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1、物流有限公司会计档案管理办法 第一章 总则 第一条 为加强会计档案管理，妥善保管会计档案，指导会计档案作业，特制定本管理办法。 财务和会计档案，是公司重要历史凭证和证据，具体包括纸质和电子版的会计凭证和账簿、财务报告、资产评估和确认、验资和查账等报告及证明、各种财务评价、分析报告以及有关经济合同、对账单、余额调节表、各财产物资盘点等资料。 第二条 各公司财务部门负责会计档案的管理工作，并按照国家《会计档案管理办法》和《会计基础工作规范》的规定，对本单位财务和会计档案及时整理立卷、装订成册、妥善保管。 第三条 各公司财务部门应设立单独的档案室，存放各种档案，但应注意内
2、部资料与外部资料不得一室存放，并采取妥善的防火、防潮、防水、防盗、防鼠等措施，确保安全。 档案室内不得存放其他杂物和易燃易爆物品，并制定相应的档案室管理办法，指定专人进行整理、打扫、检查和保管，其他无关人员不得无故进入档案室。 第四条 各公司财务部门应明确当月尚未形成档案的凭证、账簿、报表的保管办法，界定有关责任，避免内部传递过程中凭证遗失。 每月月度终了，应于20日内将会计凭证装订完毕。每年年度终了，应于90日内将会计凭证、账簿、报表和其它资料装订完毕。 第二章 原始凭证的装订 第五条 会计凭证装订前，应做好如下准备工作： （一） 分类整理、按顺序排放，检查凭证有无空号
3、重号，附件是否齐全，附件尚空缺的，需立即补齐； （二） 摘除会计凭证内金属物，并将记账凭证、原始凭证摆放整齐，对大的附件要折叠成同记账凭证一样大小的规格，且折进左角，以利于翻看。纸张较小的原始凭证应用粘贴单粘贴，己破损的凭证也进行粘贴补牢。 （三） 检查记账凭证项目是否齐全，有无漏项，制单、复核、记账、主管人员签章是否齐备，有无记账凭证汇总表，记账凭证有无涂改、添补和撕毁、粘污现象，有以上情况的，需重新打印或填制。 第六条 会计凭证装订要求是： （一） 厚度不超过5cm，而且不得出现“头小肚大”的情况(可用夹板或硬板纸填充)，原始凭证的附件过大、过厚、不易折叠的，应另外存放，并
4、注明记账凭证号，以便查对。 （二） 加具统一印制的牛皮纸凭证封面，封面规格应略大于记账凭证，封面、记账凭证、原始凭证不得出现折角、歪斜、倒置现象，最终由会计主管验收签章，并填写封面内容，最后将凭证装入专门制作的凭证盒中。 （三） 凭证封面和凭证盒表面均需注明会计凭证名称、册数、起止年度和档案编号、会计主管、装订人、档案管理人等内容。 第七条 会计账簿装订要求： （一） 年度终了，打印出全年度所有总账、明细账用于平时的翻阅、借用、查核、留档。 （二） 打印完毕后，依据科目分别装订成册，装订的每册厚度不厚于5cm，。装订时各纸张应摆放整齐，不得出现折角、倒置情况。可利用账页左侧装订孔
5、直接装订，不需另外钻孔，装订时线绳应拉紧。 （三） 装订后，每册账页前加具账簿明细表，详细标明本册内总页码数，每一会计科目账页的起讫页码等内容。 （四） 装订完毕，每册账簿应加具同账页一样规格大小的牛皮纸封面，注明公司名称、所装订账簿类别、年度、名称、页数和编号，会计主管验收并签章。 第八条 会计报表装订要求是： （一） 平时月度仅将本期各项财会、税务报表分别放置在一起。年度终了，再将全年报表用线绳装订在一起，装订前也应检查是否月份齐全，报表顺序是否正确，装订完毕应加具牛皮纸的封面。 （二） 每一年度会计报告装订顺序应是会计报表封面————财务决算报表——按顺序排放的月度、季度会
6、计报表及附表——封底。 （三） 年度审计报告需单独存放，但需和相对应的每一年度的财务报表一起存放，以便于查找。 第三章 会计的档案的保管 第九条 其他会计档案如银行余额调节表、银行对账单、往来对帐资料、会计交接清单、另外存放的会计凭证附件 、在建工程决算资料等应按照以上相关要求进行整理后装订，并加具封面，基本要求是牢固、美观、整齐、逻辑关系清楚、签章齐备。 第十条 以电子媒介形式存储的会计档案资料，根据公司会计电算化管理制度的规定进行备份管理并储存在安全的场所。 第十一条 无正当理由，会计档案不允许外借和带出公司。财务和会计档案的借阅，须按有关的统一规定执行。经批准需带
