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办公设备日常管理制度

一、 总则
1.1目的：为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。
1.2适用范围：本制度所指办公设备主要包括电话、传真、电脑、打印机、复印机等。
1.3相关部门职责
1.3.1综合部：主要负责办公设备的申购受理，办公设备的采购、入库验收、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。
1.3.2设备使用部门：主要负责办公设备的申购、验收、使用、保管、维修保养、报修等事宜。
二、 办公设备日常管理
2.1办公设备购买。
2.1.1办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公司领导审批后由综合部统一购买。
2.1.2设备入库由综合部指定专人根据《设备验收单》进行验收，交付使用时根据《固定资产验收单》登记使用信息进行备案，并对办公设备建《设备登记清单》电子档。
2.1.3对于临时增购的办公设备要经总经理和副董事长审批同意。
2.2办公设备的使用和保养。
2.2.1使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门主管负责人监督检查。
2.2.2公司各类设备的保养和维修，由各职能部门参照规范，自行组织实施。
2.2.3综合部对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。
2.3办公设备维修管理
2.3.1设备发生故障无法自行修理的，由综合部联系供应商进行维修，保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，按照维修的真实情况，并登记相关的“维修记录”。
2.3.2所有设备的都必须建立完整的维修档案，由综合部统一管理，主要包括设备编号、购买日期、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。
2.3.3综合部定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。
2.4办公设备使用监督
2.4.1综合部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。
2.4.2综合部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。
三、 办公设备分类管理
3.1电脑的使用管理
3.1.1专人收管
3.1.1.1每台台式机电脑指定专人上机，负责日常操作，非操作人员不得随意使用。
3.1.1.2电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。
3.1.1.3公司的手提电脑由综合部指定专人管理使用。
3.1.2电脑的操作规定
3.1.2.1严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用公司电脑玩游戏、看电影、下载与工作无关的内容等，占用公司网络宽带资源。
3.1.2.2不得使用未经病毒检查的U盘、移动硬盘等，防止病毒入侵。
3.1.2.3严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。
3.1.3病毒防护
3.1.3.1未安装杀毒软件的电脑一律不得使用。
3.1.3.2对于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。
3.1.3.3任何电脑不得安装游戏软件。
3.1.3.4软件使用前要确保无病毒。
3.1.3.5任何人未经他人同意。不得使用他人办公电脑。
3.1.4硬件保护
3.1.4.1未经综合部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。
3.1.4.2拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。
3.1.4.3硬件维护后，必须将所有设备复原。
3.1.4.4各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。
3.1.4.5各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。
3.1.4.6对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。
3.1.5电脑的保养
3.1.5.1保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。
3.1.5.2定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储，备份的光盘由部门保管。
3.2电话的使用管理
3.2.1电话由综合部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。
3.2.3每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。
3.2.4禁止因私使用公司电话。
3.3打印机、复印机的管理
3.3.1办公室公共区域的打印机、复印机由综合部专人管理使用，各部门内的打印机、复印机由各部门负责人指定专人管理使用。
3.3.2为确保打印机、复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长，下班后管理专人需关闭电源。
3.3.3打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。
3.4传真机使用管理
3.4.1办公室公共区域的传真机由综合部专人管理，各部门内的传真机由部门负责人指定专人管理使用。
3.4.2不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。
3.4.3每天下班后，传真设置成自动接收，防止遗漏重要文件。
3.5其他办公设备的使用管理
3.5.1办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。
3.5.2办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。
四、 办公设备固定资产管理
4.1.办公设备固定资产包括：办公桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等。
4.2综合部半年对固定资产进行全面的盘点，核对资产数量，财务部协助审查盘点过程的真实性，做到帐实相符。
4.3综合部对于价值5000元以上（含）的办公设备，建立《设备点检卡》档案，由设备供应商进行定期维护，登记至点检卡上备档。
4.4各项固定资产的质量保证书等资料由综合部统一保管建档。
4.5员工要爱护所有公司的公共设备，不得浪费及破坏公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有的设备的电源及容易发生危险的器具，保证安全。
4.6任何人未经批准，不得将专用的办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。
五、 办公文具管理
5.1文具用品分为个人使用类和业务使用类两种。
5.1.1个人使用类系指个人自己使用保管的用品，如笔类、尺类、橡皮等。
5.1.2业务实用类系指本部门共同使用保管的用品，如文件架等。
5.1.3各部门申领时需进行登记，《办公用品领用表》由综合部统一存档。
5.2综合部每月需统计各部门的文具用品使用数量，并做好记录备档。
5.3严禁员工将公司文具用品取回家私用。
5.4正常消耗性文具用品如水笔、钢笔、计算器、剪刀、胶水等再领用时，需以旧换新，否则不予核发。
六、违反办公设备日常管理规定行为的处罚细则
6.1因失误操作导致的固定资产、办公设备损坏的，视具体损坏程度，由当事人承担相应的维修费用。
6.2因失误操作导致的固定资产、办公设备损毁的，由当事人按照折旧后原价进行赔偿。
6.3恶意损坏、损毁公司办公设备等固定资产的，视情节轻重，给予当事人口头警告、书面警告信、通报批评等行政处分，并由当事人承担相应的维修费用；对于确定无法修复的办公设备等固定资产，给予当事人口头警告、书面警告信、通报批评等行政处分，并由当事人按原价双倍赔偿。
6.4因个人原因违反3.1条电脑使用规定，导致信息资料丢失、网络瘫痪、硬件损坏等不良后果的，给予当事人口头警告、书面警告信、通报批评等行政处分，并由当事人承担相关的经济损失。
6.5违反其他规定的，视情节轻重，可给予行政处分或经济处罚。
七、其它
7.1员工离职办理离职手续的时候，需把领用的办公文具悉数交还综合部，若有损坏或丢失，负责赔偿。
7.2办公事务用品如办公桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经综合部办理迁移手续后，方可执行。
7.3固定资产的报废，需经总经理批准后核销。
7.4本制度由公司综合部负责颁发、实施和解释。
7.5本修订制度自颁发之日起执行。

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附件一：设备验收单
附件二：固定资产验收单
附件三：设备登记清单
附件四：办公用品领用表
附件五：设备点检卡