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1、 档案管理办法 编制人 编制日期 审核人 签发人 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 签发人 1. 目的 为加强集团档案管理，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、立卷、归档等各个环节工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和xx地产（集团）有限公司的有关规定，特制订本管理办法。 2. 适用范围 本制度适
2、用于xx地产（集团）有限公司系统内文书档案的管理。 3. 术语和定义 3.1档案系集团在实际工作和社会活动中形成的、具有保存价值的、以备查考的各类（种）文字、报表、图纸、帐簿、照片、录音、录像等不同载体的原始历史纪录。 3.2鉴定 档案管理中所指的鉴定，是对工作活动中所产生的文件材料的保存价值和保管期限进行评定。 3.3立卷 亦称“组卷”。将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。 3.4归档 总裁办公室、职能部门将工作活动中处理完毕的有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程。 4. 职责 4.1
3、总裁办公室 4.1.1根据《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的方针、政策，制定或修正公司的档案规章制度。 4.1.2负责收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等档案工作的各个环节。 4.1.3配合各职能部门制订部门立卷类目，指导、督促和检查各部门文件材料的归档。 4.1.4采取各种措施，确保档案的安全和延长档案的寿命。 4.1.5指导、督促和检查各下属公司文书档案管理工作。 4.2各职能部门 负责做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.工作要求 5.1 档案的接受 集团实行档案预立卷制。各部门要指定一名兼
4、职立卷员，会同档案管理主管部门实施文件材料的归档。立卷员应认真负责地做好本部门工作活动中形成的、具有查考利用价值的文件、材料的整理、立卷及归档移交工作。 5.1.1归档的文件材料应齐全、完整、准确。 5.1.2热敏纸传真件和字迹易（或已严重）褪化的文件材料（用圆珠笔、铅笔书写）应附上复印件。 5.1.3归档的文件材料应保持其有机联系，区别保存价值，分类整理、立卷；案卷标题要简明、确切；案卷要做到整齐、美观，便于保管和利用。 5.1.4案卷卷皮及卷内目录表采用档案专用的统一规范样式。 5.1.5财务管理中心每年向总裁办公室移交前一年度的财务档案。移交档案时应编制移交清单一式二份，一份交
5、总裁办公室，一份本部门留存。 5.2档案查阅、利用 5.2.1查阅利用档案必须在总裁办公室办理借阅登记,填制《查阅涉密档案和借用档案审批表》；查阅涉密档案必须经部门领导和集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人确认。 5.2.1查阅利用档案必须在公司内查阅，并于当日归还。 5.2.2档案原件一般不外借，总裁办公室可以向需要利用者提供复印件；特殊情况必须借用档案原件者，应经部门领导或集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人确认，且必须按期归还。 5.2.3外单位人员如需要利用集团档案，须持有介绍信并由主管经办人员陪同，经集团领导签字批准，并经总裁办公室负责人确认，方可利用。 5.2.4查
6、阅利用档案人员要自觉保护好档案，不准撕、折、勾、划、涂抹，违反规定者，将按有关规定处理。 5.3档案鉴定、销毁 5.3.1定期对本集团库存档案进行鉴定。档案鉴定、销毁，由总裁办公室会同有关部门进行。 5.3.2鉴定人员必须对所鉴定的档案进行逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见。 5.3.3需销毁的档案必须编制销毁清册，经有关部门领导和集团领导鉴定批准后，由总裁办公室具体负责销毁，并要严格遵守监销制度，应有两人负责监销，销毁清册应存档备查。 5.4集团各部门预立卷规定 5.4.1承办性文件由总裁办公室发送主办部门签收承办，主办部门再转给会办部门传阅，会办部门阅毕后，
7、及时退还主办部门保存归档。 5.4.2参阅性文件经部门传阅完毕后，退还总裁办公室保管。 5.4.3主办部门拟写的发文稿，经打印上报或分发后，原稿及打印件仍留主办部门保存归档。 5.4.4主办部门归档材料的收集，由承办人员具体负责。每项工作完成后，承办人员应及时将有价值的文件材料、报表、照片以及底片等进行系统整理，经部门主管审核后，转交部门兼职立卷员。 5.4.5兼职立卷员应主动督促承办人员，将承办完的工作材料及时系统整理。 5.4.6兼职立卷员将各项承办完毕的材料，按照部门“分类类目”进行分类整理组卷。如发现材料不完整，手续不齐全，应及时催促承办人员尽快补齐。 5.4.7归档文件材
8、料，必须符合质量要求，草拟签批公文，应使用钢笔或毛笔，不宜使用铅笔、易褪变渗化的圆珠笔，不应将拟办、批办意见写在粘贴便条上。 5.5电子文档的管理 5.5.1电子文档是应用先进科技手段保存的文书立卷，应逐步在集团各部门推广实施。 5.5.2集团数据库信息的阅读、使用实施分级管理办法。 5.5.3保密性文档应留存到软盘或光盘上，而不应留存在PC机上。 5.5.4对重要档案，应及时备份，以防电脑故障而数据丢失。 5.5.5电子文档的立卷、接收、查阅利用、鉴定与销毁等规定参阅5.1、5.2、5.3、5.4规定。 5.6专业档案的管理办法由集团各专业部门制定；下属公司业务档案的管理办法由下属公司参照制定，并报集团审核。 6.支持性文件 6.1《中华人民共和国档案法》 7.相关记录及表格 7.1 《查阅涉密档案和借用档案审批表》 查借 日期 查借人 姓 名 档案名称 介质 密级 1、 2、 3、 查借 部门 4、 5、 拟归还日期 部门领导签字 集团领导签字 总裁办公室 确认 归还注销 备 注 查阅涉密档案和借用档案审批表
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