产品销售内部控制系统模板.doc

某某集团产品销售内部控制制度和操作步骤目录页次第一章 岗位分工和授权同意1-2第二章 用户档案管理2-4第三章 用户信用评定4-5第四章 销售协议5-8第五章 产品售价及产品销售通知单（原价格通知单）8-9第六章 产品发货通知单（“办货通知单”）9-10第七章 产品发货 10-18第八章 自用水泥和水泥样品 18第九章 销售发票开具18-20第十章 云天系统录入和销售收入确实定 20第十一章 产品运输及运费结算20-22第十二章 货款收取和账务处理22-25第十三章 月结用户核实25-26第十四章 应收账款核实和对账26-27第十五章 应收账款坏账评定27-28第十六章 水泥储罐使用管理28-29第十七章 销售档案管理29-32第一章 岗位分工和授权同意第一条 销售部应该建立销售部门岗位责任制（请参考附件一），明确岗位工作内容、职责、权限，确保销售业务不相容岗位相互分离、制约和监督。第二条 集团应该将办理销售、发货、收款三项业务部门（或岗位）分别设置：1、销售部门包含：西安销售部（以下统称：集团销售部）、铜川厂和泾阳厂开票室（名称不变）和发运室（原铜川厂销售科和泾阳厂发运室一律称：发运科，隶属集团销售部，工作要求请参考附件二）。其关键是负责：处理订单、签署协议、实施销售政策和信用政策、发货控制（发货卡开具）、发货数量查对、和用户往来账查对、和催收货款。2、发货部门关键是指铜川厂和泾阳厂放料岗位。其负责审核销售发货单据是否齐全并办剪发货具体事宜。3、财务部门（包含：集团财务部、铜川企业财务科和泾阳企业财务科）关键负责销售款项结算和统计、监督管理货款回收。第三条 不得由同一个人办理销售和收款业务全过程。第四条 销售部应该建立专门信用管理部门或岗位，负责制订信用政策，监督信用政策实施情况 。信用管理岗位和销售业务岗位应分设。第五条 销售部应依据具体情况对销售业务人员进行岗位轮换。第六条 销售部应该对销售业务建立严格授权同意制度，明确审批人员对销售和收款业务授权同意方法、权限、程序、责任和相关控制方法，要求经办人职责范围和工作要求。第七条 审批人应该依据销售和收款授权同意制度要求，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第八条 经办人应该在职责范围内，根据审批人同意意见办理销售和收款业务。对于审批人超越授权范围审批销售和收款业务，经办人员有权拒绝办理，并立即向审批人上级授权部门汇报。第九条 对于超出既定销售政策和信用政策要求范围特殊销售业务，应该经企业总经理同意。第十条 严禁未经授权机构和人员经办销售和收款业务。第二章 用户档案管理第一条 对于需要签署协议，销售部应建立用户资料管理系统，内容包含：1、 用户基础资料，如：用户营业执照、经营许可证等资质复印件，和业务联络人电话、地址等；2、 用户经营能力资料，如：资产规模、经营业绩、经营情况等；3、 用户信用资料；4、 用户赊账额度；5、 用户考评及结果等；第二条 对于新用户，由销售业务人员搜集上述资料,并依据资料和相关销售协议或订单填写产品销售通知单（样本详见附件三）一式四联，一联：财务部，二联销售管理处，三联：销售业务处，四联：存根。并连同相关资料交给销售部办货管理员。第三条 销售部办货管理员应对产品销售通知单和相关资料进行查对，若无误，则依据产品销售通知单将用户信息输入云天用户资料管理系统中。第四条 对于老用户，员工应定时进行了解，若发觉第一条所列内容发生了改变，应立即以书面方法（需经销售经理签字同意）通知销售部办货管理员,方便更新云天用户资料管理系统。第五条 用户资料应次序编号，用户纸质材料统一交和销售部档案管理人员存档保管。