部门职能梳理方法和流程.ppt

部门职能梳理的前提和定义部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复部门职能梳理是组织结构设计的重要环节，把需要组织完成的复杂工作杂工作按照工作流程思路按照工作流程思路尽可能分解成最小的单元，尽可能分解成最小的单元，分解成独立分解成独立的、可操作的作业项目，的、可操作的作业项目，将部门职能系统化、规范化、清晰化将部门职能系统化、规范化、清晰化本次部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，本次部门职能梳理的前提：以描述部门现在工作的职责现状为主，并根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来）并根据实际工作需要提出调整建议（立足现在，着眼未来）前提前提定义定义.职责梳理标准和目的 职能梳理的标准职能梳理的标准经过部门职能梳理，部门经过部门职能梳理，部门工作的工作的职能职能是清楚的，在一系列的清晰、是清楚的，在一系列的清晰、明确和标准面前，复杂的工作被明确和标准面前，复杂的工作被转化成简单的行为转化成简单的行为 职能梳理的目的职能梳理的目的使各项职能具体化，使之能够执使各项职能具体化，使之能够执行和落实；行和落实；发现职能交叉、职能缺失和职能发现职能交叉、职能缺失和职能错位现象错位现象为后续的其他组织设计工作提供为后续的其他组织设计工作提供前提条件。前提条件。.部门职能梳理的基本要求业务活动的独立性业务活动的独立性业务活动的操作性业务活动的操作性避免重复避免重复业务活动的连续性业务活动的连续性职责梳理职责梳理的基本要求的基本要求.组织结构中部门职能常见的问题示意示意甲乙两个属同层次部门的职能有交叉部分甲乙两个属不同层次部门的职能有重叠部分应该由甲部门负责的职能现在由乙部门负责职能交叉职能交叉甲乙甲乙职能重叠职能重叠职职能能错位错位甲乙两个属同层次部门的职能中有缺失部分职能空档职能空档流程或权限设计问题导致职责遗漏或者职责虚位，如甲部门名存实亡，对乙部门失去控制甲乙甲乙乙甲甲乙职职能能虚位虚位部门职能梳理方法论按两个维度进行职能梳理计划计划/规则规则组织组织/实施实施协调协调/配合配合指导指导/监控监控履行该职能需要做哪些计划？制定哪些规则？履行该职能需要组织哪些工作？需要承担哪些工作？履行该职能需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？履行该职能需要做哪些指导？需要实施怎样的监控？职能模块一职能模块一职能模块二职能模块二职能模块三职能模块三职能模块职能模块示意示意部门职能梳理工具部门职能梳理工具纵向上纵向上将部门将部门职能分职能分解为彼解为彼此相对此相对独立的独立的职能模职能模块块横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述职能分解职能分解管理功能管理功能部门职能梳理的维度之一 纵向的职能分解 一级职能一级职能 二级职能二级职能 三级职能三级职能部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职部门存在的目的和意义，即组织赋予部门的主要职能，部门承担的主要业务和管理职能能，部门承担的主要业务和管理职能从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）从一级职能之下分解的若干项子职能（职能模块）,这些这些职能严格讲都是比较宏观的职能严格讲都是比较宏观的,是某一方面的工作是某一方面的工作从二级职能分解的具体业务活动，从二级职能分解的具体业务活动，三级职能都是一些具三级职能都是一些具体的作业项目体的作业项目,是可以操作是可以操作.部门职能分解模板一级职能一级职能二级职能二级职能三级职能三级职能通常只通常只用名词用名词短语来短语来概括来概括来表达本表达本部门的部门的主要业主要业务和管务和管理职能理职能二二级级职职能能描描述述的的主主要要是是从从一一级级职职能能之之下下分分解解的的若若干干项项子子职职能能,这这些些职职能能严严格格讲讲都都是是比比较较宏宏观观的的,是是某某一一方方面面的的工工作作,它它不不具具体体,也也很很难难直直接接操操作作分解二级职能具体业务活动，分解二级职能具体业务活动，三级职能都是一些具体的作业三级职能都是一些具体的作业项目项目,是可以操作的业务项是可以操作的业务项.部门职能梳理（示例）一、二级职能一级职能一级职能二级职能二级职能三级职能三级职能人力人力资源资源管理管理人力资源规划人力资源规划岗位管理岗位管理招聘管理招聘管理薪酬管理薪酬管理绩效管理绩效管理培训管理培训管理员工职业发展员工职业发展员工关系员工关系人事管理人事管理.