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人寿保险股份有限公司印刷管理办法（xx版）

第一章 总 则
第一条 为规范xx人寿保险股份有限公司（以下简称“公司”）印刷管理，确保总公司各部门、各分支机构顺利开展各项工作，明确公司印刷管理相关流程，有效控制公司经营成本，特制定《xx人寿保险股份有限公司印刷管理办法（xx版）》（以下简称“本办法”）。
第二章 适用范围
第二条 总公司综合管理部是公司印刷事务的管理部门。包括但不限于有价单证、非有价单证、其他印刷的首次印刷及非首次印刷。除有特殊约定，总公司各部门、各分支机构不得自行印刷并对外发放使用。
第三条 本办法的印刷管理包含印刷品的申请、印刷环节的执行、印刷品的发货与验收、印刷品的使用管理等。
第四条 总公司的印刷需求，需提交由总公司综合管理部统一安排印刷。分公司的印刷需求，需提交给总公司相对应的条线管理部门，由总公司条线管理部门收集汇总需求，交由总公司综合管理部统一安排印刷。
第三章 印刷类别
第五条 首次印刷
（一）有价单证
印刷申请部门根据部门或条线业务需要，收集印刷资料内容、统一设计，经总公司计划财务部、风控合规部、产品精算部、运营管理部、所属条线业务部门及综合管理部审核确认后，完成印刷资料文件的设计，并统一向总公司计划财务部提出征订需求，包括但不限于保单合同内页、发票、收款收据、卡式业务等。
将确认后的印刷设计文件及总公司计划财务部负责人签字审批后的《印刷申请单》，提前线下邮件交由总公司综合管理部安排核价、打样，签字确认后上报OA审批。由总公司综合管理部统一安排印刷。（详见《xx人寿保险股份有限公司有价单证管理制度》（xx发〔xx〕64号））
（二）非有价单证
印刷申请部门根据部门或条线业务需要，收集印刷资料内容、统一设计，经总公司计划财务部、风控合规部、产品精算部、运营管理部、所属条线业务部门及综合管理部审核确认后，完成印刷资料文件的设计。
非团险渠道的运营类非有价业务单证需统一向总公司运营管理部提出征订需求，包括但不限于投保书、各类业务申请书、各类通知书、各类问卷、投保提示书、报告书、委托书等，将确认后的印刷设计文件及总公司需求部门负责人签字审批后的印刷申请单，提前线下邮件交由总公司综合管理部安排核价、打样，签字确认后上报OA审批。由总公司综合管理部统一安排印刷。（详见《xx人寿保险股份有限公司非有价业务单证管理办法 (xx版）》的通知（xx发〔xx〕404号）)
其他非有价单证由印刷申请部门将确认后的印刷设计文件及总公司需求部门负责人签字审批后的印刷申请单，提前线下邮件交由总公司综合管理部安排核价、打样，签字确认后上报OA审批。由总公司综合管理部统一安排印刷。
（三）其他印刷
印刷申请部门根据部门或条线业务需要，收集印刷资料内容、统一设计，经总公司计划财务部、风控合规部、产品精算部、运营管理部及综合管理部审核确认后，完成印刷资料文件的设计，其他印刷包括但不限于公司各类产品销售宣传资料、公司企业文化及内部宣传资料等。
印刷申请部门将确认后的印刷设计文件及总公司需求部门负责人签字审批后的印刷申请单，提前线下邮件交由总公司综合管理部安排核价、打样，签字确认后上报OA审批。由总公司综合管理部统一安排印刷。
第六条 非首次印刷
印刷申请部门填写印刷申请单，详细标注所需印刷品的名称、数量、规格、材质、印刷工艺等要求，经总公司需求部门负责人签字审批后，与原签字确认的印刷文件小样，提前线下邮件交由总公司综合管理部安排核价，同步上报OA审批。由总公司综合管理部统一安排印刷。
第四章 供应商管理
第七条 总公司综合管理部负责根据公司年度印刷需求，筛选符合要求的多家印刷供应商，组织招投标，并最终定标签署年度《印刷品制作框架协议》。
第八条 总公司综合管理部定期对印刷供应商所提供的产品及服务进行考核，收集各使用部门反馈意见，对不符合要求或存在质量问题的供应商采取约谈、警告、扣款、赔偿直至淘汰等措施。
第九条 在出现任何与印刷相关问题时，需第一时间与总公司综合管理部取得联系。对于一般问题，1个工作日内给予处理反馈；对于重大问题，4个小时内给予处理反馈。
第五章 印刷流程
第十条 提出需求
总公司需求部门根据本部门业务需要，并附上印刷申请表（附件1）、设计文件，上报OA审批需求提出时请结合审批、印刷配送周期等因素留出相应时间。
第十一条 设计文件审核
总公司风控合规部、产品精算部、综合管理部对设计文件进行审核。
第十二条 核价及供应商推选
根据印刷申请表中明确的印刷数量、材质、工艺等要求，联系公司年度框架印刷服务商进行报价。报价所需时间为1个工作日。根据比价情况，确认打样供应商。
第十三条 打样确认
总公司综合管理部联系公司年度框架印刷服务商根据印刷申请表中明确的印刷材质、工艺等要求，进行印刷打样，并交由需求部门签字确认。单次印刷打样所需时间为2个工作日。
第十四条 审批
上传报价单及签字确认的小样扫描件，并上报总公司综合管理部、计划财务部及分管领导审批。
第十五条 下单印刷
完成审批后，总公司综合管理部联系印刷服务商下单印刷。印刷所需时间为10个工作日。
第十六条 配送、交货、验收
完成印刷后，由印刷服务商根据统一进行配送，配送到货后，申请部门需对印刷品进行验收并签字确认。省内配送所需时间为5个工作日，省外配送所需时间为7个工作日。
第六章 盘点及库存
第十七条 印刷品使用部门需指定相应管理员，负责印刷品的定期入库、出库及核销，做好印刷品的库存管理。
第十八条 印刷品使用部门需本着节约的原则，杜绝浪费，印刷品领用出库时需做好领用登记。涉及有价单证的印刷品类，根据产品编号需在单证系统做好库存管理。
第十九条 使用部门需每月对印刷品进行库存盘点，盘点需由两人以上监督进行，一方盘点，一方复核。涉及有价单证的印刷品类，应由总公司计划财务部与使用部门进行联合盘点。使用部门依据盘点结果填写《印刷品库存盘点表》（附件2）。
第七章 销 毁
第二十条 对已失效需销毁的印刷品，使用部门需填写《印刷品销毁申请表》（附件3）。非有价单证，由总公司运营管理部集中召回，使用部门和运营管理部签字确认后，交由综合管理部做销毁处理。有价单证，由计划财务部集中召回，使用部门和计划财务部负责人签字确认后，交由综合管理部做销毁处理。其他印刷品，使用部门签字后，交由综合管理部做销毁处理。所有印刷品，不得擅自进行抛弃处理。
第二十一条 本办法由总公司综合管理部负责解释和修订。
第二十二条 本办法自发布之日起执行。

附件：1.印刷申请表
2.印刷品库存盘点表
3.印刷品销毁申请表
4.印刷申请流程图