第六条 云天系统用户档案输入操作步骤以下:集团系统IP内网地址：192.168.50.200 外网:124.114.156.146泾阳系统IP内网地址：192.168.10.11 外网:61.185.39.149铜川系统IP内网地址：192.168.0.11 外网:61.185.114.170用户名、密码（登录）用户管理用户档案管理用户档案列表查找（查找用户编码为XA用户至尾页，查看最终一个用户代码）返回到用户档案输入逐项填写用户资料用户名称（全称）用户代码（按查找到用户代码顺延）业绩员工(企业大堂)提货方法（月结：可完全欠款；现款：可部分欠款）销售渠道（按实际选择）维护员工（选择该用户直管员工） 保留用户档案填写须知：(1)西安销售办事处输入用户资料必需集团系统、泾阳系统和铜川系统同时录入，确保用户代码、用户名称(应依据营业执照上名称,而且是全称录入)一致；铜川企业和泾阳企业直销用户只输入集团系统和所在企业系统。(2)用户代码输入必需要求对照用户资料列表用户代码编制位数、规则和次序编录。第三章 用户信用评定第一条 对于新重大协议用户（重大协议是指：单笔销售金额超出人民币50万元、或非现有常规产品销售、或以到站价方法结算、或属国家、省、市关键工程项目、或授予特定区域总经销代理、或授予特定项目标独家经销、或可能和现有销售终端相冲突、或包含支付佣金（劳务费等）、或特殊开票要求、或协议转包等业务），在和用户进行交易前，应填制信用评定表,对用户进行信用评定,以充足了解和考虑用户信誉、财务情况等相关情况，降低货款回收中风险。第二条 对于老用户，销售员工应在每三个月末填制信用评定表对全部重大用户进行信用评定。第三条 信用评定内容包含：1、 历年所发生交易情况；2、 货款还款情况；3、 用户现在经营情况；4、 用户现在财务情况等资料。第四条 销售员工依据上述评定结果，确定用户对应信用等级，并上报给销售总监。第五条销售总监应对用户信用等级进行审核，若无疑问，应在信用评定表上署名同意。第七条 销售员工应依据所同意用户信用等级，给和用户对应折扣、赊账额度。第八条 赊账、折扣政策以下：1、 A级用户能够赊销：A级用户是指：以正式招投标方法进行国家和地方关键工程项目标用户。2、 B级用户能够货到付款：B级用户是指：资信良好、有协议明确约定、发生诉讼时法律手续自然完备业务用户。3、 C级用户应预付货款，C级用户是指：资金实力较强、经销终端为大型工程建设项目标经销商。4、 D级用户必需现款现货：D级用户是指：除上述以外其它经销商。第九条 若需要超出第八条标准，必需经企业总经理书面签字同意方可实施。第十条 销售员工应将信用评定表提交销售部办货管理员输入用户资料管理系统，并由销售部档案管理人员统一存档保管。第四章 销售协议第一条 现款用户（指先款后货用户）能够不签署销售协议或订单，但属重大协议范围除外（重大协议是指：单笔销售金额超出人民币50万元、或非现有常规产品销售、或以到站价方法结算、或属国家、省、市关键工程项目、或授予特定区域总经销代理、或授予特定项目标独家经销、或可能和现有销售终端相冲突、或包含支付佣金（劳务费等）、或特殊开票要求、或协议转包等业务）。非现款用户必需签署销售协议或订单。第二条 在销售协议签订前，销售部门应该指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方法等具体事项和用户进行谈判。重大协议谈判人员最少应有两人以上。第三条 销售协议印章保管和使用必需严格地根据企业印章管理制度实施。第四条 不得在空白销售协议或订单上加盖销售印章。第五条 全部销售协议或订单必需次序编号。第六条 销售部门应该授权相关人员和用户签署销售协议。签署协议应符合中国协议法要求。重大销售协议签订应该咨询法律顾问或教授意见。第七条 对于销售协议签署，必需按下列评审步骤进行评审：1、集团企业成立水泥（熟料）销售协议（以下简称“协议”）评审小组。评审小组组员由销售分管领导、法律事务部责任人、企业审计部责任人、企业技术服务中心责任人、财务核实责任人、销售部管理处责任人、销售部业务处责任人、业务经办人员等人员组成。2、协议评审范围包含：不限于重大销售协议范围，由销售总监负责认定协议评审需要是否，但包含很规产品生产要求、很规财务处理、授予特定区域或项目标经销代理、协议转包等业务销售协议必需组织评审。