部门职能梳理的维度之二 横向上将每一块二级职能按照管理功能进行细化分解为三级职能组织组织/实施实施协调协调/配合配合指导指导/监控监控履行该职能履行该职能需要做哪些计划？需要做哪些计划？制定哪些规则？制定哪些规则？履行该职能履行该职能需要组织哪些工作？需要组织哪些工作？需要承担哪些工作需要承担哪些工作履行该职能履行该职能需要进行哪些协调工作？需要进行哪些协调工作？需要如何配合开展工作？需要如何配合开展工作？履行该职能履行该职能需要做哪些指导？需要做哪些指导？需要实施怎样的监控需要实施怎样的监控计划计划/规则规则管理管理功能功能部门职能梳理示例 三级职能一级一级职能职能二级二级职能职能三级职能三级职能计划计划/规则规则组织组织/实施实施协调协调/配合配合指导指导/监控监控人力人力资源资源管理管理人力资源人力资源规划规划岗位管理岗位管理招聘管理招聘管理薪酬管理薪酬管理制定与完善公司薪酬福利制度编制公司年度薪资总额计划编制员工薪资、津贴表计算与发放公司本部员工的薪酬办理员工的法定福利办理新进员工、考核结果、人事异动后的薪资调整配合有关外部管理部门提供员工薪酬数据监督、指导下属控股公司薪酬福利的计算与发放工作根据薪资计划，控制各部门人员编制和薪资总额绩效管理绩效管理培训管理培训管理员工职业员工职业发展发展员工关系员工关系人事管理人事管理.部门职能撰写要点一级职能编写要求：用名词性短语名词性短语概括本部门的本部门的主要业务和管理职能。二级职能编写要求：用一个名词性短语名词性短语概括从一级职能分解的二级子职能。三级职能编写要求：用一个句子句子来描述从二级职能分解的具体的业务活动。格式：动词格式：动词+事项事项避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、“管理”、“领导”等，以明确 权责，避免歧义。具体可参见规范动词表。描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求。.部门职能描述的典型错误部门职能描述的典型错误职能描述不够明细职能描述不够明细典型错误示例典型错误示例：某公司销售部部门职能：某公司销售部部门职能修改示意修改示意职责描述过于笼统 1 1）保证按时、按量完成公司下达的销售任务；）保证按时、按量完成公司下达的销售任务；.部门职能描述的典型错误部门职能描述的典型错误部门职能与工作要求混淆部门职能与工作要求混淆典型错误示例：典型错误示例：部门职能、业务活动与工作要求混淆.部门职能描述的典型错误部门职能描述的典型错误 使用程度副词使用程度副词 典型错误示例：典型错误示例：典型错误示例：典型错误示例：.部门职能描述的典型错误-动词使用不当缺少行为动词典型错误示例：典型错误示例：编写工作职责要使用规范化的动词，避免采用模糊化动词如“负责”、“处理”、等，以明确权责，避免歧义典型错误示例：典型错误示例：.规范动词表针对制度、方案、计划等文件 编制、制定、拟定、审核、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料 调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、审批、评估思考行为 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动 组织、实行、执行、指导、带领、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为 批准、定义、确定、指导、确立、监督、决定管理行为 评估、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为 分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为 检查、核对、收集、获得、提交、制作部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：部门职能和岗位职责描述规范用语的常见动词：.示例：部门职能梳理生产部（梳理过程）.示例：部门职能梳理生产部（梳理后）.部门职能梳理问题汇总表.部门职能梳理表.部门职能存在问题汇总表.部门职能梳理提交文件要求 文件提交方式：1、提交电子版电子版文件；2、每个一级部门编写一份一份部门职能梳理表部门职能梳理表和一份一份部门职能存在问题汇总表部门职能存在问题汇总表，保存保存在一个文件夹内在一个文件夹内，文件夹用部门名称命名文件夹用部门名称命名。文件命名：1、日期 “-”“部门职能梳理表”“-”部门名称 例：“081106-081106-部门职能梳理表部门职能梳理表-人力资源部人力资源部”；2、日期 “-”“部门职能存在问题汇总表”“-”部门名称 例：“081106-081106-部门职能存在问题汇总表部门职能存在问题汇总表-人力资源部人力资源部”.