初步探究机关事业单位档案管理信息化建设_魏荣娜.pdf

参考文献：1张品获得感的理论内涵及当代价值J.河南理工大学学报（社会科学版），2016（4）：36-38.2陈华海外高层次人才引进的管理对策与建议J.江苏科技信息，2011（1）：38-403方君亮.湖州市海外高端人才引进政策优化研究D.武汉：华中师范大学，2018.如果想要顺利实现，决定性因素就是高层次引进人才对其高度认可。总而言之，高层次引进人才产生获得感的基本前提就是高层次引进人才的认同。四、结语人才是城市发展最重要的资源，城市的竞争归根结底还是人才资源的竞争。高层次引进人才具有高水平、高学历、高技能，能够提升城市的创新能力、推动经济的发展的。实践证明，一个人才引领一项科技创新，可以催生一个产业，带动一方发展，影响乃至改变世界。正确把握高层次引进人才获得感的科学内涵和生成机制，对于优化地方人才“引”“留”政策、打造地方人才高地具有重要意义。摘要档案管理工作是机关事业单位平稳运行的重要基础，档案管理工作的标准性和规范性直接关系到机关事业单位高效性和便捷性运转，做好档案管理工作十分必要。在机关事业单位高质量发展阶段，应当从多维度研究，多措并举切实提高档案管理的数字化、信息化、智能化、自动化水平，比如，深刻转变工作认知、突出信息化管理建设、完善管理制度、打造管理团队等，探索建立符合机关事业单位特点的档案信息化管理新模式。关键词档案管理；信息化水平；突出问题中图分类号 G2文献标识码A文章编号1673-0046（2023）5-0198-03魏荣娜太原城市职业技术学院学报2023 年 5 月 第 5 期初步探究机关事业单位档案管理信息化建设（太原市杏花岭区人民政府办公室电子政务中心，山西 太原 030000）机关事业单位的档案工作极为重要，档案的收集形成、整理归档、保存保护和应用开发等各项工作对机关事业单位健康发展起着极为重要的作用。随着时代的发展，尤其是新一代信息技术的广泛运用，对做好新时代档案管理工作提出了新的更高的要求，要坚持以习近平总书记关于档案工作的重要论述为指引，着力推进机关事业单位档案管理工作信息化建设，以信息化、数字化带动档案工作加快融合发展，不断向现代化迈进，推动新时代档案工作为党和国家事业发展作出积极贡献。一、档案管理信息化的重要意义当前，新一代信息技术已经从根本上重塑了档案管理模式。在机关事业单位中，传统档案以纸质档案为主，管理效率和质量不高，整理归档工作十分繁重，档案作用发挥受到极大限制，同时，由于办公自动化水平越来越高，电子档案的迅猛发展也给档案管理工作提出了新的要求。在这种情况下，只有积极推进档案管理信息化建设，深入应用“互联网+”、大数据、人工智能等新一代信息技术，不断提升档案管理工作的自动化、智能化、电子化、信息化水平，推进档案信息化建设更好更快发展，不断提高档案管理水平和应用效能，才能更好促进档案管理工作提质增效，更加高效地服务于机关事业单位建设发展。（一）推进档案工作质量有效提升传统的机关事业单位档案工作成效，客观上受到以下三方面制约，极大地影响了档案管理工作质效。一是受到纸质档案特性制约。传统纸质档案具有整理任务繁重、存储要求高、查询使用不便等特性，不但需要巨大的人力、财力、物力投入，还不可避免地发生档案损坏、丢失、老化等问题。二是受到机关事业单位档案特点制约。机关事业单位档案具有种类多样、内容繁杂、标准不一等特点，同时，还具有强制性的立卷方式、严格的保密要求、规范的储存要求等，档案管理任务十分繁重，难免出现操作失误或意外情况，造成损失。三是受到人工作业的制约。传统人工作业，对具体承办人员的能力、素养、态度等都有较高要求，难以保证一贯一致的工作标准，尤其是乘办人员发生变动时，档案管理的稳定性、连贯性和安全性难以保障。通过实施档案管理信息化建设，依托信息技术对档案进行立卷、整理、储存、使用，能够有效摆脱以上各类制约，避免人为失误，确保档案的真实准确完整，极大地提高档案管理工作质量。（二）推进档案应用效率显著提高传统管理模式下，纸质档案浩如烟海，不仅容易因!198DOI:10.16227/ki.tycs.2023.0264为存储环境变化而受到损毁，导致档案缺失，在查询、整理、整合、运用中存在更大的困难，往往为了寻找一份档案，需要几个人连续翻找很多天，极大地影响了档案应用效率。推进档案管理信息化，建立档案管理使用工作平台，实现档案存储电子化、档案查询自动化、档案云端获取等，档案查询和使用的效率将实现质的提升，档案资源的高效利用必将助推机关事业单位建设提档升级。