3、协议评审关键内容：（1）销售用户和承运人资质、信誉、经验；（2）销售渠道或终端是否冲突，授权范围是否合理；（3）销售产品技术、生产、发运能力；（4）销售产品用户验收方法、质量纠纷处理方法；（5）销售产品价格、数量、交货方法、付款结算方法；（6）代理运输条件和价格；（7）承运人履约能力、管理协调能力、响应能力；（8）违约责任和经济赔偿（包含确保金处理方法）；（9）协议纠纷处理方法；（10）其它特殊要求（包含支付佣金、委托收（付）款、发票开具等）。4、协议评审方法：（1）产品销售部门对接收草签协议进行初审，若协议各项要求不明确或未形成文件，则应要求销售业务经办人员深入了解用户需求，直至协议各项目要求明确并形成文件为止；（2）草签协议由业务经办人员和销售部门主管人员进行初审，认为协议各项要求可接收，填报协议评审表（详见附件二十一），连同草签协议一并交由销售总监审定是否需要组织评审，销售总监依据协议评审范围组织相关部门和人员进行评审。（3）业务经办人员需对协议对象作出简明书面评价，各评审人员对协议条款逐项进行评审，并要求有明确书面评审意见；（4）组织评审协议因评审意见未达成一致，需报集团企业总经理审批。需支付佣金（劳务费等）业务须报集团企业总经理审批同意，财务部门立案并负责逐笔支付审核。从运费中支付佣金（劳务费等）操作措施另行制订。（5）产品销售部门依据评审小组各组员意见，结合可接收或不可接收条款，和需增加条款，对草签协议进行修改，确保内部评审意见统一，并和用户达成一致后，签署正式协议。在签发协议之前必需推行正式、完整评审会签手续，协议评审表必需附在所需签署协议后面；（6）正式协议签署时，均需由企业分管销售领导或其授权人审批签字，审批人并在协议每页空白处小签（署名）。协议印章管理人员盖章时须凭有本条要求完整署名和对应协议评审表方可出具。协议评审表连同协议正式本一并归档保管。（7）协议实施过程中，协议双方因某种原因提出协议修订并包含上述所要求评审范围时，产品销售部门依据拟修订内容草签补充协议和填写协议修订评审表（详见附件二十二），连同原协议及对应协议评审表一并按上述程序进行评审。修订内容和方法和用户达成一致后，正式补充协议审批、盖章程序亦按原协议方法签发、归档和保管。（8）投标项目标投标文件亦按上述相关评审范围和办理程序连同招标文件一并经评审经过后方可递交投标。（9）评审人员应主动配合销售部门协议签署工作，各评审人员对各自评审意见负责，业务部门人员须负责好和用户沟通和协调工作，确保内外协调一致。第八条 销售总监应对销售协议或订单条款进行仔细审核，若无疑问，应在销售协议或订单上署名同意。第九条 全部协议均应先由销售总监在销售协议上小签，再由销售印章保管员加盖销售协议章。第十条 超出授权销售协议或订单必需先由企业总经理署名同意后，再由销售印章保管员加盖销售协议章。第十一条 已撤销或作废销售协议或订单（指已加盖了销售协议章）必需先由销售总监签字同意，由销售印章保管员加盖作废章，再交给销售部档案管理人员统一存档保管，超出集团要求保留期限，需经销售总监书面签字同意后方可给予销毁。第五章 产品售价及产品销售通知单（原价格通知单）第一条 由销售部门负责编制产品价格目录,报经销售总监和企业总经理同意后实施。第二条 若遇有产品价格需要调整时，由销售部门负责变更产品价格目录,报经销售总监和企业总经理同意后实施。第三条 对于铜川企业和泾阳企业直销产品，无须填写产品销售通知单，直接填写产品发货通知单，见第六章。第四条 产品销售通知单应由销售业务人员依据相关销售协议或订单，并按通知单格式内容填写完整（尤其是用户名称必需依据营业执照填写用户全称,且用户信息以后使用一方要和最先录入一方保持一致，以后使用一方认为最先录入一方有误，向管理处经理提出，经管理处经理同意后更正用户信息），而且应将所对应协议编号填写在产品销售通知单上。无书面协议或需先办剪发货后签协议，按下列第二条、第三条程序核批后办理。第五条 产品销售通知单必需由业务部门经理签字审批（超出权限须由销售总监或或总经理审批）。第六条 全部销售发生或其品种、价格发生变动均需填报产品销售通知单，该单应按印刷流水号次序使用，销售业务人员负责该单传输、报批，同时要求用户以书面方法确定是否同意销售价格变动（若情况紧急，能够要求用户先将价格确定书传真给销售部门业务人员。