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银行小企业信贷部贷款档案管理办法

第一章 总 则
第一条 为进一步加强贷后管理，控制和防范信贷风险，提高小企业信贷部贷款档案管理水平，统一和规范小企业信贷部贷款档案的管理，特制定本管理办法。
第二条 本办法仅适用于小企业信贷部发放的小企业贷款的档案管理。

第二章 贷款档案的分类
第三条 小企业贷款档案按性质可分为一级档案、二级档案两类。一级档案为相关证件的正本及原件，如房产证、他项权利证、机动车登记证等，一级档案的复印件入二级档案；二级档案主要是小企业贷款业务档案。
第四条 小企业贷款业务档案主要包括：
（一）贷款业务资料
1．借款人提供的书面借款申请表共同借款人和担保人个人征信调查授权书；
2．调查表，包括调查草稿、资产负债表、损益表；
3．贷款审贷会决议表；
4．借款合同、保证合同、抵押合同；
5．还贷计划表；
6．入账通知单。
（二）相关个人信息资料主要包括
1．借款人、共同借款人、担保人身份证复印件；
2．借款人、共同借款人、担保人个人征信调查报告；
3．借款人房产证复印件或房屋租赁合同、行驶证复印件。
（三）借款人相关资质文件主要包括
营业执照复印件或经营许可证复印件、机构代码证、税务登记证等。
（四）贷后管理资料。贷后管理资料具体管理见《贷后监控管理办法》。

第三章 贷款档案管理机构和职责
第五条 小企业信贷部贷款档案分为小企业信贷部和业务中心两级管理，业务中心贷款档案移交前由各中心保管，贷款档案由小企业信贷部统一保管。
第六条 管理职责：
（一）客户经理：在贷款业务办理完毕前，客户经理负责各类贷款档案的保管，并对贷款档案资料的有效性和真实性负责。
（二）后台人员：负责及时接收客户经理整理完毕的档案，并检查贷款档案的完整性。
（三）中心主管：负责督促客户经理在贷款业务办理完毕后及时将贷款档案整理交给后台，并督促后台及时整理按要求交小企业信贷部管理。
（四）综合管理岗：负责按要求及时收集整理和检查各中心上交的贷款档案，并有序保存管理。

第四章 小企业贷款档案管理流程
第七条 各级小企业贷款业务档案管理机构要建立健全《小企业贷款档案交接登记簿》、《小企业贷款档案调阅登记簿》、《小企业贷款档案销毁登记簿》以及《小企业贷款档案业务抵押物权利凭证交接登记簿》，由小企业贷款业务档案管理人员登记保管。

第一节 立 卷
第八条 贷款发放后，客户经理在移交贷款档案前要整理好贷款原始资料，编制小企业贷款业务档案移交清单，原则上贷款发放3个工作日内，后台人员审核无误后接收。后台人员如发现资料不全时，客户经理应及时予以补充或说明原因，经移交的客户经理及后台人员双方签字确认后，由后台人员立卷归档，保存于业务中心档案室。
第九条 各业务中心后台人员对房产证、抵押权属证明文件等一级档案，要移交至小企业信贷部保管。同时要做好移交登记，待贷款归还结清后，及时返还客户。
第十条 各中心档案管理员要及时完成小企业贷款业务档案的整理、立卷工作。立卷档案要填写档案皮、卷内文件目录。

第二节 归 档
第十一条 立卷后要及时归档，小企业贷款档案采取一笔一卷、一户一档、统一归档的方法。每一笔档案均应编号登记，按一定顺序存放在档案室。各业务中心要在每月月初将上月发放的档案移交小企业信贷部统一进行保存管理。

第三节 调 阅
第十二条 各级档案管理机构要建立小企业贷款业务档案调阅登记制度。
第十三条 为了保证小企业信贷部贷款档案的安全性与完整性，任何人不得将贷款档案调出档案室，确因工作需要调阅小企业贷款业务档案时，调阅人员需提出书面申请，写明调阅原因，经中心主管签字同意提交至小企业信贷部同意后方可调阅。
查阅档案时，阅卷人员必须在《信贷档案查阅登记簿》上进行登记，并注明查阅的内容和理由，需要复印相关资料时，须填写申请书，写明复印内容和用途。

第四节 保 管
第十四条 档案管理人员要对小企业贷款业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章出借小企业贷款业务档案或透露档案内容，保证小企业贷款业务档案的完好。
第十五条 在存放和调阅小企业贷款业务档案时，任何人不得对原件进行涂改、剪裁，也不得在档案原件上书写任何内容。档案资料如确有损毁的，应立即进行修补，在修补时不得损坏文件原貌。
第十六条 小企业贷款业务档案的保管期为：未结清档案为永久保管；结清档案从结清之时起保存期限为5年。

第五节 销 毁
第十七条 保管期满的小企业贷款业务档案，由档案管理部门提出信贷档案保管年限到期销毁意见，编造小企业贷款业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
第十八条 档案管理部门、风险管理部门以及稽核监察部门对准备销毁的小企业贷款业务档案进行审核并确认无误后，由小企业信贷部领导签署批准意见。
第十九条 小企业贷款业务档案销毁时档案管理部门、风险管理部门和审计监察部门共同派人监销。

第六节 交 接
第二十条 档案管理人员离职、调动以及变动工作岗位之前，必须填写《信贷档案交接清单》，并书面陈述各项工作进程、存在的问题和处理意见，向指定的接收人移交自己管理的档案，并由小企业信贷部领导负责监交。
第二十一条 接收人应根据《档案案卷登记簿》及卷内目录逐件验收卷内的文件，确认无误后方可接收。接交双方应在《小企业贷款业务档案交接清单》上签字确认，并由监交人签字认可。
第二十二条 交接后的档案如出现问题，原则上由最后接收人负责。

第七节 保 密
第二十三条 信贷人员及档案管理人员要牢固树立保密观念，严格遵守我行的保密制度，杜绝小企业贷款业务档案泄密事件的发生。
第二十四条 小企业贷款业务档案属我行的秘密文件，只有我行行相关人员方可查阅，外部人员因工作需要查阅信贷档案时，须经相关负责人批准后方可复印或摘抄。

第五章 处 罚
第二十五条 对私自销毁、遗失小企业贷款业务档案，擅自对外提供、透露贷款业务档案内容，涂改、伪造小企业贷款业务档案，出卖小企业贷款业务档案及相关资料，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损失的行为，视情况轻重对责任人给予行政处分；造成损失的责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十六条 档案管理员、客户经理等保管小企业贷款业务档案人员在更换岗位或调离时，不得私自将档案带走、转移或遗失，如因工作变动造成小企业贷款业务档案损毁或丢失，视情况轻重对责任人给予行政处分和经济处罚。

第六章 附 则
第二十七条 本办法由xx银行小企业信贷部负责解释和修改。
第二十八条 本办法自下发之日起施行。