采购专项审计通用专项方案.doc

采购专项审计通用方案合用对象：内部审计、应付会计目录一、审计方案二、审计程序三、审计分工和日程安排四、审计所需资料清单一、通用采购专项审计方案1）、审计目：依照公司采购管理制度，对采购部门现阶段采购管理工作及内部控制状况进行审计检查和内控评估，揭示其中存在控制风险，并提出可行建议和改进办法。2）、审计内容：1、 采购管理制度与否有效和完善。2、 采购筹划、采购预算、实际采购与否得到良好遵循。3、 公司对采购重要业务环节（供应商资质审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等）管理、控制与否完善。4、 对本年度审计问题进行后续追踪审计3）、审计范畴：20XX年X月20XX年X月期间采购管理工作。4）、审计人员： 5）、审计时间：二、审计程序审计程序底稿索引执行人复核人时间预算一、对公司采购制度完善性检查、评价审计准备-1、制度与流程：（1）收集公司采购管理制度，评价有关采购管理控制办法与否完备，采购活动各阶段与否均有有关管理规范。（2）对供应商资质审核确认、标书制作、招标、评标、询价、比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等重要业务管理制度进行分析，判断其与公司政策与否存在差别以及差别合理性，鉴别其对实际工作能否起到管理控制作用。（3）用Visio等制图软件绘制采购流程图，判断其制度方面与否存在控制缺失或薄弱环节，同步确认采购流程效果与效率。现场审计- 对准备阶段问题、初步判断进行核算，并与采购部门员工充分沟通，对既有采购制度作出客观评价。【规定】通过以上检查，对采购管理制度体系完整性、预算管理体系健全和有效性、业务流程清晰与否以及重要内部控制环节与否存在、与否有实际控制力度等问题做出客观评价，提出合理建议。二、采购管理重要业务工作内控状况检查 1、供应商管理阶段审计准备-（1）收集供应商管理制度。（2）理解供应商管理系统。（3）理解重要物资、固定资产价格收集系统及系统内价格信息来源。（4）获取人事组织架构图现场审计-（1）从供应商管理系统获取本年度重要供应商清单，新进、裁减供应商清单，以100%比率查核新进、裁减供应商引进、确认、裁减与否按制度执行，提供资料与否支持其操作。以此来确认供应商评价制度与否有效执行。（2）与否存在采购参加供应商评价，供应商管理系统口令密码简朴易被猜测，员工被离职、调岗权限未及时注销状况。（2）从价格收集系统调取重要物资及固定资产价格进行全年度或者几种年度价格分析性复核，或者借助第三方单位核算价格与否合理。对于价格不合理，则通过印制假名片或者虚构单位，对材料价格进行单独询价，以保证采购价格真实合理。（3）抽查10-20家公司重要供应商资质文献：包括营业执照、税务登记证、组织代码证、法人代表身份证，从工商局官方网站调查理解该法人真实合理性。通过将法人代表资料与人事入职登记资料核对或者电话联系供应商，确认法人代表或者公司负责人与否为公司员工或家属。（4）价格管理部门与否充分运用了各种价格来源渠道，建立起容量丰富价格信息资料库；对于获取各种信息源，与否按照我司物资种类进行了恰当分类【规定】通过核对、分析性复核、电话访谈等方式，保证供应商管理人员已经保证虚假供应商及劣质供应商及时得到裁减，入围供应商清单基本符合公司规定。2、采购申请审批阶段审计准备-（1）理解采购部门程招标方式、评标和中标原则。（2）收集非招投标采购制度（3）收集紧急采购管理制度现场审计-（1）从财务明细账抽查6-9笔（可分原材料、固定资产和办公用品）需招投标大金额采购，检查招标过程资料完整性、重要控制环节完备性和合理性。对于重大物资或者固定资产采购，对于参加报价供应商与否设立了供应商准入机制，如设立年营业额、公司规模等。采购业务招标书与否详细详细，涉及到所采购物资详细规格、数量、技术规定。对于参加招标单位，邀标应当高于5家，如果实际应标数低于3家，与否废标，未废标与否提报公司高层审批。