大型购物广场财务信息管理.doc

xxxx购物广场
有限公司
内部控制系列文件
020102

财务信息管理

xx 版

批 准：

xx-04-01 发布 xx-04-01实施
xxxx购物广场有限公司

经理应当保证财务部、10目的
本程序规定公司财务信息的管理要求，旨在规范公司财务资料管理工作并使之符合国家相关法律规定的要求，降低财务信息管理风险。
2.0制度要求
2.1财务信息管理程序制定
2.1.1公司财务部负责制定本公司财务信息管理程序。
2.1.2统括部、内控人员和财务部应当组织财务信息的相关培训，财务部所有工作人员都必须参加。培训后视情况对参加培训人员进行考核。
2.1.3 NC新增系统模块或功能，由NC系统管理员或负责此项目的责任人组织会同系统开发单位联合组织培训。
2.2财务信息的界定和主管
2.2.1 财务信息的内容包括：会计凭证、会计账簿、会计报表以及为会计核算提供依据的各种原始凭证和审批报告，财务分析和NC系统数据及其他以各种电子媒介存储的财务信息等资料。
Ø 会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
Ø 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
Ø 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
Ø 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
2.2.2财务部是公司财务信息主管部门。其他部门负责协助财务部管理财务信息。
2.2.3 财务部指定财务会计负责保管财务信息。指定部长助理担任 NC 系统管理
员，并明确其职责。出纳人员不得兼职保管财务信息和 NC 系统管理员。
2.2.4财务信息属于公司保密资料。其日常管理还应当符合公司文件和记录的保管程序以及信息安全管理程序的要求。
2.3财务信息立卷与归档
2.3.1财务部对每年形成的财务信息，按归档要求，负责整理立卷、编号并装订成册。对去年的档案要整理由财务部指定专人保管。每年年初（3月前）对前年的财务档案整理清点一遍指定财务部专人按归档方式保管（例：2010年初应将2008年的财务档案整理清点，再由专人按归档方式保管）。移交时会计人员与档案保管人员应办理档案移交，接交人、移交人、监交人分别在移交书上签字盖章。保管人员日常必须上锁，其它人员需查阅或借出，按照档案管理的方法严格办理登记、领用手续。
2.3.2会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。会计账簿必须以经过审核的会计凭证为依据登记，各项经济业务必须在统一会计账簿上登记、核算，不得私设会计账簿。财务部和内控人员应每年将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对，保证账实、账证、账账、账表相符。
2.3.3档案保管员接受保管的财务信息，应当保持原卷册的封装；个别需拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
2.3.4财务信息应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
2.3.5财务信息应当存放于有一定防盗和防火功能的档案柜中。档案柜钥匙应当由专职保管人员负责管理。备用钥匙应当密封后由财务部长保管。
2.3.6财务信息应当按保密资料或机密资料进行管理。
2.4财务信息调阅
2.4.1财务信息管理人员应当建立《财务档案借用（阅）登记表》（参见表1），全面登记记录财务信息的查阅情况。非财务人员因业务需要查阅财务信息者，事先应当经财务部长杉井为财务总监。考虑业务人员需求，此条规定针对内部员工，建议权限由财务部长把握
批准，并要按规定办理查阅登记手续。
2.4.2会计档案借阅批准权限
Ø 本公司财务部内部人员借阅会计档案，保管人员应及时提供；
Ø 本公司其他部门借阅会计档案，要经财务部长杉井为财务总监。内部需求，建议权限由财务部长把握。
批准，方能借阅；
Ø 外单位人员查阅会计档案，要持单位介绍信，经本公司财务部长新增财务部长权限。资料保管权限在财务部会计，建议审核权限经过财务部长。
、财务总监和总经理批准，方能借阅。并办理借阅手续，在《财务档案借用（阅）登记表》上进行登记。
Ø 借阅会计档案必须携带出公司，要经财务部长新增财务部长权限。资料保管权限在财务部会计，建议审核权限经过财务部长。

