Xx集团发文管理标准规定.docx

Xx集团发文管理要求
第一章 总 则

第一条 为了确保公文规范性、完整性、正确性和有效性，提升办事效率并为公文处理工作提供方便，参考国家相关行文发文管理措施及结合本集团实际需要，特制订本要求。

第二条 集团各事业部及各职能部门应配置专职人员负责公文处理工作。文秘人员应该忠于职守，含有相关专业知识。

第三条 集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提升公文处理工作效率和质量。行文要少而精，重视效用。

第四条 公文处理必需做到立即、正确、安全。集团对外公文由行政办公室统一收发、分办、传输、用印、立卷、归档和销毁。

第二章 公文格式

第一条 外形格式
一、用纸：公文要求使用统一纸形，方便于管理。
（一） 企业文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；
（二） 公文附件中图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可依据需要放大或缩小。
二、页边和图文区
（一） 公文文面天地页边要空留合适，文字不得打印过满，以清楚悦目，便于阅读
（二） 依据实际情况，版面尺寸可作调整，努力争取美观、整齐；
（三） 图文区内文字符号一律采取从上至下、从左向右横写横排，正文文字每行长度和图文区宽度相等；
（四） 字距、行距安排方便于阅读、郑重、大方为标准。可依据文种要求掌握选择，尽力作到匀称、整齐；
（五） 公文应采取页码编序，页码为阿拉伯数字，在文件下端，居中排列。
二、装订
（一）装订要求：
1．公文版面是横书横排，根据通常规律和阅读习惯，在左边装订；
2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；
3．装订通常全部应订两个书钉。两个书订位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应和纸边平行，不要歪斜；
4．装订好文件要不缺页、不重页、不错乱页码次序；
5．凡有附件公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件标题；如不能装订在一起，应在附件首页上注明主件文号，和主件同时报送。

第二条 文头格式
一、份号：
（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份次序号，用3位数字码标识；
（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~3字位置；
（三）通常文件份号能够省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时给予登记。
二、秘密等级：
秘密密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级公文称之为平件或一般件）；

三、发文字号：
（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排表明发文单位、时间、次序文件号；
（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文次序号三部分组成；
（三）发文号字体大小和正文字体大小相同；
（四）发文单位代字、年度、次序号次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；
（五）企业发文字号要求为：
1、董事会下发文件文字号为“大x集董字”，关键为董事会会议名义下发文件；
2、集团下发文件文字号为“大x集字”，关键为集团总裁会议名义下发文件；
3、事业部下发文件文字号为“大XXX字”，关键为事业部会议名义下发文件。
四、签发：
（一）全部下发文件均需注明“签发人XXX”,董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。
（二）标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：××ד，字体和正文相同，发文字号对应合适左移。

第三条 主文格式
一、 标题：
（一）标题应该正确，能正确地表示正文关键内容，简短、扼要，通常不宜超出30个字；
（二）标题在一些公文标题中，发文机关、事由能够省略，但在任何情况下文种不能省略；
（三）标题中通常不加书名号或其它标点符号；
（四）为了使标题突出鲜明，大标题通常见小二号或三号黑体字，小标题通常见三号或小三号黑体字。标题和间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行距离；
（五）标题排列：
1． 标题居中排列，字数较多标题可分成两行或三行；
两行标题通常有三种排法：齐行，上短下长，上长下短；
三行标题通常有两种排法：短长短，倒梯形；
2． 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵照阅读习惯及版面美观标准。
二、正文：
（一）正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最终一页假如只有一行字，则字通常不应少于五个；
（二）正文通常见宋体四号或小四号字；
1． 公文中字号选择通常按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等次序依次从大到小地选择；
2． 文件标题通常见黑体、粗宋体小二号或三号字体，通常公文正文、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采取四号或小四号宋体字。
（三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法以下：
第一级用：一、二、三……，序次语后面用顿号；
第二级用：(一)、(二)、(三)……，序次语后面不加标点符号；
第三级用：1.、2.、3. ……，序次语后面用圆点（．）；
第四级用：⑴、⑵、⑶……，序次语后面不加标点符号；
第五级用：①、②、③……，序次语后面不加标点符号。
（四）用于章程、协议及规章制度序次语第一级一律条用第一条、第二条、第三条……书写格式，序次语顶格书写，序次语后空一个字符位置，采取正文字符提行时上下行左对齐格式；或空二个字位置书写序次语，正文提行顶格书写格式。
（五）公文中数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比和其它必需用阿拉伯数字者外，通常见汉字标识。在同一公文中，数字使用应保持前后一致。
（六）公文中正确书写标点符号，其方法以下：
1．不能把括号写成单书名号。如不能把“（一）”写成“<一>”；
2． 横线分半字线(-)占半个字，一字线(—)占一个字，双连线(——)占两个字；
3． 由低限到高限范围号应用“~”，如“5~”；
4． 七种点号：句号、问号、叹号、冒号、分号、逗号、顿号，一律不能用在一行开头。三种标号前半边不能放在一行末尾，后半边不能放在一行开头，包含：引号（单引号、双引号）、括号（圆括号、方括号、六角括号）、书名号（单书名号、双书名号）。省略号、破折号占两格，行首或行末全部可放置，但不能分成两半而将二分之一置于一行末尾，另二分之一置于下行开头；
5．间隔号(·)不能写在行首第一格。间隔号在一格正中央，不能写成数学上小数点(.)；
6． 用阿拉伯字表示“年、月、日”数码在其下方用一个圆点，一位数月、日前加“0”，如：1999.05.04。
7．相关数据不能拆排两行：

