公路工程局有限公司公文处理办法.doc

xx公路工程局有限公司公文处理办法第一章 总 则第一条 为了提高xx公路工程局有限公司（以下简称局）公文处理工作的质量和效率,根据中共中央办公厅、国务院办公厅党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）、党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）和x建设股份有限公司公文处理办法（x股办字2012732号），结合局工作实际，制定本办法。第二条 中共xx公路工程局有限公司委员会（以下简称局党委）的公文处理工作适用本办法。第三条 局、局党委公文是局、局党委实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条 总经理办公室（党委工作部）是局公文处理工作的管理机构，并对所属各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第七条 各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理工作的人员，应当忠于职守，勤勉高效，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应当保持相对稳定，以保证公文处理工作的连续性；如确需调换时，要做好工作交接，并报总经理办公室（党委工作部）备案。第二章 公文种类和形式第八条 局、局党委公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排、奖励有关单位及人员、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。（三）通知。适用于印发规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（五）报告。适用于向上级单位或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级单位或有关主管部门的询问。（六）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。（七）批复。适用于答复所属单位的请示事项。（八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （九）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十）纪要。适用于记载会议情况和议定事项。第九条 局、局党委公文的主要形式为文件式公文、信函式公文、传真文件、签报，部门信函式公文。第十条 各类公文的适用范围：（一）文件式公文。用于向中国交建（中国交建党委）及有关主管部门呈报请示、报告和意见；传达贯彻国家路线、方针、政策；印发局、局党委制定的规章制度和规范性文件；作出重要工作安排；奖惩有关单位和人员；局机关及所属单位有关人事任免；答复所属单位报请审批事项；通知重要事项；转发中国交建（中国交建党委）及有关主管部门重要文件等。（二）信函式公文。用于向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；转发中国交建（中国交建党委）及其部门事务类文件；向所属单位布置事务类工作等。（三）传真文件。用于紧急情况下发送的公文。（四）签报。用于局各部门向局领导请示问题或报告工作等。（五）部门信函式公文。用于各部门依据部门职责，对职权范围内的事项与部门之间商洽工作、征询意见或答复问题，向所属单位的相关部门布置事务类工作、征询意见或答复问题等。第三章 公文格式第十一条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期和页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当分别标注密级和保密期限。局不具有确定国家秘密的权限，但应遵从国家秘密事项，根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”；涉及局商业秘密的事项，应当按照局商业秘密保护有关规定,根据涉密程度分别标注“核心商秘”、“普通商秘”。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年；商业秘密的保密期限，可以预见时限的以年、月、日计，不可以预见时限的应当标注“长期”或者“公布前”。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”（7个工作日办结）、“加急”（10个工作日办结），传真文件应当分别标注“特提”（24小时办结）、“特急”（3天办结）、“加急”（5天办结）、“平急”（7天办结）。（四）发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，主办单位排列在前，也可以单独用主办单位名称。局文件式公文发文标志为“xx公路工程局有限公司文件”，局及所属部门信函式公文发文标志为“xx公路工程局有限公司”；局党委文件式公文发文标志为“xx公路工程局有限公司党委文件”，局党委及所属部门信函式公文发文标志为“xx公路工程局有限公司党委”。 （五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。 局发文字号由局代字“x局”、各部门代字、年份、序号组成。局党委发文字号由局党委代字“x局党”、各部门代字、年份、序号组成。各部门发文字号由部门代字、年份、序号组成。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。其中，发文单位可视情况加以省略，但应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和局规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件（不包括转发、印发、报送件），应当在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序号和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位均要署名。（十二）成文日期。署发文单位负责人签发的日期或会议通过日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。年、月、日要完整，不得省略。（十三）印章。公文除“纪要”和传真文件外，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。联合行文时，发文单位均要加盖印章。（十四）附注。公文需要说明的其他事项，应当加括号标明。