、财务总监考虑到公司的组织架构，此处是否需要删除？
和公司总经理批准，并办理借阅手续，在《财务档案借用（阅）登记表》上进行登记。
2.4.3政府主管机关或外单位因业务需要查阅财务信息时，应经公司财务部长新增财务部长权限。资料保管权限在财务部会计，建议审核权限经过财务部长。

、财务总监考虑到公司的组织架构，此处是否需要删除？
和总经理批准，且派专人陪同阅看。
2.4.4财务信息原件原则上不得借出财务部。确因业务需要，如：政府检查机关、公安司法机关办理案件时，需经公司总经理批准后方可借出。借出财务信息时，经办人员双方必须进行全面的数量清点并做好登记记录。
2.4.5公司内控负责人有权现场查阅或调阅企业所有财务信息，但调阅财务信息时应当与专职管理人员办理登记手续。
2.4.6 根据合资协议和集团内控管理程序规定，集团审计部有权代表股东和董事对集团所属公司进行全面审计并查阅所有财务信息。
2.4.7公司签约委托的外部审计师或公司委托律师可以查阅公司财务信息。但在查阅财务信息前应当经过财务部长杉井为财务总监。资料保管权限在财务部会计，建议审核权限放在财务部长。
或公司总经理的批准，并且对外部审计人员或委托律师的身份进行核准登记，并签订保密协议或作出相应的书面承诺。财务部专职管理人员应当协助或陪同会计师或律师查阅与委托事项相关的财务信息。
2.4.8外部审计师或律师借阅档案应当放置在安全的、独立的场所。审计师下班后，其借阅的档案应当退回档案管理室或锁入临时档案柜中。
2.4.9非控股股东单位人员或者其委托外部审计师查阅公司财务信息前，应当事先向公司总经理提出书面要求，由公司董事会审核批准后方可开始查阅。该外部审计师必须符合国家有关任职资格，同时必须提供相关证明文件或承诺书，证明其未在与本公司有业务竞争的相关企业担任审计师。
2.5财务信息交接
2.5.1公司撤并后，其财务信息应立即指定专人就地封存后转移到上级控股公司财务部或公司档案资料室。交接双方应当办理详细的交接登记手续。
2.5.2合资公司因倒闭清算时，应当根据国家法律规定，将全部财务资料原件统一移交中方股东管理，外方股东可以复印留底。
2.6财务信息销毁
2.6.1 会计档案的保管年限，按《会计档案保管年限表》执行。保管年限期满后方能销毁。会计部门保管的较为重要的会计档案，如各种契约、重点工程决算资料、会计记录应永久保存；其他档案按其使用价值由各单位自定保管年限。
会计档案保管年限表
档案名称
保管期限
备注
一、会计凭证

各种凭证
15年
包括：原始凭证、记账凭证和汇总凭证
二、会计账簿

1.总账
15年

2.明细分类账、辅助账簿
15年

3.日记账
15年
现金、银行存款日记账保管25年
4.固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年
三.财务报告类