7、出档案室借阅的，借阅人应按期归还所借资料，档案管理员应及时填写借阅记录（见附件二）。借阅财务和会计档案应按如下规定和权限办理： （一） 本公司财会部门或财会人员借阅的，应由财务经理批准； （二） 非财会人员借阅的，应由借阅部门负责人核实并经财务总监批准； （三） 非本公司所属单位或人员借阅和调出的，一律通过本公司总经理和财务总监批准。 （四） 借阅者现场查阅资料时，档案管理员应在现场陪同，借阅者需借出的，借出和归还时应由档案管理人员检查资料是否完整、清洁，清点档案数量，并办理借阅和注销手续。 第十二条 公司内其他部门或外单位人员需要复印会计档案的，事先应填写申请并经过本公司财
8、务总监批准，且非财务人员不得单独接触会计档案，复印资料必须由财务人员进行，并按规定同时填写借阅记录表。 第十三条 各种财务和会计档案的保管期限，按附件一的保管期限执行，且自国家统一规定的会计年度终了后的第一天算起。 第四章 会计档案的销毁 第十四条 保管期满需销毁时，由档案保管责任人员应提出申请，财务总监签示处理意见，并编制销毁档案清册（见附件三），报公司总经理和母公司财务总监批准后执行。 财务和会计档案销毁时，须有各公司财务部门负责人以及监销人员一起销毁，并在销毁文档的清册上签名或盖章，以示证明。监销人由各公司总经理和母公司财务总监共同指派。 监销人在销毁会计档案前，应当
9、按照销毁档案清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告所在公司总经理和集团财务总监。 第十五条 凡出现以下情况的，按公司有关奖惩办法执行： （一） 财务机构未采取妥善防护措施，也专设专门档案室，管理混乱，致使档案遗失、毁损的； （二） 会计档案外借，不按规定执行，不履行审批手续，并填写相关记录的，导致会计档案遗失，追讨不回的。 第五章 附则 第十六条 本办法由xx财务管理中心负责解释和定期修订，自下发之日起试行。 附件一： 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 纸质 电子 一 会计凭
10、证类 1 原始凭证 15年 —— 2 记账凭证 15年 —— 3 汇总凭证 15年 —— 二 会计账簿类 4 总账（科目发生额及余额表） 15年 永久 包括日记总账 5 明细账 15年 永久 6 日记账 15年 永久 纸质现金和银行存款日记账保管25年 7 固定资产卡片 固定资产报废后保管5年 8 辅助账簿 15年 永久 三 财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 10年 永久 包括文字分析 10 年度财务报
11、告（决算） 永久 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15年 —— 12 会计档案保管清册 永久 —— 13 会计档案销毁清册 永久 —— 14 银行余额调节表 10年 —— 15 银行对账单 10年 —— 附件二： 会计档案借阅记录表 查/借阅登记 归还/注销登记 序号 借阅日期 借阅人 档案编号 档案名称 类别 归还日期 档案管理员 财务负责人 签收 日期 签收人
12、
13、 附件三： 销毁会计档案清册 销毁日期： 年 月 日 序号 档案编号 档案名称 类别 所属年度 起止卷号 卷/册数 应保管期限 已保管期限 备注 档案管理员（签名） 监销人（签名） 财务负责人（签名） 集团委派监销人（签名） 公司负责人（签名） 法定代表人 （签名）
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