对于常规物资采购招投标检查与否为随机从供应商系统内筛选，如为新进供应商与否按照供应商管理制度进行了考核。参加报价单位是单独报价，还是集体参加报价，对于集体参加报价，考虑与否存在绑标也许，应建议单独与竞标单位分别邀标报价。与否提供了样品，样品质量与否符合公司规定，与否由使用部门或者技术部门出具了有关报告、与否规定对方出具质量检查报告等。采购人员不得参加评标。评标过程记录与否完整，技术标、商务标评估办法与否合理，与否有技术部提供技术指标。定标程序与否符合集团及公司制度规定，定标理由（质量最优、价格最低、送货时间最短）与否充分。（2）非招投标采购对于重复购买物资，如价格明显高出前次购买所拟定原则筹划价，应将其作为重点审计对象，审计与否存在问题。与否存在非采购人员采购，或者非采购人员采购后未由采购部门、使用部门主管追认审批状况。比价基本与否一致，如物资规格、型号、性能、采购与否有预算，非预算内物资采购与否采购量不不大于公司需求，采购物资与否符合公司规定。询价、议价、比价有书面记录，如为电话询价，而对方未对报价做确认则此类询价以为不合宜。（3）定点或者指定采购与否定期做材料、物资、服务质量评估。对于质量浮现严重问题与否规定对方补偿或者限期整治。（4）紧急采购与否定点采购或者合同公司，如指定超市、五金公司、文具用品，低于一定金额采购，与否有发票。与否以恰当形式事先告知价格信息部门，并于规定期日内补齐办妥关于手续。（5）互惠易货采购对于互惠易货采购与否真实合理，对方物资公允价值如何确认。规定：结合背面合同履行、现场审计，实质性判断以上采购提交、审批真实合理性。3、合同管理制定审计准备-（1）理解公司合同管理（涉及审批、存档、台帐管理等）制度、流程规定，实际操作管理模式，判断其与集团制度规范与否一致，差别合理性，内部控制环节与否健全。现场审计-（1）抽取固定资产、原材料、办公用品、服务合同各3份，检查其起草、法务审核、管理层审批、档案管理等工作流程与否符合公司规定。（2）检查所抽取合同内容合理性：确认合同核心条款（数量、质量、颜色等）与否与招标书内容一致。如存在差别，差别与否合理。检查格式合同版本、内容与集团示范合同规定与否相符。通过检查法务审核章或者法务审核记录，检查非格式合同与否经法务人员审核，。检查合同重要条款与否存在商定局限性、不详、条款缺陷、不当或不具操作性，能否在维护公司利益基本上力求公平、公正。合同内与否对供应商逾期交货导致财务损失和解决有规定。（3）检查合同实际执行状况：依照业务实际进展状况，检查合同中关于采购、付款、验收付款与否得到执行。检查合同中商定奖罚条款与否得到执行。检查合同付款台帐与否清晰、及时，并做到与起草部门、档案保管部门及时核对，有无超过合同商定款项支付，与否由未经法务人员审核合同。合同与否编号，档案保管室与否防火防水，适于安全保管。【规定】通过对以上检查，对公司合同订立、审批、履行等重要业务环节内部控制状况做出客观评价，总结经验，揭示风险，提出建议。4、验收入库审计准备-理解公司仓库管理（验收入库、出库）制度收集出入库单和台帐现场审计-（1）与否采购人员参加验收 （2）重要物资采购与否有技术部有关人员参加验收。或者由对方出具（3）验收时，与否按照合同核对详细数量，重量，品相等，对于浮现瑕疵物品与否规定对方退货，或者减免相应应付款项，或者对供应商进行惩罚。（4）出入库单与否为订本式，与否联号；对仓库所有物资设立了台帐。（5）对于长期未使用资产与否编制了闲置资产清单（6）通过对使用部门员工使用评价，理解采购质量与否真实合理。（7）计量器具与否通过国家法定检查机构检查并出具了书面证明；内部计量部门与否定期检查和校对计量器具；计量器具操作与否对的合规；抽查计量记录并核对实物数量，验证计量精确性（8）审查采购物资途中损耗。涉及：与否制定了合理路耗原则；实际损耗与否控制在原则范畴之内；损耗解决与否合理。（9）物资与否按分区及编号有序排放；物资包装、标示与否符合规范；易燃、易爆、剧毒等危险物资与否隔离存储；库房防火、防盗、防潮等办法与否到位。