1.年度财务报告
永久
包括附表、报表附注和文字分析
2.月、季度财务报告
3年

四.其他类

1.会计档案移交清册
15年

2.会计档案保管清册
永久

3.会计档案销毁清册
永久

4.银行存款余额调节表
5年

5.银行对账单
5年

2.6.2会计档案保管年限期满后方能销毁。财务信息保管期满，需要销毁的，由公司档案保管部门或财务部提出销毁意见，并严格审查，编造财务信息销毁清册，报总经理和董事会批准后共同派员监销，方可销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。
2.6.3办理财务信息销毁工作，应当由财务部和档案部门共同派员监销。财务信息销毁前，监销人应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报公司总经理和财务总监此处是否需要修改为财务部长？
，销毁清册应当永久保存。
2.6.4财务信息管理人员如果发现其保管的财务信息丢失、被盗、被人全部或部分销毁、隐匿、原件被非法更换或涂改、非法复印、长期借阅不还等情况，应立即报告公司总经理和财务总监此处是否需要修改为财务部长？
，并由总经理指定专人进行调查处理。发现有违纪、违法者，按公司有关奖惩管理规定予以严厉的处罚及至追究法律责任。
2.7 会计信息化
2.7.1本公司使用统一的NC系统，出纳人员不得兼任电算化系统的管理人员，不得兼任记账凭证的审核工作。
2.7.2 所有需要增加NC系统（包括新增）用户的人员需通过填写《NC系统用户申请表》(参见表2)，经公司财务总监此处是否需要将财务总监修改为财务部长？
或财务部长新增内容，1、NC为杉杉集团提供2、财务部长负责日常工作，须了解员工操作权限
审批签字并加盖公司公章后，将申请表报送至集团公司财务部NC系统管理员，由NC系统管理员递交集团财务总监审批通过后予以增加用户，并及时告知该人员用户名和登录密码。新增用户初次登录系统后必须更改密码，密码应由数字、字母或符号组成且长度不得低于6位，用户应每月修改密码一次。
2.7.3 公司用户需根据实际操作情况填写《用户权限申请表》（参见表3），并经财务总监此处财务总监是否需要删除？
或财务部长新增内容，和系统用户申请表权限保持一致。
、内控负责人审批签字和加盖公司公章后，随同《NC系统用户申请表》一起报送至集团公司财务部NC系统管理员，由集团NC系统管理员提交集团财务总监审批，再根据审批通过的申请表予以分配权限。
2.7.4 用户变动（调离、离职等）需办理用户、培训资料交接手续，需填写《NC系统用户注销（变更）表》（参见表4）经公司财务总监此处财务总监是否需要删除？
或财务部长新增内容，和用户权限申请表权限保持一致。
审批签字和加盖公司公章后，将申请表报送集团公司财务部NC系统管理员，由集团NC系统管理员提交集团财务总监审批，再根据审批通过的申请表对该用户进行注销。
2.7.5用户登入NC系统，输入错误密码超过3次以上，系统会对该用户的ID进行自动锁定。如需要对该用户的ID予以解锁，在解锁前必须由锁定用户填写《NC系统用户ID解锁申请表》（参见表5），并经财务总监此处财务总监是否需要删除？
或财务部长新增内容，和用户权限申请表权限保持一致。
审批签字后，将申请表报送集团公司财务部NC系统管理员，由集团NC系统管理员根据审批通过的申请表予以用户解锁。
2.7.6 用户如发现账户信息泄露，须在最短时间内（最长不超过24小时）通知NC系统管理员。NC系统管理员在查明情况前，应暂停该用户的使用权限，并同时对该账户所报数据进行核查，待确认没有造成对报告数据的破坏后，通过修改密码，恢复该账户的使用权限，同时保留书面情况记录，如发现数据破坏，应及时通知集团系统管理员。
2.7.7用友发布NC系统相关补丁，由系统管理员配合用友项目顾问及时安装，并填写《NC系统补丁安装记录表》（参见表6）。
2.7.8公司对正在使用的用于会计核算的计算机硬件设备进行更换时，应该由财务部提出申请，确定选型方案，经财务总监此处财务总监是否需要删除？
或财务部长新增内容，考虑财务部长直接负责日常业务。
