标准。
（二）采购方法：
1、招标采购；2、固定厂商、长久报价采购；3、即时询价采购。
（三）付款方法：
1、预付部分款项；2、货到凭发票报销付款；3、货到后分期付款；4、货到延期付款；5、以上方法结合。
四、采购计划请购和实施
（一）提出和确定：料库依据企业生产计划和物资消耗定额，依据库存情况核定采购数量，编制月份采购计划。经部门主管、企业主管领导签字后，传输到供给部，物资采购请购审批程序完成。零星物资（生产、技术等急需材料、配件、设备由使用部门提出申请并填写物资采购计划单，由部门领导审核，经料库审查确定，主管副总审批后交供给部实施。设备采购由技术部配合。
（二）选择采购渠道，确定采购价格
供给部接到经同意《物资采购计划单》，先查对采购内容，查阅《物资供给商登记台帐》和其它相关资料后，依据采购物资缓急程度，参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，除经同意紧急特殊情况外，精选三家以上供给商进行询价（设备采购由技术部配合）。对于厂商报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方法及多种有利条件，和符合要求采购方法向厂商议价。采购经办人员询价、议价和对相关物资质量、付款方法等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价汇报表》，经供给部部长审核后，进行采购。必需时和供给商签定《购货协议》，按协议审批程序审批后再进行采购。做好采购质量统计。
五、质量验证和检验
质检中心负责对采购物资进行验证（设备采购由技术部配合），采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经企业主管领导同意特例处理。全部特例处理情况均须统计立案。多种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结果送至料库，由料库按其质量情况进行标识。不合格物资由料库报供给部按相关要求处理。严重不合格物资要求全部退货，严禁进入生产过程。
六、物资验收入库结算程序
采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。 检验或验证合格后，填写各类《物资入库验收单》，签字后物资登记入库。采取预付款方法采购物资，由采购人员凭《采购协议》或《采购物资询议价汇报表》，填写《借款单》，经总经济师审核同意后办理预付款手续。采取除预付款方法之外方法付款采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购协议》或《采购物资询议价汇报表》，《物资入库验收单》，和购货发票依据企业财务报销相关要求经总经济师审核同意后办理报销付款手续。
七、要求要求
(一)物资需求(采购)信息传输要求 ：
1、物资需求使用单位必需在《月采购计划》或《临时物资采购计划单》上将所需物资相关技术标准要求说明，尤其是品种、规格、型号和对采购物资其它特殊要求填写具全。
2、所需物资需试用后方能结算付款，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。
3、物资需求使用单位要立即掌握所需物资市场信息情况，在《月采购计划》或《临时物资采购计划》上将所需物资市场信息情况列明。
4、物资需求使用单位需要对所需物资规格或数量进行变更时，必需立即通知供给部，双方协商主动配合处理好相关事宜。
(二)物资采购要求：
1、物资采购部门必需根据“质量第一”和“公开、公正、公平”标准，以“降低成本、保障生产经营”为目标，切实做好物资采购供给工作。
2、供给部要严格遵守供货商评定要求，经过“相同条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”方法，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面内容，在“重质量、遵协议、守信用、看服务”前提下，做好物资供给商考察选择工作。对同类关键物资和通常物资，应同时选择三家以上合格供方，并保留合格供方质量统计。
3、凡采购大型设备、成套设备、大宗物资，必需采取公开招标方法，由随事成立企业招标小组确定相关事项。
4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供给部应立即通知物资需求使用单位，双方主动协商处理好相关事宜。
(三)采购物资验收入库、出库要求：
1、采购物资到厂后，必需经质检中心检验或验证合格后方可入库。
2、对于经检验或验证不合格采购物资，料库通知供给部，由供给部和供货商进行协商，采取退货、换货或索赔方法。
3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总同意后到料库办理领料出库手续。
(四)采购物资付款要求：
下列情况财务部应拒绝支付采购款项：
1、和《采购协议》或《采购物资询议价汇报表》要求付款方法或付款金额不一致款项。
2、质检中心未在《物资入库验收单》上签字款项。
3、《物资入库验收单》中列出采购物资数量、品种和《采购协议》或《采购物资询议价汇报表》不符款项。
4、所需物资需试用后方能结算付款，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。
(五)采购纪律要求：
1、各物资需求使用单位应依据生产经营管理需要，本着“节省、降本”标准提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划行为进行严厉处理。
2、物资采购经办人员必需牢靠树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持标准，秉公办事，切实维护企业利益，保障企业采购成本最低化、采购质量最优化、采购效率最快化。
3、采购人员必需遵守企业规章制度要求，根据要求程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
4、采购人员必需做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现回扣或酬金必需在三日之内上交。
5、采购人员必需树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
6、为掌握瞬息万变市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必需常常自觉学习业务知识，提升业务工作能力，以确保立即、保质保量地做好物资供给工作。
(六)售后服务要求：对于采购物资供给部在签定购置协议时，要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导，由供给部负责联络。对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现质量问题，由供给部在要求时间内协调处理。
八、采购价格监督管理
企管部是行驶采购价格监督职能部门，内设审计监督比价员，抽查供给部采购质量统计。负责采购全过程进行财务监督和审计；负责从多种渠道搜集各单位拟采购各类物资供货单位价格信息，进行整理分析并和各单位填报《材料验收单》上供货单位、价格等进行比较分析。凡由供给部提供纳入清单通用物资，标准上要显著低于市场零售价格，并做到对质量问题包退、包换，负责到底。使用单位如发觉从料库领用上述物资价格高于市场零售价格，应即向企管部汇报，由企管部调查处理。采购人员要自觉接收审计及针对采购活动监督和质询。
九、责任和奖惩
全部从事物资采购人员全部必需遵纪遵法，廉洁奉公。认真落实实施企业相关物资采购管理文件，认清自己责任，团结协作，相互监督，共同把企业物资采购工作做好。
对降低采购成本做出突出贡献采购人员和其它人员、严格推行职责且成绩显著质量、价格监督人员、举报违反本制度要求违法乱纪采购行为经查证属实人员将给予奖励。对违反本制度弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂人员，将依据情节轻重给处罚，直至行政处分或依法追究刑事责任。
本制度自公布之日起实施，以前和本制度要求不符者以本制度为准。
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