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。转发、印发或报送的文件，应当随同印发，但不必标明“附件”字样。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。（十七）印发单位和印发日期。（十八）页码。公文页数顺序号。第十二条 公文的版式按照党政机关公文格式(GB/T9704-2012)国家标准执行。 第十三条 公文用纸幅面采用国际标准A4型（210mm*297mm），左侧装订。第四章 行文规则第十四条 行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。第十六条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不得抄送所属单位。（二）所属单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。 （三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（四）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。（五）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。第十七条 向所属单位行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。（二）总经理办公室（党委工作部）根据局（局党委）的授权，可以向所属单位（所属单位党组织）行文。其他部门不得向所属单位（所属单位党组织）发布指令性公文或者在公文中向所属单位（所属单位党组织）提出指令性要求。（三）各部门职权范围内的事项，应由部门自行行文。各部门依据部门职责可以向所属单位的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。（五）上级单位向受双重领导的所属单位行文，必要时抄送该所属单位的另一个上级单位。第十八条 平行文应当遵循以下规则：（一）平行文主要指不相隶属单位之间、部门之间的行文。（二）不相隶属单位之间、部门之间可以互相行文，一般以“函”行文。（三）对不相隶属单位之间、部门之间的行文，不得有指令性内容。第十九条 同级党、政、工、团可以联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。同级党、政之间不能互相行文。党、政部门依据职权可以互相行文。第二十条 传真文件不得有涉密内容。第二十一条 使用“签报”应当遵循以下规则：（一）“签报”须有主办部门主要负责人签字，如事项涉及其他部门职能，应会签有关部门。（二）“签报”不得同时分送两位以上局领导审批。（三）“签报”作为局内部文件，由总经理办公室（党委工作部）统一登记、编号，呈局领导签批、归档。（四）起草、送审公文时，相关的“签报”应当随公文一并流转并存档。第五章 公文拟制第二十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第二十三条 公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策及本单位有关规定，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。 （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。 （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。 （四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 （六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（八）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（九）必须使用国家法定计量单位。（十）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译文。 （十一）应附来文和必要的相关文件、资料。 （十二）对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。（十三）局领导应当主持、指导重要公文起草工作。第二十四条 公文文稿签发前，应当由承办人所在部门负责人、会签部门负责人、总经理办公室（党委工作部）依次审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确，即是否确需行文。（二）行文方式是否妥当。（三）是否符合行文规则和公文起草的有关要求。（四）公文格式是否符合要求。第二十五条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新送审。第二十六条 局、局党委重要公文和上行文由局主要领导签发，平行文和下行文，按领导分工，由局主管领导或经其授权的其他领导签发；各部门发文由各部门负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的领导会签。第六章 公文办理 第二十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十八条 收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息（公文标题、密级、发文字号、发文机关、来文日期、收文编号）和办理情况应当详细记载。一般事务性来文可视情况确定是否登记。（三）初审。对收到的公文应当进行审核。初审的重点是：是否应由本单位、本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定等。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）分办。经审核，对符合规定的公文，应当根据文件内容及部门职责提出处置意见，呈局领导批示或者送有关部门办理。分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文。需要两个以上部门办理的公文，应当明确主办部门。凡需要限时办理的公文，应当明确办理时限。（五）承办。承办公文应当做到：1.承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕，确有困难的，应当及时说明；2.需请示局领导的事项，承办部门应当先行提出处理意见；3.对领导的批示意见或文件办理完毕，应当在文件批转处理单上简要签注承办结果，并签注姓名和日期；4.涉及其他部门职责的，主办部门应当主动与有关部门协商；不能取得一致时，报请局领导协调或裁定；5.