第七条 销售部门业务人员将产品销售通知单连同用户价格确定书一起交给集团财务部（卢缨）进行审核(审核内容包含:单价是否存在超出企业要求标准,部门经理是否签字同意等,若有不符，应将产品销售通知单给予退回),审核经过后方可交给销售部办货管理人员，原件交销售部档案管理员归档保管。第八条 销售部办货管理员依据产品销售通知单立即将用户信息输入云天用户资料管理系统中。第九条 集团财务部（卢缨）依据产品销售通知单编制用户信息汇总表（EXCEL）（样本详见附件十四），并于次月1日将用户信息汇总表报送给铜川企业和泾阳企业财务科。第十条 对于某一货物卡片中已部分提货用户需要变动单价，销售部业务人员须在产品销售通知单中注明，经企业内部审批和用户签署确定后，销售部办货管理人员负责新办货物卡片系统录入和按产品发货通知单操作程序办剪发货通知，并对系统原货物卡片未提部分给予注销。第十一条 用户未提货部分注销时，销售部办货管理人员还须同时办理产品发货通知单，驻厂开票室按此通知冲减纸制发货卡中剩下数量，要求发货卡用户留存联同时收回冲减，并按档案管理要求装订归档保管。第十二条 产品销售通知单各留存部门和保管人员须按档案管理要求进行归档保管；必需时可将有用户签署原件（通常为“存根联”）并入该用户协议档案中归档，产品销售通知单使用记录表中注明该“存根联”已并入某某编号协议档案中。第六章 产品发货通知单（“办货通知单”）第一条产品发货通知单（“办货通知单”）（样本详见附件四）一式四联，一联：提货，二联：财务，三联：记账（铜川/泾阳），四联：存根。第二条集团销售部产品发货通知单应由销售业务人员口头通知销售部办货管理员填写（驻厂产品发货通知单由发运科填写），填写时应将产品销售通知单编号和云天系统中编号填写在产品发货通知单上，方便对应查询。第三条产品发货通知单交由集团财务部（卢缨）对用户预付款（应扣除用户已办货但还未提货额度）、单价进行审核签字，若用户没有预付款，也没有授权额度，则财务审核不予经过。财务审核经过后再交由销售部经理审核签字同意。第四条 销售部办货管理员应依据产品发货通知单将销售单价输入云天系统。第五条 每日由销售部办货管理员编制发货通知汇总表（样本详见附件十三），并提交一份给集团财务部（卢缨）。第六条 集团财务部（卢缨）应依据发货通知汇总表对重大用户，查对输入云天系统单价是否正确。第七条 销售部办货管理员将产品发货通知单立即传真给铜川或泾阳开票室，传真完成后，应打电话给对方确定传真是否收到。开票室应将通知单传真件按时间次序装订保管，开票室若因特殊情况接收口头通知办纸制发货卡，则须立即向相关部门收取对应产品发货通知单传真件。第八条 开票室依据产品发货通知单和云天系统进行查对后办理手工发货卡；对于办理用户退货或注销通知办理，开票室须负责收回对应纸制发货卡用户留存联，并冲减对应数量后装订归档保管。第七章 产品发货第一条 产品发货是指：用户或我企业承运人实际从本企业提取货物，包含货物被提取前后相关授权、通知、审核、开票、签收、归档等手续。第二条 发货形式分为二类：（一）凭介绍信提货（或长久授权书），（二）凭授权电话通知提货。第三条（一）凭介绍信提货（或长久授权书），又分为：第一类用户：即每一现款、自提用户每一提货车辆到厂均凭有效用户提货介绍信（或长久授权书）办理提货。1、用户在和我企业签署协议或无书面协议预购订单（办货卡）时，用户均须提供提货申明（样本详见附件五）、提货介绍信（授权书）（临时用介绍信，长久用授权书（样本详见附件六，或用户自印提货单）样张、印鉴、署名等手续。 2、驻厂发运科为上述用户提货手续原件归档岗位，开票室留存全部手续清楚复印件以备审核之用。3、开票室须将每车提货介绍信原件和提货人签收过提货单（样本详见附件七）装订一起归档保管。4、购货用户提货时，凭提货介绍信（授权书）、提货人有效身份证件等原件办理方可提货（购货用户为自然人，且提货人是购货用户本人，不需要授权；提货人是购货用户长久或永久提货授权人已提供对应授权，也能够不需要临时介绍信书）。