公司行政物品管理核心制度.doc

行政办公用具管理制度第一章 总则第一条 目标 为适应企业快速发展需要，推进行政办公物品规范化管理，控制办公费用，本着节省高效标准，特制订本制度。第二条 适用范围 本制度适适用于企业所属各部门。本制度所指办公用具为职员日常办公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）和办公家俱（含桌、椅、柜等）。第二章 办公用具分类第三条 行政办公物品分类 行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用具。1、 办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有实物形态，单位价值在元及以上多种办公家俱及办公设备。2、 办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在元以下500元以上多种办公家俱及办公设备。3、 办公用具是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中轻易消耗多种办公类资产。第三章 行政办公物品管理职责第四条 行政部关键职责：行政部是行政办公物品综合管理部门，负责对行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责关键包含：1、 供给商选择及管理；2、 组织各部门行政物品管理程序监控；3、 年度。每个月办公物品开支计划编制、报批和实施；4、 行政办公用具分配、调拨、维修和报废；5、 配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。第五条 部门资产责任人关键职责：认真落实实施企业资产管理制度；各部门有专员负责本部门资产保管和资产增减、转移、维护、报废和监督统计；合理调配本部门室内办公设备等资产；第六条 资产使用人关键职责：应该珍惜企业财产，合理使用办公设备，由人力资源部帮助负责培训职员珍惜国有资产意识，正确使用办公设备。假如因使用不妥，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。第四章 行政办公物品采购第七条 办公用具采购1、 行政部每个月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入企业全方面预算，报企业财务部列入每个月全企业资金计划。2、 行政部持相关票据依据企业相关财务要求报销，费用计入各部门年度预算实施台账。3、 办公耗材文具领用参考需根据规格及使用情况购置，并由行政部主管领导同意后购进。购进消耗材料统一保管。第八条 办公类服务采购办公类服务采购指企业各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类采购。1、 行政部进行货比三家方法进行询价后按程序选择服务供给商。2、 各部门有对外宣传品、印刷品印制需求，经主管领导审批后在企业行政部公布服务供给商范围内选择。第九条 办公资产采购1、 办公资产采购计划各部门历史需要置办办公资产时，填写办公物品申请表，经企业领导审批经过并签字后，提交行政部实施采购。2、 实施采购行政部进行货比三家措施进行询价后，连同采购申请表和询价后采购报价单上报企业领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购置。3、 验收行政部汇总使用依据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完成后填写验收单并签字确定，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部依据入库单和购物发票进行账务处理。办公物品申请表和购物明细复印件由行政部统一保管。第五章 办公物品管理第十条 办公用具配发1、 各部门指定一名专员负责本部门办公文具领用和发放。2、 办公用具按需领用，行政部负责办理使用部门领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。3、 职员在企业内部调动，其使用办公用具能够随职位转移带走。第十一条 办公资产管理1、 资产调拨部门和部门之间转移办公设备等资产必需填写资产调拨单。必需严格根据审批次序实施。审批次序：调出部门责任人调入部门责任人行政部确定签字后，方可转移资产。职员之间不得私自调换自己使用办公设备等资产。2、 资产报废由部门责任人填写资产报废申请单，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏判定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做对应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，不然该部门根据其原值赔偿，并根据企业相关要求处罚。3、 资产租用、出租和外借（1） 企业需要办公资产标准上不提倡租用。假如确属需要，租用部门必需报企业行政部审批，行政部应尽可能考虑在企业内部调配，调配确实有困难而且购置不经济合算情况下，经总经理同意方可租用，租用手续由行政部统一办理。（2） 企业长久不使用行政办公资产能够考虑对外出租和外借。行政部定时对全部闲置办公资产进行清查盘点，对其中达成报废条件按相关制度办理报废手续，对长久闲置物品主动寻求外租，对以后没有使用价值物品进行出售。4、 办公资产日常维护、维修（1） 行政部是办公资产日常维护、维修责任部门。（2） 行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。依据维修计划对各部门办公资产进行检验，按期进行维护，确保各物品正常工作。（3） 各部门办公资产需要维修时，由部门责任人填写办公设备维修申请表报送行政部。不经部门资产责任人而私自维修，相关费用行政部不予受理。（4） 行政部接到申请单后，需对报修设备进行判定，进行对应维修、更换，通常性维修理应在三个工作日内修理完成，其它较为复杂修理应在七个工作日内修理完成。维修完成后立即登记办公设备维修统计表，资产使用部门责任人签字确定。（5） 若聘用外部单位进行维修，相关付款事项实施资金支付程序。（6） 因为人为原因造成办公资产损坏，需根据物品原价进行赔偿。5、 办公资产年底盘点（1） 年底资产清查由行政部对各部门进行实物清查，丢失办公资产由丢失部门根据原值赔偿。资产清查结束后，由行政部将年底清查汇报上报企业领导。（2） 办公物品丢失、损坏属于过失人责任，过失人应负担对应赔偿责任。各部门责任人要调离本部门时，人力资源要立即通知办公室，办公室依据办公资产台账清点调出人负责部门所使用资产。有短缺者，按物品原价赔偿，待办理完办公设备移交手续后，方可调离本部门；通常职员调离本部门，由部门主管负责该职员使用资产移交，由人力资源部帮助完成。第六章 附则第十二条 度由企业行政部负责制订、解释。修订并实施监督。第十三条 本制度自颁布之日起实施。