和总经理审核后方可实施，同时，在杉杉集团财务部备案，并且实施以上活动时应该采取备份、替代性措施确保会计信息的安全、完整和连续。财务信息系统原则上不得与公司其他业务系统进行数据直接对接。若公司确因管理需要，将财务信息系统与其他业务系统联接以提高工作效率，或以实现信息共享时，公司应书面说明理由，并提出信息安全管理方案，经财务总监此处财务总监是否需要删除？
或财务部长新增内容，考虑财务部长直接负责日常业务。
和总经理审核后方可实施，同时，报杉杉集团备案。
2.7.9每个财务人员应该设立不同的账号密码，并且保证财务人员离岗后，账号密码必须立刻注销。
2.7.10会计信息输入人员不得自行进行数据的修改，如确需数据修改时必须得到会计主管的授权。
2.7.11外部审计等人员查看或使用会计信息系统需事先经财务总监此处财务总监是否需要删除？
或财务部长新增内容，信息权限在各财务人员，建议审核权限经过财务部长。
审批同意，且必须在财务部人员陪同下进行。
2.7.12公司应该每年将所有会计账簿进行打印并留档。每年3月底前，应将上年账簿打印装订完毕；打印帐页的格式应符合一般手工账簿的格式；每个科目不论有无发生额均要打印帐页；打印帐页应尽量按科目代号顺序装订，一本账簿装订了多个科目的，必须制作科目页次、目录。
2.7.13公司对于电子档财务信息包括电子版的财务报告及财务软件中的备份资料等，每月U盘备份一次，每年3月底前将上年电子档信息汇总备份，上交财务档案室一份。
2.7.14财务部指定财务部长负责信息化会计档案的管理，做好消磁、防火防潮和防尘等工作，对于U盘保存的会计档案，应当定期检查，防止由于U盘损坏而使会计档案丢失。对于NC系统中基础档案信息的变更，应通过《相关基础档案变更申请表》（参见表7）进行审批。
2.7.15财务部长负责组织IT部员工每季对网上银行操作系统进行检查和维护，包括操作系统控制权限，网络数据库管理，杀毒软件的更新及网银密钥的权限管理等。维护人员将检查和维护情况填写在《网络运行情况表》（参见表8）、《网络问题处理跟踪表》（参见表9）、《数据库维护记录表》（参见表10）、《数据库问题处理跟踪表》（参见表11）上，由财务部长杉井为财务总监，考虑财务部长负责检查维护，建议由财务部长签字确认。
签字确认
3.0流程图（另附）
4.0政策
4.1 禁止公司领导和财务人员隐匿、私自销毁、涂改、更换财务信息或将财务信息带出办公场所。
4.2严禁未经授权将数据备份出系统，转给无关的人员或单位；严禁未经授权进行数据恢复或转入操作。
4.3 操作财务信息系统时必须按照赋予的操作权限进入操作，不得中途让他人代为操作，操作完毕后，必须及时退出系统。
4.4 系统管理员不得擅自泄漏自身用户名及密码，不得为他人检索其他人员信息和企业信息，不得随意修改合法用户的身份和密码。
4.5 用户权限的申请应严格按照各人员在公司及信息系统中的角色填写，尤其是财务部门各人员，还要遵守《企业会计制度》中的要求，不同的角色对应不同的权限，不得越级或超范围申请，也不能自定义角色名称。
4.6禁止公司领导将财务信息未经董事会批准或私下交给某一股东单位使用或保管。
4.7禁止公司领导强迫或暗示财务部档案管理人员销毁或篡改公司财务信息。
4.8禁止公司领导和财务人员未经授权人员批准，擅自将财务信息向社会公众公布或提供给公司竞争对手。
4.9发现档案保管人员在保管财务信息工作中，有渎职或舞弊行为者，将按公司有关奖惩处罚规定予以相应的处罚。
4.10联网时要采取各种措施来保障上网数据的安全性。要严密控制好数据库及其服务器的口令，控制好各用户的口令。
4.11原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于公司总经办。
5.0 相关制度和表单
表1——财务档案借阅登记表
表2——NC系统用户申请表
表3——用户权限申请表
表4——NC系统用户注销（变更）表
表5——NC系统用户ID解锁申请表
表6——NC系统补丁安装记录表
表7——相关基础档案变更申请表
表8——网络运行情况表
表9——网络问题处理跟踪表
表10——数据库维护记录表
表11——数据库问题处理跟踪表