开票室审核提货人所持有上述凭证是否和购货人预留申明、印鉴、内容相符后，开票提货。无约定提货手续、使用传真介绍信，开票室有权拒绝办理。第二类用户：由我企业负责提货、承运、交付业务每一提货车辆到厂均凭我企业销售部门指定提货手续（本企业自印发料单、运输户提货介绍信、授权书等）办理提货。1、现在郑西、包西项目凭我企业承运人领取我企业自印发料单提货（承运人必需在发料单签字确定）；其它项目按实际需要分别确定提货手续（运输户提货介绍信），方法同第一类用户手续办理。2、我企业在和委托承运人签署运输协议时，须明确承运人办理提货手续和应提交提货凭证样式、份数等，并立即通知到厂开票室预留。3、其它要求同第一类用户。（二）凭授权电话通知提货（无法或临时无法按第（一）方法办理提货时，以授权电话通知办理）1、用户或我企业委托承运人凭授权电话通知办理提货前须提交电话通知提货授权书（详见附件八），授权书内容包含：通知人名、身份证号、电话号码、相关承诺和申明等。手续归档同上，厂部直销、抵账用户提货办理要求同本条要求。2、开票室除认真审核来厂提货人和车辆时，还须做好电话通知统计，并确保每次通话清楚录音，录音文件按年月日时分命名，电脑系统时间应和接听电话时间一致。录音文件须按期刻录光盘由发运室负责保留。3、规范通话及相关统计要素：“您好！泾阳声威，请问您姓名？身份证号码？”；“请问您指派何车？何人及身份证号？在什么名称提货卡上提取什么品种？什么包装？多少数量或几车？以后此人在此卡上全部能够提货吗”，并通知来电人员提货人须携带有效证件。4、依此提货用户须在每个月按时完成对帐工作（即便财务对账未有完成，也应完成每个月用户提货数量确实定工作）。（三）凭发货卡提货本条发货卡是指由各厂开票室依据发货通知单内容办理纸制用户预购货物凭证，共一式两份，一份是厂留存联，一份是用户联。实际销售中会有用户提出到厂提货时，提货人仅凭此卡（用户联）即可提货，故应：1、购货用户须提供凭卡提货申明（详见附件九），共一式两份，一份由驻厂发运科存档，一份交开票室备查。2、提货人凭卡提货时，开票室应将此卡和留存联进行查对，确定无误后方可开票。3、用户委托她人领取发货卡时，除上述书面申明外还须提交领卡人授权书，明确领卡人姓名、身份证号、领何卡等内容；开票室须认真审核领卡人并要求其在发货卡领取登记本上签收。该登记本由各开票室自行设置，但必需确保用户领取发货卡后有据可查。第四条发货卡办理1、开票室依据销售部开具产品发货通知单（“办货通知单”），办理对应发货卡（一式两份，并注明所对应云天系统卡号，同时加盖销售部（开票室）印章），确保和每单货物和云天系统中货卡名称、品种、数量相一致。2、用户本人或提交真实有效领卡授权文件和承诺文函给发运室做收文登记并保管。3、开票室凭销售管理处书面通知内容审核领卡人，领卡人须在用户领取发货卡登记本上签收。办理收回卡注销时，开票室人员应在该登记本上做收回卡统计。4、用户或其委托人凭有效手续(授权书和身份证实)领取一份盖有上述销售部门印章发货卡，以后提货时均凭此卡到开票室办理提取和签收手续。5、开票室应将发货卡按“提货卡名称”、“在提货卡”和“已提完货卡”分类存放，同时，每张发货卡在使用过程中尽可能完全提完货再延续在新发货卡上办理。对“已提完货卡”应制作清单分册归档保管，保管期限以企业财务部门和相对应用户正式对账确定无误时间为限。6、纸质发货卡接企业正式通知停办时，提货时开票室只依据用户授权提货要求在系统上对应销售订单上办剪发货。全部用户提货授权书原件（包含企业自营业务委托承运人提货）全部由开票室和发运室分别归档保管。