8． 夹杂在文中分数或分式，尽可能不要用叠式，改用斜式，以免多占一行位置。如写成1/2，同时，也不可写成2分之一。
三、附件：
附件是附在正文以后文件、材料。
（一）附件名称写在正文以后（不留空行）、生效日期之前，另起一行，空两格书写；
（二）必需把附件具体名称和件数写明，如附件种类较多，应设序码分别依次标明，附件名称不加书名号，末尾不用标点符号；
（三）附件上应标明是第多个附件和附件名称，每一个附件页码应单独编排；
（四）在发文时，一定要将附件随正文一起发出。如因某种原因附件不能随正文一起发出时，必需在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样；
四、 发文机关
（一）发文机关即公文成文单位，写在正文下面偏右，通常又称“落款”。
（二）落款在隔离正文一定距离右下方，字距要比正文字距稍大，落款最末一字和图文区右边缘相差四个字距离；
（三）文件在排版时，应尽可能避免出现“（此页无正文）”情况。若文件正文占满了页面，则应在另页空白纸上落款，但落款要在空页合适位置，不宜靠近顶端，宜在下半页，并在空白页第一行位置用圆括号注明“此页无正文”，顶格书写；
五、 印章
印章是行文机关表示对公文负责并标志公文生效凭证。印章必需清楚端正地盖在年、月、日中间，骑年盖月。集团全部下发公文必需加盖印章，不然视为无效。
六、成文日期
成文日期即公文形成日期。
（一）会议经过公文，如决议等成文日期为会议经过日期；
（二）通常文件用领导人在“文稿发文签”上签发具体日期；
（三）通常性公文材料，如包含具体事宜通知、函等成文时间，通常见它印发时间；
（四）会议经过公文，其成文日期加圆括号在标题下方，和标题之间不空行；
其它公文成文日期打印在落款下方偏右一点，成文日期中数字用汉字小写，成文日期必需年月日齐全。
第四条 文尾格式
一、注释：
注释在公文生效标识以下、专题词之上，用以说明在公文中其它区域不便说明多种事项；
二、专题词：

专题词用以表示公文中心内容词，作为公文专题标引和检索使用。
专题词在公文注释或特殊要求域以下，抄送机关标识域之上。按专题词组成原因次序标识，每个专题词之间空一个字。专题词用黑体字，字号同正文。
三、抄报、抄送机关：
（一）抄报、抄送机关，在专题词以下，印发说明之上。字体同正文。整个区域用两条等宽平行细线作为界限；
（二）对需要了解公文内容其它机关用“抄送”，并按机关性质、职权、隶属关系及其逻辑关系依次标注抄送机关全称或规范简称。最末一个抄报、抄送机关后面不加标点符号；
（四）在抄送栏尾部打印存档份数。
四、印发机关和印发日期：
印发机关通常是发文机关办公部门，印发日期是办公部门接到定稿后起印时间。通常写成×××办公室，××××年×月×日印发。印发机关和印发日期在文尾下部。
五、份数：
按分发范围包含上报、下发、抄送、留用、存档计算文件印制总数。
印制份数通常在文尾印发日期下方。文尾放在图文区底部。