甲供材采购招综合投标管理综合流程.doc

机密

甲供材采购招投标管理步骤

XX房地产开发
4月16日

甲供材采购招投标管理步骤
1. 步骤概述
1.1. 步骤目标及适用范围
步骤目标
1. 确保采购材料（设备）100％符合相关国家规范及标准；
2. 确保采购材料（设备）严格按协议要求进场，确保工程按质按期完成；
3. 严格按采购协议要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。
适用范围
1. 新建项目工程承包协议中所指定甲供材料（设备）。
1.2. 步骤关系
步骤等级
母步骤
子步骤
关联步骤
二级步骤
《成本管理步骤》
无
《采购招投标管理步骤》
1.3. 定义
定义

1.4. 参与部门及职责

部门名称
本步骤中负担关键职责
主办
部门
合约采购主管部门
1. 负责甲供材料（设备）采购资料准备、采购实施、组织验收、检验采购材料（设备）是否按协议要求进场；
2. 负责控制采购材料（设备）付款方法和付款进度；
3. 工程管理部门在库存保管和配合验收方面负担责任；
4. 负责编制经济标书报价要求；
5. 负责目标成本估计或编制标底参考价格
配合
部门
产品研发主管部门
1. 从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功效等方面要求；
2. 提供甲供料清单及验收规范。
财务部门
1. 负责招标文件及协议内容中和财务相关条款编写、审查；
2. 参与评标。
法律岗
1. 负责招标文件及协议内容法律审查；
2. 参与评标。
决议
部门
重大事项评审小组
1. 供方入围资格评审、决议；
2. 甲供材设采购计划评审、决议；
3. 采购协议评审、决议。
1.5. 输入及输出
步骤输入文件
步骤输出文件

1. 《采购计划（甲供材）》
2. 《供方实地考察评价表（材料设备类）》
2. 步骤图

3. 步骤操作指导
3.1. 甲供材料（设备）采购工作程序
甲控、甲供材料、设备采购由合约采购主管部门负责；
空调、电梯、水泵、锅炉、配电箱柜等价值大、质量要求高、维护期长设备必需全部由甲方供货；
对于质量要求高、用户敏感度高、批量大、易耗损材料，应采取甲供或甲控方法进货，包含控制品牌、价格，如门窗、外墙装修材料、墙地砖、洁具、装饰性灯具、面板、屋面瓦、阳台栏杆、楼梯栏杆、防水材料、保温材料等；
施工图纸出齐后7天内，工程管理部门主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由工程管理部门编制《采购计划（甲供材）》，主管领导审批；
价格确实定应按招投标要求、程序，采取招标投标措施，同类同标准厂家选择应不少于3家，由合约采购主管部门提供备选厂家，厂家考察和市场调研工作由产品研发主管部门、营销主管部门、行政人事计划主管部门共同完成；
供方入围资格由重大事项评审小组评审、决议；
甲供、甲控材料设备相关招标文件编写、选定投标单位、签定订货协议由合约采购主管部门进行；
财务部门对甲供、甲控材料设备招标实施情况监督检验，相关部门进行复查；
招标时，主办工程师邀请经审批得到入围资格投标单位参与企业招投标，并封样存至仓库，做好标识；
全部甲供料须在房屋预售前30天签署协议，在签署协议之前须预留20天协议审批时间，20天招投标时间；
招投标完成后，合约采购主管部门和供货厂商签署采购协议并报请审批，重大事项评审小组评审、决议。
合约采购主管部门应建立材料设备信息库，系统归纳整理甲供、甲控材料信息，负责相关价格、品种信息提供，及对已建物业用材料分析、评定汇报等；
投投标采购具体步骤管理详见《采购招投标管理步骤》。
3.2. 甲供材料（设备）进场管理工作程序
在甲供材料（设备）签约之前，合约采购主管部门主办工程师必需检验供货厂商法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测汇报及其技术指标等资料是否符合《协议》和入围资格要求；
监理企业材料员、施工单位材料员检验以下项目：
1) 进场材料（设备）和“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程完工及至保修期结束；
2) 检验进场材料（设备）品牌是否符合协议要求
3) 检验进场材料（设备）色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及协议要求；
4) 检验进场材料（设备）尺寸、规格、型号等是否符合设计及协议要求；
5) 检验进场材料（设备）是否符合出厂标准或相关国家行业标准和协议要求达成标准；
6) 检验进场材料（设备）协议要求配件及辅材等是否齐全、正确；
7) 检验进场材料（设备）产品保护方法是否到位；
8) 检验进场材料（设备）供货时间是否按协议及供货时间计划要求实施。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购协议要求处理；
9) 对关键材料（设备）关键生产加工过程，主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督；
10) 检验进场材料（设备）数量是否符合协议要求及供货计划要求；
11) 检验进场材料（设备）存贮及堆放是否符合相关要求要求；
进场材料（设备）检验、验收工作必需做到100％，由合约采购主办工程师负责会同监理企业、总承包企业等相关单位共同参与进行（必需时产品研发主管部门也参与），验收合格后方可支付材料（设备）款；
如施工单位要求延时交货，应提交书面申请；
企业内部相关步骤影响工期时，项目主办人应书面通知相关人员可能发生费用损失；
项目结束后，合约采购主管部门主办人汇总甲供材料（设备）供货质量、交货期、配合情况，填写《供方履约评价表（材料设备类）》，经审批后报企业相关部门结算。