7、系统办发货卡步骤以下：集团系统IP内网地址：192.168.50.200 外网:124.114.156.146泾阳系统IP内网地址：192.168.10.11 外网:192.114.156.146铜川系统IP内网地址：192.168.0.11 外网:124.114.156.146用户名、密码（登录）销售卡片管理销售卡片输入卡片编号(自动生成)日期(自动生成)销售类型(选择“销售”)销售点（选择“声威建材销售企业”或“西安建材销售企业”）提货点（选择“泾阳”、“铜川”、“铜城”在哪里提货选择哪个提货点卡片类型（选择“输入单价卡片”）选择需要办卡单位名称、水泥品种输入数量、单位（金额自动生成）备注：手工对应编号或其它事项 保留8、手工办发货卡步骤以下：填写四联发货通知单正确填写用户名称（全称）日期（当日日期） 品种规格、数量单价（仅在三、四联填写，起源于价格通知单）制单人(业务经办)签字 现款用户 月结用户不按协议要求实施）由员工提出申请理由，业务经理签字后办理办理大单需要业务经理签字 财务审核签字财务审核签字凭发货通知单办理系统卡片（根据系统办卡步骤办理）将系统卡片编号填在通知单相对应品种旁边 发送传真泾阳铜川 注：假如没有产品销售通知单则和其维护员工联络确定，并立即补办通知单。第五条袋装水泥发货1、 开票室应对每车货物提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通知授权范围（全部提货授权凭据原件将交由开票室收存），确定无误后在其对应系统货卡上发货，并开具提货单（发货单）（样本详见附件七）。提货单一式五联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联：用户；五联：门卫。2、 发运科依据提货单发货。并由发运科编制袋装水泥发货日报表（样本详见附件十），袋装水泥发货日报表一式三份，一份：存根；一份：财务部；一份销售部。3、 发运科所编制袋装水泥发货日报表，必需和云天系统统计查对（按用户和产品品种对数量进行查对）。正确无误后，方可报送给相关各部门。4、 提货单上必需有经审核确定提货人署名。5、 由开票室编制袋装水泥发运结余日报表。第六条散装水泥发货1、开票室应对每车货物提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通知授权范围（全部提货授权凭据原件将交由开票室收存），确定无误后在其对应系统货卡上发货，并开具提货单（发货单）。提货单一式五联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联：用户；五联：门卫。2、由磅码室对车辆毛重进行磅码。3、发运科依据提货单发货。并由发运科编制散装水泥发货日报表（样本详见附件十一）。散装水泥发货日报表一式三份，一份：存根；一份：财务部；一份销售部。4、发运科所编制散装水泥发货日报表，必需和云天系统统计查对（按用户和产品品种对数量进行查对）。正确无误后，方可报送给相关各部门。5、由磅码室对车辆净重进行磅码。6、提货单上必需有经审核确定提货人署名。7、由开票室编制散装水泥发运结余日报表。第七条熟料发货1、开票室应对每车货物提货人和车辆进行审核，查看是否属原销售部门通知授权范围（全部提货授权凭据原件将交由开票室收存），确定无误后在其对应系统货卡上发货，并开具提货单（发货单）。提货单一式五联，一联：记账；二联：提货；三联：结算装车；四联：用户；五联：门卫。2、由磅码室对车辆毛重进行磅码。3、发运科依据提货单发货。并由发运科编制熟料发货日报表（样本详见附件十二）。熟料发货日报表一式三份，一份：存根；一份：财务部；一份销售部。 4、由磅码室对车辆净重进行磅码。5、提货单上必需有经审核确定提货人署名。6、由开票室编制熟料发运结余日报表。第八条开票室每日应将提货单留存联按同一订单用户名称、不一样卡号和出票时间次序归类，每车单独提货授权凭据原件（包含提货授权书、统一制式发料单等）附在对应提货单留存联背后归档保管。若用户以非单独授权通知方法提货，则由销售部门每个月最少一次提供“用户收料证实”给开票室，由开票室将该证实所对应全部提货单留存联附其背后装订归档保留。第九条 发生系统故障或其它原因造成系统不能开具提货单发货时，开票室应立即汇报分管领导，立即配合查找原因，确定用户有权提货但系统不能办理，能够手工办理并做好统计和提货人签收手续（提货单手工填写，和机打提货单办理要求一致），销售科和开票室不得私自进行系统修改和新增货卡，待系统正常并和销售部数据管理员（郭霞等）确定无误时立即进行补录并打印，打印留存联和相对应手工填写提货单一并装订。