(10) 通过员工访谈等方式，锁定需要抽验质量物资，审计部和质检部门对物品进行再次审计抽查，以保证采购物资质量（11）对供应商提供生产该产品材料成本、人工成本、制导致本、管理成本、运费、毛利率等数据进行复核（这个普通公司很少，制造公司也很少，备查。）【规定】通过对以上检查，对公司物资验收入库做出客观评价，揭示风险，提出建议。（五）财务支付款阶段审计准备-理解公司财务支付款制度应付、预付款明细账现场审计-（1）与否按合同规定支付款，与否存在提前付款状况（2）与否存在对方无法提供银行开户账户，而是由她人代付，这种状况要考虑与否存在舞弊。（3）与否存在预付款长期挂账状况，而相应服务和商品并未获得。（4）检查既有支付款方式与否充分享有了“融资”好处，与否要对支付款方式进行调节。【规定】通过对以上检查，对公司支付款做出客观评价，揭示风险，提出建议。三、后续追踪审计审计准备-将本年审计报告涉及采购部门问题，按照对公司导致损失严重性进行分类归总。所需资料-审计报告、审计回答、定点供货目录、价格申报审批单、采购筹划和物资质量原则现场审计-对严重和非常严重审计进行复核（1）现场逐项贯彻每类、每个问题改进状况。（2）对问题改进状况进行客观评价，特别区别舞弊问题和业务操作不规范问题，对属于舞弊类型问题需彻底查核并另行抽查3-5笔以验证其整治效果。（3）提出管理建议书。(4)依照管理建议书，通过审计宣导等方式，对各分子公司提出风险控制规定。三、审计工作分工与筹划【审计分工】XXX：负责采购管理制度评价、需招投标物资标书制作、招标、评标、合同管理、验收、财务支付等审计XXX：负责供应商资质、不需招投标物资及紧急采购物资议价、比价、合同管理、验收、财务支付款工作审计。XXXX：负责本期问题汇总并编制审计报告以及问题追踪审计【审计筹划】1） 审计准备工作：1、收集、分析、评价采购管理制度。2、财务系统内导出截至查核日采购费用明细账。3、理解公司本年采购预算、实际采购状况以及两者差别。4、理解公司招投标管理现状，涉及：招投标方式、评标方式。5、理解非招投标物资采购现状：询价、议价、比价。6、查阅前期审计报告得出前期已经存在审计问题，汇总本期审计发现，分析、判断审计对象当前比较突出和急需解决问题。成果规定-1、工作过程需编制底稿记录。2、完毕审计准备分析报告，拟定审计抽样详细对象和现场审计重点。2）现场审计工作： 依照审计分工和审计程序规定完毕现场审计工作。1、审计抽样内容：2、基本时间预算：（1）初次进场会议- （2）制度评估- （3）采购、合同管理、验收、付款审计测试- （4）现场沟通会议-（5）审计问题改进后续追踪审计- （6）出具本年度审计管理建议书-成果规定-1、工作过程需编制底稿记录，核心证据需复印。2、完毕审计报告。四、采购审计所需资料清单1）前期资料1、物资采购目的和筹划；2、前期物资采购审计工作底稿；3、公司资料，例如公司构造图和工作阐明、政策和程序手册以及重大公司系统变化等；4、财务会计资料；5、有关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或合同签定制度、凭证管理制度和定价方略等；6、外部信息资料，例犹如行业有关资料、物价水平和变化幅度、技术变化限度和供货商资料等；7、法律性文献。2）采购申请和审批阶段：1、采购政策2、采购筹划3、储备定额补库筹划4、销售筹划5、产品产量筹划6、技术办法筹划7、生产作业筹划8、在制品期初存量和期末预测存量9、新产品试制筹划10、物资工艺消耗定额11、生产设备大中小修理筹划12、技术改造筹划和物资价格供应状况等。3）合同管理阶段1、合同法2、公司内部关于合同制度3、合同正文和副本以及供货商资料4）验收入库阶段：1、物资采购申请单2、采购筹划3、采购合同4、价格申报审批单5、采购发票6、运费单7、检查报告单8、入库单9、退货单、10、付款凭单11、转账凭证12、应付账款明细账13、材料采购明细账14、对账单5）物资采购后续审计：1、审计报告2、审计回答3、定点供货目录4、价格申报审批单5、采购筹划6、物资质量原则