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项目文档管理作业指引

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一、 作业指引目的
统一项目文档管理标准，规范项目文档的管理工作。
二、 适用范围
各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。
三、 定义
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3.1 项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。
四、 职责
4
4.1 工程部
4.1.1 负责按照本指引执行本部门文档的管理工作：
4.1.2 负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准；
4.1.3 负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。
4.2 相关部门
4.2.1 按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。
五、 关键活动描述
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5.1 项目文档分类
5.1.1 项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对照表》）
5.1.2 工程部上墙资料
5.2 文档登记与流转
5.2.1 工程部发文
1) 工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。以公司名义发文即“公司发文”，具体要求及程序见《公文管理制度》。以工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发文统一以工作指令、联系函两种形式下发，相关规定如下：
Ø 工作指令
工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附件”的顺序装订。工程文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发的情况进行清查，保证文件及时下发、避免漏发重发等现象。
Ø 联系函
联系函是工作指令以外的其他发文，如工程部对垄断部门工作联系往来的文件；工程部直接对施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。
2) 发文流程：
经办人根据部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，由工程文员加盖部门公章后发出，并保存原件并进行台账登记、归档。
5.2.2 工程部收文
1) 工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他单位（包含政府部门、公司其他部门等）所有外来单位的文件。所有收文统一由工程文员接收，并进行第一次台帐登记，初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时间送至工程部经理或授权人签署指定传阅人（如为政府部门的收文须抄送公司信息管理负责人及档案部门）。最后，由工程文员跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注明存档时间并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登记即可直接存档。
2) 收文流程：
工程文员负责接收部门文件并进行台账登记，盖传阅章后进行统一分发至相关人员。
5.2.3 文件管理
1) 工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档，并在完成签批、传阅的3个工作日内，按《项目文档分类对照表》分类、登记，最后在文件右上角加盖归档章归档。
2) 存档统一使用A4幅面（297mm*210mm）、42mm厚度的纸质资料盒，并粘贴文档盒脊目录。
盒脊目录格式示意图：

① 表示“文件类别”。例如：总包档案、成本档案等。
② 表示“项目名称”。。
③ 表示“文件名称”，名称前需加“项目分期”区别。例如：四期工作指令等。
④ 表示“编号规则”。例如：LC -部门简称(项目简称)-采购-XX1，取其前面 “LC -部门简称(项目简称) -采购”。
⑤ 表示“流水号范围”。例如： “LC -部门简称(项目简称)-采购”合同档案盒内有0001—0030号， 则标注“0001—0030”。
3) 文档盒应建立“卷内目录”，目录格式可按电脑台帐表格为框架，文件标题需更改成“卷内目录”，并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件，需分别建立“卷内总目录”、“卷内分目录”，以便对存档文件进行检索。
5.2.4 印章管理
1) 工程部公章
Ø 工程部公章用于以部门名义张贴、外发（公司级别以外）的各种通知类文件，及工作指令、工程指示。但不得用于对外各类合同、协议，或可能构成公司利益受损的非法使用。凡需使用工程部公章的文件须经部门经理或授权人的签字、批准，具体操作要求及程序见《印鉴管理制度》。
2) 工程部工作章
Ø 在文档流转中，为识别不同阶段或用途，而加盖的工作章。比如“文件传阅章”、“受控章”、“归档章”、“作废章”等。
文件传阅章示意图：
文件传阅章
[ Document Pass round Stamp]
姓 名[Name]
执 行[Action]
需知悉
[Reference]

（图纸）受控章示意图：
受 控[Control]

文件归档章示意图：
归 档[Archive]
日 期
[Date]:

文件作废章示意图：
作废[Cancellation]
日 期
[Date]:
5.3 文档借阅
5.3.1 工程部内部人员借阅项目文档必须办理借阅登记手续，填写《文档借阅登记表》；工程部以外人员借阅项目文档时，须填写《项目文档外借审批单》。
5.3.2 借阅原件使用完毕应及时归还工程文员，一周以上时间未归还的文档，工程文员应负责催还。
5.3.3 借阅方式一般有借阅、查阅、复印和网络查询四种：
1) “借阅”指文档原件需借出的使用方式；
2) “查阅”指在资料室内查看，文档原件不需借出的使用方式；
3) “复印”指将文档原件进行复印借出的使用方式；
4) “网络查询”指具备一定的查阅权限内，通过档案管理系统中查询有关文件的使用方式。
5.4 文档移交
5.4.1 移交城建档案馆
按照当地法规要求进行移交。
5.4.2 移交物业公司
具体参照《工程物业移交作业指引》。
5.4.3 移交公司档案管理部门
除移交城建档案馆、物业公司的文件外，工程部应按分期将其他文件移交档案管理部门，并提交目录清单与相关电子光盘。
5.5 文档作废与销毁
5.5.1 因文件错办或其它原因需要作废，工程文员应及时回收，并加盖作废章进行标识，作废原件应单独存档备查。
5.6 其他相关要求
5.6.1 工程部需要求施工方按规定填写统一、标准的表格，确保资料填写规范。
5.6.2 监理日志作为日常工作制度，工程部所有工作人员必须按时按质完成。
5.6.3 工程部负责人应定期或不定期对资料工作情况进行检查、监督和指导。
六、 支持性文件
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6.1 流程及作业指引
6.1.1 工程物业移交作业指引
6.1.2 印鉴管理制度
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6.2 表单及模板（参考）
6.2.1 项目文档分类对照表

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