第十条 由销售部门负责产品发运数量和单价对账确定工作。对于全部用户每个月必需凭经审核无误后之系统发货清单交付用户进行签字确定，并将该用户确定函交付销售部管理处归档保管。第十一条 发生退货（款）须将全部发货卡数量作对应冲减。第八章 自用水泥和水泥样品第一条 自用水泥是指企业在进行工程建设等过程中采取了企业自产水泥。水泥样品是指企业需要领取部分水泥用于测试或提供给其它单位作为样品等。第二条 当发生需要水泥样品时，由需要部门填写书面申请单向集团销售部申请。当发生需要自用水泥时，由需要部门填写书面申请单向企业生产总经理申请。第三条 水泥样品书面申请单由销售总监进行审核签字，自用水泥书面申请单由企业生产总经理进行审核签字。经办人员将同意后书面申请单传真给铜川企业或泾阳企业开票室，开票室依据该书面申请单录入云天系统（注意：应在系统选项中，选择样品或本厂基建），并通知发货部门发货。第四条 开票室每个月将上述书面申请单复印一份给铜川企业或泾阳企业财务科。第五条 铜川企业或泾阳企业财务科应依据书面申请单对云天系统中样品和自用水泥进行复核，若无误，进行产品成本结转，和按视同销售税法要求进行纳税申报。第九章 销售发票开具第一条对于要求开具增值税专用发票用户，必需要求用户提供以下资料，并经用户确定（署名或盖章）：1、营业执照(副本)复印件；2、国税税务登记证(副本)复印件；3、通常纳税人资格证书(或资格认定通知书)（小规模不用）；4、银行开户资料(开户行、账号)；5、发票开具特殊要求。第二条 上述资料交由销售部档案保管员负责归档和保管。销售部在收到上述资料时才能开具增值税发票。第三条 申请开具销售发票步骤以下：1、 销售部业务人员以电子版格式打印开票申请书（必需注明取票人）。2、 铜川企业或泾阳企业财务科应对开票申请书进行审核（内容包含：用户名称、数量、单价、金额是否和相关约定一致），月结用户由集团财务部（任波）负责审核。3、 上述审核无误后方可由铜川企业或泾阳企业财务科开具销售发票，并由取票人到铜川企业或泾阳企业领取并签收。4、 铜川企业或泾阳企业应设置领取发票登记簿，取票人领取发票后，必需在发票登记簿签收。5、 发票登记簿由财务部负责归档保管（不低于三年），超出保留实效，必需由财务总监签字同意后方可销毁。第四条 相关销售发票退回-增值税专用发票使用期限为90天：1、 假如在开票次月或以后（未超出90天）退回企业，由用户出具对应拒收发票证实（需加盖用户公章）。2、 因跨月冲红作废发票，企业须向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因和相对应蓝字专用发票信息，同时提供由销售方或购货方出具具体理由、错误具体项目和正确内容书面材料，主管税务机关审核确定后出具通知单。销售方凭通知单才可开具红字专用发票。（需较长时间20-30天）。3、 发票从开票日起，使用期为90天，假如用户收到发票，在开票日90天内未到税务局认证抵扣，或未对发票正确是否进行查对，90天以后，一切后果和我企业无关。4、 假如用户收到发票后，未抵扣前遗失发票，或用户未收到发票前，其它原因造成发票遗失，请立即同税务部取得联络，税务人员需到国税办理纳税证实、遗失证实登报，用户凭我企业增值税发票记账复印件抵扣（需较长时间：30-50天）。请全部同事妥善保管发票。第五条严禁虚开销售发票（包含提前开具发票、多开或少开发票金额等）。第十章 云天系统录入和销售收入确实定第一条 由销售部指定专员（云天系统操作人员）负责云天系统录入，严禁其它未经授权人员进行云天系统录入工作。第二条 由集团销售部管理处员工(郭霞)每日依据发运室编制发货日报表查对录入云天系统产品规格型号、发运数量(总数)是否正确。若有差异，应立即和发运室联络，查明原因，当月给予处理。第三条 铜川企业和泾阳企业财务科每个月底应将手工报表和系统进行明细查对（尤其注意是否存在窜户），若有差异，应立即和发运室联络，查明原因，当月给予处理。