10

表1 xxxx购物广场有限公司
年财务档案借用（阅）登记表
序号
档案名称
用途

借用日期
借用部门
借用部门 负责人
借用人
归还日期
归还签字
分管领导
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

表2
NC系统用户申请表
申请人情况
单位全称

部门

姓名

职务/职称

联系邮箱

联系电话

账号申请情况

（1）账套用户：□开通

（2）报表用户：□开通

申请人签名：
申请理由

申请人所在单位意见

（盖单位公章）
申请日期

申请人财务负责人签字

批准日期

受理上级平台财务负责人签字

批准日期

负责开通人员签字

开通日期

备注

表3
用户权限申请表
申请人情况
单位全称

部门

姓名

职务/职称

联系邮箱

联系电话

情况说明

申请人签名：
用户所在账套
□杉杉控股账套□杉杉集团账套
用户角色
□财务总监□财务部长□财务经理□财务主管□主办会计□财务专员□出纳□资金专员□报销/审批人员
基本档案
□组织机构□人员信息□客商信息□存货信息□项目信息□结算信息
□财务会计信息□业务信息□资产信息□资金信息
会计平台
□财务会计平台
总账
□初始设置□凭证制单□凭证审核□凭证记账□凭证查询□月末结转
□试算平衡□结账□账簿查询
固定资产
□录入原始卡片□新增资产□卡片管理□资产维护□资产盘点管理□折旧与摊销□结账□账簿管理
全面预算
□预算桌面□预算填制□审批上报□预算查阅□编报管理□直接调整
□调整单管理□调整审批□调整批复□调整查询□分析查询□日常执行
□预算合并
费用预算
□预算桌面□调整单管理□调整查询□日常执行□控制方案□预警方案
□预算分析□调整单管理
综合授信
□数据初始□内部授信□银行授信□综合查询
信贷管理
□数据初始□合同清分□银行借款管理□资金拆借协议□委托贷款管理
□对外担保合同□内部借贷管理□内部委托贷款管理□业务查询□信贷管理统计查询
财务报表
□报表操作□合并报表操作□报表查询
其他板块

申请理由

申请人所在单位意见
（盖单位公章)
申请日期

单位意见
申请人财务负责人签字

批准日期

申请单位内控负责人签字

批准日期

受理单位领导签字

批准日期

负责开通人员签字

开通日期

备注

表4
NC系统用户注销（变更）表
申请人情况
单位全称

部门

姓名

职务/职称

联系邮箱

联系电话

情况说明

申请人签名：

申请理由

申请人所在单位意见

（盖单位公章）
申请日期

申请人部门领导签字

批准日期

受理上级平台财务负责人签字

批准日期

负责开通人员签字

开通日期

备注

表5
NC系统用户ID解锁申请表
申请人情况
单位全称

部门

姓名

职务/职称

联系邮箱

联系电话

申请理由

申请人签名：

申请日期

申请人所在公司财务负责人签字

签字日期

NC系统管理员签字

解锁日期

备注

表6
NC系统补丁安装记录表

日期
年月日
补丁名称

补丁解决问题：

安装结果记录：

提供人

安装人

安装时间

完成时间

表7
相关基础档案变更申请表

申请人情况
单位全称

部门

姓名

职务/职称

联系邮箱

联系电话

申请变更项目
□银行类别□银行档案□一、二级科目□内部客商□项目类型
变更详细内容

申请人签名：

申请理由

申请日期：
单位意见
申请人部门领导签字

批准日期

平台公司财务部讨论意见

受理单位领导是否批准
□是
□否
受理单位领导签字

负责变更人员签字

变更日期

备注

表8
网络运行情况表
日期
年 月 日 时
部门

问题记录

处理记录：

负责人签字

记录巡视人签字

编号：

表9
网络问题处理跟踪表
编号：
日期
年 月 日
出现问题时间

填表人

部门

问题描述：

原因分析：

处理方案：

处理结果：

预防措施：

执行人

跟踪人

完成时间

表10
数据库维护记录表
编号：
日期
年 月 日
数据库软件名

问题记录：

维护记录人：
处理记录：

用友维护人：

数据库管理员：

表11
数据库问题处理跟踪表
日期
年月日
出现问题时间

填表人

数据库软件名

问题描述：

原因分析：

处理方案：

处理结果：

预防措施：

执行人

跟踪人

完成时间