（三）推进档案管理模式根本性重塑推进档案管理工作信息化，实行规范化、标准化、流程化、精细化管理，在极大提高工作效率的同时，能够将档案管理队伍从繁重的档案管理工作中解放出来，以更多的力量提升档案应用服务质量，同时，依托智能化档案管理系统，进一步提高档案服务质效，为人民群众提供更加优质的档案应用服务，进一步增强人民群众满意度。（四）推进档案事业发展更可持续传统档案管理模式下，档案存储的投入居高不下，新改建档案存储设施、扩展档案存储空间、改善档案存储环境、修复整理老旧档案等，都需要投入大量的人力、物力、财力。而推进档案管理信息化建设，数字化存储的信息密度极高，可以极大地节约档案存储空间，还减少了相应的纸张、印刷、装订等设备投入，实现档案事业的绿色发展、可持续发展。二、突出问题分析2019 年 1 月 1 日起，机关档案管理规定正式施行，明确了机关事业单位档案管理信息化建设的指导思想、工作原则、主要内容等，各地各级档案管理部门积极推进相关工作，实现了档案管理理念重塑、档案管理方式转变、档案管理载体更新、档案管理技术升级、档案管理人员再提升，解决了一些长期存在的问题。但是，推进机关事业单位档案管理信息化建设中也产生了新的问题，必须高度重视、认真对待，深入分析深层次原因，通过制度性手段彻底解决问题，在更高起点上深入研究档案管理信息化建设的实施策略，高质量实现档案管理现代化。（一）专业理念认知不够充分在机关事业单位的日常工作中，档案工作往往隐于幕后，发挥着后台支撑作用，没有得到应有的重视，整体上缺乏做好档案管理工作的积极性和主动性，既缺乏系统推进档案管理信息化规划、机构和队伍配备、现代化档案管理的条件以及档案人员培训等方面专业研究，也缺乏推进档案管理信息化建设的整体思路和具体举措，导致档案管理信息化建设推进缓慢，有些搞“面子”过程，只做了表面工作，有些缺乏系统谋划，导致新旧体系不匹配，有些不愿投入，还维持传统管理模式。同时，部分档案管理人员也缺乏对档案管理信息化建设的正确认知，不愿意积极适应新变化、学习新知识、掌握新技能，思想观念、能力素质和工作态度都不适应信息化建设要求，存在“推、等、靠、躲”的懈怠思想。（二）管理人员水平不够专业机关事业单位档案管理信息化建设中，对于档案管理人员也有一定的要求。在部分事业单位的实际工作中，普遍存在很多档案管理人员不够专业的现象，一方面，有些工作人员长期在管理岗位上，对相关的档案工作几乎烂熟于心，但关于信息化建设的认识却知之甚少，缺乏在档案管理信息化建设中的专业性；另一方面，有些事业单位会通过岗位抽调的模式招聘管理人才，没有严格招聘具有专业知识背景的人员，使得其对档案管理工作信息化建设开展停留于表面工作的认识，无法达到专业化要求。机关事业单位档案管理工作对于人才提出了更高的要求，不仅需要管理者既具备档案管理知识、又有信息技术基础的人才。因此，必须加大对档案管理信息化工作的培训力度，培养专业人员，提高工作人员的专业知识和管理理念。（三）基础设施建设不够完善档案管理工作需要现代化的信息系统和技术支持，但由于受区域发展和经济的影响，大多数档案管理工作相对滞后，档案数据统计和记录存在差异，档案基础设施不完善，同时，没有独立的档案室，档案资料缺乏专人管理，防火防潮设施短缺，档案存放存在重大安全隐患。同时，单位硬件设施和软件系统配置陈旧，严重阻碍了档案管理数字化、信息化的发展速度，拉低了工作效率。（四）档案管理机制不够健全档案管理信息化手段较为简单，档案管理制度建设不健全，没有形成完整的制度体系。档案管理工作人员对专业管理的认识没有形成完整体系，专业化学习、业务培训和操作指导等方面尚未普及，档案管理信息系统使用不规范，信息检索系统，导致信息化档案检索不完整，甚至出现档案丢失或遗漏的现象。三、对策建议及工作举措（一）树立档案管理信息化管理理念更新传统的工作理念和工作方法是推动档案信息化管理的必由之路，必须认识到信息化管理是档案管理适应时代变化的必然趋势。要建立档案信息化世界观，挖掘档案资源价值，从传统的管理方式中转变思路，使用信息化手段对档案资源进行分类管理，对档案资料进行收集、整理、分类、归纳，推广、普及、深化信息系统的使用，实施业务信息化，推进管理和业务的综合集成。（二）加强档案管理信息化要素保障数字化配套建设则是实现信息化的重要载体，先进完备的软硬件设施对档案信息化管理工作至关重要。开展档案信息化管理工作要从多个方面入手，加大档案管理信息化的建设力度。一是要加强软硬件设施的投入，及时更新升级档案管理系统，建立一个整体、专业统一的设备体系，进行统一的数字化管理，对档案管理软件进行及时完善优化，实现档案的信息一体化管理。