第四条 若遇有需要对已录入云天系统内容进行变更，必需由销售业务人员填写相关书面文件，经销售总监审核签字同意后，交给云天系统操作人员进行变更，同时将该书面文件复印一份立即交给财务部，原件留存并交给销售部档案管理人员统一存档保管。如：若发觉系统单价输入错误需要更正，由销售业务人员填写系统卡片单价调整申请单（详见附件十五）；若发觉系统窜卡（名称窜户）需要更正，由销售业务人员填写已提运货物卡片调整申请单（详见附件十六）；第五条 财务部则依据云天系统所统计销售金额确定产品销售收入。第六条 若遇断电等原因，造成系统发货故障，请依据系统发货故障应急处理措施实施（请见附件十七）。第十一章 产品运输及运费结算第一条 以送到价结算业务之产品销售通知单，销售部业务人员必需将水泥出厂单价和运输单价、总价分别完整填写并核批完备。第二条 集团财务部（卢缨）应依据拆分单价产品销售通知单编制用户信息汇总表（EXCEL），并于次月1日将用户信息汇总表报送给铜川企业和泾阳企业财务科。第三条 铜川企业和泾阳企业财务科应将产品销售收入和代收运费分别记账，应收账款按总价计算，代收运费列应付款科目。举例以下：产品收入100（不含税）、运费20元，会计分录以下：1、确定收入时：借：应收账款甲用户：137贷：产品销售收入 100贷：应交税金-增值税销项 17贷：应付账款各运输户 202、收到货款时：借：银行存款：137贷：应收账款 1373、支付运输款时：借：应付账款各运输户 20贷：银行存款 20第四条 铜川企业和泾阳企业财务科应在月底对于还未拆分运输费进行暂估入账，下月初给予冲销，再依据拆分结果进行入账。第五条 拆分运输费大于实际需支付给运输户，应以管理费名义向运输户开具管理费发票，财务科应据此作为营业外收入，并向税务局申报营业税。第六条 实际承运人均由集团销售部或相关协作单位具体实施评审、协议签署等工作，具体措施和操作规程视集团企业实际情况需要另行制订产品运输转包、分包、核实等事项。第七条 实际承运人按集团相关具体发货管理措施提货和运输。依据用户不一样情况建立良好发运、用户接收联络机制。第八条 为确保集团产品发运和结算安全、正确，便于业务对账工作，销售部门对各具体业务承运人进行直接管理，具体实施好发货计划和调度、产品发运具体操作、产品买方收货交接手续、收料单交接审核和运费审核等工作。第九条 系统设置用户类别须按财务应收款用户（协议对象）名称设为“一级经销商”，为方便内部核实，实际收货单位由各承运人负责运输，可按收货单位及其对应承运人如：“XX工程XX项目指挥部（XX运输单位）在系统上设置为“一级经销商”名下“二级经销商”，纸制发货卡按“二级经销商”名目办理。第十条 承运人依据销售部门管理处要求，按时交回用户收料凭据（常称“收料单”），管理处人员将其和实发数量进行查对和签收，按时完成统计报表，对磅差和缺失数量经承运人确定后依据协议和集团相关要求立即办理扣款通知（详见附件十八）。第十一条 销售部门业务处人员依据销售部门管理处提供收料单和汇总清单按时向收料单位进行查对挂账，填报开具发票申请单交财务部门审核并开票，取回收料单位签收凭据交付销售部门管理处归档。第十二条 支付实际承运人运费需由销售部门管理处负责填报支付凭据（包含扣款项），经财务部门审核、销售总监审批同意后方支付。第十二章 货款收取和账务处理第一条 货款收取应依据销售协议或订单签署方和未来发票开具方来确定，即应确保销售协议或订单签署方、未来发票开具方和货款收取方三者一致。第二条 集团销售部收取货款（现款），由集团财务部出纳员依据下列标准处理：1、 收款前知道未来发货企业，应将款项解入未来发货企业银行账户中，并输入该企业系统中；2、 收款前暂不知道未来发货企业，应将款项解入泾阳企业银行账户中，并输入泾阳企业系统中；每个月再依据下列第三条情况进行调整。第三条 若遇有下列用户情况：1、 泾阳企业签署协议或订单、泾阳企业收款，未来由泾阳企业开具发票，但在泾阳企业和铜川企业分别发货，则会计处理以下：（1） 每个月1日由集团财务部（任波）准备这些用户在铜川企业销售明细表，并交给铜川企业财务科长。（2） 铜川企业