审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知；6.对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的公文，应当迅速退回总经理办公室（党委工作部），并说明理由；7.主送各部门的公文，由各部门承办。（六）传阅。对需要传阅的公文应当及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。公文的传阅顺序原则上按照局领导的排序由前向后（办件由后向前）传阅；时限紧急的，由总经理办公室（党委工作部）同时送领导阅批，待领导阅批后收回统一整理。公文传阅过程中，局领导批示有关部门阅处的，一般需待公文传批完毕后再转相关部门；时限紧急的，由总经理办公室（党委工作部）先行将复印件送承办部门办理，原件继续传阅。应当送局领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容：1.上级机关下发的重要文件；2.涉及全局利益或局部重大利益的事项；3.无明确归口管理部门，需要领导批示的事项；4.特别紧急的需要领导批示的事项；5.领导交办的事项；6.其他需要领导批示或阅知的事项。（七）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。（八）答复。承办部门应当将公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。第二十九条 主送局（局党委）公文，由总经理办公室（党委工作部）负责签收、登记、初审、分办、传阅、催办；主送各部门公文，由各部门负责签收、登记、初审、分办、传阅、催办。 第三十条 发文办理主要程序是： （一）复核。已经局领导签批的公文，印发前总经理办公室（党委工作部）应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。公文一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效用，需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、印制份数并详细记载。局（局党委）发文由总经理办公室（党委工作部）登记，各部门发文由各部门登记。（三）印制。局（局党委）发文由总经理办公室（党委工作部）印制，各部门发文由各部门印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当使用符合保密要求的设备、在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制后由承办人负责校对，校对人应当对所校文件文字、格式、印制质量进行检查，确认并签字后分发。上行文或其他重要公文，由总经理办公室（党委工作部）进行二校。涉密公文应当通过机要渠道进行传递。第三十一条 公文整理归档应当做到：（一）需要归档的公文及有关材料，根据局档案管理有关规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得将应当归档的公文据为己有或拒绝归档。（二）归档范围内的公文，根据其互相联系、特征和保存价值等进行分类整理，便于保管和利用。（三）两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。（四）本单位领导兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。（五）各部门制作、保管的需归档的文件资料及音像资料等，按局档案管理办法统一交总经理办公室档案室，不得私自留存。（六）各部门兼职档案员负责本部门文件资料的日常整理工作。电子文件随时整理归档，纸质文件应在每年6月底前，将上一年已收集整理的案卷移交总经理办公室档案室，并办理移交手续。第七章 公文管理第三十二条 局、局党委公文由总经理办公室（党委工作部）统一管理。第三十三条 各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥效用，并将公文由文秘部门或专人统一管理。第三十四条 各单位应当按照保密相关要求建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。第三十五条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。第三十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。第三十七条 复制、汇编机密级、秘密级及商秘级公文，应当符合有关规定并经局领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。第三十八条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起无效。 第三十九条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。第四十条 不具备归档和保存价值的公文，经总经理办公室（党委工作部）负责人批准后可以销毁。涉密公文由总经理办公室（党委工作部）统一组织销毁，销毁涉密公文应当履行审批登记手续，到指定场所由两人以上监销，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第四十一条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理；机构撤销时，需要归档的公文经整理后移交总经理办公室档案室。工作人员离岗离职时，应当将暂存、借用的公文移交、清退。第四十二条 新设立的机构应当向总经理办公室（党委工作部）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文机构，机构合并或者撤销的，相应进行调整。第八章 附 则第四十三条 电子公文处理工作按照局电子公文处理有关规定执行。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。第四十四条 局所属各单位可参照本办法制定本单位的公文处理办法。第四十五条 本办法由总经理办公室（党委工作部）负责解释。第四十六条 本办法自印发之日起施行。原xx公路工程局有限公司公文处理办法（x局办字200387号）、xx公路工程局有限公司党委公文处理办法（x公局党办字200718号）同时废止。局其他规定与本办法相抵触的，以本办法为准。附件: 1.各部门规范简称及发文代字表 2.局、局党委公文发文字号表3.各单位规范简称及发文字号中单位（党组织）代字表4.局、局党委公文处理单及各类公文发文式样5.局、局党委发文范围 6.xx公路工程局有限公司公文格式18