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银行询证函业务管理办法

第一章 总 则
第一条 为加强我行对银行询证函（以下简称：询证函）的业务管理，规范询证函业务操作流程，有效防控风险，根据财政部和中国人民银行《关于做好企业的银行存款、借款及往来款项函证工作的通知》等相关规章制度，特制定本办法。
第二条 本办法所称询证函，是指会计师事务所在受托进行企业审计业务时，以被审计企业名义向银行发函询证，以验证该企业的银行存款、借款、业务事项等真实、合法及完整性。
第三条 询证函业务管理遵循“如实出具，有据可查，规范操作,防范风险”的原则，确保被查询客户和业务内容的合规性，并对回复所提供信息的真实性、准确性负责。
第四条 总行运营管理部是全行询证函业务的管理部门，各级运营管理部门应加强对询证函业务的监督管理，防范操作风险和道德风险。

第二章 基本规定
第五条 各级经办行要严格按照岗位制约和分级审批规定，强化对询证函业务流程的风险控制。
第六条 经办机构应在收到询证函之日起5个工作日内，根据询证函具体记载事项和询证要求，与行内系统数据认真核对后，如实填写回复内容（询证函是多页的，应骑缝盖章，回复空白栏处应划斜线以防被篡改），填写日期，经办柜员及营业室经理在回执上签章确认并加盖业务公章，留存询证函及回复内容复印件、相关证明材料后，及时回复。
第七条 回复时应采用挂号信、经客户同意与我行签订协议的快递方式直接邮寄回会计师事务所，经办人员将询证函复印件与对应邮寄凭证配套管理。如在柜台直接交与会计师事务所经办人员或被审计企业客户，需做好身份核实及资料留存工作。

第三章 操作流程
第八条 业务受理及资料审核
受理询证函业务申请时，柜员应严格按照以下要求审核申请材料：
（一）严格审核申请人递交或邮寄《银行询证函》的完整性、真实性和合法性。《银行询证函》应包含企业委托该会计师事务所进行审计的内容,并加盖企业公章或预留印鉴。
（二）核实工作人员的身份。柜台提交《银行询证函》的人员应为会计师事务所或是企业的工作人员。经办柜员应要求工作人员提交有效身份证件，并按我行客户身份识别规定核查其有效身份证件留存复印件。同时，经办柜员应采取审核工作人员工作证件、由企业或会计师事务所提供工作人员为本单位员工的证明（介绍信）、与单位预留联系人或会计师事务所进行电话录音核实等一项或多项措施进行核实并登记。
（三）经办柜员办理业务前,严格按照我行印鉴核验相关规定核验询证函上的企业公章或预留印鉴，企业加盖的印章无法核验通过的，不予受理。
第九条 填制证明
（一）对于人民币存、贷款余额、注册验资款的询证，需填写查询日前日（昨日）的账户余额，经办柜员通过我行综合业务系统查询企业相关数据信息并与询证函内容核对。对注册验资款的询证，在核验账户余额的同时，还应核查款项来源是否标明“投资款”及投资人名称，投资金额是否相符。若企业要求询证当日余额，必须明确注明查询账户余额的具体时间点，例如：截至查询日XX年XX月XX日XX时XX 分账户余额为XX 元(以我行核心系统时间为准)。
（二）询证函涉及到银行承兑业务、国际业务等综合业务系统无法查询明细的业务，经办柜员应将询证函复印件传递到相关业务部门，相关业务部门在询证函的复印件上填写回复内容，并由经办、复核、负责人签字确认。经办柜员应督促相关部门及时将资料传递到营业柜台。
（三）柜员应根据系统查询数据、相关业务部门在复印件上填写的内容，如实填写询证信息。
第十条 营业室经理审核
（一）经办柜员如实填写询证信息并加盖个人名章后，将《银行询证函》交至营业室经理审核。
（二）营业室经理根据询证函的具体记载内容和询证要求，通过登录核心系统和查看相关业务部门在复印件上的填写内容，审核经办柜员递交的《银行询证函》回复内容，审核无误后在询证函上加盖业务公章和个人名章。
第十一条 回复
营业室经理对询证函回复内容审核无误后，按照询证函要求的反馈方式进行回复。
若柜台当面交付询证函，经办柜员留存询证函复印件，并做好身份核实，留存有效身份证件复印件及相关证明资料。

第四章 收费管理
第十二条 经办机构办理询证函业务，按我行业务收费标准向被询证客户收取费用。
第十三条 若询证函中记载“询证所发生的相关费用可直接在该账户中扣除”之类的说明，经办柜员可将询证函的复印件作为收取手续费的业务附件，向被查询单位收取询证手续费。
若无相关扣费说明，则及时通知被查询单位提交加盖预留印鉴的收费凭证，或者由经办人员交存现金办理。

第五章 档案保管
第十四条 各级经办行应当妥善保管留存的相关资料，询证函的复印件、业务部门填写的留底复印件、有效身份证件复印件以及相关证明材料等资料必须专夹保管。

第六章 附则
第十五条 本办法适用于xx银行各级分支机构。
第十六条 本办法由xx银行总行运营管理部负责制定、解释和修订。
第十七条 本办法自印发之日起执行。