二是有序推动档案数字化建设，采用数字化设备对纸质档案199参考文献：1吴新兴.如何提升机关事业单位档案管理信息化水平J.城建档案，2019（12）：65-66.2脱连弟.新时代背景下如何提升机关事业单位信息化档案管理J.科技传播.2018.10（11）：146-147.3陈浩.机关事业单位档案管理信息化建设的策略探究J.兰台内外，2021（25）:13-15.4许秋莉.机关事业单位档案信息化建设问题与对策J.农家科技（上旬刊），2019（8）：259.5赵一德.推动档案事业科学发展的行动指南-对习近平同志关于档案工作重要讲话精神的再学习J.中国档案，2014（10）：17-18.进行数字化加工，实现对事业单位档案的纸质化与数字化的协同管理，不断丰富数字化档案资源库，为后续的档案信息大数据分析提供有力支持，辅助机关事业单位各项工作的高效开展。三是提升档案信息化管理安全性，部分机关事业单位进行档案管理工作创新时，主动与具有国家资质、行业口碑好、核心技术强的相关科技企业进行合作，为事业单位的档案管理提供专业的技术支持，以保证档案信息化管理的有效性。（三）完善档案管理信息化管理制度系统完备的管理制度与规范程序对实现档案管理工作信息化起到决定性作用。健全档案信息化管理制度，应当从健全完善技术运行维度、安全管理维度、责任制度维度等三个方面切入，不断提升事业单位档案信息化内部控制管理制度的运行效能。一是在技术运行维度方面，一方面，在档案数字资源库运行管理时，不断健全完善技术应用制度，确保相关技术引进的安全性与可靠性；另一方面，通过大数据技术、人工智能技术、云计算技术、深度学习技术的合理运用，保证相关技术得到有效集成，充分发挥出信息技术的应用优势与价值。二是在安全管理维度方面，应当根据事业单位档案管理的保密要求，构建专业的系统安全防护体系，如档案管理系统的定期杀毒、档案资料的异地备份、优化档案系统访问机制等，以避免出现泄漏或受到网络病毒的攻击，进而导致档案管理工作受到巨大影响。三是在责任制度维度方面，要不断完善优化机关事业单位的档案管理责任制度，建立精细化责任制度、责任追溯机制，突出民主管理理念，积极收集单位职工的意见与建议，进而针对档案信息化管理方案进行科学合理的优化，保证相关制度运行的可行性，不断增强相关工作人员的责任感与历史使命感，更好地投入到档案管理工作当中。（四）提升档案管理信息化人员素质人才是档案管理信息化建设的“压舱石”，要加强档案管理人才队伍建设，提高档案工作人员业务素质，深入推动档案管理规范化、制度化和科学化。一方面，坚持理论与实践相结合，突出实际操作，针对各类档案的不同性质要对档案管理人员进行档案管理、规范步骤、信息系统操作等方面针对性培训，不断提升工作人员的业务水平和工作能力。另一方面，为保证档案管理人员培训工作开展的有效性与可行性，需要针对参训人员进行量化考核，采取 KPI+360 全面考核的方式，保证相关工作人员具备信息化档案管理的专业技能与综合素质，均可胜任档案信息化管理的岗位职责要求。（五）构建档案管理信息化监管机制要严明工作纪律，建立档案管理责任追究机制，监督档案管理人员认真履行岗位职责，严格按照规章制度办事，高标准做好实物与纸质载体档案数字化和电子文件归档工作，提高档案工作创新能力。严格规范查阅程序，要严格设置档案查阅权限，明确审核标准、程序和要求，加强管理与监督，防止档案资料被篡改和伪造。强化日常监管，对档案管理部门实施全方位、多层次的共同监督，绷紧档案安全红线，最大限度地确保档案的真实性。（六）推进档案治理能力现代化档案信息化建设是助力提升档案治理能力、推动档案管理现代化的关键。“十四五”全国档案事业发展规划 明确提出要“实施档案信息化强基工程，在全国档案信息化基础性关键性领域开展专项建设，推动档案信息化固本强基迈上新台阶”。在以信息化驱动档案工作现代化的进程中，档案部门要加强顶层设计，建立与档案事业发展规律相符合的工作机制，着力推进档案信息化技术支持和深层次变革，努力在档案信息化建设、档案数字化管理方面取得明显成效，促进档案工作走向现代化。新时期，档案管理工作面临着深刻变化与挑战，进一步更新档案管理工作理念，处理好新时代档案工作面临的新问题、新特点、新概念、新任务，推进档案工作实现数字化转型，革新档案管理模式，健全档案管理机制，大力推进档案管理信息化，打造智慧档案，提供智慧服务，让人民群众少跑腿、让档案数据多跑路，切实推进档案工作迈向现代化，在守正创新方面实现更大作为、作出更大贡献。作者简介：魏荣娜（1980-），女，山西太原人，本科，中级馆员，研究方向：机关事业单位人事劳资、档案管理等。200