1、伴随企业业务不停发展，企业内部文件日益增多，在传输过程中，偶有出现文件遗失或不能立即传达而误事现象，为深入完善文件传达管理，提升文件传达安全性及效率，愈加好地配合企业相关事务运作，现对相关事项作以下规范：
一、 专员传输：各部门指定专员接收、传输文件（下附名单）。文件传输员(下简称传输员)需设置对应文件架，文件应最基础分设“收”、“发”、“待处理”三个形式，以区分文件处理状态，其它可据实际情况自行设置。
二、 文件范围：除绝密文件或仅供主管级以上人员参阅文件外，其它全部文件标准上由各部门传输员派发传输。
三、 编号指导：文件外递审批前，传输员应登记及编号，以清楚文件去向，方便跟进。文件编
2、号应遵照以下标准：
1、 文件号第一、二位为部门简称（详见附表）；
2、 第三、四位为月份；
3、 第五、六位为日期；
4、 第七位为当日文件流水号。
文件号应写在文件右上角。若只是发文或抄送文件，即无须按上述指导编号。
四、传输指导：文件登记及编号后，传输员将文件夹于登记簿中交接收人签收，文件批复后，传输员应在对方登记簿中（此登记簿可只登记文件编号）作签收，并在自己文件登记簿中作“√”以示批复注销，并署上注销日期。传输员在日常工作中须依据文件审批权限及部门主管分配
3、指导进行文件传输分发。若遇传输员或相关人员休假、请假或出差时，部门主管应安排其它同事代为负责，以免所以误事。
文件专员传输人员暂定：企业行政文员或前台文员。
本要求由行政部制订，并监督实施。
发文单位
文题
传阅单位
意见
署名：
署名：
署名：
发文传阅表
发文文稿首页
签发
会签
发文单位
拟稿人
审稿人
文题
主
4、送
抄
报
送
发
落款
附件
专题词
字号
发文日期
打印者
核订者
封发者
发文记录表
日期
发文单位
文题
主送
字号
落款
编号
备注
月
日
5、
6、
收文记录表
日期
发文单位
字号
专题
主送
处理
归档
月
日
7、
8、
发文审批单及签收表
保密性：□通常 □秘密 □绝密
时效性：□通常 □加急 □特急
文件标题
发文字号
印 数
附 件：
主 送：
报 送：
主办部门
拟稿人
拟稿日期
行政部
9、经理
（签字）
副总经理审核
（签字）
总经理
（签字）
董事长
（签字）
签收栏：
发文审批单
保密性：□通常 □秘密 □绝密
时效性：□通常 □加急 □特急
文件标题
发文字号
印 数
附 件：
主 送：
报 送：
主办部门
拟稿人
拟稿日期
部门经理
（签字）
行政经理
（签字）
副总经理审核
（签字）
总经理审批
（签字）
董事长审批
（签字）
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